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Excel でドロップダウン リストを使いこなす: 総合ガイド

ドロップダウン リストは Excel の強力な機能で、ユーザーは手動で入力する代わりに、事前定義されたオプションから値を選択できるため、データ入力の精度と効率が向上します。 Excel の初心者でも経験豊富なユーザーでも、ドロップダウン リストを理解し活用することで、生産性とデータ管理能力を大幅に向上させることができます。 この記事では、Excel でドロップダウン リストを作成するさまざまな方法を段階的に紹介します。

ドロップダウンリストを作成する

 

Excel でドロップダウン リストを作成する方法を学び始めましょう。

手入力でドロップダウンリストを作成する

ステップ 1: ドロップダウン リストを配置するセルを選択します

ドキュメント ドロップダウン リスト 2

ステップ 2: [データ] タブをクリックし、[データ検証] をクリックします。

ドキュメント ドロップダウン リスト 2

ステップ 3: データ検証ダイアログで設定を指定する

設定 タブで、以下の設定を指定してください:

  1. 選択する リスト   次を許可します。 ドロップダウンリスト;
  2. ドロップダウン リストに表示する項目を入力します。 ソース セクションでは、カンマで区切ります。
  3. OK.

ドキュメント ドロップダウン リスト 2

結果:

これでドロップダウンリストが作成されました。

ドキュメント ドロップダウン リスト 3

この方法の利点: ソース リストを配置するためにワークシートや範囲は必要ありません。

この方法の欠点: ドロップダウン リストの項目を追加、削除、または編集したい場合は、次の場所に移動する必要があります。 データ検証 項目を再編集するためのダイアログ ソース 手動でボックスに入れます。


PROヒント:

以下の方法でドロップダウン リストを作成する前に、ドロップダウン リストに含める項目を決定または作成する必要があります。 これは「ソースリスト」と呼ばれるもので、特定の範囲内で整理する必要があります。

ソース リストの各項目が個別のセルにあることを確認してください。 このリストは、新しく作成したドロップダウン リストの同じシート、別のシート、または別のワークブックに含めることができます。

ドキュメント ドロップダウン リスト 1

範囲からドロップダウン リストを作成する

セル値の範囲に基づいてドロップダウン リストを作成するには、以下の手順に従ってください。

ステップ 1: ドロップダウン リストを配置するセルを選択します
ステップ 2: [データ] タブをクリックし、[データ検証] をクリックします。

ドキュメント ドロップダウン リスト 2

ステップ 3: データ検証ダイアログで設定を指定する

設定 タブで、以下の設定を指定してください:

  1. 選択する リスト   次を許可します。 ドロップダウンリスト;
  2. 選択アイコンをクリックします ドキュメント選択アイコン でソースリストを選択します ソース セクション;
  3. OK.

ドキュメント ドロップダウン リスト 3

結果:

これでドロップダウンリストが作成されました。

ドキュメント ドロップダウン リスト 4

この方法の利点: ドロップダウン リストの項目を XNUMX つずつ編集することなく、参照範囲 (ソース リスト) を変更することで、ドロップダウン リストを変更できます。 ソース のセクション データ検証 ダイアログ。

この方法の欠点: 以下に項目を追加する場合、またはドロップダウン リストから項目を削除する場合は、参照範囲を更新する必要があります。 ソース のセクション データ検証 ダイアログ。 ソース リストに基づいて項目を自動的に更新するには、次のことを行う必要があります。 ソースリストをテーブルに変換します。

ヒント:

  • ソース リストをテーブルに変換したくない場合や、参照範囲を手動で更新したくない場合は、 データ検証 新しい項目を追加するときにダイアログを使用する場合、ソース リストに新しい項目を追加するときにドロップダウン リストを自動的に更新できる XNUMX つのヒントを次に示します。

    • ソースリストを選択すると、 データ検証、ソース データの下部にいくつかの空のセルが含まれている場合、空のセルに入力することでソース リストに新しい項目を追加できます。

      ドキュメント ドロップダウン リスト 5

    • ソース リスト内に新しい行を挿入し、ソース リストに新しい項目を入力すると、ドロップダウン リストが更新されます。


Kutoolsでドロップダウンリストを作成する

ここに便利な機能があります – 簡単なドロップダウンリストを作成する of Kutools for Excel を使用すると、少ないクリック数でドロップダウン リストを迅速かつ簡単に作成できます。 方法は次のとおりです。

  1. ドロップダウン リストを配置するセルを選択します。
  2. クツール タブをクリックして ドロップダウンリスト > 簡単なドロップダウンリストを作成する;
  3. ドロップダウン リストに表示するセル範囲を選択し (またはカンマで区切って項目を直接入力し)、 OK.
    ドキュメント ドロップダウン リスト 7

注意:

  1. この機能を使用する前に、まず Kutools for Excel をインストールしてください。 クリックしてダウンロードし、30 日間の無料試用版をご利用ください。
  2. この機能とは別に、高度なドロップダウン リストを簡単に作成するための便利な機能が他にもあります。 依存関係のドロップダウン リスト 複数の選択が可能なドロップダウン リスト チェックボックス付きのドロップダウン リスト、 等々。

    テーブルからドロップダウン リストを作成する (動的)

    ソース リストに項目を追加または削除すると自動的に更新される、動的に拡張可能なドロップダウン リストを作成する場合は、ソース データを Excel テーブルに配置する必要があります。

    ステップ 1: ソースリストをテーブルに変換する

    ソースリストを選択して、 インセット > 、そして テーブルの作成 ダイアログで、選択内容に列ヘッダーが含まれている場合は、チェックマークを付けてください 私のテーブルにはヘッダーがあります、[OK]をクリックします OK.

    ドキュメント ドロップダウン リスト 9

    ステップ 2: ドロップダウン リストを配置するセルを選択します
    ステップ 3: [データ] タブをクリックし、[データ検証] をクリックします。

    ドキュメント ドロップダウン リスト 2

    ステップ 4: データ検証ダイアログで設定を指定する

    設定 タブで、以下の設定を指定してください:

    1. 選択する リスト   次を許可します。 ドロップダウンリスト;
    2. 選択アイコンをクリックします ドキュメント選択アイコン でテーブル範囲(ヘッダーを除く)を選択します。 ソース セクション;
    3. OK.

    結果:

    ドロップダウンリストが作成されました。

    ドキュメント ドロップダウン リスト 11

    ソース テーブルに項目を追加または削除すると、ドロップダウン リストも同時に更新されます。

    ドキュメント ドロップダウン リスト 12

    この方法の利点: 既存の項目の編集、新しい項目の追加、項目の削除など、ソース テーブルに変更を加えることで、ドロップダウン リストを変更できます。

    この方法の欠点: なし。

    ヒント:
      • 新しい項目がテーブルに追加されたときにドロップダウン リストの自動更新を有効にするには、次の手順に従います。
        1. テーブル内の最後の項目をクリックします。
        2. Enter キーを押して次のセルに移動します。
        3. セルに新しい項目を入力すると、ドロップダウン リストに自動的に追加されます。

    • テーブルの範囲が自動的に拡張されない場合は、次のページに進んでください。 File > オプション > 校正 クリックする オートコレクトのオプション、チェック 作業中に自動的にテーブルに新しい行と列を含めます 下のオプション 入力時にオートフォーマット タブには何も表示されないことに注意してください。

    範囲名からドロップダウン リストを作成する

    同じソース リストに基づいて複数のシートにドロップダウン リストを作成する場合は、参照しやすいようにソース リストの範囲名を作成することをお勧めします。

    ステップ 1: ソースリストの範囲名を作成する

    ソース リストを選択し、名前ボックス (数式バーの横) に移動し、名前を入力して (名前にスペースやその他の特殊文字を含めることはできません)、 を押します。 入力します 終了するためのキー。

    ドキュメント ドロップダウン リスト 13

    ステップ 2: ドロップダウン リストを配置するセルを選択します
    ステップ 3: [データ] タブをクリックし、[データ検証] をクリックします。

    ドキュメント ドロップダウン リスト 2

    ステップ 4: データ検証ダイアログで設定を指定する

    設定 タブで、以下の設定を指定してください:

    1. 選択する リスト   次を許可します。 ドロップダウンリスト;
    2. 等号を入力し、その後に手順 1 で設定した名前を入力します。 ソース のようなセクション
      =SourceList
      をクリックすることもできます ソース テキストボックスを押して押します F3 開くためのキー 名前を貼り付け ダイアログで、リストから必要な範囲名を選択し、クリックします。 OK をクリックしてテキストボックスに挿入します。
    3. OK.

    ドキュメント ドロップダウン リスト 14

    結果:

    ドロップダウンリストが作成されました。

    ドキュメント ドロップダウン リスト 15

    この方法の利点: 名前を入力すると、複数のシートにわたるドロップダウン リストを簡単かつ迅速に作成できます。 ソース のセクション データ検証 ダイアログ。

    この方法の欠点: 以下に項目を追加する場合、またはドロップダウン リストから項目を削除する場合は、 名前管理者.


    別のワークブックからドロップダウン リストを作成する

    ソース リストと作成されるドロップダウン リストが異なるワークブックにある場合、 ソース のセクション データ検証 ダイアログでは、作成を防ぐための警告が表示されます。

    ここでは、別のワークブックからドロップダウン リストを作成する方法を説明します。

    ステップ 1: ソース ワークブック内のソース リストの範囲名を作成する

    ソース ワークブックで、ドロップダウン リストに表示するソース項目を選択します。 次に、に行きます 名前ボックス の隣にあるのは 数式バー、「」などの名前を入力します。SourceList".

    ステップ 2: ドロップダウン リスト ワークブックでソース リストを参照する名前を定義します。
    1. ドロップダウン リストを作成するワークブックを有効にして、 > 名前を定義する.

    2. ポッピングで 新しい名前 ダイアログ、以下のように設定:

      1. 名前を お名前 ボックスなど アイテム;
      2. 等号の後にソース ワークブック名​​と、手順 1 でソース リストに定義した名前を入力します。 を参照しますo ボックスなど
        =SourceFile.xlsx!SourceList
      3. OK.

        ドキュメント作成ドロップダウン 7 

    ヒント:
    • 通常、SourceFile は、ファイル拡張子が付いたソース ワークブックの名前です。 ファイル拡張子がない場合は、ファイル拡張子の後に感嘆符 (!) と範囲名を続けます。 ワークブック名​​にスペースまたはアルファベット以外の文字が含まれている場合は、ワークブック名​​を次で囲む必要があります。 一重引用符 このような:
      ='Source File.xlsx'!SourceList
    • ワークブック名​​と範囲指定された名前の間に感嘆符を使用することを忘れないでください。
    ステップ 3: ドロップダウン リストを配置するセルを選択します
    ステップ 4: [データ] タブをクリックし、[データ検証] をクリックします。

    ドキュメント ドロップダウン リスト 2

    ステップ 5: データ検証ダイアログで設定を指定する

    設定 タブで、以下の設定を指定してください:

    1. 選択する リスト   次を許可します。 ドロップダウンリスト;
    2. 等号に続けて、手順 3 で定義した名前を入力します。 ソース セクションのような
      =Items
    3. OK.

      ドキュメント作成ドロップダウン 8

    結果:

    ドロップダウンリストが作成されました。

    この方法の欠点: ソース ワークブックが閉じている場合、ドロップダウン リストは機能できません。 また、ソース リストに新しい項目が追加されても、ドロップダウン リストは更新できません。


    エラー アラート (他のエントリを許可)

     

    デフォルトでは、ドロップダウン リストでは、リストに含まれる値のみをセルに入力できます。 ドロップダウン リストに存在しない値を入力して Enter キーを押すと、以下のスクリーンショットに示すように、エラー アラートが表示されます。 をクリックすると、 リトライ ボタンを押すと、入力した値が再編集対象として選択されます。 をクリックすると、 キャンセル ボタンを押すと入力した値がクリアされます。

    ドキュメント ドロップダウン リスト 16

    • ユーザーが他の値を入力できるようにし、エラー警告の表示を停止したい場合は、次のように実行できます。

      1. エラー警告を停止するドロップダウン リストのセルを選択し、 且つ > データ検証.

      2. データ検証 ダイアログ エラーアラート タブ、チェックを外します 無効なデータが入力された後にエラーアラートを表示する チェックボックス。 クリック OK.

        ドキュメント ドロップダウン リスト 17

      ユーザーが他の値を入力しても、エラー警告は表示されなくなりました。

    • ユーザーが他の値を入力できるようにしたいが、それを思い出させるためのアラートも表示したい場合は、次のようにしてください。

      1. 他の値を入力するドロップダウン リストのセルを選択し、 且つ > データ検証.

      2. データ検証 ダイアログ エラーアラート タブ:
        1. 続ける 無効なデータが入力された後にエラーアラートを表示する チェックボックスにチェックが入っています。
        2. 選択 その他の情報   形式 ドロップダウンリスト;
        3. 特定します 役職 > エラーメッセージ、クリック OK.

        ドキュメント ドロップダウン リスト 17

      今後、ユーザーが他の値を入力すると、ダイアログがポップアップして通知され、クリックするようになります。 OK 入力した値を維持するには、 キャンセル 入力した値をクリアします。

      ドキュメント ドロップダウン リスト 19

    ヒント:
    • 「」を選択することもできます。警告" から 形式 リストを作成して提供します 役職 > エラーメッセージ。 このオプションは「情報」と同様に機能しますが、代わりに感嘆符の付いた黄色の警告アイコンが表示されます。
    • どのようなタイトルまたはメッセージ テキストを入力すればよいかわからない場合は、フィールドを空のままにすることができます。 Excel にはデフォルトのアラートが表示されます。

    入力メッセージ

     

    ドロップダウン リストを作成するときに、セルを選択するときにドロップダウン リストから項目を選択するようにユーザーに通知する入力メッセージ、または表示するその他の情報を追加できます。

    1. 入力メッセージを追加するドロップダウン リストのセルを選択し、 且つ > データ検証.

    2。 の中に データ検証 ダイアログ 入力メッセージ タブ

    1. 続ける セル時に入力メッセージを表示 選択されている チェックボックスにチェックが入っています。
    2. 特定します 役職 > 入力メッセージ、クリック OK.

    ドキュメント ドロップダウン リスト 20

    ユーザーがドロップダウン リストのセルを選択すると、指定した情報を含む黄色のテキスト ボックスが表示されます。

    ドキュメント ドロップダウン リスト 21


    その他の注意事項

     
    1. デフォルトでは、ドロップダウン リストが作成されると、「空白を無視する「チェックボックスは 選択。 これは、ユーザーがアラートを表示せずにセルを空白のままにしてもよいことを意味します。

      「空白を無視する」チェックボックスがオンの場合 ティックなし、範囲内の空白セルは無効なエントリとして扱われ、アラートが表示されます。

    2. ドロップダウン リスト内の項目の順序を変更したい場合は、ソース リストを並べ替えます。

    3. Status データ検証 機能が無効になっている場合は、保護されたワークシートで作業している可能性があります。 データ検証を有効にするには、ワークシートの保護を解除し、必要なデータ検証設定を適用します。

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