Outlookで複数のフォルダやサブフォルダからメールをExcelにエクスポートするにはどうすればよいですか？

Author: Kelly Last Modified: 2025-05-23

複数のフォルダやサブフォルダからExcelにメールをエクスポートするのは、手動での操作やOutlookの限られた機能に頼っている場合、面倒な作業になることがあります。幸いにも、これを行うためのより効率的な方法が存在します。この記事では、VBAベースのアプローチと、Kutools for Outlookを使用した迅速で使いやすいソリューションという2つの方法を紹介します。VBAの方法は柔軟性がありますが、設定や調整が複雑です。一方、Kutools for Outlookは、ほんの数クリックでメールをExcelにエクスポートできる簡単で強力な方法を提供し、時間と労力を節約できます。詳細を見てみましょう。

VBAを使用して複数のフォルダ/サブフォルダからメールをExcelにエクスポート (複雑だが柔軟)

Kutools for Outlookを使用してフォルダ/サブフォルダからメールをExcelにエクスポート 👍 (効率的で使いやすい)

VBAを使用して複数のフォルダ/サブフォルダからメールをExcelにエクスポート

コーディングに慣れていてカスタマイズ可能なソリューションが必要な場合、VBAを使用することが有効です。この方法では、複数のフォルダやサブフォルダを指定し、そのメールを個別のExcelファイルにエクスポートできます。ただし、技術的な知識が必要で、コードの慎重なカスタマイズも求められます。

ステップ1: VBAエディタを開く

「Alt」+「F11」を押して、「Microsoft Visual Basic for Applications」ウィンドウを起動します。

ステップ2: 新しいモジュールを挿入

「挿入」>「モジュール」をクリックし、以下のVBAコードを新しいモジュールウィンドウに貼り付けます。

VBA: 複数のフォルダおよびサブフォルダからメールをExcelにエクスポート

Const MACRO_NAME = "Export Outlook Folders to Excel"
Sub ExportMain()
ExportToExcel "destination_folder_path\A.xlsx", "your_email_account\folder\subfolder_1"
ExportToExcel "destination_folder_path\B.xlsx", "your_email_account\folder\subfolder_2"
MsgBox "Process complete.", vbInformation + vbOKOnly, MACRO_NAME
End Sub

Sub ExportToExcel(strFilename As String, strFolderPath As String)
Dim olkMsg As Object
Dim olkFld As Object
Dim excApp As Object
Dim excWkb As Object
Dim excWks As Object
Dim intRow As Integer
Dim intVersion As Integer

If strFilename <> "" Then
If strFolderPath <> "" Then
Set olkFld = OpenOutlookFolder(strFolderPath)
If TypeName(olkFld) <> "Nothing" Then
intVersion = GetOutlookVersion()
Set excApp = CreateObject("Excel.Application")
Set excWkb = excApp.Workbooks.Add()
Set excWks = excWkb.ActiveSheet
With excWks
.Cells(1, 1) = "Subject"
.Cells(1, 2) = "Received"
.Cells(1, 3) = "Sender"
End With
intRow = 2
For Each olkMsg In olkFld.Items
If olkMsg.Class = olMail Then
excWks.Cells(intRow, 1) = olkMsg.Subject
excWks.Cells(intRow, 2) = olkMsg.ReceivedTime
excWks.Cells(intRow, 3) = GetSMTPAddress(olkMsg, intVersion)
intRow = intRow + 1
End If
Next
Set olkMsg = Nothing
excWkb.SaveAs strFilename
excWkb.Close
Else
MsgBox "The folder '" & strFolderPath & "' does not exist in Outlook.", vbCritical + vbOKOnly, MACRO_NAME
End If
Else
MsgBox "The folder path was empty.", vbCritical + vbOKOnly, MACRO_NAME
End If
Else
MsgBox "The filename was empty.", vbCritical + vbOKOnly, MACRO_NAME
End If

Set olkMsg = Nothing
Set olkFld = Nothing
Set excWks = Nothing
Set excWkb = Nothing
Set excApp = Nothing
End Sub

Public Function OpenOutlookFolder(strFolderPath As String) As Outlook.MAPIFolder
Dim arrFolders As Variant
Dim varFolder As Variant
Dim bolBeyondRoot As Boolean

On Error Resume Next
If strFolderPath = "" Then
Set OpenOutlookFolder = Nothing
Else
Do While Left(strFolderPath, 1) = "\"
strFolderPath = Right(strFolderPath, Len(strFolderPath) - 1)
Loop
arrFolders = Split(strFolderPath, "\")
For Each varFolder In arrFolders
Select Case bolBeyondRoot
Case False
Set OpenOutlookFolder = Outlook.Session.Folders(varFolder)
bolBeyondRoot = True
Case True
Set OpenOutlookFolder = OpenOutlookFolder.Folders(varFolder)
End Select
If Err.Number <> 0 Then
Set OpenOutlookFolder = Nothing
Exit For
End If
Next
End If
On Error GoTo 0
End Function

Function GetSMTPAddress(Item As Outlook.MailItem, intOutlookVersion As Integer) As String
Dim olkSnd As Outlook.AddressEntry
Dim olkEnt As Object

On Error Resume Next
Select Case intOutlookVersion
Case Is < 14
If Item.SenderEmailType = "EX" Then
GetSMTPAddress = SMTPEX(Item)
Else
GetSMTPAddress = Item.SenderEmailAddress
End If
Case Else
Set olkSnd = Item.Sender
If olkSnd.AddressEntryUserType = olExchangeUserAddressEntry Then
Set olkEnt = olkSnd.GetExchangeUser
GetSMTPAddress = olkEnt.PrimarySmtpAddress
Else
GetSMTPAddress = Item.SenderEmailAddress
End If
End Select
On Error GoTo 0
Set olkSnd = Nothing
Set olkEnt = Nothing
End Function

Function GetOutlookVersion() As Integer
Dim arrVer As Variant
arrVer = Split(Outlook.Version, ".")
GetOutlookVersion = arrVer(0)
End Function

Function SMTPEX(olkMsg As Outlook.MailItem) As String
Dim olkPA As Outlook.propertyAccessor
On Error Resume Next
Set olkPA = olkMsg.propertyAccessor
SMTPEX = olkPA.GetProperty("http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x5D01001E")
On Error GoTo 0
Set olkPA = Nothing
End Function

ステップ3: VBAコードをカスタマイズ

上記のコード内の「destination_folder_path」を実際のフォルダパス（例: 「C:\Users\DT168\Documents\TEST」）に置き換えます。
置き換える：your_email_account\folder\subfolder_1" および "your_email_account\folder\subfolder_2" をOutlookのフォルダパス（例: "Kelly@extendoffice.com\受信トレイ\A" および "Kelly@extendoffice.com\受信トレイ\B".

ステップ4: コードを実行

「F5」を押すか、「実行」ボタンをクリックしてコードを実行します。次に、「OutlookフォルダをExcelにエクスポート」ダイアログボックスで「OK」ボタンをクリックします。これで、指定されたすべてのフォルダ/サブフォルダからのメールがExcelワークブックにエクスポートされます。
doc-export-subfolders-to-excel-3

デメリット：

複雑な設定: 細心の注意を払ったコードの調整とVBAに関する知識が必要です。
エラーが発生しやすい: カスタマイズ時の小さなミスが原因でエラーや不完全なエクスポートにつながる可能性があります。
時間がかかる: すばやく頻繁にエクスポートするには適していません。

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