Outlookで特定の人からの会議招待を自動的に辞退するにはどうすればよいですか？

Author: Xiaoyang Last Modified: 2025-05-23

Outlookでは、特定の人からの一部の会議招待を自動的に辞退するルールを作成できますが、どのように対処すればよいでしょうか？この記事では、その方法を詳しく紹介します。

Outlookで特定の人からの会議招待を自動的に辞退し、カレンダーからも削除する

Outlookで特定の人からの会議招待を自動的に辞退する

この作業を完了するには、次の手順に従ってください：

1. まず、辞退するためのメッセージテンプレートを作成する必要があります。 メッセージウィンドウで、会議招待を辞退するために送信したいメッセージを入力します。スクリーンショットをご覧ください：

the steps of declining meeting invites from specific people automatically in Outlook

2. 次に、メッセージをテンプレート形式で保存します。 [ファイル] ＞ [名前を付けて保存] をクリックし、[名前を付けて保存] ウィンドウでメッセージに名前を付け、[ファイル名] テキストボックスに入力し、[保存形式] のドロップダウンリストから [Outlook テンプレート(*.oft)] を選択します。スクリーンショットをご覧ください：

注: [Outlook テンプレート(*.oft)] を選択すると、デフォルトのユーザーテンプレートフォルダが開きます。

3. [保存] ボタンをクリックしてメッセージテンプレートを保存し、メッセージウィンドウを閉じます。

4. 次に、ルールを作成します。[ホーム] タブの下にある [ルール] ＞ [ルールと通知の管理] をクリックしてください。スクリーンショットをご覧ください：

5. [ルールと通知] ダイアログボックスで、[メールルール] タブの [新しいルール] をクリックします。スクリーンショットをご覧ください：

6. 表示された [ルールウィザード] で、[空白のルールから開始] セクションの [受信したメッセージにルールを適用する] オプションをクリックします。スクリーンショットをご覧ください：

7. [次へ] ボタンをクリックし、表示されたダイアログボックスで、[ステップ1: 条件を選択] リストボックスの [特定の人または公開グループから] をチェックし、テキストリンクの [特定の人または公開グループ] をクリックして [ルールアドレス] ダイアログボックスを開き、会議を辞退したい人を選択します。スクリーンショットをご覧ください：

8. [OK] ボタンをクリックし、同じダイアログボックスで、[ステップ1: 条件を選択] リストボックスから [会議の招待または更新である] オプションを確認します。スクリーンショットをご覧ください：

9. [次へ] ボタンをクリックし、次のダイアログボックスに進みます：

(1.) [ステップ1: アクションを選択] リストボックスで [特定のテンプレートを使用して返信する] オプションをチェックします；

(2.) そして、テキストリンクの [特定のテンプレート] をクリックして [返信テンプレートの選択] ダイアログボックスを開きます；

(3.) [返信テンプレートの選択] ダイアログボックスで、[ 参照先] のドロップダウンリストから [ファイルシステム内のユーザーテンプレート] を選択します；

(4.) 先ほど作成したメッセージ名を選択します；

(5.) [開く] ボタンをクリックします。

10. 元のダイアログボックスに戻り、[ステップ1: アクションを選択] リストボックスで [ 削除する] オプションを確認します。スクリーンショットをご覧ください：

11. [次へ] ＞ [次へ] をクリックして最後の手順に進みます。 [ルールの設定を完了する] セクションで、このルールに名前を指定し、[ステップ2: ルールオプションの設定] で [このルールを有効にする] オプションをチェックします。スクリーンショットをご覧ください：

12. [完了] ボタンをクリックしてこのルールを終了し、[OK] をクリックしてダイアログボックスを閉じます。

13. 今後、この特定の人からの会議を受け取った場合、辞退メールが自動的に送信され、会議メッセージも削除されます。

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Outlookで特定の人からの会議招待を自動的に辞退し、カレンダーからも削除する

最初の方法は、相手に会議に参加しないことを伝えるメールを送信するのに役立ちますが、会議は常にカレンダーに表示されます。同時にカレンダーに表示される会議を削除する必要がある場合は、次のVBAコードが役立つでしょう。

1. ALT + F11 キーを押して、Microsoft Visual Basic for Applications ウィンドウを開きます。

2. Microsoft Visual Basic for Applications ウィンドウで、Project1(VbaProject.OTM) ペインの ThisOutlookSession をダブルクリックしてモジュールを開き、次のコードを空のモジュールにコピーして貼り付けます。

VBAコード: 会議招待を自動的に辞退し、カレンダーからも削除する：

Private Sub Application_NewMailEx(ByVal EntryIDCollection As String)
Dim xEntryIDs
Dim xItem
Dim i As Integer
Dim xMeeting As MeetingItem, xMeetingDeclined As MeetingItem
Dim xAppointmentItem As AppointmentItem
On Error Resume Next
xEntryIDs = Split(EntryIDCollection, ",")
For i = 0 To UBound(xEntryIDs)
    Set xItem = Application.Session.GetItemFromID(xEntryIDs(i))
    If xItem.Class = olMeetingRequest Then
        Set xMeeting = xItem
        xMeeting.ReminderSet = False
        If VBA.LCase(xMeeting.SenderEmailAddress) = VBA.LCase("yy@addin99.com") Then 'Specify the person you need
            Set xAppointmentItem = xMeeting.GetAssociatedAppointment(True)
            xAppointmentItem.ReminderSet = False
            Set xMeetingDeclined = xAppointmentItem.Respond(olMeetingDeclined)
            xMeetingDeclined.Body = "Dear, " & vbCrLf & _
                                    "I am not at office. " & vbCrLf & _
                                    "I'm sorry that I will not attend the meeting invitations."
            xMeetingDeclined.Send
            xMeeting.Delete
        End If
    End If
Next
End Sub