Outlook でアカウントを削除しても、そのメールを保持する方法は？
Microsoft Outlook に複数のメールアカウントを設定しているものの、そのうちいくつかはほとんど使っていない——そんな状況を想像してみてください。こうした使用頻度の低いアカウントを削除することも選択肢の一つでしょう。通常、Microsoft Outlook からメールアカウントを削除すると、そのアカウントに関連するメールも同時に失われてしまいます。しかし、本記事では、Microsoft Outlook からメールアカウントを削除しつつ、大切なメッセージを確実に保持するためのさまざまな方法をご紹介します。
元のデータファイルを保存してアカウントを削除してもメールを保持する
この方法では、Microsoft Outlook からメールアカウントを削除しても、そのアカウントのすべてのアイテムを Outlook 内にそのまま保持できます。
重要なお知らせ：この手順は、.pst データファイルを使用するメールアカウント向けに設計されています。アカウントが.ost ファイルで動作している場合は、.pst 形式に変換・エクスポートする必要があります。このステップは、アカウント削除時にメールデータを失わないために非常に重要です。
- 「ファイル」＞「情報」＞「アカウント設定」＞「アカウント設定」をクリックして、「アカウント設定」ダイアログボックスを開きます。
- 「アカウント設定」ダイアログボックスの「メール」タブで、以下の手順を実行してください。
- 削除するメールアカウントを選択してください。 選択したアカウントが.pst データファイルに関連付けられていることを必ず確認してください。.ost ファイルにリンクされている場合、アカウントを削除するとすべてのメールが失われるおそれがあります。
- 「削除」ボタンをクリックしてください。
- 下部の「閉じる」ボタンをクリックして、ダイアログボックスを閉じます。
- これでOutlook のメイン画面に戻ります。「ファイル」＞「開くとエクスポート」＞「Outlook データファイルを開く」をクリックしてください。
- 表示された「Outlook データファイルを開く」ウィンドウで、アクセスしたいデータファイルの場所を特定し、選択して「開く」ボタンをクリックしてください。 ヒント：.pst ファイルが既定以外の場所に保存されている場合は、該当するフォルダーに移動して、その.pst ファイルを開いてください。
結果
メールアカウントは Microsoft Outlook から削除されましたが、そのアカウントに関連付けられたフォルダーは引き続きナビゲーションに表示され、アクセス可能です。
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コピー＆ペーストでアカウントを削除してもメールを保持する
実際、Microsoft Outlook からメールアカウントを削除する前に、手動でコピー＆ペースト操作を使ってすべてのメールを別のフォルダーに保存できます。以下の手順で詳しくご案内します。
- 削除予定のアカウントに紐付くナビゲーションから、保存したいメールが含まれるメールフォルダーを開きます。
- 「Ctrl + A」を押して、「フォルダーを開く」内のすべてのメールを選択します。
- 「Ctrl + C」を押して、これらのメールメッセージをコピーしてください。
- これらのメールを転送先のフォルダーに移動します。例として、別のメールアカウントの受信トレイを開いてみましょう（下図参照）。
- 「Ctrl + V」を押して、コピーしたすべてのメールメッセージをこのフォルダーに貼り付けます。ヒント：
- ステップ1 から5 を繰り返し、削除するアカウントの他のフォルダーからメールメッセージを移動してください。
- この方法ではサブフォルダーは含まれません。サブフォルダー内のメールを処理するには、各サブフォルダーごとにステップ1～5 を繰り返す必要があります。
- 「ファイル」＞「情報」＞「アカウント設定」＞「アカウント設定」をクリックして、「アカウント設定」ダイアログボックスを開きます。
- 「アカウント設定」ダイアログボックスの「メール」タブで、次の手順を実行してください。
- 削除したいメールアカウントを選択してください。
- 「削除」ボタンをクリックしてください。
- 下部の「閉じる」ボタンをクリックして、ダイアログボックスを閉じます。
アカウント削除前にメールを PST ファイルにエクスポートする
Outlook で削除するアカウントのメールを確実に保持したい場合は、PST（Outlook データファイル）としてエクスポートするのがおすすめです。この方法でメールのバックアップが作成され、アカウントを削除した後もいつでもアクセスできます。手順は次のとおりです。
- 「ファイル」＞「開くとエクスポート」＞「インポート/エクスポート」をクリックして、「インポートとエクスポート ウィザード」ダイアログ ボックスを開きます。
- ウィザードで「ファイルにエクスポートする」を選択し、「次へ」をクリックしてください。
- 「ファイルにエクスポート」ダイアログボックスで、「Outlook データファイル（。pst）」を選択して、「次へ」をクリックしてください。
- 「Outlook データファイルのエクスポート」ダイアログボックスで、後ほど削除するメールアカウントを選択し、「サブフォルダーを含む」にチェックが入っていることを確認して、「次へ」をクリックします。
- エクスポートパラメーターを次のように設定してください。
- 「参照」をクリックしてフォルダーを選択し、PST ファイルの保存先を指定したうえで、ファイル名を入力してください。
- 「重複アイテムをエクスポートしない」オプションを選択してください。
- 「完了」をクリックしてください。
- 「Outlook データファイルの作成」ダイアログが表示されます。
- パスワードを追加するには、「パスワード」と「パスワードの確認」の両方のボックスに同じパスワードを入力し、「OK」をクリックしてください。
- パスワードの追加をスキップするには、「キャンセル」をクリックしてください。
上記の手順を完了したら、最初の方法で説明した手順を実行すれば、既存のメールアカウントを削除しつつ、元のメールを保持できます。
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