Outlookで特定の送信者（メールアドレス）に自動返信するにはどうすればよいですか？

Author: Kelly Last Modified: 2025-05-23

特定の送信者（クライアント、同僚、チームメンバーなど）に対して自動返信を設定し、自分の対応可能状況を知らせたり即時のフィードバックを提供したい場合があります。Outlookにはこの機能を実現する方法がありますが、そのプロセスは複雑です。一方で、Kutools for Outlookの「高度なルール」機能を使用すると、このタスクが簡単になります。以下では、両方の方法を使って特定のメールアドレスに自動返信する方法を説明します。

Outlookでルールを使用して特定の送信者に自動返信する

Kutools for Outlookの高度なルールを使用して特定の送信者に自動返信する

Outlookでルールを使用して特定の送信者に自動返信する

この方法では、Outlookで特定の送信者またはメールアドレスに自動返信するためのルールを作成する手順を説明します。

1. 新しいメールを作成し、件名を入力してメッセージを編集し、「ファイル」＞「名前を付けて保存」をクリックします。

2. 開いた「名前を付けて保存」ダイアログボックスで、「ファイル名」ボックスに新しいメールの名前を入力し、「保存形式」ドロップダウンリストから「Outlook テンプレート (*.oft)」を選択して、「保存」ボタンをクリックします。スクリーンショットをご覧ください：

the screenshot of auto replying to specific sender with rule in Outlook 1

3. 保存せずにメールを閉じます。

4. 「ホーム」＞「ルール」＞「ルールと通知の管理」をクリックします。スクリーンショットをご覧ください：

the screenshot of auto replying to specific sender with rule in Outlook 2

5. 開いた「ルールと通知」ダイアログボックスで、「新しいルール」ボタンをクリックします。スクリーンショットをご覧ください：

the screenshot of auto replying to specific sender with rule in Outlook 3

6. これで「ルールウィザード」が開きます。「受信したメッセージにルールを適用する」を選択し、「次へ」ボタンをクリックします。スクリーンショットをご覧ください：

the screenshot of auto replying to specific sender with rule in Outlook 4

7. 2番目の「ルールウィザード」で、「特定の人または公開グループからのメール」オプションをチェックし、「人または公開グループ」のテキストをクリックします。スクリーンショットをご覧ください：

the screenshot of auto replying to specific sender with rule in Outlook 5

8. 開いた「ルールアドレス」ダイアログボックスで、特定の送信者のメールアドレスを「差出人」ボックスに入力し、「OK」ボタンをクリックします（下のスクリーンショット参照）。その後、「ルールウィザード」の「次へ」ボタンをクリックします。

the screenshot of auto replying to specific sender with rule in Outlook 6

9. これで3番目の「ルールウィザード」に入ります。「特定のテンプレートを使用して返信する」オプションをチェックし、「特定のテンプレート」のテキストをクリックします。スクリーンショットをご覧ください：

the screenshot of auto replying to specific sender with rule in Outlook 7

10. 「返信テンプレートの選択」ダイアログボックスで、「ファイルシステム内のユーザーテンプレート」を「表示場所」ドロップダウンリストから選択し、ステップ2で作成したメッセージテンプレートを選択して「開く」ボタンをクリックします。スクリーンショットをご覧ください：

the screenshot of auto replying to specific sender with rule in Outlook 8

11. 「次へ」ボタンを2回クリックして最後の「ルールウィザード」に入り、「ステップ1」ボックスに新しいルールの名前を入力し、「ステップ2」セクションで必要なオプションをチェックして「終了」ボタンをクリックします。スクリーンショットをご覧ください：

the screenshot of auto replying to specific sender with rule in Outlook 9

12. 「ルールと通知」ダイアログボックスの「OK」ボタンをクリックします。

これまでの手順で、指定された送信者からのすべてのメールに自動的に返信するルールが作成されました。今後は、その送信者のメールが到着すると自動的に返信されます。

デモ：Outlookでルールを使用して特定の送信者に自動返信する

Kutools for Outlookの高度なルールを使用して特定の送信者に自動返信する

Kutools for Outlookは「高度なルール」機能により、より柔軟性があり追加機能も提供され、プロセスを簡素化します。

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ステップ1. Kutools for Outlookをダウンロードしてインストールし、Outlookを開き、「Kutools」＞「高度なルール」をクリックします。

ステップ2. 表示される「高度なルール」ダイアログで、「新規」ボタンをクリックして新しいルールを作成します。

ステップ3. 以下の設定を行います：

「送信者が特定の単語を含む」を選択します。
表示される「テキストを含む」ダイアログで、「新規」ボタンをクリックして送信者を追加します。
「検索テキスト」ダイアログで、送信者のアドレスまたはキーワードを入力し、「追加」ボタンをクリックして「検索リスト」に追加します。「OK」＞「OK」をクリックして「新しいルールの作成」ダイアログに戻ります。