Outlookで特定の人物からのすべてのメールを印刷するにはどうすればよいですか？
電子メールを効果的に管理するには、記録のために、または参照しやすくするために、特定の送信者からのメッセージを印刷することが必要になる場合があります。特定の人物から多数のメールを受け取っていてそれらを印刷する必要がある場合、Outlookではこのタスクを簡素化する方法が提供されています。本ガイドでは、Outlookの組み込み検索機能を使用する方法と、Kutools for Outlookの「送信者のメールを検索」ツールを利用する方法という2つの方法を探ります。どちらの方法も実用的ですが、後者の方法はより速く効率的です。
方法1: 検索機能を使用して特定の人物からのすべてのメールを印刷する（手動操作でエラーが発生しやすい）
方法2: Kutools for Outlookを使用して特定の人物からのすべてのメールを印刷する 👍（高速で信頼性が高い）
方法1: 検索機能を使用して特定の人物からのすべてのメールを印刷する
Outlookの組み込み検索機能を使用すると、特定の送信者からのすべてのメールを見つけて印刷できます。この方法は複数のステップが必要であり、頻繁に使用するよりもたまに使う場合に適しています。
ステップ1: メールフォルダを開く
メールビューに切り替え、特定の人物からのメールを検索したいフォルダに移動します。
ステップ2: 検索ツールをアクティブにする
インスタント検索ボックスにカーソルを置き、検索タブをアクティブにします。次に、リボン上の「検索 > 送信者 」をクリックします。
ステップ3: 送信者の詳細を入力する
「送信者」を選択すると、インスタント検索ボックスには 「from:"送信者名"」または「from:(送信者名)」のようなテキストが表示されます。「送信者名」を検索したい人物の正確なメールアドレスに置き換えます（例：from:"john.doe@example.com"）。Enterキーを押して、この送信者からのすべてのメールを検索結果に表示させます。
ステップ4: その送信者からのすべてのメールを選択する
検索結果の1通のメールをクリックし、Ctrl + Aを押して見つかったすべてのメールを選択します。
ステップ5: メールを印刷する
ファイル > 印刷 > 印刷をクリックして、選択したすべてのメールを印刷します。
欠点:
- 多くのステップが必要: この方法は2番目の方法と比較して多くのステップを含むため、頻繁に行う作業には効率が悪いです。
- エラーの可能性: 送信者の詳細を手動で入力することでタイプミスのリスクが増え、不完全または不正確な検索結果につながる可能性があります。
- 利便性の制限: 大量のメールを迅速に処理するには適していません。異なる送信者やフォルダごとにプロセスを繰り返す必要があります。
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方法2: Kutools for Outlookを使用して特定の人物からのすべてのメールを印刷する 👍
特定の送信者からのメールを印刷するためのより速く効率的な方法として、Kutools for Outlookは「送信者のメール」機能を提供します。このツールは、手動入力や複雑な検索クエリを必要とせず、選択された送信者からのすべてのメールを即座に見つけ出します。数回のクリックでメールを取得して印刷できるため、時間を節約し、エラーの可能性を低減します。
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ステップ1: メールフォルダを見つけ、メールを選択する
メールビューに切り替え、指定された送信者からのメールが含まれているフォルダを開きます。次に、その送信者からのメールを1通選択します。
ステップ2: 1クリックで検索する
「Kutools > 検索 > 送信者のメール」をクリックします。この人物からのすべてのメールが即座にメールフォルダにリストアップされます。
ステップ3: 見つかったすべてのメールを選択する
リストされたメールの1通をクリックし、Ctrl + Aを押してすべてを選択します。
ステップ4: メールを印刷する
ファイル > 印刷 > 印刷をクリックして、選択したすべてのメールを印刷します。
なぜKutools for Outlookを選ぶべきなのか？
- 時間の節約: 特定の送信者からのすべてのメールを1クリックで迅速に取得し、必要な労力と時間を削減します。
- 正確で信頼性が高い: 送信者の詳細を手動で入力する必要がなく、完全で正確な検索結果を保証します。
- 使いやすい: プロセスを簡素化し、技術スキルが少ないユーザーでも簡単に利用できます。
- 大量処理に最適: 多量の送信者からのメールを管理および印刷するのに理想的で、ワークフローを合理化します。
デモ: Outlookで特定の人物からのすべてのメールを印刷する
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