Outlookで特定の人物からのすべてのメールを印刷するにはどうすればよいですか？
効果的なメール管理には、記録のために、または参照しやすくするために、特定の送信者からのメッセージを印刷することがよく必要です。特定の人物から多数のメールを受け取っていてそれらを印刷する必要がある場合、Outlookにはこのタスクを簡素化する方法が用意されています。本ガイドでは、Outlookの組み込み検索機能を使用する方法と、Kutools for Outlookの「送信者からのメール検索」ツールを活用する方法という2つの方法を紹介します。どちらの方法も実用的ですが、2番目の方法はより速く効率的です。
方法1: 検索機能を使用して特定の人物からのすべてのメールを印刷する（手動でエラーが発生しやすい）
方法2: Kutools for Outlookを使用して特定の人物からのすべてのメールを印刷する 👍（高速で信頼性が高い）
方法1: 検索機能を使用して特定の人物からのすべてのメールを印刷する
Outlookの組み込み検索機能を使用すると、特定の送信者からのすべてのメールを見つけて印刷できます。このアプローチには複数のステップが必要であり、頻繁に使用するよりも一時的な利用に向いています。
ステップ1: メールフォルダを開く
メールビューに切り替え、特定の人物からのメールを検索したいフォルダに移動します。
ステップ2: 検索ツールをアクティブにする
インスタント検索ボックスにカーソルを置き、検索タブをアクティブにします。次に、リボン上の「検索 > 送信者 」をクリックします。
ステップ3: 送信者の詳細を入力する
「送信者」を選択すると、インスタント検索ボックスには 「from:"送信者名"」または「from:(送信者名)」のようなテキストが表示されます。「送信者名」を印刷したい人物の正確なメールアドレスに置き換えます（例: from:"john.doe@example.com"）。Enterキーを押して、この送信者からのすべてのメールを検索結果に表示します。
ステップ4: 送信者からのすべてのメールを選択する
検索結果のメールを1通クリックしてから、Ctrl + Aを押してすべての見つかったメールを選択します。
ステップ5: メールを印刷する
ファイル > 印刷 > 印刷をクリックして、選択したすべてのメールを印刷します。
デメリット:
- 多くのステップが必要: この方法は2番目の方法と比べて多くのステップを含むため、頻繁に行うタスクに対して効率が低下します。
- エラーの可能性: 送信者の詳細を手動で入力することでタイポのリスクが高まり、不完全または不正確な検索結果につながる可能性があります。
- 利便性の制限: 大量のメールを迅速に処理するには適しておらず、異なる送信者やフォルダごとにプロセスを繰り返す必要があります。
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方法2: Kutools for Outlookを使用して特定の人物からのすべてのメールを印刷する 👍
特定の送信者からのメールを印刷するためのより速く効率的な方法として、Kutools for Outlookには「送信者からのメール」機能が提供されています。このツールは、手動入力や複雑な検索クエリなしですべての関連メールを即座に見つけ、時間を節約し、エラーの可能性を減らします。
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ステップ1: メールフォルダを見つけ、メールを選択する
メールビューに切り替え、指定された送信者からのメールを含むフォルダを開きます。その後、その送信者からのメールを1通選択します。
ステップ2: 1クリックで検索
「Kutools > 検索 > 送信者からのメール」をクリックします。この人のすべてのメールが即座にメールフォルダにリストされます。
ステップ3: 見つかったすべてのメールを選択する
リストされたメールの1つをクリックして、Ctrl + Aを押してすべてを選択します。
ステップ4: メールを印刷する
ファイル > 印刷 > 印刷をクリックして、選択したすべてのメールを印刷します。
なぜKutools for Outlookを選ぶべきですか？
- 時間の節約: 1クリックですべての関連メールを取得できるため、作業にかかる労力と時間を削減します。
- 正確で信頼性が高い: 手動での送信者詳細の入力が不要で、完全で正確な検索結果が得られます。
- ユーザーフレンドリー: プロセスが簡略化されており、技術的なスキルが少ないユーザーでも簡単に利用可能です。
- 大量メールへの対応能力: 多量のメールを送ってくる送信者のメールを管理・印刷するのに最適で、ワークフローを合理化します。
デモ: Outlookで特定の人物からのすべてのメールを印刷する
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