Outlook: 件名に基づいてメールを自動転送する
特定の種類のメッセージを常に受け取り、それらをすべて同僚に転送する必要がある場合、これらのメッセージを一つずつ転送するのは面倒であり、すべてのメッセージをリアルタイムで転送することは不可能です。実際には、ルールを作成することで、これらのメッセージが到着したときに自動的に同僚に転送されるように設定できます。
Outlookでルールを作成して件名に基づいてメールを自動転送する
Kutools for Outlookを使用して件名に基づいてメールを自動転送する （管理の容易さ）
Outlookでルールを作成して件名に基づいてメールを自動転送する
以下のステップバイステップガイドは、件名に基づいて指定された人にメールを自動転送するルールを作成するのに役立ちます。
ステップ1：「ルールと通知」ダイアログを開きます：
- Outlook 2010および2013では、「ホーム」タブの「移動」グループにある「ルール」>「ルールと通知の管理」をクリックしてください。
- Outlook 2007では、「ツール」>「ルールと通知」をクリックしてください。
ステップ2：「ルールと通知」ダイアログボックスで、「新しいルール」ボタンをクリックします。
ステップ3：「ルールウィザード」ダイアログボックスで、「受信したメッセージにルールを適用する」を選択し、「次へ」ボタンをクリックします。次のスクリーンショットをご覧ください：
ステップ4：新しいルールの条件を選択します：
- 「ステップ1：条件を選択」ボックスで、「件名に特定の単語が含まれる」にチェックを入れます。
- 「ステップ2」セクションで、「特定の単語」をクリックしてください。
- 「検索テキスト」ボックスに、最初のボックスに指定された単語を入力し、「追加」ボタンをクリックしてから、「OK」ボタンをクリックします。次のスクリーンショットをご覧ください：
- 「次へ」ボタンをクリックします。
ステップ5：作成するルールのアクションを指定します：
- 「ステップ1」ボックスで、「それを個人または公開グループに転送する」オプションにチェックを入れます；
- 「ステップ2」ボックスで、「個人または公開グループ」をクリックします；
- 「ルールアドレス」ダイアログボックスで、「To」ボックスにメールアドレスを選択または入力し、「OK」ボタンをクリックします。
ステップ6（オプション）：既に受信トレイフォルダにあるメッセージに対してこの新しいルールをすぐに実行します。
デフォルトでは、この新しいルールは将来の新しい受信メールメッセージに適用されます。既に受信トレイにある既存のメッセージにも適用したい場合は、「次へ」ボタンをクリックし続けて、次のダイアログボックスが表示されるまで進んでください。
そして、「受信トレイ」内の既存のメッセージに今すぐこのルールを実行する」オプションにチェックを入れてください。
ステップ7：「終了」ボタンをクリックします。
これで、件名に指定されたテキストを含むすべての新しい受信メッセージが、指定された個人またはグループに自動的に転送されます。
「受信トレイ」内の既存のメッセージに今すぐこのルールを実行する」オプションにチェックを入れた場合、件名に指定されたテキストを含む受信トレイフォルダ内の既存のメッセージも自動的に転送されます。
件名に基づいてKutools for Outlookでメールを自動転送する（管理の容易さ）
「Kutools for Outlook」の「自動転送」機能を使用すると、Outlookで件名に基づいてメールを簡単に自動転送することもできます。Outlookのネイティブなルール機能とは異なり、ルールが混雑して特定のルールを見つけるのが難しくなることがありますが、Kutoolsはこのプロセスを簡素化します。すべての自動転送ルールは1か所にまとめられ、見つけやすく調整しやすくなっています。この集中管理アプローチにより、ネイティブのOutlookシステムでのルールの混乱や混乱を回避できます。
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ステップ1. 自動転送機能を有効にして新しいルールの作成を開始する
1. Kutools for Outlookをダウンロードしてインストールした後、「Kutools Plus」タブに移動し、「自動」グループの「転送」をクリックします。
2. 「自動転送」設定ダイアログボックスで、「新規」ボタンをクリックします。
ステップ2：ルールの条件を設定する
1. 「ルールウィザード」ダイアログボックスで、条件として「件名に特定の単語が含まれる」オプションを選択します。
2. 下線付きのテキスト「特定の単語」をクリックします。
3. 「テキストを含む」ダイアログボックスで、「新規」ボタンをクリックし、「検索テキスト」ダイアログの「新しい検索キーワード」テキストボックスに入力し、「追加」をクリックしてから「OK」をクリックします。
4. 「OK」>「次へ」>「次へ」をクリックします。
ステップ3：ルールの設定を完了する
1. 「ルール名」テキストボックスにルールの名前を入力します。
2. 「宛先」ボタンをクリックします。
3. 「メンバーの選択」ダイアログボックスで、「To」ボックスにメールアドレスを選択または入力し、「OK」ボタンをクリックします。
4. 「OK」>「OK」>「OK」をクリックします。最後に、「転送」機能を有効にするために「はい」をクリックします。
結果
これからは、件名に指定されたテキストを含むすべての新しい受信メッセージが、指定された個人またはグループに自動的に転送されます。さらに、これらの自動転送ルールの管理は簡単で、必要なときに簡単に見つけることができます。
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