Excelで最後に修正したユーザー名を取得して挿入するにはどうすればよいですか？

共同作業環境や頻繁に更新されるファイルを管理する際、特定のExcelファイルを最後に修正したユーザーを特定することが重要になる場合があります。最後に修正したユーザー名を追跡することで、バージョン管理、監査証跡、チームワークフローの理解に役立ちます。この記事では、単純な確認から、セル、ヘッダー、フッターに情報を直接挿入する方法まで、Excelで最後に修正したユーザー名を表示・挿入するためのいくつかの効果的な方法を紹介します。

現在のワークブックの最後に修正したユーザー名をExcelで取得する
ユーザー定義関数を使用して現在のワークブックの最後に修正したユーザー名を挿入する
Kutools for Excelを使用して、簡単にユーザー名をセル、ヘッダー、またはフッターに挿入する

現在のワークブックの最後に修正したユーザー名をExcelで取得する

Excelは自動的に特定のドキュメントプロパティを保存しており、その中に現在のワークブックを最後に保存した人のユーザー名が含まれています。これらの情報をExcelのインターフェースからアクセスして確認できますが、手順は使用しているExcelのバージョンによって異なります。

この方法では、ドキュメントの内容を変更することなく最後に修正したユーザーを確認できるため、クイック監査やファイル使用状況の追跡に役立ちます。特に複数の人々が同じファイルを管理している場合に便利です。ただし、表示されるユーザー名はコンピュータのユーザープロファイルとOffice設定に依存しており、システム構成が正しくない場合は予期しない値が表示される可能性があることに注意してください。

Excel 2007を使用している場合

Excel 2007で最後にワークブックを修正した人物を確認するには、以下の手順に従ってください：

「Officeボタン」＞「準備」＞「プロパティ」をクリックします。

この操作により、ワークシートの上部にドキュメント情報パネルが開きます。新しいドキュメントウィンドウで「ドキュメントプロパティ」（通常は右側）をクリックし、「詳細プロパティ」を選択します。

表示された「詳細プロパティ」ダイアログボックスで、「統計」タブに切り替えます。ここで「最終保存者:」フィールドに、最後にファイルを保存した人のユーザー名が表示されます。これはドキュメントの所有権や変更に関する監査ポイントとなります。

Excel 2010、2013、またはそれ以降のバージョンを使用している場合

Excel 2010以降のバージョンでは、ドキュメントプロパティダイアログが移動しています。最後に修正したユーザーを表示するには：

「ファイル」タブをクリックしてバックステージビューに入り、「情報」を選択します。右側の「関連する人々」セクションで、「最終修正者」のユーザー名を見つけることができます。

この方法はシンプルで、追加ツールや編集は必要ありません。ただし、結果をセルに直接挿入することはできず、正確性は各ユーザーがファイルを保存する際のOfficeプロファイル設定に依存します。共有ドライブやクラウド上に保存された共同ドキュメントの場合、標準的なOfficeワークフロー外でのコピーの移動や編集による不一致に注意が必要です。

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ユーザー定義関数を使用して最後に修正したユーザー名を挿入する

最後に修正したユーザー名をワークシートのセルにプログラムで挿入したい場合（レポートや文書化のために）、またはこの情報を自動的に更新したり数式で参照したりする必要がある場合、VBAを使用してユーザー定義関数を作成することができます。これにより、データセット内で直接ファイルの所有権や編集活動を追跡するレポートやログを生成するのに役立ちます。この方法は基本的なファイルプロパティを使用し、オペレーティングシステムおよびOfficeアプリケーション設定に基づいて「最終保存者」ユーザーを表示します。

開始する前に、マクロ設定がVBAコードの実行を許可していることを確認し、機能を保持するためにワークブックをマクロ有効ファイル（*.xlsm）として保存してください。マクロを含むファイルを共有する際には注意が必要です。一部の企業環境ではセキュリティ上の理由から制限されている場合があります。

1: ALT + F11 キーを押してMicrosoft Visual Basic for Applicationsエディターウィンドウを開きます。

2: VBAエディター内で「挿入」＞「モジュール」をクリックします。次に、次のマクロコードをモジュールウィンドウに貼り付けます：

VBAコード: 最後に修正したユーザー名をExcelに挿入

Function LastAuthor()
LastAuthor = ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Last Author")
End Function

3: コードを追加した後、Alt + Qを押してVBAエディターを閉じ、Excelに戻ります。

4: 最後に修正したユーザー名を表示したいセルを選択し、次の数式を入力します：

=LastAuthor()

次にEnterキーを押します。ワークブックを最後に保存した人のユーザー名が選択したセルにすぐに表示されます。デモについては、このスクリーンショットを参照してください：

他のシートや追加のセルでもこの関数を使用したい場合は、必要な場所で =LastAuthor() を入力するだけです。このフィールドをすべての変更後に自動更新したい場合は、ワークシート変更イベントと組み合わせることを検討してください。ただし、ファイルプロパティの更新は保存後にのみ行われることに注意してください。

ヒント: 関数が値を返さない場合、VBAプロジェクトが正しく保存されていること、およびExcelのセキュリティ設定でマクロの実行が許可されていることを確認してください。稀なケースですが、ドキュメントの破損やカスタムセキュリティポリシーによりファイルプロパティへのアクセスがブロックされることがあります。

Kutools for Excelを使用して、簡単にユーザー名をセル、ヘッダー、またはフッターに挿入する

より使いやすく柔軟な方法を探しているユーザー向けに、コードを書かずにKutools for Excelでは、任意のセルやカスタムヘッダーやフッターの一部としてユーザー名を直接挿入する便利な方法を提供します。これは、ドキュメントテンプレートの標準化、報告書の自動ブランド化、または印刷物ごとに誰がファイルを準備または修正したかを示す際に特に役立ちます。

以下は、Kutools for Excelで「ブック情報の挿入」機能を使用する方法です：

1. 「Kutools Plus」＞「ブック」＞「ブック情報の挿入」に移動します。

2. 「ブック情報の挿入」ダイアログボックスで、次のように設定します：

1). 「情報」セクションで「ユーザー名」を選択します。

2). 特定のワークシートのセルにユーザー名を表示したい場合は、「範囲」ボックスで目的のセルを指定します。ヘッダーやフッターに表示する場合は、それぞれ「ヘッダー」または「フッター」オプションを選択します。

3). 設定を確認して適用するには「OK」をクリックします。

その後、ユーザー名は指定通りに配置されます。ヘッダーやフッターに名前を挿入すると、印刷やPDF形式のレポートのすべてのバージョンにユーザー情報が自動的に表示され、トレーサビリティと責任の明確化が向上します。

この方法はシンプルで、手動編集ミスを大幅に減らします。Kutools for Excelは最近のExcelバージョンとシームレスに動作し、日常的なワークブック管理タスクの効率的なショートカットを提供します。

上記の方法で不整合が発生する場合は、システムのユーザー設定、ドキュメント保存ポリシー、ワークブックの権限を確認してください。トラブルシューティングを行う際は、すべてのユーザーが一意のOfficeプロファイルを使用し、マクロ有効ファイルが信頼されていることを確認してください。SharePointやOneDriveなどの環境での共同作業では、プロパティの同期が遅れることがあります。

まとめると、監査目的で最後に修正したユーザー名を単純に表示する必要がある場合でも、レポートに自動的に挿入する必要がある場合でも、Excelには複数の方法があります。組み込みのプロパティ、VBA、Kutools for Excelのようなサードパーティ製のアドイン、そして部分的には数式を使用することで可能です。常にワークフロー要件や組織の方針に最も適した方法を選んでください。