Outlook で元のメッセージを含んだ返信テンプレートを使い、素早く返信するには？

メールを受信した際、返信が必要な場合がありますが、その内容が似通っていることも少なくありません。そんなときは、元のメッセージを含んだテンプレートを使えば、Outlook で素早く返信できるのでしょうか？本記事では、Outlook で元のメッセージを含む素早い返信用テンプレートを作成する方法をいくつかご紹介します。

クイックステップで元のメッセージを含む返信テンプレートを作成する

Kutools for Outlook を使ってテンプレートで1 通または複数のメッセージに素早く返信する

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クイックステップで元のメッセージを含む返信テンプレートを作成する

返信テンプレートを作成するには、Outlook で新しいクイックステップを設定するだけです。

1。「ホーム」タブの「クイックステップ」グループにある「新規作成」をクリックし、返信テンプレートでメッセージ受信時の返信に使うアカウントを選択します。

2。「クイックステップの編集」ダイアログで、「名前」ボックスにこの返信テンプレートの名前を入力し、「アクション」ドロップダウンリストから「返信」を選択してください。

3。「オプションの表示」をクリックし、「テキスト」ボックスに普段使いの返信文を入力します。さらに、このテンプレートを素早く有効化するショートカットを設定でき、「ツールヒント」テキストボックスには、返信テンプレート使用時の用途を思い出せるようメモを記入することもできます。

4。「完了」をクリックすると、返信テンプレートが作成され、「クイックステップ」ギャラリーに表示されます。

これで、返信テンプレートを使ってメッセージに返信したい場合は、そのメッセージを選択し、「クイックステップ」ギャラリーから対応する返信テンプレートをクリックするか、作成済みのショートカットを使用すると、返信ウィンドウが開きます。

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Kutools for Outlook を使ってテンプレートで1 通または複数のメッセージに素早く返信する

ただし、クイックステップでは一度に1 通のメッセージしか返信できません。複数のメッセージをできるだけ早く返信する必要がある場合は、この方法は適していません。「Kutools for Outlook」には「Reply multiple messages」という機能があり、返信テンプレートを作成すれば、複数のメッセージを一括で素早く返信できます。

1。「Kutools」＞「Bulk Reply」＞「Create & manage reply template」をクリックすると、「Create & manage reply template」ダイアログが表示されます。

2。「Create & manage reply template」ダイアログで、をクリックして新しいテンプレートを追加し、名前を付けます。

3。「OK」をクリックすると、大きなテキストボックスが表示され、カスタム返信内容を作成できます。

4。「閉じる」をクリックして、ダイアログを閉じましょう。

これで、返信テンプレートを使って複数の選択アイテムに一括返信できます。

5。テンプレートで返信したいメッセージを選択し、「Kutools」＞「Reply multiple messages」をクリックして、メニューから事前に作成したテンプレートを選択します。スクリーンショットをご参照ください：

6。その後、「Reply Selected Emails」ダイアログが表示されるので、返信テンプレートを確認して「Reply」をクリックすると、選択したメールに返信されます。

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