Outlookでメールを別のフォルダーに自動的にコピーするルールを設定するにはどうすればよいですか？

Microsoft Outlookでメールを効率的に管理するのは、特に大量のメッセージを受け取る場合、難しいことがあります。手動でメールを整理する代わりに、定義された基準に基づいて特定のフォルダーにメールを自動的にコピーするルールを設定することで、プロセスを自動化できます。このガイドでは、メールを別のフォルダーに自動的にコピーするための2つの方法を紹介します。

方法1: Outlookルールを設定してメールを別のフォルダーに自動的にコピー (手動設定 & 多いステップ)

方法2: Kutools for Outlookを使用してメールを別のフォルダーに自動コピー 👍 (より速く & 最も効率的)

方法1: Outlookルールを設定してメールを別のフォルダーに自動的にコピー

Outlookのルールウィザードを使用すると、ユーザーは特定の条件を満たすメール（例：件名に特定のキーワードが含まれているメール）を指定フォルダーに自動的にコピーするカスタムルールを作成できます。次の手順に従ってルールを設定してください。

1. ルールを作成したいメールフォルダーを選択し、[ホーム] > [ルール] > [ルールとアラートの管理]をクリックします。

2. 「ルールとアラート」ダイアログボックスで、[新しいルール]ボタンをクリックします。

3. 「ルールウィザード」で、「受信したメッセージにルールを適用する」を選択し、次に進むをクリックします。

4. 「ルールウィザード（どの条件を確認しますか？）」で、必要に応じてフィルタ条件を設定します。例えば、件名に特定のキーワード（例：「コメント」）が含まれているメールをコピーしたい場合は、以下の手順に従います：

1. 1). 「件名に特定の言葉を含む」にチェックを入れます。
2. 2). ステップ2のリンクテキスト「特定の言葉」をクリックします。
3. 3). 「検索テキスト」ダイアログボックスにキーワード（例：「コメント」）を入力し、[追加] > [OK]をクリックします。
4. 4). 次へをクリックします。
   

5. ルールウィザード（メッセージに対して何を行いますか？）で、アクションを設定します：

1. 1). 「コピーを指定フォルダーに移動する」にチェックを入れます。
2. 2). ステップ2のリンクテキスト「指定」をクリックします。
3. 3). 「ルールとアラート」ダイアログボックスで、メールをコピーしたいフォルダーを選択し、[OK]をクリックします。
4. 4). 次へをクリックします。
   

6. ルールウィザード（例外はありますか？）で、必要なければ次へをクリックします。

7. 最終的なルールウィザードで、ルールの設定を行います：

1. 1). ステップ1のボックスにルール名を入力します。
2. 2). 必要に応じてステップ2で追加オプションを選択します。
3. 3). 完了をクリックします。
   

8. ルールとアラートダイアログボックスを閉じるには[OK]をクリックします。

📌 結果：定義された条件を満たすメール（例：件名に「コメント」というキーワードが含まれているメール）は、指定フォルダーに自動的にコピーされます。

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方法2: Kutools for Outlookを使用してメールを別のフォルダーに自動コピー 👍

特定の基準に基づいて頻繁にメールをコピーする必要があるユーザーにとって、Kutools for Outlookの高度なルール機能は、より速くて使いやすい代替手段を提供します。これにより、ルール作成が簡素化され、不要なステップが削除されるため、効率的な自動化が可能です。

ステップ1: 高度なルール機能を有効にする

1. Kutoolsタブに移動し、[高度なルール]をクリックします。
   
2. [高度なルール]ダイアログで、 新規ボタンをクリックして新しいルールを作成します。
   

ステップ2: 条件を設定する

1. 4ステップ目1のダイアログで、「件名に特定の単語を含む」にチェックを入れます。
2. クリック 新規ボタンを押して「テキストを含む」ダイアログを開きます。
   
3. [検索テキスト]ダイアログにキーワード（例：「コメント」）を入力し、[追加] > [OK]をクリックします。
   
4. [OK] > [次へ]をクリックして進みます。

ステップ3: 宛先フォルダーを指定する

1. 4ステップ目2で、「コピーを指定フォルダーに移動する」にチェックを入れます。
2. ポップアップする[フォルダ選択]ダイアログボックスで、メールをコピーしたい宛先フォルダーを選択します。
3. [OK] > [次へ] > [次へ]をクリックします。
   

ステップ4: ルールを完成させる

1. 4ステップ目4で、[ルール名]フィールドにルール名を入力します。
2. (オプション) ルールを説明するためにノートを追加します。
3. [OK] > [OK]をクリックしてルールを保存し、有効化します。
   

📌 結果：ルールが正常に作成されました。今後、件名に「コメント」というキーワードが含まれるメールはすべて、指定されたフォルダーに自動的にコピーされます。

どちらの方法を使用すべきか？

ニーズに最適な方法を選ぶ際の参考となるよう、2つの方法を比較しました：

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