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Outlookのリボンのテンプレートにショートカットを追加するにはどうすればよいですか?

同じテキスト、レイアウト、または特別な形式のスタイルで電子メールメッセージを頻繁に送信する場合、テンプレートを適用することは時間の節約になるトリックです。 ただし、テンプレートがどこにあるのかわからない場合や、テンプレートの検索に多くの時間を費やす場合があります。 実際、Microsoft Outlook 2010および2013のリボンのテンプレートにショートカットを追加し、ワンクリックでテンプレートを適用できるようにするための時間節約のトリックがいくつかあります。

クイックステップを作成して、リボンにテンプレートへのショートカットを追加します

QATでフォームの選択を追加して、リボンにテンプレートへのショートカットを追加します

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矢印青い右バブルクイックステップを作成して、リボンにテンプレートへのショートカットを追加します

通常、特別なテキストを含む電子メールメッセージを送信する場合は、特別なテキストを使用してテンプレートを作成し、それをに追加できます。 クイックステップ ボックス。

ステップ1: 新規作成 セクションに クイックステップ 下のグループ ホーム タブには何も表示されないことに注意してください。

手順2:[クイック手順の編集]ダイアログボックスで、

  1. 新しいテンプレートの名前をに入力します お名前: ボックス;
  2. をクリックします アクションを選択する ボックスをクリックし、 新しいメッセージ ドロップダウンリストに表示されます。

ステップ3: オプションを表示 以下 に… ボックス。

ステップ4:次のように新しいテンプレートに情報を追加します。

  1. 受信者のメールアドレスをに入力します に… ボックス
  2. に件名情報を入力してください 件名: ボックス
  3. フラグと重要性をプリセットする
  4. に特別なテキストを入力します テキスト: ボックス。

ステップ5: 終了

これで、新しいテンプレートが[クイックステップ]ボックスに追加され、ステップ2で入力した名前として表示されます。

注: このクイックステップ操作では、ショートカットキーを適用できません。
  Microsoft Outlook 2007のメインインターフェイスがクラシックな外観で表示されているため、この方法はMicrosoft Outlook2007では無効です。

矢印青い右バブルQATでフォームの選択を追加して、リボンにテンプレートへのショートカットを追加します

ほとんどの場合、特別なテキストだけでなく、特別なレイアウトとフォーマットスタイルで電子メールメッセージを送信できます。 この方法は、テンプレートライブラリを開くのに役立ち、テンプレートをすばやく選択して適用できます。

ステップ1:をクリックしてテンプレートライブラリを開きます 新商品 > その他のアイテム > フォームを選択;

ちなみに、Outlook 2007では、 File > NEW > フォームを選択 直接。

手順2:[フォームの選択]ダイアログボックスで、 標準テンプレート セクションに 覗く: ボックスをクリックするか、 ブラウザ (Comma Separated Values) ボタンをクリックして、各々のジョブ実行の詳細(開始/停止時間、変数値など)のCSVファイルをダウンロードします。 テンプレートを見つけるために。

実際には、追加することができます フォームを選択 Microsoft Outlook 2010および2013のクイックアクセスツールバーにコマンドを入力します。これを実現するには、いくつかの方法があります。

方法A:

ステップ1: 新商品 > その他のアイテム.

ステップ2:右クリック フォームを選択 項目。

ステップ3:右クリックメニューで、 クイックアクセスツールバーに追加 項目。

次に、[フォームの選択]コマンド クイックアクセスツールバーにすぐに追加されます。

方法B:

ステップ1: File > オプション.

手順2:[Outlookのオプション]ダイアログボックスで、[ クイックアクセスツールバー 左のバーに表示されます。

ステップ3: 次のコマンドを選択してください: ボックスをクリックし、ボタンをクリックして、 すべてのコマンド ドロップダウンリストから選択します。

ステップ5:を選択して強調表示します フォームを選択 コマンドボックスの項目。

ステップ6:クリック Add

ステップ7:クリック OK

これで、[フォームの選択]コマンドがクイックアクセスツールバーにすぐに表示されます。

Note:Microsoft Outlook 2007のメインインターフェイスにはリボンがないため、これらの方法はMicrosoft Outlook2007では無効です。


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Comments (22)
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Easy, select the template file in Windows Explorer and drag and drop it in the task bar, you'll be indicated that it has been pinned in Outlook, then, to use it, just right click Outlook in the task bar and you'll be able to select the template directly. Let me know if you need any screen shots for that.

Thanks,

JL
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could you please share screenshots? I'm not sure what you mean by drag into the task bar
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This method is amazing thanks!
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I've got an alternative 'outside of the box' suggestion - Use signature process for your templates instead.

Construct your email with the necessary formatting. Copy the full email. Create a new signature - template 1 for example and then paste the full email in.

Then when you want to use the template open a blank email and select Insert - Signature - Template 1


The only disadvantage this has over the traditional template is you can't preload the To: CC: and subject field etc. but it is quite easy to select your templates
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@DavidJackson
Thank you...Thank you. After trying a little bit of everything, this worked for me :). I'll can use the quick steps above to create a preloaded email w/ To:, CC:, & Subject, and then use your suggestion to complete the body of the email. It's a 2 step process, but it works for me......beats the alternative :).
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I'd like to add several template emails in the Quick Step area from which several other employees can access as well. Is this possible?
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On my laptop, I can go into the choose form which opens the dialogue box to pick my template. I then push the end button which takes me to location of where my templates are stored. Works great for me, but on my desktop, I can't get this option to work. All the file locations for the templates have been setup, but the end button keeps taking me to a different location. It takes me to looking inside one of my mailboxes. Any help with this would be greatly appreciated.
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Wim, you saved me tons of time! Thanks!
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Very creative solution! I have templates that always have attachments and this solution works great!
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I think I may have found a doable workaround. I agree with Daniel that the solutions above don't really give what we need: a direct link to a template that we want to use time and time again. This is what I did, and it makes it good enough for me: 1. Create the template and save it. The template will be stored in a directory on your hard disk, depending on your operating system: 1a. Windows 7 and Windows Vista saves the template in c:\users\username\appdata\roaming\microsoft\templates 1b. Windows XP saves the template in c:\documents and settings\username\application data\microsoft\templates 2. Browse to that directory, and now right-click the template file (keep holding the right mouse button!), and drag the template file onto your start bar, and then release the right mouse button 3. The template is now "pinned" on outlook in your startbar 4. To use the template, simply right-click on outlook in your startbar, and your template will show up in the "pinned" items, ready for you to use.
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Thank you so much for this simple fix! I've been Googling macros, adding new tab in Outlook etc but this works perfectly! We'll be adding Outlook templates to all our computers in the office and have been trying to figure this out, you have no idea how happy you have made us!
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Amazing!! i have to send 40+ emails with almost the same text, so each one needs slightly customising. This has saved me from sure repetitive strain injury, many thanks.
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That is a great solution! I used to have placed the "Templates" folder in the task bar (created by right click Task bar | Toolbars | New Toolbar...). This way works better if you have many templates as clicking the double 'greater than' sign besides "Templates" pops up all contents including any new .oft files inside the folder. The downside is that the "Template" folder now takes some space away from my taskbar and its not part of Outlook 'group'. However if just adding 2 or 3 .oft file links, this is the best logical place to tied it with the Outlook icon in the task bar. Thanks WIM
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Awesome, Thank for posting the first real solution to this issue.
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Awesome, thanks for posting this!
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Thank you, Wim! I've been trying to figure out an easy way since I have been upgraded to 2013. So happy to have found this!
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Thanks for sharing Wim Chalmet. :-)
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None of these steps are actually helpful. 1st method will create template, but unfortunately only in plain text - you cannot save template with colors or any modification. Using 2nd method will only allow you to access choose form, where you will still need to look for right template.
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You can change it from plain text to HTML. In the template, click on the FORMAT TEXT tab. In the FORMAT section, there is an HTML option. Then save it again.
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Just save what you often use in a signature and open your email standard with this signature...
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I have Outlook 2013. I have an email template that I will use thousands of times. Q: How do I keep it there after each send so I don’t have to retrieve it and open it up every time?
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Just save your template as a signature and open your email standard with this signature.
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