Outlook でメールを自動的に別のフォルダにコピーするルールを設定するには、どうすればよいですか？

Microsoft Outlook でメールを効率的に管理するのは、特に大量のメッセージを受信している場合、難しいものです。手動でメールを分類する代わりに、あらかじめ定義した条件に基づいて特定のフォルダに自動的にメールをコピーするルールを設定すれば、この作業を簡単に自動化できます。本ガイドでは、メールを別のフォルダに自動的にコピーするための2 つの方法をご紹介します。

方法1：Outlook ルールでメールを自動的に別のフォルダにコピーする（手動設定＆手順が多い）

方法2：Kutools for Outlook でメールを自動的に別のフォルダにコピーする 👍（より高速＆最も効率的）

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方法1：Outlook ルールでメールを自動的に別のフォルダにコピーする

Outlook のルールウィザードを使えば、件名に特定のキーワードを含むメールなど、指定した条件を満たすメッセージを自動的に所定のフォルダにコピーするカスタムルールを作成できます。以下の手順に従って、ルールを設定してください。

1．ルールを作成したいメールフォルダを選択し、「ホーム」＞「ルール」＞「ルールと通知の管理」をクリックしてください。

2．「ルールと通知」ダイアログボックスで、「新規ルール」ボタンをクリックしてください。

3．「ルールウィザード」で「受信メッセージにルールを適用する」を選択し、「次へ」をクリックしてください。

4．「ルールウィザード（どの条件をチェックしますか？）」で、ご自身のニーズに合わせてフィルタ条件を設定してください。たとえば、件名に特定のキーワード（例：「comment」）を含むメールをコピーしたい場合は、以下の手順に従ってください：

1. 1）。「件名に特定の単語を含む」にチェックを入れます。
2. 2）。「2」セクションで、リンクテキスト「特定の単語」をクリックしてください。
3. 3）。［検索テキスト］ダイアログボックスにキーワード（例：「comment」）を入力し、「追加」＞「OK」をクリックしてください。
4. 4）。［次へ］をクリックしてください。
   

5．「ルールウィザード（メッセージに対してどのような操作を行いますか？）」でアクションを設定します：

1. 1）。「コピーを指定したフォルダに移動する」にチェックを入れます。
2. 2）。「2」セクションで、リンクテキスト「指定した」をクリックしてください。
3. 3）。「ルールと通知」ダイアログボックスで、メールをコピーするフォルダを選択して「OK」をクリックします。
4. 4）。［次へ］をクリックします。
   

6．「ルールウィザード（例外はありますか？）」で、例外が不要な場合は［次へ］をクリックします。

7．最終的なルールウィザードでルール設定を構成します：

1. 1）。「1」ボックスにルール名を入力してください。
2. 2）。 「2」セクションで、必要に応じて追加オプションをお選びください。
3. 3）。［完了］をクリックします。
   

8．「ルールと通知」ダイアログボックスを閉じるには、「OK」をクリックしてください。

📌 結果：定義した条件（例：件名に「comment」というキーワードを含む）を満たすメールは、自動的に指定されたフォルダにコピーされます。

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方法2：Kutools for Outlook でメールを自動的に別のフォルダにコピーする 👍

特定の条件に基づいてメールを頻繁にコピーする必要があるユーザーにとって、Kutools for Outlook の高度なルール機能は、より高速で使いやすい代替手段を提供します。この機能はルール作成をシンプルにし、不要な手順を省くことで、効率的な自動化を実現します。

1：高度なルール機能を有効にする

1. Kutools タブに移動し、「高度なルール」をクリックします。
   
2. 高度なルールダイアログで、「新規」ボタンをクリックして、新しいルールを作成しましょう。
   

2：条件を設定する

1. 4。ダイアログの1 で、「件名に次のものが含まれる特定の単語」をチェックします。
2. 「新規」ボタンをクリックすると、テキストが含まれているダイアログが開きます。
   
3. 検索テキストダイアログでキーワード（例：「comment」）を入力し、「追加」→「OK」の順にクリックします。
   
4. 「OK」をクリックし、「次へ」を選択して次に進みます。

3：宛先フォルダを指定する

1. 4 の2 で、「指定したフォルダにコピーを移動する」にチェックを入れます。
2. 表示される「フォルダの選択」ダイアログボックスで、メールをコピーする先のフォルダをお選びください。
3. 「OK」＞「次へ」＞「次へ」をクリックします。
   

4：ルールを確定する

1. 4 の4 で、ルール名フィールドにルールの名前を入力してください。
2. （オプション）ルールの説明として、備考を追加できます。
3. 「OK」をクリックして、ルールを保存・有効化します。
   

📌 結果：ルールが正常に作成されました。今後、件名に「comment」というキーワードを含む受信メールは、自動的に指定されたフォルダにコピーされます。

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どちらの方法を使うべきでしょうか？

以下の比較表を参考に、ニーズに最も合った方法を選んでください：

方法	おすすめユーザー	使いやすさ	柔軟性
Outlook ルール	Outlook の標準機能をご希望のユーザー	⭐⭐⭐	⭐⭐
Kutools 高度なルール	迅速かつ自動化されたソリューションをご希望のユーザー	⭐⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐

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