返信テンプレートを使用して元のメッセージを含む返信をOutlookで迅速に行うにはどうすればよいですか？
メールを受け取った際、返信が必要になる場合があります。しかし、時々返信内容が似ていることがあります。そこで、元のメッセージを含むテンプレートを使ってOutlookで迅速に返信することはできないでしょうか？この記事では、Outlookで元のメッセージを含むクイック返信用のテンプレートを作成する方法をいくつか紹介します。
クイックステップを使用して元のメッセージを含む返信テンプレートを作成する
Kutools for Outlookを使用して、1通または複数のメッセージにテンプレートで迅速に返信する
クイックステップを使用して元のメッセージを含む返信テンプレートを作成する
返信テンプレートを作成するには、Outlookで新しいクイックステップを作成するだけです。
1. 返信用テンプレートを使用してメッセージを受信したいアカウントを選択し、「ホーム」タブの「クイックステップ」グループで「新規作成」をクリックします。
2. 「クイックステップの編集」ダイアログで、この返信テンプレートの名前を「名前」ボックスに入力し、「アクション」ドロップダウンリストから「返信」を選択します。
3. 「オプションの表示」をクリックし、通常使用する返信内容を「テキスト」ボックスに入力します。また、このテンプレートを迅速に有効にするためのショートカットを選択することもでき、さらに「ツールチップ」テキストに、このテンプレートの用途を思い出させるための注意を入力することもできます。
4. 「終了」をクリックすると、返信テンプレートが作成され、「クイックステップ」ギャラリーに表示されます。
これで、返信テンプレートを使用してメッセージに返信したい場合は、そのメッセージを選択してから「クイックステップ」ギャラリー内の返信テンプレートをクリックするか、作成したショートカットを使用するだけで、返信ウィンドウがポップアップ表示されます。
Kutools for Outlookを使用して、1通または複数のメッセージにテンプレートで迅速に返信する
ただし、クイックステップでは一度に1つのメッセージしか返信できません。複数のメッセージをできるだけ早く返信する必要がある場合、この方法は適切ではありません。「Kutools for Outlook」には、「複数のメッセージに返信」という機能があり、返信テンプレートを作成して複数のメッセージに一括で返信することができます。
1. 「Kutools」＞「一括返信」＞「返信テンプレートの作成と管理」をクリックして、「返信テンプレートの作成と管理」ダイアログを有効にします。
2. 「返信テンプレートの作成と管理」 ダイアログで、
をクリックして新しいテンプレートを追加し、それに名前を付けます。
3. 「OK」をクリックし、これで大きなボックス内でカスタムの返信内容を作成できます。
4. ダイアログを閉じるには「閉じる」をクリックします。
これで、複数選択されたメッセージに返信テンプレートを使用して返信できます。
5. テンプレートを使用して返信したいメッセージを選択し、「Kutools」＞「複数のメッセージに返信」をクリックして、メニューから作成したテンプレートを選択します。スクリーンショットをご覧ください：
6. そして、「選択したメールに返信」ダイアログがポップアップ表示されるので、返信テンプレートを確認して「返信」をクリックして選択したメールに返信します。
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