Outlook で外部メールを自動的にフィルターする方法は？

会社から業務用のメールアカウントが割り当てられていると仮定しましょう。同僚からの業務関連メールに加え、多数の外部メールも受信することになります。一部のOutlook ユーザーにとっては、こうした外部メールのほとんどが迷惑メールであり、非常に煩わしいもの。ここでは、Outlook で特定のメールフォルダーに外部メールを自動的にフィルターする方法をご紹介します。

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以下の方法は、Outlook の特定のメールフォルダーから送信されたすべての外部メールメッセージをフィルターするためのルールに関するものです。

手順1：［メール］ビューに切り替えて目的のメールフォルダーを開き、［ホーム］タブの［ルール］＞［ルールとアラートの管理］をクリックします。

注：Outlook 2007 では、［ツール］＞［ルールとアラート］をクリックしてください。

手順2：［ルールとアラート］ダイアログボックスで、［新しいルール］ボタンをクリックします。

手順3：ルールウィザードのダイアログボックスで、「受信メッセージにルールを適用する」（Outlook 2007 の場合は「メッセージの受信時にチェックする」）を選択し、［次へ］をクリックします。

手順4：2 つ目のルールウィザードダイアログボックスで、

(1) 「送信者のアドレスに特定の文字列を含む」オプションにチェックを入れます。

(2) 「特定の文字列」をクリックして、検索テキストダイアログボックスを開きます。

(3) 検索テキストダイアログボックスの最初のボックスに「@」と入力し、［追加］ボタンをクリックした後、［OK］ボタンをクリックします。

(4) ［次へ］ボタンをクリックしてください。

手順5：3 つ目のルールウィザードダイアログボックスで、

(1) 「指定したフォルダーに移動する」オプションをオンにしてください。

(2) 「指定した」のテキストをクリックしてください。

(3) ［ルールとアラート］ダイアログボックスで、外部メールの移動先フォルダーを選択し、［OK］ボタンをクリックします。

(4) ［次へ］ボタンをクリックしてください。

手順6：4 つ目のルールウィザードダイアログボックスで、

(1) 「送信者のアドレスに特定の文字列を含まない場合を除く」オプションにチェックを入れます。

(2) 「特定の文字列」のテキストをクリックしてください。

(3) 検索テキストの最初のボックスに「@yourdomain.com」と入力し、［追加］ボタンをクリックした後、［OK］ボタンをクリックします。

注：「@yourdomain.com」はご自身のメールドメインに置き換えてください。

(4) ［次へ］ボタンをクリックしてください。

手順7：最後のダイアログボックスで、「手順1」ボックスにこのルールの名前を入力し、「“受信箱”にすでに存在するメッセージに対してこのルールを今すぐ実行する」オプションをチェックしてから、［完了］ボタンをクリックします。

注：ダイアログボックスが表示され、「このルールはクライアント専用のルールです」というメッセージが表示された場合は、［OK］ボタンをクリックしてダイアログを閉じてください。下記のスクリーンショットをご参照ください。

手順8：［OK］ボタンをクリックして、［ルールとアラート］ダイアログボックスを閉じます。