Outlook でメッセージ内の添付ファイルを自動で圧縮する方法は？

大容量の添付ファイルは、メールの送受信を遅らせたり、Outlook の動作を重くしたり、メールボックスの容量を圧迫したりするため、メール管理が煩雑になります。手動で添付ファイルを削除する方法もありますが、時間と手間がかかり、重要なファイルを誤って失うリスクも伴います。こうした課題をスマートに回避するには、添付ファイルを圧縮するのが最適な解決策です。圧縮によりファイルサイズを効果的に削減し、メールの送信・受信を高速化するとともに、Outlook の快適で効率的な動作をサポートします。本ガイドでは、Outlook で添付ファイルを圧縮する3 つの方法をご紹介します。

送信前に添付ファイルを手動で圧縮(基本的だが手間がかかる)

Kutools for Outlook で選択したメールの添付ファイルを一括圧縮 👍(迅速かつ効率的)

Kutools for Outlook で受信メールの添付ファイルを自動圧縮 👍(スマートかつ完全自動化)

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送信前に添付ファイルを手動で圧縮

Outlook には組み込みの圧縮機能がないため、メールに添付する前にファイルを手動で ZIP 形式に圧縮してください。

手順 1：添付前にファイルを圧縮

メールで送信したいファイルを特定します。そのファイルを右クリックし、「送る」＞「圧縮（zip 形式）フォルダー」を選択してください。

手順 2：圧縮ファイルをメールに添付

1。圧縮ファイルを右クリックし、「送る」＞「メールの宛先」を選択してください。

2。添付された ZIP ファイル付きで、新しいメールウィンドウが開きます。

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Kutools for Outlook で選択したメールの添付ファイルを一括圧縮 👍

受信済みメールの添付ファイルを圧縮してストレージを節約したい場合は、Kutools for Outlook が選択したアイテム内のすべての添付ファイルをワンクリックで一括圧縮するソリューションを提供します。

手順 1：複数のメールを選択

メールビューで、添付ファイルを圧縮したいメールを選択してください。

• 複数の非連続するメールを選択するには、Ctrlキーを押しながらクリックしてください。
• 連続した範囲のメールを選択するには、Shiftキーを押しながらクリックしてください。

手順 2：一括圧縮を実行

1。［KUTOOLS PLUS］＞［添付ファイルツール］＞［すべて圧縮］をクリックします。

2。「圧縮設定」ダイアログで「すべての添付ファイルを圧縮する」にチェックを入れて、［OK］をクリックします。

手順 3：圧縮を確認

1。「すべて圧縮」確認ダイアログが表示されるので、「はい」をクリックして続行してください。

2。Kutools for Outlook の通知に、正常に圧縮された添付ファイルの件数が表示されます。

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Kutools for Outlook で受信メールの添付ファイルを自動圧縮 👍

送信時の添付ファイルのサイズを小さくしても、大容量の受信添付ファイルはOutlook の動作を遅くし、メールボックスを混雑させる可能性があります。Kutools for Outlook には、受信したすべての添付ファイルを自動で圧縮する「添付ファイルの自動圧縮」機能が搭載されており、手動作業を完全に省けます。

手順 1：自動圧縮機能を有効化

KUTOOLS PLUS ＞ 自動圧縮 ＞「有効化」をクリックしてください。

手順 2：自動圧縮設定を構成

1。「添付ファイルの自動圧縮」ダイアログボックスで、「受信したすべての添付ファイルを自動的に圧縮する」にチェックを入れてください。

2。「圧縮後の拡張子」から、希望の圧縮形式を選択してください。

3。［OK］をクリックして設定を適用します。

結果：

今後、受信するすべての添付ファイルが自動的に圧縮され、手動操作不要でメールボックスの容量を削減し、メールのパフォーマンスを向上させます。

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どの方法を選ぶべきでしょうか？

以下の比較表をもとに、あなたのニーズに最も合う方法を選びましょう。

方法	おすすめのユーザー	使いやすさ	効果	自動化
送信前に手動で圧縮	手動での操作を気にしない、たまにしか使わないユーザー	⭐⭐⭐	⭐	❌ いいえ
選択したメールの添付ファイルを一括圧縮	大容量の添付ファイルを頻繁に受信するユーザー	⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐	❌ いいえ
受信時の添付ファイルを自動圧縮	完全自動化ソリューションを求めるユーザー	⭐⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐	✅ はい

適切な方法を選ぶことで、Outlook のパフォーマンスを向上させ、メールサイズを削減し、メールボックスを常に快適に保つことができます！🚀

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デモ：Outlook でメッセージ内の添付ファイルを（自動で）圧縮