Outlookで複数またはすべてのメールに一括返信する方法は？

特定フォルダ内のすべてのメールに一括返信するためのルールを設定できます。

パート1: 新しいメールメッセージを作成し、Outlookテンプレートとして保存

1. まず、新しいフォルダを作成し、同じ内容で一括返信したいすべてのメールをそこに移動します。

2. 返信したい内容で新しいメールを作成します。（注意: メール件名を入力する必要がありますが、「宛先」フィールドは空白のままにしてください）。スクリーンショットをご覧ください：

3. 新しいメールを作成後、「ファイル」＞「名前を付けて保存」をクリックしてください。

4. 「名前を付けて保存」ダイアログボックスで、「ファイル名」フィールドにファイル名を入力します。デフォルトでは、ファイル名はメールの件名で命名されます。次に、「保存形式」ドロップダウンメニューから「Outlookテンプレート」を選択し、「保存」ボタンをクリックします。

注意「保存形式」ドロップダウンメニューから「Outlookテンプレート」を選択すると、ファイルは自動的に「テンプレート」フォルダに保存されます。保存先フォルダは変更しないでください。

5. 「メッセージ」ウィンドウに戻ったら、「閉じる」ボタンをクリックして閉じます。

6. Outlookのプロンプトボックスが表示されたら、「いいえ」ボタンをクリックします。スクリーンショットをご覧ください：

パート2: テンプレート用の新しいルールを作成

このテンプレート用に新しいルールを作成する必要があります。

7. 「ルールと通知」ダイアログボックスを開きます。
A. Outlook 2007の場合、「ツール」＞「ルールと通知」をクリックします。
B. Outlook 2010および2013の場合、「ホーム」タブの下にある「ルール」＞「ルールと通知の管理」をクリックします。スクリーンショットをご覧ください：

8. 「ルールと通知」ダイアログボックスで、「電子メールルール」タブの下にある「新しいルール」ボタンをクリックします。

9. 「ルールウィザード」ダイアログボックスが表示されたら、「白紙のルールから開始」セクションに進み、「受信したメッセージにルールを適用する」を選択し、「次へ」ボタンをクリックします。

10. 次の「ルールウィザード」ダイアログボックスで、「次へ」をクリックして次のステップに進みます。プロンプトボックスが表示されたら、「はい」ボタンをクリックします。

11. 次のダイアログボックスで、ステップ1の「特定のテンプレートで返信」ボックスをチェックし、ステップ2の「特定のテンプレート」テキストをクリックします。スクリーンショットをご覧ください：

12. 「返信テンプレートの選択」ダイアログボックスで、以下の操作を行います：(1) 「参照場所」ドロップダウンリストで「ファイルシステム内のユーザー定義テンプレート」を選択；(2) 以前に保存したテンプレートを選択；(3) 「開く」ボタンをクリックします。スクリーンショットをご覧ください：

13. 前のダイアログボックスに戻ったら、「次へ」ボタンをクリックします。

14. 最後の「ルールウィザード」ダイアログボックスが表示されるまで「次へ」ボタンをクリックし続けます。このダイアログで、ステップ1に新しいルールの名前を入力し、ステップ2の「このルールを有効にする」ボックスのチェックを外し、「完了」ボタンをクリックします。スクリーンショットをご覧ください：

注意ルール名を変更するには、「このルールの名前を指定」テキストボックスで古い名前を削除し、新しい名前を入力します。

15. 次のプロンプトダイアログボックスで「OK」ボタンをクリックします。

16. 「ルールと通知」ダイアログボックスに戻ったら、「OK」ボタンをクリックして設定を終了します。

パート3: 特定フォルダ用のルールを実行

17. Outlookアプリケーションを再起動します。

18. 再び「ルールと通知」ダイアログボックスを開き、以前に作成したルールを選択し、「電子メールルール」タブの下にある「今すぐルールを実行」ボタンをクリックします。スクリーンショットをご覧ください：

19. 「今すぐルールを実行」ダイアログボックスで、以下を行う必要があります（右のスクリーンショットをご覧ください）：
(1) 「実行するルールを選択」の下で、後で実行したいルールのボックスをチェックします；
(2) 「参照」ボタンをクリックして、一括返信したいフォルダを選択します；
(3) 「ルールを適用する」ドロップダウンリストから「すべてのメッセージ」を選択します；
(4) 「今すぐ実行」ボタンをクリックします。

注意：選択したフォルダにサブフォルダがある場合は、「サブフォルダを含める」ボックスをチェックしてください。

20. ダイアログボックスを閉じます。

これで、特定フォルダ内のすべてのメールが一度に同じ内容で返信されました。

上記の方法には複数のステップがありますが、「Kutools for Outlook」の「一括返信」機能を使用すれば、複数のメールに簡単に一括返信できます。

1. 一括返信したいメールがあるフォルダに移動し、それらを選択して、「Kutools」＞「一括処理」＞「選択したメールにテンプレートで返信」＞「返信テンプレートの作成と管理」をクリックします。スクリーンショットをご覧ください：

2. 表示された「返信テンプレートの作成と管理」ダイアログボックスで、(1) 「追加」ボタンをクリックして 新しい返信テンプレートを追加し、(2) 新しいテンプレートを選択したまま、下の編集ボックスにテンプレートの内容を入力し、(3) 「返信」ボタンをクリックします。スクリーンショットをご覧ください：

これで、選択したすべてのメールが新しい返信テンプレートで返信されました。

注意:
(1) 特定フォルダ内のすべての受信メールに返信したい場合、そのフォルダを開き、キーボードの「Ctrl」+「A」キーを押してすべてのメールを一度に選択してください。
(2) 返信テンプレートを追加済みの場合、メールを選択後、「複数のメッセージに返信」ドロップダウンリストから既存のテンプレートを直接クリックすることで、すべてのメールに返信できます。