メインコンテンツへスキップ

外部組織にのみ自動返信するには、Outlookでどうすればよいですか?

Author: Kelly Last Modified: 2025-05-23

Outlookで作業している際、内部メッセージを無視して外部送信者からのメールにのみ自動返信する設定が必要になる場合があります。これは、同僚に不要な返信を送ることなく、不在通知、サポート返信、または重要な通知を設定するのに役立ちます。このガイドでは、Outlookで外部のメールにのみ自動返信するルールを作成する手順を説明します。

Outlookでのみ外部組織に自動返信


Outlookでのみ外部組織に自動返信

次の手順に従って、自動返信テンプレートを作成し、外部送信者にのみ返信が送られるようにルールを設定します:

ステップ 1: 自動返信テンプレートの作成

1. Outlookを開き、ホームタブに移動して「新規メール」をクリックして新しいメッセージを作成します。その後、件名を入力し、必要に応じて自動返信メッセージを作成します。

2. 「ファイル」>「名前を付けて保存」をクリックします。

3. 「名前を付けて保存」ダイアログボックスで、1). ファイル名フィールドにテンプレートの名前を入力します。2). 「保存形式」ドロップダウンリストから「Outlook テンプレート (*.oft)」を選択します。3). 「保存」をクリックし、その後、メールを保存せずに閉じます。

doc auto reply rule 0

ステップ 2: 外部自動返信用のOutlookルールを設定

1. ルールを適用したいメールフォルダを選択し、「ホーム」>「ルール」>「ルールと通知の管理」をクリックします。

the screenshot of step about auto replying outside organization only in Outlook 1

2. 「ルールと通知」ダイアログボックスで、「新しいルール」をクリックします。

the screenshot of step about auto replying outside organization only in Outlook 2

3. ルールウィザードで、「受信したメッセージにルールを適用する」を選択し、「次へ」をクリックします。

the screenshot of step about auto replying outside organization only in Outlook 3

4. 次のルールウィザード画面で、条件を選択せずに「次へ」をクリックします。

the screenshot of step about auto replying outside organization only in Outlook 4

5. 警告ダイアログボックスが表示されます。「はい」をクリックして続行します。

the screenshot of step about auto replying outside organization only in Outlook 5

6. 次のルールウィザード画面で、「特定のテンプレートを使用して返信する」にチェックを入れ、「特定のテンプレート」をクリックします。

the screenshot of step about auto replying outside organization only in Outlook 6

7. 「返信テンプレートの選択」ダイアログボックスで、「参照先」ドロップダウンリストから「ファイルシステム内のユーザー テンプレート」を選択します。その後、先ほど作成したテンプレートを選択し、「開く」をクリックします。

the screenshot of step about auto replying outside organization only in Outlook 7

8. 「次へ」をクリックして進みます。

ステップ 3: 内部メールを自動返信から除外

1. 次のルールウィザード画面で、「送信者のアドレスに特定の単語がある場合は例外とする」にチェックを入れ、「特定の単語」をクリックします。

the screenshot of step about auto replying outside organization only in Outlook 8

2. 「検索テキスト」ダイアログボックスで、会社のドメイン名(例:@yourcompany.com)をテキストフィールドに入力します。「追加」をクリックし、その後「OK」をクリックします。

the screenshot of step about auto replying outside organization only in Outlook 9

3. 「次へ」をクリックして続行します。

ステップ 4: ルールを最終化して有効化

1. ステップ 1のボックスにルールの名前を入力します。

2. 必要に応じてステップ 2で追加オプションをチェックします。

3. 「完了」をクリックし、その後「OK」をクリックしてルールを保存して有効化します。

the screenshot of step about auto replying outside organization only in Outlook 10

最終結果

設定が完了すると、Outlookは外部送信者からのすべての受信メールに自動返信を行い、内部の同僚からのメッセージは無視します。これにより、組織内での不要な返信を避けつつ、効率的なコミュニケーションが確保されます。


📧 CCやBCCを自動化 – 手動入力はもう不要!

毎回手動でCCやBCCを追加するのが面倒ではありませんか? Kutools for Outlookを使えば、**すべての送信メールや特定の条件に対して自動的にCCやBCCを追加**できます – **繰り返しの操作はもう不要です!** 🚀

💡 簡単設定: 「Kutools Plus」>「CC / BCC」>「ルール管理」をクリックし、数秒でルールを作成!

Auto CC / BCC in Outlook
すべてのメールを自動CC / BCC
特定のケース向けのカスタムルール
内部メールを除外
一度の設定で手間いらず!

デモ: Outlookで外部組織にのみ自動返信

 

関連記事

Outlookで不在設定を行う

Outlookで特定のドメインにのみ自動返信する

Outlookで特定の送信者(メールアドレス)に自動返信する


最高のオフィス生産性ツール

速報: Kutools for Outlook が無料版をリリース!

新しい Kutools for Outlook の無料版を体験してください。70以上の素晴らしい機能が永遠に使えます!今すぐダウンロードをクリック!

🤖 Kutools AI : 高度なAI技術を使用して、メールの返信、要約、最適化、拡張、翻訳、作成を簡単に行います。

📧 メール自動化: 自動返信 (POPとIMAPで利用可能) / メール送信のスケジュール / メール送信時にルールによる自動 CC/BCC / 自動転送 (高度なルール) / 自動挨拶追加 / 複数の宛先を持つメールを個別のメールに自動的に分割...

📨 メール管理: メールの取り消し / 件名やその他によるスパムメールのブロック / 重複したメールの削除 / 高度な検索 / フォルダーを整理...

📁 添付ファイルプロ: バッチ保存 / バッチ切り離し / バッチ圧縮 / 自動保存 / 自動的に切り離す / 自動圧縮...

🌟 インターフェースマジック: 😊より美しくクールな絵文字 /重要なメールが来たときに通知 / クローズ中ではなくOutlookを最小化...

👍 ワンクリックの驚き: 全員に【Attachment】付きで返信 / フィッシング対策メール / 🕘送信者のタイムゾーンを表示...

👩🏼‍🤝‍👩🏻 連絡先とカレンダー: 選択したメールから連絡先を一括追加 /連絡先グループを個別のグループに分割 / 誕生日のリマインダーを削除...

Kutools for Outlook をワンクリックで即座にアンロック。待たずに今すぐダウンロードして効率を高めましょう!

kutools for outlook features1 kutools for outlook features2