Outlookでメールを自動転送するにはどうすればよいですか？
旅行中で休暇中にOutlookのメールによって中断されたくないが、それでもこれらのメールをタイムリーに処理する必要がある場合、受信メッセージを他の人に転送して、できるだけ早く対応してもらう必要があります。このチュートリアルでは、Outlookでメールを自動転送するためのいくつかの方法を紹介します。
Outlookでルールを作成してメールを自動転送する
1. 「ホーム」＞「ルール」＞「ルールとアラートの管理」をクリックしてください。スクリーンショットをご覧ください：
2. 「ルールとアラート」ダイアログで、「Eメール ルール」タブの下にある「新しいルール」オプションをクリックします。
3. すると「ルールウィザード」ダイアログが表示されます。「空白のルールから開始」の下で、「受信したメッセージにルールを適用する」を選択し、次に「次へ」をクリックして続行します。
4. 条件を選択することで、特定の要件を満たすメールのみを転送できます。ただし、すべての条件のチェックを外すと、ルールはすべての受信メッセージに適用されます。すべての条件のチェックを外したら、「次へ」をクリックすると確認ボックスが表示されるので、「はい」をクリックします。
5. 新しいルールウィザードダイアログボックスで、ステップ1セクションの「個人または公開グループに転送する」オプションを選択し、ステップ2セクションで「個人または公開グループ」をクリックします。スクリーンショットをご覧ください：
6. 「ルールアドレス」ダイアログが表示されたら、希望のアドレスをクリックし、「To」ボタンをクリックします（アドレスをダブルクリックして選択することもできます）。または、「To」フィールドに直接メールアドレスを入力することもできます。最後に「OK」をクリックします。
7. 前のウィンドウに戻り、以前の個人または公開グループが指定したメールアドレスに置き換わったことが確認できます。「次へ」をクリックしてさらに情報を確認します。
8. 例外ダイアログが表示されたら、このルールに適用したい例外を選択し、「次へ」をクリックします。ヒント: 多くのユーザーは例外をチェックしません。
9. 最後のルールウィザードダイアログボックスに進みます。「ステップ1」ボックスに新しいルールの名前を入力し、「ステップ2」セクションでオプションをチェックし、「終了」ボタンをクリックします。スクリーンショットをご覧ください：
10. 「ルールとアラート」ダイアログボックスに戻ったら、「OK」ボタンをクリックして閉じます。
Kutools for Outlookを使用してメールを自動転送する
上記の設定ルール方法は多くのOutlookユーザーにとって複雑で時間がかかります。ここで、Kutools for Outlookの「自動転送」機能を使用すると、Outlookでの受信時にすべてのメールを簡単に自動転送できます。
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1. 「Kutools Plus」＞「転送」＞「ルール管理」をクリックしてユーティリティを有効にしてください。スクリーンショットをご覧ください：
注意: 自動転送ルールが存在しない場合、「自動転送の有効化」をクリックすることで直接「自動転送の管理」ダイアログボックスにアクセスできます。
2. 表示される「自動転送の管理」ダイアログボックスで、「新規」ボタンをクリックしてください。
3. ルールウィザードで、受信メールをフィルタリングする指定された条件にチェックを入れ、下線部分をクリックして必要な条件を指定します。私の場合は、「本文に特定の単語を含む」にチェックを入れ、次にその下線部分をクリックして編集します。スクリーンショットをご覧ください：
4. 「テキストを含む」ダイアログが表示されます。「新規」ボタンをクリックして、必要な特定の単語を追加します。
5. 「検索テキスト」ダイアログで、「新しい検索キーワード」ボックスに指定された単語を入力し、「追加」ボタンをクリックしてから「OK」ボタンをクリックします。
ヒント: 複数の指定された単語を追加するには、「新しい検索キーワード」ボックスに1つの単語を入力し、「追加」ボタンをクリックします。この操作を繰り返して他の単語を1つずつ追加します。すべての単語を追加したら、「OK」ボタンをクリックします。
6. 「テキストを含む」ダイアログに戻ります。必要に応じて、「新規」ボタンをクリックして他の単語を追加し、「OK」ボタンをクリックします。
ヒント: 上記の「検索テキスト」ダイアログで同時に複数の単語を追加した場合、これらの単語間の関係は「AND」です。「テキストを含む」ダイアログで「新規」ボタンをクリックして複数の単語を順に追加した場合、これらの単語間の関係は「OR」です。スクリーンショットをご覧ください：
7. ルールウィザードに戻ります。必要に応じて他の条件を指定し、「次へ」ボタンをクリックします。
8. 2番目のルールウィザードで、例外を指定するか、何もチェックせず、「次へ」ボタンをクリックします。
10. 最後のルールウィザードダイアログボックスで、(1) 「ルール名」ボックスに新しい転送ルールの名前を入力します。(2) 「ルールの備考」ボックスにこの転送ルールに関するメモを追加します。(3) 「宛先」ボタンをクリックし、開いたダイアログボックスで転送先のメールアドレスを指定します。(4) 「ルールオプションの設定」セクションで必要な実行オプションにチェックを入れ、(5) 「OK」ボタンをクリックします。
11. 「自動転送の管理」ダイアログボックスに戻ったら、今作成したルールがチェックされていることを確認し、「OK」ボタンをクリックして設定を完了します。
12. Outlookのメインインターフェースで、「Kutools」＞「転送」＞「自動転送の有効化」をクリックしてルールを実行します。
ポップアップで再確認ダイアログが表示されたら、「OK」ボタンをクリックします。
注意: Kutools for Outlookの「自動転送」機能を使用すると、受信時にすべてのメールを自動的に転送できるだけでなく、メールアカウントや件名などの特別な基準に基づいて特定のメールを自動的に転送することもできます。
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