Outlook で複数またはすべてのメールを一度に一括返信する方法は？

特定のフォルダー内のすべてのメールに一度に一括返信するルールを設定できます。

パート 1：新規メールメッセージを作成し、Outlook テンプレートとして保存する

1。まず、新しいフォルダを作成し、一括返信したいメールをすべてそのフォルダに移動してください。

2。返信したい内容で新規メールを作成します。（注：件名には必ず入力してください。「宛先」フィールドは空白のままにしておいてください。）スクリーンショットをご参照ください：

3。新規メールの作成が完了したら、「ファイル」＞「名前を付けて保存」をクリックしてください。

4。「名前を付けて保存」ダイアログボックスで、「ファイル名」フィールドに任意のファイル名を入力してください。デフォルトでは、メールの件名がファイル名として自動的に設定されます。「保存形式を指定」ドロップダウンメニューから「Outlook テンプレート」を選択し、「保存」ボタンをクリックしてください。

注：「保存形式を指定」ドロップダウンメニューで「Outlook テンプレート」を選択すると、ファイルは自動的に「テンプレート」フォルダーに保存されます。保存先フォルダーは変更しないでください。

5。「メッセージ」ウィンドウに戻ったら、「閉じる」ボタンをクリックしてウィンドウを閉じてください。

6。Outlook のプロンプトボックスが表示されたら、「いいえ」をクリックしてください。スクリーンショットをご参照ください：

パート 2：テンプレート用の新しいルール

次に、このテンプレート用の新しいルールを作成する必要があります。

7。「ルールとアラート」ダイアログボックスを開きます。
A. Outlook 2007 では、「ツール」＞「ルールとアラート」をクリックします。
B. Outlook 2010 および2013 では、「ホーム」タブの「ルール」＞「ルールとアラートの管理」をクリックします。スクリーンショットを参照してください：

8。「ルールとアラート」ダイアログボックスで、「メールルール」タブにある「新規ルール」ボタンをクリックしてください。

9。「ルールウィザード」ダイアログボックスが表示されたら、「空のルールから開始」セクションで「受信したメッセージにルールを適用する」を選択して、「次へ」ボタンをクリックします。

10。次の「ルールウィザード」ダイアログボックスで、「次へ」をクリックして次のステップに進んでください。プロンプトボックスが表示されたら、「はい」をクリックしてください。

11。次のダイアログボックスで、ステップ1 の「特定のテンプレートを使用して返信する」チェックボックスをオンにしてから、ステップ2 の「特定のテンプレート」テキストをクリックしてください。スクリーンショットをご参照ください。

12。「返信テンプレートの選択」ダイアログボックスで、次の操作を行ってください：(1) 「参照先」ドロップダウンリストから「ファイルシステム内のユーザーテンプレート」を選択します。(2) 事前に保存したテンプレートを選択します。(3) 「開く」ボタンをクリックします。スクリーンショットをご参照ください。

13。前のダイアログボックスに戻ったら、「次へ」ボタンをクリックしてください。

14。「次へ」ボタンをクリックし続け、最後の「ルールウィザード」ダイアログボックスが表示されるまで進めます。このダイアログで、ステップ1 の「このルールの名前を指定する」テキストボックスに新規ルールの名前を入力し、ステップ2 の「このルールを有効にする」チェックボックスをオフにしてから、「完了」ボタンをクリックします。スクリーンショットを参照してください：

注：既存のルール名を削除して新しい名前を入力すれば、ルール名を変更できます。

15。続くプロンプトダイアログボックスで［OK］ボタンをクリックしてください。

16。「ルールとアラート」ダイアログボックスに戻ったら、「OK」ボタンをクリックして、すべての設定を完了しましょう。

パート 3：特定のフォルダーに対してルールを実行する

17。Outlook アプリケーションを再起動してください。

18。再度「ルールとアラート」ダイアログボックスを開き、前に作成したルールを選択して、「メールルール」タブにある「今すぐルールを実行」ボタンをクリックしてください。スクリーンショットをご参照ください。

19。「今すぐルールを実行」ダイアログボックスで、次のように操作してください（右側のスクリーンショットを参照）：
(1) 「実行するルールの選択」の下で、後で実行したいルールのチェックボックスをオンにします。
(2) 「参照」ボタンをクリックして、フォルダー内のすべてのメールに一括返信したいフォルダーを選択します。
(3) 「ルールの適用先」ドロップダウンリストから「すべてのメッセージ」を選択します。
(4) 「今すぐ実行」ボタンをクリックします。

注：選択したフォルダーにサブフォルダーが含まれている場合は、「サブフォルダーを含む」チェックボックスをオンにしてください。

20。ダイアログボックスを閉じてください。

これで、指定したフォルダー内のすべてのメールが一括で同じ内容で返信されます。

上記の方法では複数の手順が必要ですが、「Kutools for Outlook」の「一括返信」機能を使えば、複数のメールに一度に簡単に返信できます。

1。一括返信したいメールが含まれるフォルダーを開き、該当メールを選択したうえで、「Kutools」＞「一括処理」＞「テンプレートを使用して、1 通または複数の選択したメールに返信する」＞「返信テンプレートの作成と管理」をクリックしてください。スクリーンショットをご参照ください。

2。表示された「返信テンプレートの作成と管理」ダイアログボックスで、(1) 「追加」ボタンをクリックして新しい返信テンプレートを追加し、(2) 新しいテンプレートを選択した状態で下部の編集ボックスにテンプレートの内容を入力し、(3) 「返信」ボタンをクリックします。スクリーンショットを参照してください：

これで、選択したすべてのメールが新しい返信テンプレートを使って返信されます。

注：
(1) 特定のフォルダー内のすべての受信メールに一括返信したい場合は、まずフォルダーを開き、キーボードで「Ctrl」+「A」を押してすべてのメールを一度に選択してください。
(2) 返信テンプレートをあらかじめ追加済みの場合、メールを選択後、「複数メッセージに返信」ドロップダウンリストから既存のテンプレートを直接クリックするだけで、すべてのメールに一括返信できます。