Outlook で特定の人物からの会議招待を自動的に辞退するには、どうすればよいでしょうか？

Outlook では、特定の人物からの会議招待を自動的に辞退するルールを作成できます。具体的にどのように設定すればよいでしょうか？この記事では、その方法を詳しくご紹介します。

Outlook で特定の人物からの会議招待を自動的に辞退する

特定の人物からの会議招待を自動的に辞退し、カレンダーからも会議を削除する

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Outlook で特定の人物からの会議招待を自動的に辞退する

この作業を完了するには、以下の手順に従ってください。

1．まず、会議招待を辞退するためのメッセージテンプレートを作成します。メッセージウィンドウに、会議招待を辞退する際に送信したいメッセージを入力してください。下記のスクリーンショットをご参照ください。

2．次に、メッセージをテンプレート形式で保存します。「ファイル > 名前を付けて保存」をクリックし、「名前を付けて保存」ウィンドウで「ファイル名」テキストボックスにメッセージの名前を入力し、「保存形式を指定」ドロップダウンリストから「Outlook テンプレート(*。oft)」を選択してください。下記のスクリーンショットをご参照ください。

注：「Outlook テンプレート（*。oft）」を選択すると、既定のユーザーテンプレートフォルダーが開きます。

3．次に、「保存」ボタンをクリックして、メッセージテンプレートを保存し、メッセージウィンドウを閉じます。

4．次に、ルールを作成します。「ルール > ルールとアラートの管理」を「ホーム」タブからクリックしてください。下記のスクリーンショットをご参照ください。

5．「ルールとアラート」ダイアログボックスの「メールルール」タブで、「新しいルール」をクリックしてください。下記のスクリーンショットをご参照ください。

6．表示された「ルールウィザード」で、「空白のルールから開始」セクションにある「受信したメッセージにルールを適用する」オプションをクリックしてください。下記のスクリーンショットをご参照ください。

7．次に、「次へ」ボタンをクリックします。「表示されたダイアログボックスで、「ステップ1: 条件を選択する」リストボックス内の「特定のユーザーまたは公開グループから」にチェックを入れ、続いて「特定のユーザーまたは公開グループ」のテキストリンクをクリックして「ルールアドレス」ダイアログボックスを開き、会議を辞退したい相手を選択してください。下記のスクリーンショットをご参照ください。

8．「OK」ボタンをクリックします。このダイアログボックス内でさらにスクロールして、「会議の招待状または更新である」オプションを「ステップ1: 条件を選択する」リストボックスから選択してください。下記のスクリーンショットをご参照ください。

9．引き続き「次へ」ボタンをクリックしてください。次のダイアログボックスが表示されます：

(1．) 「特定のテンプレートを使用して返信する」オプションを、「ステップ1: アクションを選択する」リストボックス内でチェックしてください。

(2．) 次に、「特定のテンプレート」テキストリンクをクリックすると、「返信テンプレートの選択」ダイアログボックスが開きます。

(3．) 「返信テンプレートの選択」ダイアログボックスで、「ファイルシステム内のユーザーテンプレート」を「参照先」ドロップダウンから選択します。

(4．) その後、先ほど作成したメッセージ名を選択します。

(5．) 「開く」ボタンをクリックしてください。

10．元のダイアログボックスに戻り、「削除する」オプションを「ステップ1: アクションを選択する」リストボックス内で選択してください。下記のスクリーンショットをご参照ください。

11．次に、「次へ」をクリックして最終ステップのダイアログに進みます。「完了」画面の「ルール設定」セクションで、このルールの名前を指定し、「このルールを有効にする」オプションにチェックを入れてください（このオプションは「)ステップ2: ルールオプションの設定」にあります）。下記のスクリーンショットをご参照ください。

12．「完了」ボタンをクリックしてこのルールの作成を終了し、その後、「OK」をクリックしてダイアログボックスを閉じます。

13．これ以降、この特定の人物から会議の招待を受信すると、自動的に辞退メールが送信され、会議メッセージも同時に削除されます。

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特定の人物からの会議招待を自動的に辞退し、カレンダーからも会議を削除する

最初の方法では、会議に出席しない旨を相手に伝えるメールは送信されますが、会議は常にカレンダーに表示され続けます。カレンダーに表示される会議も同時に削除したい場合は、以下の VBA コードが役立ちます。

1．「ALT + F11」キーを押すと、「Microsoft Visual Basic for Applications」ウィンドウが開きます。

2．「Microsoft Visual Basic for Applications」ウィンドウで、「Project1 (VbaProject.OTM)」ペインから「ThisOutlookSession」をダブルクリックしてモジュールを開き、次のコードを空のモジュールにコピー＆ペーストしてください。

VBA コード：会議招待を自動的に辞退し、カレンダーからも会議を削除する：

Private Sub Application_NewMailEx(ByVal EntryIDCollection As String)
Dim xEntryIDs
Dim xItem
Dim i As Integer
Dim xMeeting As MeetingItem, xMeetingDeclined As MeetingItem
Dim xAppointmentItem As AppointmentItem
On Error Resume Next
xEntryIDs = Split(EntryIDCollection, ",")
For i = 0 To UBound(xEntryIDs)
    Set xItem = Application.Session.GetItemFromID(xEntryIDs(i))
    If xItem.Class = olMeetingRequest Then
        Set xMeeting = xItem
        xMeeting.ReminderSet = False
        If VBA.LCase(xMeeting.SenderEmailAddress) = VBA.LCase("yy@addin99.com") Then 'Specify the person you need
            Set xAppointmentItem = xMeeting.GetAssociatedAppointment(True)
            xAppointmentItem.ReminderSet = False
            Set xMeetingDeclined = xAppointmentItem.Respond(olMeetingDeclined)
            xMeetingDeclined.Body = "Dear, " & vbCrLf & _
                                    "I am not at office. " & vbCrLf & _
                                    "I'm sorry that I will not attend the meeting invitations."
            xMeetingDeclined.Send
            xMeeting.Delete
        End If
    End If
Next
End Sub

3．その後、このコードウィンドウを保存して閉じます。これ以降、この特定の人物から会議招待が届いた場合、自動的に辞退メールが送信され、その会議はカレンダーから削除されます。