Outlookで一連の会話（メールチェーン）を転送する方法は？
Outlookでメールの会話を処理する際、参照のために同僚に会話内のすべてのメッセージを転送する必要がある場合があります。各メールを手動で選択して転送する代わりに、Outlookには一括して迅速に会話を転送する方法が用意されています。このガイドでは、添付ファイル付きの1通のメールとして転送するか、Kutools for Outlookを使用して個別のメッセージとして転送する、2つの効率的な方法を紹介します。
方法1: 添付ファイル付きで会話を1通のメールとして転送（シンプルだが制限あり）
方法2: Kutools for Outlookを使用して会話を個別メールとして転送 👍（高速でシームレス）
方法1: 添付ファイル付きで会話を1通のメールとして転送
この方法では、会話内のすべてのメールを集め、それらを1通のメールに添付ファイルとして転送します。これにより、複数のメッセージで受信者を圧倒することなく、完全な文脈を提供できます。
1. メールビューで、会話内の任意のメールを選択します。右クリックしてコンテキストメニューから「関連するものを探す」＞「この会話内のメール」を選択します。
2. Outlookは会話内のすべてのメールをフィルタリングして表示します。「Ctrl」＋「A」を押してすべてのメッセージを選択し、「ホーム」＞「転送」をクリックします。
3これで、選択したすべてのメールが個別のファイルとして添付された新しいメールが作成されます。宛先を追加し、必要に応じて件名を修正し、メッセージを作成して「送信」をクリックします。
📌 結果: 会話全体が1通のメールに添付されて転送され、スレッドはそのままに保たれ、受信者の受信箱が散らかりません。
方法1の制限:
- ❌ 添付ファイルのみ: 受信者はメールをインラインで表示するのではなく、個別に開く必要があります。
- ❌ 返信が困難: 特定のメールに返信するには、手動での抽出や参照が必要です。
- ❌ ファイルサイズの制限: 添付ファイル付きの大規模な会話は、メールサイズの制限を超える可能性があります。
📩 テンプレートを使用して複数のメールに即座に返信！
同じメールの返信を何度も入力するのはもう疲れていませんか？Kutools for Outlookの「テンプレートを使用して、1つまたは複数の選択したメールに返信する」機能を使えば、数回のクリックで事前にフォーマットされた返信を複数のメールに送ることができます。手間と時間を大幅に節約できます。単にメールを選択し、「Kutools」>「一括処理」>「テンプレートを使用して、1つまたは複数の選択したメールに返信する」に移動し、あらかじめ作成した返信を選べば完了です。これほど簡単にワークフローを合理化し、瞬時に返信できる方法はありません！
方法2: Kutools for Outlookを使用して会話を個別メールとして転送 👍
会話内の各メールを個別のメッセージとして転送する必要がある場合、"Kutools for Outlook"にはワンクリックで「一括転送」を行う機能があり、プロセスを簡素化します。このツールを使用すると、元の形式を保持しながら複数のメールを一度に迅速に送信でき、受信者は個別かつ順序通りに受け取ることができます。この方法は、会話の明確さを維持し、直接の返信を可能にし、転送された添付ファイルを開く手間を回避するのに理想的です。
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1. メールビューで、会話内の任意のメールを選択します。右クリックしてコンテキストメニューから「関連するものを探す」＞「この会話内のメール」を選択します。
2. 会話内のすべてのメールがリスト表示されたら、「Ctrl」＋「A」を押してすべてのメッセージを選択します。
3. 「Kutools」＞「一括処理」＞「選択したメールを1つずつメールとして転送」をクリックします。
4. 「名前を選択: 連絡先」ダイアログボックスで、必要に応じて「To」、「Cc」、または「Bcc」フィールドに受信者を入力し、「OK」をクリックします。
📌 結果: 会話内の各メールが自動的に個別のメッセージとして転送され、受信者はメールスレッドを保ちながら個別に閲覧できます。
方法2の利点:
- ✅ 会話の流れを維持: メールは元の形式で残り、追跡が簡単です。
- ✅ 直接返信: 受信者は特定のメールに余分なステップなしに返信できます。
- ✅ 時間の節約: Kutoolsはワンクリックで一括転送を自動化します。
- ✅ 添付ファイル過多がない: メールは個別に送信されるため、大きなファイルサイズを回避できます。
どの方法を使うべきですか？
どちらの方法も異なる目的に役立ち、最適な選択は転送された会話をどのように扱いたいかによります。以下は比較表で、決定を助けるものです。
| 方法 | 最適な用途 | 使いやすさ | 読みやすさ | 効率性 |
|---|---|---|---|---|
| 添付ファイル付きで1通のメールとして転送 | すべてのメールを1つのメッセージにまとめる | ⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐ | ⭐⭐⭐ |
| Kutoolsを使用して個別メールとして転送 | 会話の流れを維持し、簡単に返信できるようにする | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
ほとんどのユーザーにとって、Kutools for Outlookは多数のメッセージを一度に転送する際に時間と労力を節約できるため、最良の選択肢です。
デモ: Outlookで一連の会話（メールチェーン）を転送
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