Outlook で文字列またはフレーズを完全一致で検索するには？

Outlook を使用する際、ユーザーは特定の単語や完全一致のフレーズを含むメールを頻繁に検索する必要があります。たとえば、即時検索ボックスに引用符なしでImage withと入力すると、Outlook はメッセージ内のどこかに「Image」と「with」の両方を含むメールを返しますが、それらが必ずしも隣接しているとは限りません。この動作は、メールボックスに大量のメッセージが保存されている場合や、監査・法務・プロジェクト関連の目的で正確な検索が求められる場面では、フラストレーションを招き、非効率につながります。

この問題を解決し、検索条件に厳密に一致する結果を確実に得るために、以下の4 つの実用的な方法をご紹介します。

• 引用符を使用して完全一致のフレーズを検索する
• メール内で文字列（単語単位）の完全一致を検索する
• メールフォルダー内で文字列またはフレーズの完全一致を検索する
• 選択したメールアイテム内で完全一致のフレーズを検索するために VBA コードを使用する

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引用符を使用して完全一致のフレーズを検索する

1. 検索したいフォルダー（例：受信トレイ、送信済みアイテム、またはカスタムフォルダー）に移動します。
2. メッセージ一覧の上部にある即時検索ボックスをクリックしてください。
3. 完全一致で検索したいフレーズは、二重引用符で囲んで入力してください。例：「Image with」と入力します。
4. Enter キーを押してください。

Outlook は、「Image with」を1 つのフレーズとして完全に含むメールのみを返します。「Image」や「with」といった単語が個別に含まれるだけのメッセージは対象外です。

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メール内で文字列（単語単位）の完全一致を検索する

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メールフォルダー内で文字列またはフレーズの完全一致を検索する

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選択したメールアイテム内で完全一致のフレーズを検索するために VBA コードを使用する

VBA スクリプトを使えば、自動化に慣れている方や、選択した複数のメールに対して本文を含めた完全一致検索が必要な方に向けたカスタムソリューションを提供できます。この方法は、技術的な知識をお持ちの方や、手動での検索が煩雑になるほどの大量のメッセージを扱うユーザーにとって特に有用です。

1。任意のOutlook メールフォルダーで、完全一致フレーズをスキャンしたいメールを1 通以上選択し、次にAlt＋F11キーを押してMicrosoft Visual Basic for Applicationsウィンドウを開きます。

2。Microsoft Visual Basic for Applicationsウィンドウで、挿入＞標準モジュールをクリックし、次の VBA コードを新しいモジュールにコピー＆ペーストしてください。

VBA コード：選択したアイテム数で完全一致フレーズを含むメールをハイライト

Sub FindItemsWithExactPhrase()
    Dim ns As Outlook.Namespace
    Dim fld As Outlook.MAPIFolder
    Dim itm As Object
    Dim SearchPhrase As String
    Dim FoundCount As Long
    Dim xTitleId As String
    
    On Error Resume Next
    xTitleId = "Kutools for Outlook"
    
    ' Ask user for phrase
    SearchPhrase = InputBox("Enter the exact phrase to search:", xTitleId)
    If Trim(SearchPhrase) = "" Then Exit Sub
    
    Set ns = Application.GetNamespace("MAPI")
    Set fld = Application.ActiveExplorer.CurrentFolder
    
    FoundCount = 0
    
    ' Loop through items in the current folder
    For Each itm In fld.Items
        If TypeName(itm) = "MailItem" Then
            ' Search both plain text and HTML body
            If InStr(1, itm.Body, SearchPhrase, vbTextCompare) > 0 _
                Or InStr(1, itm.HTMLBody, SearchPhrase, vbTextCompare) > 0 Then
                
                FoundCount = FoundCount + 1
                itm.FlagStatus = olFlagMarked
                itm.FlagRequest = "Contains phrase: " & SearchPhrase
                itm.Save
            End If
        End If
    Next itm
    
    MsgBox FoundCount & " email(s) flagged containing: '" & SearchPhrase & "'", _
           vbInformation, xTitleId
    
    Set ns = Nothing
    Set fld = Nothing
    Set itm = Nothing
End Sub

3。F5キーを押すか、実行をクリックしてコードを実行します。すると、対象のフレーズの入力を求められ、マクロが選択されたメールをスキャンし、本文内にそのフレーズと完全一致するメールにフラグを付けます。

コード実行後、フラグが付けられたメールには視覚的に識別可能なマークが表示されるため、フィルタリングや確認が容易になります。この手法は、フォローアップ、品質管理、またはエクスポートや高度な処理のための準備に役立ちます。エラーを回避するため、メールアイテムのみを選択してください（予定表やタスクなどの他のアイテムではエラーが発生する可能性があります）。大規模に適用する前に、必ず少量でテスト実行を行い、結果を確認することをお勧めします。

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