Outlook で複数のフォルダーやサブフォルダーからメールをExcel にエクスポートするには、どうすればよいですか？

複数のフォルダーやサブフォルダーからメールをExcel にエクスポートするのは、手動操作やOutlook の標準機能だけでは非常に煩雑です。 しかし、実はもっと効率的な方法があります！ 本記事では、VBA を使った方法と、さらに素早く簡単に使える「Kutools for Outlook」による方法の2 つをご紹介します。 VBA 方式は柔軟性に優れていますが、複雑なセットアップやコードの調整が必要です。 一方、「Kutools for Outlook」ならわずか数回のクリックでメールをExcel にエクスポートでき、時間も手間も大幅に節約できます。 さっそく詳細をご覧ください！

VBA を使用して複数のフォルダーやサブフォルダーからメールをExcel にエクスポートする(複雑だが柔軟)

Kutools for Outlook を使用してフォルダーやサブフォルダーからメールをExcel にエクスポートする 👍(効率的で使いやすい)

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VBA を使用して複数のフォルダーやサブフォルダーからメールをExcel にエクスポートする

VBA は、コーディングに慣れており、柔軟にカスタマイズできるソリューションをお求めの方に最適です。この方法を使えば、複数のフォルダーやサブフォルダーを指定し、各メールを個別のExcel ファイルとしてエクスポートできます。ただし、技術的な知識と慎重なコードの調整が不可欠です。

手順 1: VBA エディターを開く

「Alt+F11」を押すと、「Microsoft Visual Basic for Applications」ウィンドウが起動します。

手順 2: 新しいモジュールを挿入する

「挿入」＞「モジュール」をクリックし、表示される新しいモジュールウィンドウに以下の VBA コードを貼り付けてください。

VBA: 複数のフォルダーやサブフォルダーからメールをExcel にエクスポートする

Const MACRO_NAME = "Export Outlook Folders to Excel"
Sub ExportMain()
ExportToExcel "destination_folder_path\A.xlsx", "your_email_account\folder\subfolder_1"
ExportToExcel "destination_folder_path\B.xlsx", "your_email_account\folder\subfolder_2"
MsgBox "Process complete.", vbInformation + vbOKOnly, MACRO_NAME
End Sub

Sub ExportToExcel(strFilename As String, strFolderPath As String)
Dim olkMsg As Object
Dim olkFld As Object
Dim excApp As Object
Dim excWkb As Object
Dim excWks As Object
Dim intRow As Integer
Dim intVersion As Integer

If strFilename <> "" Then
If strFolderPath <> "" Then
Set olkFld = OpenOutlookFolder(strFolderPath)
If TypeName(olkFld) <> "Nothing" Then
intVersion = GetOutlookVersion()
Set excApp = CreateObject("Excel.Application")
Set excWkb = excApp.Workbooks.Add()
Set excWks = excWkb.ActiveSheet
With excWks
.Cells(1, 1) = "Subject"
.Cells(1, 2) = "Received"
.Cells(1, 3) = "Sender"
End With
intRow = 2
For Each olkMsg In olkFld.Items
If olkMsg.Class = olMail Then
excWks.Cells(intRow, 1) = olkMsg.Subject
excWks.Cells(intRow, 2) = olkMsg.ReceivedTime
excWks.Cells(intRow, 3) = GetSMTPAddress(olkMsg, intVersion)
intRow = intRow + 1
End If
Next
Set olkMsg = Nothing
excWkb.SaveAs strFilename
excWkb.Close
Else
MsgBox "The folder '" & strFolderPath & "' does not exist in Outlook.", vbCritical + vbOKOnly, MACRO_NAME
End If
Else
MsgBox "The folder path was empty.", vbCritical + vbOKOnly, MACRO_NAME
End If
Else
MsgBox "The filename was empty.", vbCritical + vbOKOnly, MACRO_NAME
End If

Set olkMsg = Nothing
Set olkFld = Nothing
Set excWks = Nothing
Set excWkb = Nothing
Set excApp = Nothing
End Sub

Public Function OpenOutlookFolder(strFolderPath As String) As Outlook.MAPIFolder
Dim arrFolders As Variant
Dim varFolder As Variant
Dim bolBeyondRoot As Boolean

On Error Resume Next
If strFolderPath = "" Then
Set OpenOutlookFolder = Nothing
Else
Do While Left(strFolderPath, 1) = "\"
strFolderPath = Right(strFolderPath, Len(strFolderPath) - 1)
Loop
arrFolders = Split(strFolderPath, "\")
For Each varFolder In arrFolders
Select Case bolBeyondRoot
Case False
Set OpenOutlookFolder = Outlook.Session.Folders(varFolder)
bolBeyondRoot = True
Case True
Set OpenOutlookFolder = OpenOutlookFolder.Folders(varFolder)
End Select
If Err.Number <> 0 Then
Set OpenOutlookFolder = Nothing
Exit For
End If
Next
End If
On Error GoTo 0
End Function

Function GetSMTPAddress(Item As Outlook.MailItem, intOutlookVersion As Integer) As String
Dim olkSnd As Outlook.AddressEntry
Dim olkEnt As Object

On Error Resume Next
Select Case intOutlookVersion
Case Is < 14
If Item.SenderEmailType = "EX" Then
GetSMTPAddress = SMTPEX(Item)
Else
GetSMTPAddress = Item.SenderEmailAddress
End If
Case Else
Set olkSnd = Item.Sender
If olkSnd.AddressEntryUserType = olExchangeUserAddressEntry Then
Set olkEnt = olkSnd.GetExchangeUser
GetSMTPAddress = olkEnt.PrimarySmtpAddress
Else
GetSMTPAddress = Item.SenderEmailAddress
End If
End Select
On Error GoTo 0
Set olkSnd = Nothing
Set olkEnt = Nothing
End Function

Function GetOutlookVersion() As Integer
Dim arrVer As Variant
arrVer = Split(Outlook.Version, ".")
GetOutlookVersion = arrVer(0)
End Function

Function SMTPEX(olkMsg As Outlook.MailItem) As String
Dim olkPA As Outlook.propertyAccessor
On Error Resume Next
Set olkPA = olkMsg.propertyAccessor
SMTPEX = olkPA.GetProperty("http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x5D01001E")
On Error GoTo 0
Set olkPA = Nothing
End Function

手順 3: VBA コードをカスタマイズする

1. 上記コード内の「destination_folder_path」を、実際のファイルパス（例：「)C:\Users\DT168\Documents\TEST」）に置き換えてください。
2. 「your_email_account\folder\subfolder_1」および「your_email_account\folder\subfolder_2」を、実際のOutlook のファイルパス（例：「)Kelly@extendoffice.com\Inbox\A」および「Kelly@extendoffice.com\Inbox\B」）に置き換えてください。
   

手順 4: コードを実行する

「F5」キーを押すか「実行」ボタンをクリックしてコードを実行し、「Outlook フォルダーをExcel にエクスポート」ダイアログボックスが表示されたら「OK」をクリックしてください。これにより、指定したすべてのフォルダーやサブフォルダー内のメールがExcel ワークブックにエクスポートされます。

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Kutools for Outlook を使用してフォルダーやサブフォルダーからメールをExcel にエクスポートする 👍

より迅速で手間をかけずにメールを保存したい方には、「Kutools for Outlook」の「選択したメールをさまざまな形式でファイルとして保存」機能がおすすめです。そのシンプルさ、スピード、汎用性から、この方法を強く推奨します。少量のメールでも大規模なデータセットでも、Kutools なら最小限の手間でシームレスに操作できます。

手順 1: フォルダーまたはサブフォルダーを選択する

エクスポートしたいメールが含まれるフォルダーまたはサブフォルダーに移動し、「Ctrl+A」を押して、リスト内のすべてのメールを選択します。

手順 2: 「選択したメールをさまざまな形式でファイルとして保存」機能にアクセスする

「Kutools」＞「一括処理」＞「選択したメールをさまざまな形式でファイルとして保存」をクリックしてください。

手順 3: エクスポート設定を構成する

1. 「他のファイルとしてメールを保存」ダイアログボックスで、ファイルの保存先フォルダーを選択してください。
2. 「Excel 形式」オプションを選択してください。
3. 「保存内容」セクションで、エクスポートするメールの具体的な内容（例：ヘッダー、本文など）を選択してください。
   

手順 4: エクスポートを完了する

「OK」をクリックするとエクスポート処理が開始され、完了後、指定したフォルダーにすべてのメールが個別のExcel ファイルとして保存されます。