Outlook では、メールメッセージから手動でタスクを作成するのは簡単かもしれません。しかし、特定のメールを受信した際に自動的にタスクを作成しようとしたことはありますか？たとえば、上司からのメッセージのみに基づいてタスクを自動作成したい場合、Outlook ではどのように設定すればよいでしょうか？

Outlook で VBA コードを使用して、指定されたメールを受信した際に自動的にタスクを作成する

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Outlook で VBA コードを使用して、指定されたメールを受信した際に自動的にタスクを作成する

この作業を実現する直接的な方法やルールはありませんが、VBA コードとルールを組み合わせることで完了できます。以下の手順に従ってください。

1．Outlook を起動し、「Alt + F11」キーを押して「Microsoft Visual Basic for Applications」ウィンドウを開きます。

2．「Microsoft Visual Basic for Applications」ウィンドウで、「Project1 (VbaProject.OTM)」ペイン内の「ThisOutlookSession」をダブルクリックしてコードウィンドウを開き、次のコードを空のモジュールにコピー＆ペーストしてください。

VBA コード：メール受信時に自動的にタスクを作成する：

Sub CreateNewTask(Item As Outlook.MailItem)
Dim xNewTask As TaskItem
On Error Resume Next
Set xNewTask = Outlook.CreateItem(olTaskItem)
With xNewTask
    .Subject = Item.Subject
    .StartDate = Item.ReceivedTime
    .DueDate = Item.ReceivedTime + 1
    .Body = Item.Body
    .Importance = olImportanceHigh
    .Save
End With
Set xNewTask = Nothing
End Sub

3．次に、保存して閉じるコードを保存します。コードを挿入したら、ルールを作成する必要があります。「ホーム」タブの［ルール］＞［ルールと通知の管理］をクリックしてください。スクリーンショットをご参照ください。

4．「ルールと通知」ダイアログボックスで、「新しいルール」をクリックしてください（スクリーンショット参照）。

5．表示された「ルールウィザード」で、「空白のルールから開始する」セクションから「受信したメッセージにルールを適用する」を選択してください（スクリーンショットを参照）。

6．「次へ」ボタンをクリックし、「ステップ1：条件を選択する」リストボックスから作成したい条件を選択します。この例では、「特定の人物または公開グループから」オプションにチェックを入れます。その後、「ステップ2：ルールの内容を編集する（下線付きの値をクリック）」セクションで、「特定の人物または公開グループ」リンクをクリックして「ルールアドレス」ダイアログボックスを開き、タスクを自動作成したいメールアドレスをダブルクリックしてください。スクリーンショットをご参照ください。

7．「OK」をクリックし、続けて「次へ」をクリックします。「ステップ1：アクションを選択する」のリストボックスで、「スクリプトを実行する」にチェックを入れます。その後、「ステップ2：ルールの内容を編集する（下線付きの値をクリック）」セクションにある「スクリプト」リンクをクリックしてください。「スクリプトの選択」ダイアログボックスが表示されるので、先ほど追加したマクロを選択して「OK」をクリックします。

8．次に、「次へ」>「次へ」とクリックして「ルール設定を完了」画面に進みます。「ステップ1：このルールの名前を指定する」テキストボックスにルール名を入力し、「ステップ2：ルールオプションを設定する」セクションで「このルールを有効にする」をチェックしてください。スクリーンショットをご参照ください。

9．「完了」ボタンと「OK」をクリックして、「ルールと通知」ダイアログボックスを閉じます。

10．これ以降、指定したアドレスからメールを受信すると、Outlook が自動で対応するタスクを作成します。これらのタスクはタスクフォルダーでご確認いただけます。スクリーンショットをご参照ください。