Outlookでメールを自動的に別のフォルダーにコピーするルールを設定するにはどうすればよいですか?
Microsoft Outlookでメールを効率的に管理するのは、特に大量のメッセージを受け取る場合、難しい場合があります。手動でメールを整理する代わりに、定義された基準に基づいて特定のフォルダーにメールを自動的にコピーするルールを設定することで、このプロセスを自動化できます。このガイドでは、メールを自動的に別のフォルダーにコピーするための2つの方法を紹介します。
方法1: Outlookのルールを設定してメールを別のフォルダーに自動的にコピー (手動設定 & より多くのステップ)
方法2: Kutools for Outlookを使用してメールを別のフォルダーに自動コピー 👍 (より速く & 最も効率的)
方法1: Outlookのルールを設定してメールを別のフォルダーに自動的にコピー
Outlookのルールウィザードを使用すると、ユーザーは特定の条件(例:件名に特定のキーワードが含まれるメール)を満たすメールを指定されたフォルダーに自動的にコピーするカスタムルールを作成できます。次の手順に従ってルールを設定してください。
1. ルールを作成したいメールフォルダーを選択し、ホーム > ルール > ルールと通知の管理 をクリックします。
2. 「ルールと通知」ダイアログボックスで、新規ルールボタンをクリックします。
3. 「ルールウィザード」で、「受信したメッセージにルールを適用する」を選択し、次へをクリックします。
4. 「ルールウィザード(どの条件を確認しますか?)」で、必要に応じてフィルタ条件を設定します。例えば、件名に特定のキーワード(例:「コメント」)が含まれるメールをコピーしたい場合は、次の手順に従います。
- 1). 「件名に特定の単語が含まれる」にチェックを入れます。
- 2). ステップ2セクションでリンクされているテキスト「特定の単語」をクリックします。
- 3). 「検索テキスト」ダイアログボックスで、キーワード(例:「コメント」)を入力し、追加 > OKをクリックします。
- 4). 次へをクリックします。
5. ルールウィザード(メッセージに対して何を行いますか?)で、アクションを設定します。
- 1). 「コピーを指定されたフォルダーに移動する」にチェックを入れます。
- 2). ステップ2セクションでリンクされているテキスト「指定された」をクリックします。
- 3). 「ルールと通知」ダイアログボックスで、メールをコピーしたいフォルダーを選択し、OKをクリックします。
- 4). 次へをクリックします。
6. ルールウィザード(例外はありますか?)で、例外が必要ない場合は次へをクリックします。
7. 最終的なルールウィザードで、ルール設定を行います。
- 1). ステップ1のボックスにルール名を入力します。
- 2). 必要に応じてステップ2セクションで追加のオプションを選択します。
- 3). 完了をクリックします。
8. ルールと通知ダイアログボックスを閉じるには、OKをクリックします。
📌 結果: 定義された条件(例:件名に「コメント」というキーワードが含まれる)を満たすすべてのメールが、指定されたフォルダーに自動的にコピーされます。
組み込みルール方式の長所と短所:
- ✅ 組み込みOutlook機能: 追加ソフトウェア不要
- ❌ 柔軟性の制限: ルールの編集にはルールウィザードをナビゲートする必要があります。
- ❌ 手動操作が多い: Kutools for Outlookと比較してステップが多いです。
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- ✅ 簡単セットアップ: テクニカルスキルがなくても、数秒で返信を自動化可能
- ⚡ 時間と労力の節約: 同じ返信を何度も手動で入力する必要はありません
- 💡 スマートでカスタマイズ可能: 特定の送信者や条件に基づいて返信をパーソナライズ

方法2: Kutools for Outlookを使用してメールを別のフォルダーに自動コピー 👍
特定の基準に基づいて頻繁にメールをコピーする必要があるユーザーにとって、Kutools for Outlookの高度なルール機能は、より速く使いやすい代替手段を提供します。これにより、ルール作成が簡素化され、不要なステップが削除され、効率的な自動化が可能になります。
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ステップ1: 高度なルール機能を有効にする
- Kutoolsタブに移動し、高度なルールをクリックします。
- 高度なルールダイアログで、
新規ボタンをクリックして新しいルールを作成します。
ステップ2: 条件を設定する
- 4つのステップのステップ1で、「件名に特定の単語が含まれる」にチェックを入れます。
- クリック
新規ボタンを押して「テキストを含む」ダイアログを開きます。
- 検索テキストダイアログで、キーワード(例:「コメント」)を入力し、追加 > OKをクリックします。
- OK > 次へをクリックして続行します。
ステップ3: 宛先フォルダーを指定する
- 4つのステップのステップ2で、「コピーを指定されたフォルダーに移動する」にチェックを入れます。
- ポップアップするフォルダ選択ダイアログボックスで、メールをコピーする宛先フォルダーを選択します。
- OK > 次へ > 次へをクリックします。
ステップ4: ルールを完成させる
- 4つのステップのステップ4で、ルール名フィールドにルール名を入力します。
- (オプション)ルールを説明する備考を追加します。
- OK > OKをクリックしてルールを保存し、有効化します。
📌 結果: ルールが正常に作成されました。件名に「コメント」というキーワードが含まれる受信メールがあれば、それが指定されたフォルダーに自動的にコピーされます。
Kutools for Outlook方式の利点:
- ✅ 簡単な設定: Outlookの組み込みルールよりも少ないステップが必要です。
- ✅ 使いやすいインターフェース: 直感的で効率的です。
- ✅ 高い柔軟性: 高度なルールのカスタマイズに対応しています。
どちらの方法を使うべきですか?
ここでは、ニーズに最適な方法を選ぶのに役立つ2つの方法の比較を示します。
方法 | 最適な用途 | 使いやすさ | 柔軟性 |
---|---|---|---|
Outlookルール | Outlookの組み込み機能を好むユーザー | ⭐⭐⭐ | ⭐⭐ |
Kutools高度なルール | 迅速かつ自動化されたソリューションを求めるユーザー | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
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