添付ファイルなしでOutlookのフォルダ内のメールをアーカイブする方法は？

Outlookのアーカイブ機能は、メールストレージを管理するための便利なツールですが、添付ファイルを含むすべてのメール要素を保存するため、アーカイブされたPSTファイルがすぐに大きくなり、管理が困難になる可能性があります。ストレージを最適化し、パフォーマンスを向上させるために、添付ファイルなしでメールをアーカイブすることは実用的な解決策です。この記事では、VBAを使用した手動での方法と、Kutools for Outlookを使用した迅速でユーザーに優しい方法という、2つの実用的な手法を紹介します。

VBAを使用して添付ファイルなしでフォルダ内のメールをアーカイブする （手動かつ技術的）

Kutools for Outlookを使用して添付ファイルなしでフォルダ内のメールをアーカイブする 👍（高速で使いやすい）

VBAを使用して添付ファイルなしでフォルダ内のメールをアーカイブする

ステップ1: VBAエディタを開く

メールビューで、アーカイブしたいフォルダを選択します。「Alt」+「F11」を押してMicrosoft Visual Basic for Applicationsウィンドウを開きます。

ステップ2: VBAコードを挿入する

「挿入」>「モジュール」をクリックして新しいモジュールを作成し、次のVBAコードをモジュールウィンドウに貼り付けます：

VBA: Outlookの選択したメールフォルダからすべての添付ファイルを削除する

Sub RemoveAllAttachments()
Dim oItem As Object
Dim oMail As MailItem

For Each oItem In Application.ActiveExplorer.CurrentFolder.Items
    If TypeOf oItem Is MailItem Then
        Set oMail = oItem
        If oMail.Attachments.Count > 0 Then
            Do While oMail.Attachments.Count > 0
                oMail.Attachments.Remove 1
            Loop
            oMail.Save
        End If
    End If
Next
MsgBox "All attachments have been removed from the selected folder."
End Sub

ステップ3: バックグラウンド印刷を有効にする

「F5」を押すか、「実行」ボタンをクリックしてコードを実行します。選択したフォルダからすべての添付ファイルが削除されたことを確認するメッセージボックスが表示されます。

ステップ4: フォルダをアーカイブする

1. 「ファイル」>「情報」>「ツール」>「古いアイテムの整理」をクリックします。
2. 「アーカイブ」ダイアログボックスで：
   • 1) 処理したばかりのフォルダを選択します。
   • 2) 「これより古いアイテムをアーカイブ」ボックスに「TODAY」と入力します。
   • 3) アーカイブファイルの保存先フォルダを指定するために「参照」をクリックします。
     
3. 「OK」をクリックしてプロセスを完了します。

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より迅速で簡単な解決策として、Kutools for Outlookは「すべて切り離し」機能を提供しており、これにより大量のメールからすべての添付ファイルを効率的に削除できます。これらの添付ファイルは指定されたフォルダに保存され、Outlookのメールを添付ファイルなしでアーカイブできるようになります。最小限の労力で数回のクリックだけで操作が可能です。

ステップ1: 添付ファイルを切り離す

「メール」ビューで、アーカイブしたいフォルダを開きます。「Ctrl」+「A」を押してすべてのメールを選択し、「Kutools Plus」>「添付ファイルツール」>「すべて切り離し」をクリックします。

ステップ2: 切り離し設定を行う

1. 切り離し設定を行い、「参照」アイコンをクリックして添付ファイルを保存する宛先フォルダを指定します。
2. （オプション）必要に応じて、添付ファイルの切り離しスタイルをカスタマイズします。（この場合は、「以下のスタイルに基づいて添付ファイルを切り離す」チェックボックスをオフにして、すべての添付ファイルを直接宛先フォルダに切り離します。）
3. （オプション）メール内にアーカイブされた添付ファイルの視覚的インジケータを保持したい場合は、「添付ファイルのアイコンを保持する」オプションをチェックします。
4. 「OK」をクリックして確認します。
   

ステップ3: 切り離しを確認する

「すべて切り離し」の確認ダイアログボックスが表示されたら、「はい」をクリックして続行します。

ステップ4: フォルダをアーカイブする

1. 「ファイル」>「情報」>「ツール」>「古いアイテムの整理」に移動します。
2. 「アーカイブ」ダイアログボックスで：
   • 1) 添付ファイルを切り離したフォルダを選択します。
   • 2) 「これより古いアイテムをアーカイブ」フィールドに「TODAY」と入力します。
   • 3) アーカイブファイルの保存先フォルダを指定するために「参照」をクリックします。
     
3. 「OK」をクリックしてアーカイブプロセスを完了します。

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