Outlook で添付ファイルのないメールをフォルダーごとアーカイブするには、どうすればよいですか？

Outlook のアーカイブ機能はメールストレージ管理に便利ですが、添付ファイルを含むすべてのメール要素が保存されるため、アーカイブ PST ファイルがすぐに肥大化し、管理が難しくなります。ストレージを最適化しパフォーマンスを向上させるには、添付ファイルを除いたメールのみをアーカイブするのが実用的な解決策です。本記事では、手動で行う VBA 方式と、より高速でユーザーフレンドリーな「Kutools for Outlook」を活用する方法という2 つの実践的なアプローチをご紹介します。

VBA を使用してフォルダー内のメールを添付ファイルなしでアーカイブする(手動かつ技術的)

Kutools for Outlook でフォルダー内のメールを添付ファイルなしでアーカイブする 👍(高速かつユーザーフレンドリー)

VBA を使用してフォルダー内のメールを添付ファイルなしでアーカイブする

手順1: VBA エディターを開く

メールビューでアーカイブ対象のフォルダーを選択し、「Alt」＋「F11」キーを押して、Microsoft Visual Basic for Applications ウィンドウを開きます。

手順2: VBA コードを挿入する

「挿入」＞「標準モジュール」をクリックして新しいモジュールを作成し、表示されるモジュールウィンドウに以下の VBA コードを貼り付けてください。

VBA: Outlook で選択したメールフォルダーからすべての添付ファイルを削除する

Sub RemoveAllAttachments()
Dim oItem As Object
Dim oMail As MailItem

For Each oItem In Application.ActiveExplorer.CurrentFolder.Items
    If TypeOf oItem Is MailItem Then
        Set oMail = oItem
        If oMail.Attachments.Count > 0 Then
            Do While oMail.Attachments.Count > 0
                oMail.Attachments.Remove 1
            Loop
            oMail.Save
        End If
    End If
Next
MsgBox "All attachments have been removed from the selected folder."
End Sub

手順3: バックグラウンド印刷を有効にする

「F5」キーを押すか「実行」ボタンをクリックしてコードを実行すると、選択したフォルダーからすべての添付ファイルが削除されたことを知らせるメッセージボックスが表示されます。

手順4: フォルダーをアーカイブする

1. 「ファイル」＞「情報」＞「ツール」＞「古いアイテムの整理」をクリックしてください。
2. 「アーカイブ」ダイアログボックスで：
   • 1) 直前に処理したフォルダーを選択してください。
   • 2) 「アーカイブするアイテムの期間」ボックスに「TODAY」と入力してください。
   • 3) 「参照」をクリックし、アーカイブファイルの保存先フォルダーを指定してください。
     
3. 「OK」をクリックして、処理を完了してください。

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Kutools for Outlook でフォルダー内のメールを添付ファイルなしでアーカイブする 👍

より高速で簡単な解決策として、Kutools for Outlook の「すべて分離」機能を使えば、メール内のすべての添付ファイルを一括で効率よく削除できます。これらの添付ファイルは指定したフォルダーに保存され、Outlook で添付ファイルなしのメールをアーカイブすることが可能に。わずかな操作と数回のクリックだけで実現できます。

手順1: 添付ファイルを分離する

「メール」ビューでアーカイブ対象のフォルダーを開き、「Ctrl」+「A」を押してすべてのメールを選択し、「KUTOOLS PLUS」＞「添付ファイルツール」＞「すべて分離」をクリックしてください。

手順2: 分離設定を行う

1. 分離設定を行い、「参照」アイコンをクリックして、添付ファイルの保存先フォルダーを指定してください。
2. （任意）必要に応じて、添付ファイルの分離スタイルをカスタマイズできます。（この場合、「次のスタイルで添付ファイルを切り離す」チェックボックスをオフにして、すべての添付ファイルを直接保存先フォルダーに分離してください。）
3. （任意）メール内にアーカイブ済み添付ファイルの視覚的インジケーターを残したい場合は、「添付ファイルを切り離した後も、メールに添付ファイルのアイコンを表示する」オプションをオンにしてください。
4. 「OK」をクリックして確定してください。
   

手順3: 分離を確定する

「すべて分離」の確認ダイアログボックスが表示されたら、「はい」をクリックして続行してください。

手順4: フォルダーをアーカイブする

1. 「ファイル」＞「情報」＞「ツール」＞「古いアイテムの整理」へ移動します。
2. 「アーカイブ」ダイアログボックスで：
   • 1) 添付ファイルを分離するフォルダーを選択します。
   • 2) 「アーカイブするアイテムの期間」フィールドに「TODAY」と入力してください。
   • 3) 「参照」をクリックし、アーカイブファイルの保存先フォルダーを指定してください。
     
3. 「OK」をクリックして、アーカイブ処理を完了してください。

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