ExcelスプレッドシートからOutlookのリマインダーを作成するにはどうすればよいですか？

この記事では、Excelスプレッドシートのデータに基づいてOutlookリマインダーを作成する方法について説明します。

VBAコードを使用したExcelスプレッドシートからのクレタ島のOutlookリマインダー

VBA コードを使用して Excel スプレッドシートから Outlook リマインダーを作成する

ExcelからOutlookのリマインダーを作成する場合は、次のようにしてください。

1.以下のスクリーンショットに示すように、列ヘッダーと対応するリマインダーフィールドを含むワークシートを作成します。

Note：のために ビジー状態 列、番号 2 リマインダーが次のように表示されることを意味します 忙しい Outlookカレンダーで。あなたはそれをに変更することができます 1（暫定）, 3（不在）, 4（他の場所での作業）または 5（無料） 必要に応じて

2。プレス他の + F11 キーを押して アプリケーション向け Microsoft Visual Basic 窓。

3。の中に アプリケーション向け Microsoft Visual Basic ウィンドウ、クリック インセット > モジュール。次に、以下のVBAコードを[コード]ウィンドウにコピーします。

VBAコード：ExcelスプレッドシートからOutlookのリマインダーを作成する

Sub AddAppointments()
'Update by Extendoffice 20180608
    Dim I As Long
    Dim xRg As Range
    Dim xOutApp As Object
    Dim xOutItem As Object
    Set xOutApp = CreateObject("Outlook.Application")
    Set xRg = Range("A2:G2")
    For I = 1 To xRg.Rows.Count
        Set xOutItem = xOutApp.createitem(1)
        Debug.Print xRg.Cells(I, 1).Value
        xOutItem.Subject = xRg.Cells(I, 1).Value
        xOutItem.Location = xRg.Cells(I, 2).Value
        xOutItem.Start = xRg.Cells(I, 3).Value
        xOutItem.Duration = xRg.Cells(I, 4).Value
        If Trim(xRg.Cells(I, 5).Value) = "" Then
            xOutItem.BusyStatus = 2
        Else
            xOutItem.BusyStatus = xRg.Cells(I, 5).Value
        End If
        If xRg.Cells(I, 6).Value > 0 Then
            xOutItem.ReminderSet = True
            xOutItem.ReminderMinutesBeforeStart = xRg.Cells(I, 6).Value
        Else
            xOutItem.ReminderSet = False
        End If
        xOutItem.Body = xRg.Cells(I, 7).Value
        xOutItem.Save
        Set xOutItem = Nothing
    Next
    Set xOutApp = Nothing
End Sub

Note：上記のコードでは、 A2：G2 に基づいて予定を作成するデータ範囲です。

4。プレス F5 キーを押すか、[実行]ボタンをクリックしてコードを実行します。次に、特定のフィールドを持つすべての予定がOutlookのカレンダーに一度に挿入されます。

次に、Outlookのカレンダーに移動して、結果を表示できます。スクリーンショットを参照してください。

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Comments (66)

Rated 5 out of 5 · 2 ratings

JAIME GARCIA

about 1 month ago

#44964

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How can I make this module run automatically when I close Excel? That way I can input data, and only have to close the file without having to manually run the code?

crystal JAIME GARCIA

about 1 month ago

#45008

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Hi JAIME GARCIA，
To make the AddAppointments subroutine run automatically when you close the Excel workbook, you can apply the following VBA code. This event is triggered right before the workbook is closed. Here's how you can adjust the code to run when the workbook is closed:
1. Open the Excel workbook where you want this functionality.
2. Press Alt + F11 to open the VBA editor.
3. In the Project Explorer on the left side, find ThisWorkbook under the VBAProject for your workbook.
4. Double-click ThisWorkbook to open its code module.
5. In the code window for ThisWorkbook, insert the following code.
6. Now you need to save this workbook as Excel Macro-Enabled Workbook (click File > Save As > choose Excel Macro-Enabled Workbook from Save as Type drop-down list > click Save).

Note: In this code, be sure to replace "SheetName" with the actual name of the worksheet containing your appointment data.

Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean)
    AddAppointments
End Sub

Sub AddAppointments()
    ' Updated by Extendoffice 20180608
    Dim I As Long
    Dim xRg As Range
    Dim xOutApp As Object
    Dim xOutItem As Object
    Set xOutApp = CreateObject("Outlook.Application")
    Set xRg = ThisWorkbook.Sheets("SheetName").Range("A2:G2") ' Replace "SheetName" with the actual name of your sheet
    
    For I = 1 To xRg.Rows.Count
        Set xOutItem = xOutApp.createitem(1)
        xOutItem.Subject = xRg.Cells(I, 1).Value
        xOutItem.Location = xRg.Cells(I, 2).Value
        xOutItem.Start = xRg.Cells(I, 3).Value
        xOutItem.Duration = xRg.Cells(I, 4).Value
        xOutItem.BusyStatus = IIf(Trim(xRg.Cells(I, 5).Value) = "", 2, xRg.Cells(I, 5).Value)
        xOutItem.ReminderSet = xRg.Cells(I, 6).Value > 0
        xOutItem.ReminderMinutesBeforeStart = IIf(xOutItem.ReminderSet, xRg.Cells(I, 6).Value, 0)
        xOutItem.Body = xRg.Cells(I, 7).Value
        xOutItem.Save
        Set xOutItem = Nothing
    Next I
    Set xOutApp = Nothing
End Sub

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Jdavidde

about 5 months ago

#44317

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Hello:

Thank you all for this amazing forum. I hope you will forgive me if this has already been asked, but is there a way to tweak the code to create an Outlook TASK instead of an appointment?

Please advise.

David

Rated 5 out of 5

Kristen Miller

about 5 months ago

#44236

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How can I revise the code to include multiple rows?

crystal Kristen Miller

about 5 months ago

#44280

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HI Miller,

In this line Set xRg = Range("A2:G2") of the code, simply change the range "A2:G2" to a range containing multiple rows, such as "A2:G10"

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Kate

about 6 months ago

#44005

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This is a great tool. Was wondering if there is a way to add the appointments to a shared calendar, instead of my personal outlook calendar.

Sushant Gawali

about 7 months ago

#43862

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HI Crystal,
the code worked find, but I made some changes in Table & run the code again, now I have 2 reminders for same event, how to remove 1st reminder from my outlook calendar.

crystal Sushant Gawali

about 6 months ago

#43976

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Hi Sushant Gawali,

The code only helps you to create reminders from Excel. If a duplicate reminder is created, you will need to go to the Outlook calendar to delete it manually. Sorry for the inconvenience.

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nitiksha

about 9 months ago

#43414

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If we share the excel with other user and they run this micro-enabled filed, will they have all the invites saved?

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crystal nitiksha

about 8 months ago

#43523

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Hi,
If you save this Excel file as an Excel Macro-Enabled Workbook and send it to someone else, the invitation will be saved in their Outlook calendar after running the VBA code.

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