外部ドメインにメールを送信する際に警告を受ける方法は？

外部ドメイン（例：組織外）にメールを送信すると、意図しないデータ漏洩やセキュリティリスクが発生することがあります。これを防ぐために、Outlookで外部の受信者にメールを送信する前に警告を表示する設定を行うことができます。このチュートリアルでは、その目的を達成するための2つの方法をご紹介します。

Outlookの組み込みMailTips機能を使用する

VBAコードを使用する

Outlookの組み込みMailTips機能を使用する

「次の受信者はあなたの組織外です」という警告は、ユーザーが外部の受信者にメールを送信しようとしたときにアラートを出す役立つ機能です。この機能はMailTipsの一部としてMicrosoft Outlook 2010で導入され、Microsoft Exchange Serverに接続されたユーザー向けに提供されています。以下は、この機能の動作方法と管理方法に関するステップバイステップガイドです。

どのように機能するか

メールを作成する際、Outlookは自動的に受信者のドメインが外部であるかどうかを確認します。

受信者が組織外の場合、「次の受信者はあなたの組織外です」という警告メッセージが受信者フィールドの下に表示されます。

このリマインダーにより、ユーザーは外部に機密情報を送信する前に再確認することができます。

機能を有効にする方法

「受信者が組織外」の警告は、通常、Exchange Serverに接続されたOutlookアカウントではデフォルトで有効になっています。ただし、動作していない場合は、以下の手順に従ってください。

1. Outlook 2010以降を使用していることを確認してください。
2. アカウントがMicrosoft Exchange Serverに接続されていることを確認してください。
3. MailTips機能はExchange Server上で設定されています。警告が表示されない場合、IT管理者に問い合わせて、組織向けにMailTipsを有効にしてもらいましょう。

制限事項

• この機能は、Exchange Serverに接続されたOutlookアカウントでのみ利用可能です。個人用のメールアカウント（例：Outlook.com、Gmail、またはPOP/IMAPアカウント）では動作しません。
• エンドユーザーはこの機能を直接Outlookでカスタマイズしたり、有効/無効にしたりすることはできません。IT管理者によって管理される必要があります。

VBAコードを使用する

以下のVBAコードを使用することで、外部ドメインにメールを送信する際に警告を受けることができます。以下の手順に従ってください。

1. Alt + F11キーを押して、 Microsoft Visual Basic for Applicationsウィンドウを開きます。

2. Microsoft Visual Basic for Applicationsウィンドウで、ThisOutlookSessionをダブルクリックしてThisOutlookSession (Code)ウィンドウを開き、以下のVBAコードをそのウィンドウにコピーします。スクリーンショットをご覧ください。

VBAコード: 外部ドメインにメールを送信する際に警告を受ける

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
'Update by Extendoffice 20180504
Dim xMailItem As Outlook.MailItem
Dim xRecipients As Outlook.Recipients
Dim i As Long
Dim xRecipientAddress As String
Dim xPrompt As String
Dim xYesNo As Integer
Dim xPos As Integer
On Error Resume Next
If Item.Class <> olMail Then Exit Sub
Set xMailItem = Item
Set xRecipients = xMailItem.Recipients
For i = xRecipients.Count To 1 Step -1
    xRecipientAddress = xRecipients.Item(i).Address
    xPos = InStrRev(LCase(xRecipientAddress), "@addin99.com")
    If xPos <= 0 Then Exit For
    Cancel = False
Next
If InStrRev(LCase(xRecipientAddress), "@addin99.com") > 0 Then Exit Sub
xPrompt = "Are you sure to send this email to outside your company? "
xYesNo = MsgBox(xPrompt, vbYesNo + vbQuestion, "Kutools for Outlook")
If xYesNo = vbNo Then Cancel = True
End Sub

注意: コード内の「@addin99.com」は内部メールドメインです。必要に応じて変更してください。

これで、送信ボタンをクリックして外部メールドメイン（VBAコードで指定した内部メールドメイン以外）にメールを送信すると、以下のスクリーンショットのように警告ボックスがポップアップ表示されます。

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