Outlookでメールを自動的に別のフォルダーにコピーするルールを設定するにはどうすればよいですか？

Author: Kelly Last Modified: 2025-05-23

Microsoft Outlookでメールを効率的に管理するのは、特に大量のメッセージを受け取る場合、難しい場合があります。手動でメールを整理する代わりに、定義された基準に基づいて特定のフォルダーにメールを自動的にコピーするルールを設定することで、このプロセスを自動化できます。このガイドでは、メールを自動的に別のフォルダーにコピーするための2つの方法を紹介します。

方法1: Outlookのルールを設定してメールを別のフォルダーに自動的にコピー (手動設定 & より多くのステップ)

方法2: Kutools for Outlookを使用してメールを別のフォルダーに自動コピー 👍 (より速く & 最も効率的)

方法1: Outlookのルールを設定してメールを別のフォルダーに自動的にコピー

Outlookのルールウィザードを使用すると、ユーザーは特定の条件（例：件名に特定のキーワードが含まれるメール）を満たすメールを指定されたフォルダーに自動的にコピーするカスタムルールを作成できます。次の手順に従ってルールを設定してください。

1. ルールを作成したいメールフォルダーを選択し、ホーム > ルール > ルールと通知の管理をクリックします。
doc-outlook-rule-copy-emails-to-folder-1

2. 「ルールと通知」ダイアログボックスで、新規ルールボタンをクリックします。
doc-outlook-rule-copy-emails-to-folder-2

3. 「ルールウィザード」で、「受信したメッセージにルールを適用する」を選択し、次へをクリックします。
doc-outlook-rule-copy-emails-to-folder-3

4. 「ルールウィザード（どの条件を確認しますか？）」で、必要に応じてフィルタ条件を設定します。例えば、件名に特定のキーワード（例：「コメント」）が含まれるメールをコピーしたい場合は、次の手順に従います。

1). 「件名に特定の単語が含まれる」にチェックを入れます。
2). ステップ2セクションでリンクされているテキスト「特定の単語」をクリックします。
3). 「検索テキスト」ダイアログボックスで、キーワード（例：「コメント」）を入力し、追加 > OKをクリックします。
4). 次へをクリックします。

5. ルールウィザード（メッセージに対して何を行いますか？）で、アクションを設定します。

1). 「コピーを指定されたフォルダーに移動する」にチェックを入れます。
2). ステップ2セクションでリンクされているテキスト「指定された」をクリックします。
3). 「ルールと通知」ダイアログボックスで、メールをコピーしたいフォルダーを選択し、OKをクリックします。
4). 次へをクリックします。

6. ルールウィザード（例外はありますか？）で、例外が必要ない場合は次へをクリックします。

7. 最終的なルールウィザードで、ルール設定を行います。

1). ステップ1のボックスにルール名を入力します。
2). 必要に応じてステップ2セクションで追加のオプションを選択します。
3). 完了をクリックします。

8. ルールと通知ダイアログボックスを閉じるには、OKをクリックします。

📌 結果: 定義された条件（例：件名に「コメント」というキーワードが含まれる）を満たすすべてのメールが、指定されたフォルダーに自動的にコピーされます。

組み込みルール方式の長所と短所：

✅ 組み込みOutlook機能: 追加ソフトウェア不要
❌ 柔軟性の制限: ルールの編集にはルールウィザードをナビゲートする必要があります。
❌ 手動操作が多い: Kutools for Outlookと比較してステップが多いです。

✉️ 時間の無駄をやめよう！メール返信を即座に自動化

同じメールに毎回手動で返信するのはもううんざりしていませんか？ Kutools for Outlookを使えば、とても簡単です！自動返信機能を使えば、数回のクリックだけで自動応答を設定できます。複雑なルールも不要、煩わしさもありません！

✅ 簡単セットアップ: テクニカルスキルがなくても、数秒で返信を自動化可能
⚡ 時間と労力の節約: 同じ返信を何度も手動で入力する必要はありません
💡 スマートでカスタマイズ可能: 特定の送信者や条件に基づいて返信をパーソナライズ

Auto Reply Feature in Kutools for Outlook

🚀 Kutools for Outlookを今すぐ試してみよう – 無料ダウンロード！

方法2: Kutools for Outlookを使用してメールを別のフォルダーに自動コピー 👍

特定の基準に基づいて頻繁にメールをコピーする必要があるユーザーにとって、Kutools for Outlookの高度なルール機能は、より速く使いやすい代替手段を提供します。これにより、ルール作成が簡素化され、不要なステップが削除され、効率的な自動化が可能になります。

Kutools for Outlookで究極のメール効率を解き放とう！強力な70の機能を永久に無料で利用できます。今すぐ無料版をダウンロード！

ステップ1: 高度なルール機能を有効にする

Kutoolsタブに移動し、高度なルールをクリックします。
高度なルールダイアログで、新規ボタンをクリックして新しいルールを作成します。

ステップ2: 条件を設定する

4つのステップのステップ1で、「件名に特定の単語が含まれる」にチェックを入れます。
クリック新規ボタンを押して「テキストを含む」ダイアログを開きます。
検索テキストダイアログで、キーワード（例：「コメント」）を入力し、追加 > OKをクリックします。
OK > 次へをクリックして続行します。

ステップ3: 宛先フォルダーを指定する

4つのステップのステップ2で、「コピーを指定されたフォルダーに移動する」にチェックを入れます。
ポップアップするフォルダ選択ダイアログボックスで、メールをコピーする宛先フォルダーを選択します。
OK > 次へ > 次へをクリックします。

ステップ4: ルールを完成させる

4つのステップのステップ4で、ルール名フィールドにルール名を入力します。
（オプション）ルールを説明する備考を追加します。
OK > OKをクリックしてルールを保存し、有効化します。

📌 結果: ルールが正常に作成されました。件名に「コメント」というキーワードが含まれる受信メールがあれば、それが指定されたフォルダーに自動的にコピーされます。

Kutools for Outlook方式の利点：

✅ 簡単な設定: Outlookの組み込みルールよりも少ないステップが必要です。
✅ 使いやすいインターフェース: 直感的で効率的です。
✅ 高い柔軟性: 高度なルールのカスタマイズに対応しています。

注意： Kutools for Outlookの「高度なルール」ユーティリティを使用するには、まずKutools for Outlookをダウンロードしてインストールする必要があります。

どちらの方法を使うべきですか？

ここでは、ニーズに最適な方法を選ぶのに役立つ2つの方法の比較を示します。

方法	最適な用途	使いやすさ	柔軟性
Outlookルール	Outlookの組み込み機能を好むユーザー	⭐⭐⭐	⭐⭐
Kutools高度なルール	迅速かつ自動化されたソリューションを求めるユーザー	⭐⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐