Outlookで外部の組織にのみ自動返信するにはどうすればよいですか？
Outlookで作業している際、内部メッセージを無視して外部からのメールのみに自動返信する設定が必要になることがあります。これは、同僚に不要な返信を送ることなく、不在通知やサポート返信、重要な通知を設定するのに役立ちます。このガイドでは、Outlookで外部のメールにのみ自動返信するルールを作成する方法を説明します。
Outlookで外部組織にのみ自動返信する
以下の手順に従って、自動返信テンプレートを作成し、外部送信者にのみ返信が送られるようにルールを設定します：
ステップ1： 自動返信テンプレートを作成する
1. Outlookを開き、ホームタブに移動して新規メールをクリックして新しいメッセージを作成します。その後、件名と必要な自動返信メッセージを入力します。
2. ファイル > 名前を付けて保存 をクリックします。
3. 名前を付けて保存ダイアログボックスで、1). テンプレート名をファイル名フィールドに入力します。2). 保存形式ドロップダウンリストからOutlookテンプレート (*.oft)を選択します。3). 保存をクリックし、その後メールを保存せずに閉じます。
ステップ2： 外部自動返信用のOutlookルールを設定する
1. ルールを適用したいメールフォルダを選択し、ホーム > ルール > ルールと通知の管理 をクリックします。
2. ルールと通知ダイアログボックスで、新しいルールをクリックします。
3. ルールウィザードで、受信したメッセージにルールを適用を選択し、次へをクリックします。
4. 次のルールウィザード画面で、条件を選択せずに次へをクリックします。
5. 警告ダイアログボックスが表示されますので、続けるにははいをクリックします。
6. 次のルールウィザード画面で、特定のテンプレートを使用して返信をチェックし、特定のテンプレートをクリックします。
7. 返信テンプレートの選択ダイアログボックスで、参照先ドロップダウンリストからファイルシステム内のユーザー用テンプレートを選択します。前に作成したテンプレートを選択して開くをクリックします。
8. 次へをクリックして続行します。
ステップ3： 内部メールを自動返信から除外する
1. 次のルールウィザード画面で、送信者のアドレスに特定の単語がある場合を除くをチェックし、特定の単語をクリックします。
2. 検索テキストダイアログボックスで、会社のドメイン名（例：@yourcompany.com）をテキストフィールドに入力します。追加をクリックし、OKを押します。
3. 次へをクリックして続行します。
ステップ4： ルールを最終化して有効化する
1. ステップ1のボックスにルール名を入力します。
2. 必要に応じてステップ2で他のオプションをチェックします。
3. 完了をクリックし、次にOKをクリックしてルールを保存して有効化します。
最終結果
設定後、Outlookは外部送信者からのすべての受信メールに自動返信し、内部の同僚からのメッセージは無視します。これにより、組織内での不要な返信なしに効率的なコミュニケーションが可能です。
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