Outlookで不在（自動返信）を設定するにはどうすればよいですか？

Author: Sun Last Modified: 2025-08-06

時々、あなたがオフィスを離れていて、メールをすぐに処理できない場合があります。このような場合、受信したメールにもかかわらず返信していない理由を相手に知らせたいと思うかもしれません。以下に示す回避策を使用して、Outlookで不在（自動返信ルール）を設定できます：

Exchangeアカウントで「不在アシスタント」を使って不在（自動返信）を設定する（4ステップ）
Kutools for Outlookを使用して不在（自動返信）を設定する（3ステップ）
「ルールと通知の管理」機能を使用して不在（自動返信）を設定する （11ステップ）

Exchangeアカウントで「不在アシスタント」を使って不在（自動返信）を設定する

Exchangeアカウントを使用している場合、外出中に「不在アシスタント」を設定することで、受信したメールに対して指定されたメッセージを自動的に返信できます。以下の手順に従ってください：

1. メールビューで、ナビゲーションペインのExchangeアカウントを選択し、「ファイル」＞「情報」＞「自動応答」をクリックします。
注意：OutlookがExchangeサーバーに接続されていない場合、「自動応答」オプションは見つかりません。

2. 「自動応答」ダイアログボックスで、(1)「自動応答を送信する」オプションを選択；(2)「この時間範囲内でのみ送信する」オプションをチェックし、必要な「開始時間」と「終了時間」を指定；(3)下のボックスに「返信メッセージ」を入力します。スクリーンショットをご覧ください：

the screenshot of step 1 about seting out of office (automatic reply) with Out of Office Assistant with Exchange Account

3. 外部の送信者にも自動返信を有効にする必要がある場合は、(1)「私の組織外（オン）」タブをクリック；(2)「自分の組織外の人々に自動返信する」オプションをチェック；(3)下のボックスに「自動返信メッセージ」を入力します。スクリーンショットをご覧ください：

the screenshot of step 2 about seting out of office (automatic reply) with Out of Office Assistant with Exchange Account

4. 「OK」をクリックして不在メッセージを有効にします。

Kutools for Outlookで不在（自動返信）を設定する

Outlookの組み込みルールでは高度なカスタマイズがサポートされていません。たとえば、特定の送信者や件名に対する異なる返信の設定や、返信に画像を添付するといったことが挙げられます。これに対し、「Kutools for Outlook」の「自動返信」は、画像を含むプロフェッショナルでパーソナライズされた自動返信を作成するための使いやすいインターフェースを提供し、複数のテンプレートを保存できるオプションもあります。より柔軟で包括的な自動返信ソリューションをお求めの場合、Kutoolsが優れた選択肢となります。

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ステップ1. Kutools for Outlookをダウンロードしてインストールし、Outlookを起動して「Kutools Plus」＞「返信」をクリックします。

ステップ2. 異なるアカウント用に自動返信を設定します。その後、「OK」をクリックします。

左ペインで、該当するアカウントにチェックを入れます。
右側のセクションで、件名の接頭辞を編集し、自動返信の内容を入力します。

ステップ3. 「はい」をクリックして自動返信を有効にします。

各受信メッセージは、設定した自動返信テンプレートに基づいて自動的に返信されます。

「ルールと通知の管理」機能を使用して不在（自動返信）を設定する

OutlookがExchangeサーバーに接続されていない場合、上記の方法は機能しません。このような状況では、Outlookの「ルールと通知の管理」機能を使用して不在時の自動返信を設定できます。次の手順に従ってください：

1. 「ホーム」＞「新規メール」をクリックして新しいメッセージを作成し、必要な件名とメッセージを入力します。スクリーンショットをご覧ください：

the screenshot of step 1 about seting out of office (automatic reply) with Manage Rules & Alerts function

2. 新しいメッセージウィンドウで「ファイル」＞「名前を付けて保存」をクリックします。

3. 保存ダイアログボックスで、「保存形式」ドロップダウンリストから「Outlook テンプレート (*.oft)」を選択し、「保存」ボタンをクリックします。スクリーンショットをご覧ください：

the screenshot of step 2 about seting out of office (automatic reply) with Manage Rules & Alerts function

注意: 「保存形式」を「Outlook テンプレート (*.oft)」に指定すると、メールはデフォルトのテンプレートフォルダに自動的に保存されます。保存先フォルダを選択する必要はありません。

4. 「ホーム」＞「ルール」＞「ルールと通知の管理」をクリックします。スクリーンショットをご覧ください：

the screenshot of step 3 about seting out of office (automatic reply) with Manage Rules & Alerts function

5. 「ルールと通知」ダイアログボックスで、(1)「電子メールルール」タブをクリック；(2)「変更を適用するフォルダ」ドロップダウンリストから不在設定を適用したい「メールアカウント」を選択；(3)「新しいルール」をクリックします。スクリーンショットをご覧ください：

the screenshot of step 4 about seting out of office (automatic reply) with Manage Rules & Alerts function

6. 「ルールウィザード」で、「受信メッセージにルールを適用」を「空白のルールから開始」セクションからクリックし、「次へ」ボタンをクリックします。

the screenshot of step 5 about seting out of office (automatic reply) with Manage Rules & Alerts function

7. 「ルールウィザード」（どの条件を確認しますか？）で、「私にのみ送信された」オプションをチェックし、「次へ」ボタンをクリックします。スクリーンショットをご覧ください：

the screenshot of step 6 about seting out of office (automatic reply) with Manage Rules & Alerts function

8. 今度は「ルールウィザード」（メッセージに対して何を行いますか？）で、以下のスクリーンショットに従って操作してください：(1)「特定のテンプレートで返信」オプションをチェック；(2)「特定のテンプレート」のリンクテキストをクリック；(3)表示される「返信テンプレートの選択」ダイアログボックスで、「ファイルシステム内のユーザーテンプレート」を「場所」ドロップダウンリストから選択し、先ほど作成した「メッセージテンプレート」を選択して「開く」ボタンをクリック；(4)ルールウィザードに戻ったら、「次へ」ボタンをクリックします。