Outlook で特定の送信者（メールアドレス）からメールを受け取った際に自動返信するには、どうすればよいですか？

特定の送信者（たとえばクライアント、同僚、チームメンバーなど）に対して自動返信を設定したい場合があります。たとえば、自分が対応可能な状況であることを伝えたり、即時のフィードバックを提供したりするためです。Outlook にはこうした設定を実現する方法がありますが、手順がやや複雑になることがあります。一方、Kutools for Outlook は高度なルール機能により、この作業を簡単にしてくれます。以下では、両方の方法で特定のメールアドレスに自動返信を設定する手順をご紹介します。

Outlook でルールを使用して特定の送信者に自動返信する

Kutools for Outlook の高度なルールを使用して特定の送信者に自動返信する

---

Outlook でルールを使用して特定の送信者に自動返信する

この方法では、Outlook で特定の送信者またはメールアドレスからのメールに自動返信するルールを作成する手順を説明します。

1。新規メールを作成し、件名と必要なメッセージを入力した後、「ファイル」＞「名前を付けて保存」をクリックします。

2。表示された「名前を付けて保存」ダイアログボックスで、「ファイル名」ボックスに新規メールの名前を入力し、「保存形式を指定」のドロップダウンリストから「Outlook テンプレート(*。oft)」を選択して、「保存」ボタンをクリックしてください。スクリーンショットをご参照ください。

3。保存せずにメールを閉じます。

4。「ホーム」＞「ルール」＞「ルールと通知の管理」をクリックしてください。スクリーンショットをご参照ください。

5。表示された「ルールと通知」ダイアログボックスで、「新しいルール」ボタンをクリックしてください。スクリーンショットをご参照ください。

6。これで「ルールウィザード」が開きます。「受信メッセージにルールを適用する」を選択し、「次へ」ボタンをクリックしてください。スクリーンショットを参照してください。

7。2 番目の「ルールウィザード」で、「特定の人物または公開グループから」オプションにチェックを入れ、「特定の人物または公開グループ」のテキスト部分をクリックしてください。スクリーンショットをご参照ください。

8。表示された「ルールアドレス」ダイアログボックスで、「差出人」欄に特定の送信者のメールアドレスを入力し、「OK」ボタンをクリックします（下記スクリーンショット参照）。その後、「ルールウィザード」で「次へ」ボタンをクリックします。

9。これで3 番目の「ルールウィザード」画面に進みます。「特定のテンプレートを使用して返信する」オプションをチェックし、「特定のテンプレート」欄をクリックしてください。スクリーンショットをご参照ください。

10。これで「返信テンプレートの選択」ダイアログボックスが開きます。「参照先」のドロップダウンリストから「ファイルシステム内のユーザーテンプレート」を選択し、ステップ2 で作成したメッセージテンプレートを指定して「開く」ボタンをクリックしてください。スクリーンショットを参照してください：

11。「次へ」ボタンを2 回クリックして、最後の「ルールウィザード」画面に進みます。「ステップ1」のボックスに新規ルールの名前を入力し、「ステップ2」セクションで必要なオプションにチェックを入れて、「完了」ボタンをクリックしてください。スクリーンショットをご参照ください：

12。「ルールと通知」ダイアログボックスで［OK］ボタンをクリックします。

以上で、指定した送信者から届くすべてのメールに自動返信するルールが作成されました。これ以降、該当の送信者からメールが届いた際には、自動で返信されるようになります。

デモ：Outlook でルールを使用して特定の送信者に自動返信する

---

Kutools for Outlook の高度なルールを使用して特定の送信者に自動返信する

Kutools for Outlook は「高度なルール」機能でこのプロセスをさらにシンプルにし、より高い柔軟性と追加機能を提供します。

ステップ1。Kutools for Outlook をダウンロードしてインストールし、Outlook を開いて［Kutools］＞［高度なルール］をクリックします。

ステップ2。表示された「高度なルール」ダイアログで、「新規」ボタンをクリックして新しいルールを作成します。

ステップ3。以下のように設定を行います：

1. 「送信者が特定の単語を含む」を選択してください。
2. 表示された「テキストが含まれています」ダイアログで、「新規」ボタンをクリックして送信者を追加してください。
3. 「検索テキスト」ダイアログで送信元アドレスまたはキーワードを入力し、「追加」ボタンをクリックして「検索リスト」に追加してください。「OK」をクリックし、さらに「OK」をクリックして「新しいルール」ダイアログに戻ります。

ステップ4。「次へ」をクリックして「新しいルール」ダイアログの次のステップに進み、「特定のテンプレートを使用して返信」を選択して返信内容を作成し、「OK」をクリックして「新しいルール」ダイアログに戻ります。

ステップ5。「次へ」をクリックして続行します。このステップでは「例外」を指定できます。例外がない場合は、そのまま「次へ」をクリックして最終ステップに進んでください。

ステップ6。最終ステップでルールに「名前」を付け、「ルールの範囲」を選択し、「OK」→「OK」をクリックしてルールを有効化します。

これ以降、「aaaa」を含む送信者からのメールには、自動的に返信テンプレートが使用されて返信されます。

---

関連記事：