Outlookで（自動的に）添付ファイルをリンクに置き換える方法は？

添付ファイルは、Outlookのデータファイルを大幅に肥大化させ、パフォーマンスが低下し、メールの管理が困難になることがあります。Outlookデータファイルを圧縮することも有効ですが、より良い解決策は、添付ファイルを切り離してリンクに置き換えることで、メールのサイズを減らしつつ、ファイルへのアクセスを維持する方法です。この記事では、メールの添付ファイルを管理するための2つの効率的な方法を紹介します。どちらの方法も強力なアドインであるKutools for Outlookを使用しています。これにより、添付ファイルの管理が簡単になります。

選択したメールに対して一括で添付ファイルをリンクに置き換える
- 複数のメールから手動で一度に添付ファイルを置き換える

受信メールの添付ファイルを自動的にリンクに置き換える 👍
- スムーズで整理されたメールボックスのためにプロセスを自動化する

選択したメールに対して一括で添付ファイルをリンクに置き換える

スペースを迅速に解放する必要がある場合、この方法では、複数のメールから一括で添付ファイルを切り離し、ハイパーリンクに置き換えることができます。

ステップ1: 複数のメールを選択し「すべて切り離す」機能を開く

Outlookで、リンクに置き換えたいメールを選択します。選択後、Kutools Plus > 添付ファイルツール > すべて切り離し をクリックします。

ステップ2: 切り離し設定を構成する

1. 「 すべて切り離し 」ダイアログで、「 参照 」アイコンをクリックして、添付ファイルを保存するターゲットフォルダを選択します。
2. （オプション）切り離しスタイルをカスタマイズします。（この例では「以下のスタイルに基づいて添付ファイルを切り離す」チェックボックスを未チェックのままにして、すべての添付ファイルを直接フォルダに保存します。）
3. （オプション）添付ファイルを切り離した後も、メールには添付ファイルのアイコンが表示されます オプションをチェックして、視覚的な参照を残すことができます。
4. 「 OK 」をクリックして確認します。
   

ステップ3: 確認して切り離しを実行する

「すべて切り離す」確認ダイアログボックスが表示されます。「はい」をクリックして続行します。

結果

✅ 添付ファイルは選択されたメールから削除されました。

✅ 添付ファイルは元のメール内でハイパーリンクに置き換えられ、簡単にアクセスできるようになります。

✅ すべてのファイルは指定されたフォルダに保存され、Outlookのデータファイルサイズを減らしつつ、添付ファイルへのアクセスは保持されます。

受信メールの添付ファイルを自動的にリンクに置き換える 👍

完全に自動化された手間のかからない方法として、Kutools for Outlookの自動切り離し機能を使用すると、到着と同時に添付ファイルを自動的に保存して置き換えることができ、整理されたメールボックスを維持できます。

ステップ1: 自動切り離し機能を有効にする

Kutools Plus > 自動切り離し > 有効 をクリックします。

ステップ2: 自動切り離しの設定を行う

1. 「自動的に切り離す添付ファイル」ダイアログボックスで、「受信したすべての添付ファイルを自動的に切り離す」オプションを選択します。
2. 「 参照 」アイコンをクリックして、切り離した添付ファイルのターゲットフォルダを選択します。
3. （オプション）切り離しスタイルをカスタマイズします。（この場合は、「以下のスタイルに基づいて添付ファイルを切り離す 」チェックボックスを未チェックのままにして、すべての添付ファイルを直接ターゲットフォルダに切り離します。）
4. （オプション）添付ファイルを切り離した後も、メールには添付ファイルのアイコンが表示されます オプションをチェックしてOutlookに視覚的な参照を残します。
5. 「 OK.
   

結果:

✅ すべての受信添付ファイルは自動的に削除され、選択したフォルダに保存されます。

✅ 添付ファイルはメール内でハイパーリンクに置き換えられ、メールサイズを減らしつつ、容易にアクセスできるようになります。

✅ 手動操作は不要 – プロセスはバックグラウンドで実行され、メールボックスが最適化されます。

デモ: Outlookで（自動的に）添付ファイルをリンクに置き換える

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