Outlookでテンプレートを作成して使用する方法は？

Author: Siluvia Last Modified: 2025-05-23

似たようなメールを頻繁に作成する場合、同じ内容を毎回手動で入力するのは時間のかかる非効率的な作業です。Outlookの組み込みメールテンプレート機能を使用すると、よく使うメッセージを保存して再利用でき、ワークフローの効率化や繰り返し作業の削減、コミュニケーションの一貫性維持に役立ちます。しかし、より速くシームレスな体験を求める場合、Kutools for Outlookの高度なオートテキスト機能がテンプレート管理を簡素化し、迅速な挿入、優れた整理、保存したコンテンツへの簡単アクセスを可能にします。

Outlookでのメール送信におけるテンプレートの作成と使用（手動で時間がかかる）

Kutools for Outlookを使用してOutlookで簡単にテンプレートを作成・使用 👍 （高速でシームレス）

Outlookでのメール送信におけるテンプレートの作成と使用

似たようなメールを頻繁に送信する場合、Outlookでは時間を節約し一貫性を保つためにメールテンプレートを作成できます。ただし、これらのテンプレートを使用するにはいくつかのステップが必要であり、頻繁に使用するユーザーにとって効率が悪い場合があります。以下は、Outlookで手動でテンプレートを作成して使用する方法です。

ステップ 1: Outlookのメールテンプレートを作成する

1. Outlookを開き、ホーム > 新規メール をクリックして新しいメールを作成します。

the screenshot of composing a new email

2. テンプレートとして保存したいメールの内容を入力します。

3. 入力が完了したら、ファイル > 名前を付けて保存 をクリックします。

the screenshot of the Save As option

4. 「名前を付けて保存」ダイアログボックスで、フォルダーを選択します（デフォルトでは、テンプレートは次の場所に保存されます： C:\Users\YourUserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\）。ファイル名を入力し、「保存形式」ドロップダウンから「Outlook テンプレート (*.oft)」を選択します。

the screenshot of the Save As dialog box

5. 保存をクリックしてテンプレートを保存します。

ステップ 2: Outlookのメールテンプレートを使用する

1. ホームタブで、新規アイテム > その他のアイテム > フォームの選択 をクリックします。

the screenshot of the Choose Form option

2. 「フォームの選択」ダイアログで、以下の操作を行います：

1). 「表示場所」ドロップダウンで、「ファイルシステム内のユーザーテンプレート」を選択します。
2). 以前に作成したテンプレートを見つけ、選択します。
3). 開くをクリックします。

the screenshot of the Choose Form dialog

3. 必要な編集を行い、宛先を追加してメールを送信します。

💡 ヒント: Outlookのテンプレートは新規メールでのみ使用可能です。返信や転送にテンプレートを使用するには、手動でコピーして貼り付ける必要があります。

Outlookの組み込みテンプレート機能の制限事項：

❌ 頻繁な使用には非効率的: テンプレートを日常的に使用するユーザーにとって、ステップが多すぎます。
❌ 1クリック挿入不可: テンプレートをワンクリックで挿入することはできません。
❌ 返信/転送では使用不可: Outlookのテンプレートは新規メールでのみ動作し、返信には手動でコピー＆ペーストが必要です。
❌ 更新に時間がかかる: テンプレートの更新には保存されたファイルを個別に修正する必要があります。
❌ 整理が不十分: テンプレートを分類したり管理するための構造化された方法がありません。

より速く使いやすい方法でテンプレートを作成して挿入したい場合、Kutools for Outlookがより効率的なソリューションを提供します。

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同じ内容のメールに毎回手動で返信するのはもう疲れていませんか？Kutools for Outlook の「テンプレートを使用して、1つまたは複数の選択したメールに返信する」機能を使えば、レスポンス用のテンプレートを素早く作成・保存でき、ワンクリックで再利用できます。Kutools > 一括処理 > テンプレートを使用して、1つまたは複数の選択したメールに返信する > 返信テンプレートの作成と管理 に進み、返信内容を入力して保存すれば、今後の使用が簡単になります。これにより、メールへの返信がより迅速かつ効率的になります！

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Outlookの組み込みテンプレート機能は便利ですが、テンプレートを挿入するたびに複数のステップが必要です。Kutools for Outlookのオートテキスト機能はこのプロセスを簡素化し、保存、整理、そしてワンクリックでメールテンプレートを挿入できるようにします。これにより、頻繁に同じメールを送信するユーザーにとって理想的な解決策となります。

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1. Outlookを開き、Kutools > リソース をクリックして、Outlookウィンドウの右側にKutools オートテキストペインを開きます。

the screenshot of the Kutools Pane