外部組織にのみ自動返信するには、Outlookでどうすればよいですか？
Outlookで作業している際、内部メッセージを無視して外部送信者からのメールにのみ自動返信する設定が必要になる場合があります。これは、同僚に不要な返信を送ることなく、不在通知、サポート返信、または重要な通知を設定するのに役立ちます。このガイドでは、Outlookで外部のメールにのみ自動返信するルールを作成する手順を説明します。
Outlookでのみ外部組織に自動返信
次の手順に従って、自動返信テンプレートを作成し、外部送信者にのみ返信が送られるようにルールを設定します：
ステップ 1: 自動返信テンプレートの作成
1. Outlookを開き、ホームタブに移動して「新規メール」をクリックして新しいメッセージを作成します。その後、件名を入力し、必要に応じて自動返信メッセージを作成します。
2. 「ファイル」＞「名前を付けて保存」をクリックします。
3. 「名前を付けて保存」ダイアログボックスで、1). ファイル名フィールドにテンプレートの名前を入力します。2). 「保存形式」ドロップダウンリストから「Outlook テンプレート (*.oft)」を選択します。3). 「保存」をクリックし、その後、メールを保存せずに閉じます。
ステップ 2: 外部自動返信用のOutlookルールを設定
1. ルールを適用したいメールフォルダを選択し、「ホーム」＞「ルール」＞「ルールと通知の管理」をクリックします。
2. 「ルールと通知」ダイアログボックスで、「新しいルール」をクリックします。
3. ルールウィザードで、「受信したメッセージにルールを適用する」を選択し、「次へ」をクリックします。
4. 次のルールウィザード画面で、条件を選択せずに「次へ」をクリックします。
5. 警告ダイアログボックスが表示されます。「はい」をクリックして続行します。
6. 次のルールウィザード画面で、「特定のテンプレートを使用して返信する」にチェックを入れ、「特定のテンプレート」をクリックします。
7. 「返信テンプレートの選択」ダイアログボックスで、「参照先」ドロップダウンリストから「ファイルシステム内のユーザー テンプレート」を選択します。その後、先ほど作成したテンプレートを選択し、「開く」をクリックします。
8. 「次へ」をクリックして進みます。
ステップ 3: 内部メールを自動返信から除外
1. 次のルールウィザード画面で、「送信者のアドレスに特定の単語がある場合は例外とする」にチェックを入れ、「特定の単語」をクリックします。
2. 「検索テキスト」ダイアログボックスで、会社のドメイン名（例：@yourcompany.com）をテキストフィールドに入力します。「追加」をクリックし、その後「OK」をクリックします。
3. 「次へ」をクリックして続行します。
ステップ 4: ルールを最終化して有効化
1. ステップ 1のボックスにルールの名前を入力します。
2. 必要に応じてステップ 2で追加オプションをチェックします。
3. 「完了」をクリックし、その後「OK」をクリックしてルールを保存して有効化します。
最終結果
設定が完了すると、Outlookは外部送信者からのすべての受信メールに自動返信を行い、内部の同僚からのメッセージは無視します。これにより、組織内での不要な返信を避けつつ、効率的なコミュニケーションが確保されます。
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