Outlook でメールから会議の招待状、更新、返信をフィルターする方法は？

数百通のメッセージからすべての会議の招待状、返信、および更新を素早く抽出したい場合はどうすればよいでしょうか。ここでは、Microsoft Outlook でメールから会議の招待状／返信／更新をフィルターする3 つの方法をご紹介します。

カスタム検索フォルダーで会議の招待状／返信／更新をフィルターする

ルールを使って会議の招待状／更新をフィルターする

フィルター機能を使って会議の招待状／返信／更新をフィルターする

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カスタム検索フォルダーで会議の招待状／返信／更新をフィルターする

検索フォルダー機能は Microsoft Outlook で非常に便利で、指定したメールフォルダー内のすべての会議招待状、返信、および更新を自動的に簡単にフィルターできます。

手順 1: メールビューに切り替えて、会議の招待状、返信、および更新をフィルターするメールフォルダーを開きます。

手順 2: 「フォルダー」タブで「新しい検索フォルダー」をクリックします（または Outlook 2007 では「ファイル」>「新規作成」)>「検索フォルダー」）。

手順 3: 表示された［新しい検索フォルダー］ダイアログボックスで、「カスタム検索フォルダーを作成する」をクリックして選択し、「選択」ボタンをクリックします。

手順 4: 表示された［カスタム検索フォルダー］ダイアログボックスで、「名前」ボックスにカスタム検索フォルダーの名前を入力してから、「条件」ボタンをクリックします。

手順 5: これで［検索フォルダーの条件］ダイアログボックスが開きます。「詳細」タブに移動して、以下の操作を行ってください。

(1) 「フィールド」＞「すべての予定表フィールド」＞「期間」をクリックしてください。

(2) 「条件」（または「Condition」）ボックスをクリックし、ドロップダウンリストから「存在する」を選択してください。

(3) 「リストに追加」ボタンをクリックしてください。

(4) 「OK」ボタンをクリックして、このダイアログボックスを閉じてください。

手順 6: 残りの2 つの「OK」ボタンをクリックし、両方のダイアログボックスを閉じましょう。

すると、すべての会議の招待状、更新、および返信をフィルターした新しい検索フォルダーが作成されます。今後、会議の招待状／更新／返信を受信した場合も、自動的にこの検索フォルダーに表示されます。

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ルールを使って会議の招待状／更新をフィルターする

ルールを使えば、Microsoft Outlook で指定したメールフォルダー内のすべての会議招待状と更新を、自動的に別のフォルダーにフィルターすることも可能です。

手順 1: メールビューに切り替えて、会議の招待状と更新をフィルターしたメールフォルダーを開きます。

手順 2: 「ホーム」タブで「ルール」＞「ルールと通知の管理」をクリックします（Outlook 2007 の場合は「ツール」＞「ルールと通知」）。

手順 3: ［ルールと通知］ダイアログボックスで、「メール」タブにある「新しいルール」ボタンをクリックします。

手順 4: 新しいルールウィザードダイアログボックスで、「受信メッセージにルールを適用する」（または Outlook 2007 では「メッセージの受信時にチェックする」）をクリックして選択し、「次へ」ボタンをクリックします。

手順 5: 2 つ目のルールウィザードダイアログボックスで、「会議の招待状または更新である」オプションをオンにし、「次へ」ボタンをクリックします。

手順 6: 3 つ目のルールウィザードダイアログボックスについては、以下のスクリーンショットを参照してください。

(1) 「指定したフォルダーに移動する」オプションを有効にしてください。

(2) 「指定した」テキストをクリックしてください。

(3) 表示された［ルールと通知］ダイアログボックスで、会議の招待状と更新を移動するメールフォルダーをクリックして選択し、「OK」ボタンをクリックします。

(4) 「次へ」ボタンをクリックしてください。

手順 7: 次のルールウィザードダイアログボックスで「次へ」ボタンをクリックします。最後のルールウィザードダイアログボックスで、「“フォルダ名”内の既存のメッセージに対してこのルールを今すぐ実行する」オプションをオンにして、「完了」ボタンをクリックします。

手順 8: 「OK」ボタンをクリックして、［ルールと通知］ダイアログボックスを閉じます。

このカスタムルールを実行すると、開いているメールフォルダー内の会議の招待状と更新がすべてフィルターされ、指定したフォルダーに自動で移動されます。

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フィルター機能を使って会議の招待状／返信／更新をフィルターする

実際には、フィルター機能を直接使って、メールメッセージの中から会議の招待状、返信、および更新を絞り込むこともできます。

手順 1: メールビューに切り替えて、会議の招待状と更新をフィルターしたメールフォルダーを開きます。

手順 2: 「表示」タブで「表示の設定」ボタンをクリックします（Outlook 2007 の場合は、「表示」＞「現在の表示」＞「現在の表示のカスタマイズ」を選択）。

手順 3: ［詳細表示設定］ダイアログボックスで「フィルター」ボタンをクリックします。

手順 4: 表示された［フィルター］ダイアログボックスで、「詳細」タブに切り替えて、以下の操作を行います。

(1) 「フィールド」＞「すべての予定表フィールド」＞「期間」をクリックしてください。

(2) 「条件」（または「Condition」）ボックスをクリックし、ドロップダウンリストから「存在する」を選択してください。

(3) 「リストに追加」ボタンをクリックしてください。

(4) 「OK」ボタンをクリックして、このダイアログボックスを閉じましょう。

手順 5: ［詳細表示設定］ダイアログボックスを閉じるには、「OK」ボタンをクリックします。

すると、会議の招待状、返信、および更新を含むすべてのメールが、現在のメールフォルダーで自動的にフィルターされ、一覧表示されます。

注： このフィルターを適用したカスタム表示を保存するには、Outlook 2010 および 2013 で「表示」タブの「表示の変更」＞「現在の表示を新しい表示として保存」をクリックします。