Outlookで複数のフォルダ/サブフォルダからメールをExcelにエクスポートするにはどうすればよいですか？

複数のフォルダやサブフォルダからメールをExcelにエクスポートすることは、手動での操作やOutlookの限られた機能に依存している場合、面倒な作業になることがあります。幸いなことに、これを行うためのより効率的な方法が存在します。この記事では、VBAベースのアプローチと、Kutools for Outlookを使用した高速で使いやすいソリューションという2つの方法を探ります。VBAの方法は柔軟性がありますが、セットアップや調整が複雑です。一方で、Kutools for Outlookは、数回のクリックだけでメールをExcelにエクスポートでき、時間と労力を節約できます。詳細を見ていきましょう。

VBAを使用して複数のフォルダ/サブフォルダからメールをExcelにエクスポート (複雑だが柔軟)

Kutools for Outlookを使用してフォルダ/サブフォルダからメールをExcelにエクスポート 👍（効率的で使いやすい）

VBAを使用して複数のフォルダ/サブフォルダからメールをExcelにエクスポート

コードに慣れていてカスタマイズ可能なソリューションが必要な場合、VBAを使用すると効果的です。この方法では、複数のフォルダやサブフォルダを指定し、それらのメールを個別のExcelファイルにエクスポートできます。ただし、技術的な知識が必要で、コードを慎重にカスタマイズする必要があります。

ステップ1: VBAエディタを開く

Alt + F11を押して「Microsoft Visual Basic for Applications」ウィンドウを起動します。

ステップ2: 新しいモジュールを挿入

「挿入」＞「モジュール」をクリックし、以下のVBAコードを新しいモジュールウィンドウに貼り付けます。

VBA: 複数のフォルダおよびサブフォルダからメールをExcelにエクスポート

Const MACRO_NAME = "Export Outlook Folders to Excel"
Sub ExportMain()
ExportToExcel "destination_folder_path\A.xlsx", "your_email_account\folder\subfolder_1"
ExportToExcel "destination_folder_path\B.xlsx", "your_email_account\folder\subfolder_2"
MsgBox "Process complete.", vbInformation + vbOKOnly, MACRO_NAME
End Sub

Sub ExportToExcel(strFilename As String, strFolderPath As String)
Dim olkMsg As Object
Dim olkFld As Object
Dim excApp As Object
Dim excWkb As Object
Dim excWks As Object
Dim intRow As Integer
Dim intVersion As Integer

If strFilename <> "" Then
If strFolderPath <> "" Then
Set olkFld = OpenOutlookFolder(strFolderPath)
If TypeName(olkFld) <> "Nothing" Then
intVersion = GetOutlookVersion()
Set excApp = CreateObject("Excel.Application")
Set excWkb = excApp.Workbooks.Add()
Set excWks = excWkb.ActiveSheet
With excWks
.Cells(1, 1) = "Subject"
.Cells(1, 2) = "Received"
.Cells(1, 3) = "Sender"
End With
intRow = 2
For Each olkMsg In olkFld.Items
If olkMsg.Class = olMail Then
excWks.Cells(intRow, 1) = olkMsg.Subject
excWks.Cells(intRow, 2) = olkMsg.ReceivedTime
excWks.Cells(intRow, 3) = GetSMTPAddress(olkMsg, intVersion)
intRow = intRow + 1
End If
Next
Set olkMsg = Nothing
excWkb.SaveAs strFilename
excWkb.Close
Else
MsgBox "The folder '" & strFolderPath & "' does not exist in Outlook.", vbCritical + vbOKOnly, MACRO_NAME
End If
Else
MsgBox "The folder path was empty.", vbCritical + vbOKOnly, MACRO_NAME
End If
Else
MsgBox "The filename was empty.", vbCritical + vbOKOnly, MACRO_NAME
End If

Set olkMsg = Nothing
Set olkFld = Nothing
Set excWks = Nothing
Set excWkb = Nothing
Set excApp = Nothing
End Sub

Public Function OpenOutlookFolder(strFolderPath As String) As Outlook.MAPIFolder
Dim arrFolders As Variant
Dim varFolder As Variant
Dim bolBeyondRoot As Boolean

On Error Resume Next
If strFolderPath = "" Then
Set OpenOutlookFolder = Nothing
Else
Do While Left(strFolderPath, 1) = "\"
strFolderPath = Right(strFolderPath, Len(strFolderPath) - 1)
Loop
arrFolders = Split(strFolderPath, "\")
For Each varFolder In arrFolders
Select Case bolBeyondRoot
Case False
Set OpenOutlookFolder = Outlook.Session.Folders(varFolder)
bolBeyondRoot = True
Case True
Set OpenOutlookFolder = OpenOutlookFolder.Folders(varFolder)
End Select
If Err.Number <> 0 Then
Set OpenOutlookFolder = Nothing
Exit For
End If
Next
End If
On Error GoTo 0
End Function

Function GetSMTPAddress(Item As Outlook.MailItem, intOutlookVersion As Integer) As String
Dim olkSnd As Outlook.AddressEntry
Dim olkEnt As Object

On Error Resume Next
Select Case intOutlookVersion
Case Is < 14
If Item.SenderEmailType = "EX" Then
GetSMTPAddress = SMTPEX(Item)
Else
GetSMTPAddress = Item.SenderEmailAddress
End If
Case Else
Set olkSnd = Item.Sender
If olkSnd.AddressEntryUserType = olExchangeUserAddressEntry Then
Set olkEnt = olkSnd.GetExchangeUser
GetSMTPAddress = olkEnt.PrimarySmtpAddress
Else
GetSMTPAddress = Item.SenderEmailAddress
End If
End Select
On Error GoTo 0
Set olkSnd = Nothing
Set olkEnt = Nothing
End Function

Function GetOutlookVersion() As Integer
Dim arrVer As Variant
arrVer = Split(Outlook.Version, ".")
GetOutlookVersion = arrVer(0)
End Function

Function SMTPEX(olkMsg As Outlook.MailItem) As String
Dim olkPA As Outlook.propertyAccessor
On Error Resume Next
Set olkPA = olkMsg.propertyAccessor
SMTPEX = olkPA.GetProperty("http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x5D01001E")
On Error GoTo 0
Set olkPA = Nothing
End Function

ステップ3: VBAコードのカスタマイズ

1. 上記のコード内の「destination_folder_path」を実際のフォルダパス（例: 「C:\Users\DT168\Documents\TEST」）に置き換えます。
2. 置換:your_email_account\folder\subfolder_1“ および “your_email_account\folder\subfolder_2“ をあなたのOutlookフォルダパス（例: “Kelly@extendoffice.com\受信トレイ\A“ および “Kelly@extendoffice.com\受信トレイ\B".
   

ステップ4: コードを実行

「F5」を押すか、「実行」ボタンをクリックしてコードを実行します。次に、「OutlookフォルダをExcelにエクスポート」ダイアログボックスで「OK」ボタンをクリックします。これで、指定されたすべてのフォルダ/サブフォルダからメールがExcelワークブックにエクスポートされます。

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ステップ1: フォルダまたはサブフォルダを選択

エクスポートしたいメールが含まれているフォルダまたはサブフォルダに移動します。Ctrl + Aを押してリスト内のすべてのメールを選択します。

ステップ2: 選択したメールを様々な形式のファイルとして保存機能にアクセス

「Kutools」＞「一括処理」＞「選択したメールを様々な形式のファイルとして保存」をクリックします。

ステップ3: エクスポート設定を構成

1. 「他のファイルとしてメールを保存」ダイアログで、ファイルを保存する宛先フォルダを選択します。
2. 「Excel形式」オプションを選択します。
3. 「保存内容」セクションで、エクスポートする特定のメール内容（例: ヘッダー、本文）を選択します。
   

ステップ4: エクスポートを完了

「OK」をクリックしてエクスポートプロセスを開始します。完了すると、指定されたフォルダにすべてのメールが個別のExcelファイルとして保存されます。

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