Outlook で不在勤務（自動返信）を設定する方法は？

外出中など不在勤務のため、メールをすぐに処理できない場合があります。その際は、メールを受信しているにもかかわらず返信できない理由を相手に伝えるために、以下の回避策でOutlook に不在勤務（自動返信）を設定できます。

• 不在勤務アシスタントを使用して不在勤務（自動返信）を設定する（4 ステップ）
• Kutools for Outlook を使用して不在勤務（自動返信）を設定する（3 ステップ）
• 「ルールとアラートの管理」機能を使用して不在勤務（自動返信）を設定する（11 ステップ）

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不在勤務アシスタントを使用して不在勤務（自動返信）を設定する

Exchange アカウントをご利用の場合、不在中に受信したメールに自動で指定のメッセージを返信できます。その際は、不在勤務アシスタントを設定してください。以下の手順に従って設定を行ってください。

1。メールビューでナビゲーションから Exchange アカウントを選択し、「ファイル」>「情報」>「自動返信」をクリックします。
注：Outlook が Exchange サーバーに接続されていない場合、「自動返信」オプションは表示されません。

2。「自動返信」ダイアログボックスで、（1）「自動返信を送信する」オプションを選択します。（2）「この期間中のみ送信する」にチェックを入れ、「開始時刻」と「終了時刻」を必要に応じて設定します。（3）下のボックスに「返信メッセージ」を入力してください。スクリーンショットをご参照ください。

3。外部の送信者にも自動返信を有効にする必要がある場合は、（1）「組織外（オン）」タブをクリックし、（2）「組織外のユーザーに自動返信を送信する」オプションにチェックを入れてください。（3）下のボックスに自動返信メッセージを入力します。スクリーンショットをご参照ください。

4。「OK」をクリックして、不在勤務メッセージを有効化します。

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Kutools for Outlook を使用して不在勤務（自動返信）を設定する

Outlook の組み込みルールでは、特定の送信者や件名に応じた異なる返信の設定や、返信への画像添付など、高度なカスタマイズには対応していません。一方、「Kutools for Outlook」の「自動返信」機能を使えば、画像の挿入や複数のテンプレートの保存が可能で、プロフェッショナルかつパーソナライズされた自動返信を直感的なインターフェースで簡単に作成できます。より柔軟で包括的な自動返信ソリューションをお探しの方にとって、Kutools は最適な選択肢です。

ステップ1。Kutools for Outlook をダウンロードしてインストールし、Outlook を起動して［KUTOOLS PLUS］＞［返信］をクリックします。

ステップ2。異なるアカウント向けに自動返信を設定し、「OK」をクリックします。

1. 左側のペインで、アカウントにチェックマークを付けましょう。

2. 右側のセクションで「件名の接頭辞を削除する」を編集した後、自動返信の内容を編集します。

   

ステップ3。「はい」をクリックして、自動返信を有効にしてください。

受信したメッセージには、設定した自動返信テンプレートに基づき、自動で返信が送信されます。

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「ルールとアラートの管理」機能を使用して不在勤務（自動返信）を設定する

Outlook が Exchange サーバーに接続されていない場合、上記の方法はご利用いただけません。そのような状況では、Outlook の「ルールとアラートの管理」機能を使って、以下の手順で不在勤務時の自動返信を設定できます。

1。「ホーム」＞「メール」をクリックして新しいメッセージを作成し、必要に応じて件名と本文を入力してください。スクリーンショットをご参照ください。

2。新しいメッセージウィンドウで、「ファイル」＞「名前を付けて保存」をクリックしてください。

3。「名前を付けて保存」ダイアログボックスで、「保存形式を指定」ドロップダウンリストから「Outlook テンプレート（*。oft）」を選択し、「保存」ボタンをクリックしてください。スクリーンショットをご参照ください。

注：「保存形式を指定」で「Outlook テンプレート（*。oft）」を選択すると、メールは自動的にデフォルトのテンプレートフォルダーに保存されます。保存先フォルダーを別途選ぶ必要はありません。

4。「ホーム」＞「ルール」＞「ルールとアラートの管理」をクリックしてください（スクリーンショットを参照）。

5。「ルールとアラート」ダイアログボックスで、（1）「電子メールルール」タブをクリックし、（2）「このフォルダーに変更を適用」ドロップダウンリストから不在勤務設定を適用したい「メールアカウント」を選択してから、（3）「新しいルール」をクリックします。スクリーンショットをご参照ください。

6。「ルールウィザード」で、「空白のルールから開始」セクションにある「受信したメッセージにルールを適用する」をクリックし、「次へ」ボタンを押します。

7。「ルールウィザード」（どの条件を確認しますか？）で、「自分だけに送信されたメール」オプションにチェックを入れて、「次へ」ボタンをクリックしてください。スクリーンショットをご参照ください。

8。次に、「ルールウィザード」（メッセージに対してどのような操作を行いますか？）で、以下のスクリーンショットのように操作します。（1）「特定のテンプレートを使用して返信する」オプションにチェックマークを入れます。（2）「特定のテンプレート」のリンクをクリックします。（3）表示された「返信テンプレートの選択」ダイアログボックスで、「参照先」ドロップダウンリストから「ファイルシステム内のユーザーテンプレート」を選択し、先ほど作成した「メッセージテンプレート」を選び、「開く」ボタンをクリックします。（4）これでルールウィザードに戻るので、「次へ」ボタンをクリックします。

9。「次へ」ボタンを2 回クリックしてルールウィザード（ルール設定を完了）に進み、（1）ステップ1 のボックスに新しいルールの名前を入力し、（2）ステップ2 のセクションで必要なオプションにチェックを入れて、（3）「完了」ボタンをクリックします。

10。「ルールとアラート」ダイアログボックスを閉じてください。

今後、Outlook に新規メールが届くと、指定したメッセージテンプレートを使って即座に自動返信が送信されます。