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Outlookでメールを自動的に別のフォルダーにコピーするルールを設定するにはどうすればよいですか?

Author: Kelly Last Modified: 2025-05-23

Microsoft Outlookでメールを効率的に管理するのは、特に大量のメッセージを受け取る場合、難しい場合があります。手動でメールを整理する代わりに、定義された基準に基づいて特定のフォルダーにメールを自動的にコピーするルールを設定することで、このプロセスを自動化できます。このガイドでは、メールを自動的に別のフォルダーにコピーするための2つの方法を紹介します。

方法1: Outlookのルールを設定してメールを別のフォルダーに自動的にコピー (手動設定 & より多くのステップ)

方法2: Kutools for Outlookを使用してメールを別のフォルダーに自動コピー 👍 (より速く & 最も効率的)


方法1: Outlookのルールを設定してメールを別のフォルダーに自動的にコピー

Outlookのルールウィザードを使用すると、ユーザーは特定の条件(例:件名に特定のキーワードが含まれるメール)を満たすメールを指定されたフォルダーに自動的にコピーするカスタムルールを作成できます。次の手順に従ってルールを設定してください。

1. ルールを作成したいメールフォルダーを選択し、ホーム > ルール > ルールと通知の管理 をクリックします。
doc-outlook-rule-copy-emails-to-folder-1

2. 「ルールと通知」ダイアログボックスで、新規ルールボタンをクリックします。
doc-outlook-rule-copy-emails-to-folder-2

3. 「ルールウィザード」で、「受信したメッセージにルールを適用する」を選択し、次へをクリックします。
doc-outlook-rule-copy-emails-to-folder-3

4. 「ルールウィザード(どの条件を確認しますか?)」で、必要に応じてフィルタ条件を設定します。例えば、件名に特定のキーワード(例:「コメント」)が含まれるメールをコピーしたい場合は、次の手順に従います。

  1. 1). 「件名に特定の単語が含まれる」にチェックを入れます。
  2. 2). ステップ2セクションでリンクされているテキスト「特定の単語」をクリックします。
  3. 3). 「検索テキスト」ダイアログボックスで、キーワード(例:「コメント」)を入力し、追加 > OKをクリックします。
  4. 4). 次へをクリックします。
    doc-outlook-rule-copy-emails-to-folder-4

5. ルールウィザード(メッセージに対して何を行いますか?)で、アクションを設定します。

  1. 1). 「コピーを指定されたフォルダーに移動する」にチェックを入れます。
  2. 2). ステップ2セクションでリンクされているテキスト「指定された」をクリックします。
  3. 3). 「ルールと通知」ダイアログボックスで、メールをコピーしたいフォルダーを選択し、OKをクリックします。
  4. 4). 次へをクリックします。
    doc-outlook-rule-copy-emails-to-folder-5

6. ルールウィザード(例外はありますか?)で、例外が必要ない場合は次へをクリックします。

7. 最終的なルールウィザードで、ルール設定を行います。

  1. 1). ステップ1のボックスにルール名を入力します。
  2. 2). 必要に応じてステップ2セクションで追加のオプションを選択します。
  3. 3). 完了をクリックします。
    doc-outlook-rule-copy-emails-to-folder-6

8. ルールと通知ダイアログボックスを閉じるには、OKをクリックします。

📌 結果: 定義された条件(例:件名に「コメント」というキーワードが含まれる)を満たすすべてのメールが、指定されたフォルダーに自動的にコピーされます。

組み込みルール方式の長所と短所:

  • ✅ 組み込みOutlook機能: 追加ソフトウェア不要
  • ❌ 柔軟性の制限: ルールの編集にはルールウィザードをナビゲートする必要があります。
  • ❌ 手動操作が多い: Kutools for Outlookと比較してステップが多いです。

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  • 時間と労力の節約: 同じ返信を何度も手動で入力する必要はありません
  • 💡 スマートでカスタマイズ可能: 特定の送信者や条件に基づいて返信をパーソナライズ
Auto Reply Feature in Kutools for Outlook

方法2: Kutools for Outlookを使用してメールを別のフォルダーに自動コピー 👍

特定の基準に基づいて頻繁にメールをコピーする必要があるユーザーにとって、Kutools for Outlookの高度なルール機能は、より速く使いやすい代替手段を提供します。これにより、ルール作成が簡素化され、不要なステップが削除され、効率的な自動化が可能になります。

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ステップ1: 高度なルール機能を有効にする

  1. Kutoolsタブに移動し、高度なルールをクリックします。
    shot of the Advanced Rules feature
  2. 高度なルールダイアログで、 shot of the small New button 新規ボタンをクリックして新しいルールを作成します。
    shot of the New button

ステップ2: 条件を設定する

  1. 4つのステップのステップ1で、「件名に特定の単語が含まれる」にチェックを入れます。
  2. クリック new button 新規ボタンを押して「テキストを含む」ダイアログを開きます。
    shot of the Step 1 of 4 dialog
  3. 検索テキストダイアログで、キーワード(例:「コメント」)を入力し、追加 > OKをクリックします。
    shot of the Search Text dialog box
  4. OK > 次へをクリックして続行します。

ステップ3: 宛先フォルダーを指定する

  1. 4つのステップのステップ2で、「コピーを指定されたフォルダーに移動する」にチェックを入れます。
  2. ポップアップするフォルダ選択ダイアログボックスで、メールをコピーする宛先フォルダーを選択します。
  3. OK > 次へ > 次へをクリックします。
    shot of the Step 2 of 4 dialog box

ステップ4: ルールを完成させる

  1. 4つのステップのステップ4で、ルール名フィールドにルール名を入力します。
  2. (オプション)ルールを説明する備考を追加します。
  3. OK > OKをクリックしてルールを保存し、有効化します。
    shot of the Step 4 of 4 dialog box

📌 結果: ルールが正常に作成されました。件名に「コメント」というキーワードが含まれる受信メールがあれば、それが指定されたフォルダーに自動的にコピーされます。

Kutools for Outlook方式の利点:

  • 簡単な設定: Outlookの組み込みルールよりも少ないステップが必要です。
  • 使いやすいインターフェース: 直感的で効率的です。
  • 高い柔軟性: 高度なルールのカスタマイズに対応しています。
注意: Kutools for Outlookの「高度なルール」ユーティリティを使用するには、まずKutools for Outlookをダウンロードしてインストールする必要があります。

どちらの方法を使うべきですか?

ここでは、ニーズに最適な方法を選ぶのに役立つ2つの方法の比較を示します。

方法最適な用途使いやすさ柔軟性
Outlookルール Outlookの組み込み機能を好むユーザー ⭐⭐⭐ ⭐⭐
Kutools高度なルール 迅速かつ自動化されたソリューションを求めるユーザー ⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐

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