OutlookからExcelにメールを自動的にエクスポートするにはどうすればよいですか？

通常、Import/Export機能を使用してOutlookからExcelにメールをエクスポートできます。しかし、受信したメールが到着すると同時にExcelファイルに自動的にエクスポートする必要がある場合、Outlookにはそのような組み込みのソリューションはありません。この記事では、それを実現するための2つの方法を紹介します。

VBAを使用して受信トレイからの新しい受信メールをExcelに自動的にエクスポート (手動で面倒)

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VBAを使用して受信トレイからの新しい受信メールをExcelに自動的にエクスポート

新着メールをExcelに自動的にエクスポートする方法が必要な場合は、以下のVBAコードを使用できます。この方法は受信トレイフォルダを監視し、新着メールの詳細を到着後すぐにExcelファイルにエクスポートします。

ステップ1: Excelファイルを準備する

VBAコードを実行する前に、エクスポートされたメールデータを保存するためのExcelワークブックを設定してください。最初の行に次の列見出しを含めてください：No.、送信者名、送信者のメールアドレス、件名、受信時刻。

ステップ2: OutlookでVBAエディタを開く

1. Alt + F11キーを押してMicrosoft Visual Basic for Applicationsウィンドウを開きます。

2. Project1 (VbaProject.OTM)ペインでMicrosoft Outlook Objectsを展開し、ThisOutlookSessionをダブルクリックします。

ステップ3: VBAコードを挿入する

次のVBAコードをモジュールにコピー＆ペーストします。

Public WithEvents GMailItems As Outlook.Items
Private Sub Application_Startup()
    Set GMailItems = Outlook.Application.Session.GetDefaultFolder(olFolderInbox).Items
End Sub
Private Sub GMailItems_ItemAdd(ByVal Item As Object)
    Dim xMailItem As Outlook.MailItem
    Dim xExcelFile As String
    Dim xExcelApp As Excel.Application
    Dim xWb As Excel.Workbook
    Dim xWs As Excel.Worksheet
    Dim xNextEmptyRow As Integer
    On Error Resume Next
    If Item.Class <> olMail Then Exit Sub
    Set xMailItem = Item
    ' Update this path with your actual Excel file path  
    xExcelFile = "C:\Users\DT168\Desktop\split document\kto-data.xlsx"
    If IsWorkBookOpen(xExcelFile) = True Then
        Set xExcelApp = GetObject(, "Excel.Application")
        Set xWb = GetObject(xExcelFile)
        If Not xWb Is Nothing Then xWb.Close True
    Else
        Set xExcelApp = New Excel.Application
    End If
    Set xWb = xExcelApp.Workbooks.Open(xExcelFile)
    Set xWs = xWb.Sheets(1)
    xNextEmptyRow = xWs.Range("B" & xWs.Rows.Count).End(xlUp).Row + 1
    With xWs
        .Cells(xNextEmptyRow, 1) = xNextEmptyRow - 1
        .Cells(xNextEmptyRow, 2) = xMailItem.SenderName
        .Cells(xNextEmptyRow, 3) = xMailItem.SenderEmailAddress
        .Cells(xNextEmptyRow, 4) = xMailItem.Subject
        .Cells(xNextEmptyRow, 5) = xMailItem.ReceivedTime
    End With
    xWs.Columns("A:E").AutoFit
    xWb.Save
End Sub
Function IsWorkBookOpen(FileName As String)
    Dim xFreeFile As Long, xErrNo As Long
    On Error Resume Next
    xFreeFile = FreeFile()
    Open FileName For Input Lock Read As #xFreeFile
    Close xFreeFile
    xErrNo = Err
    On Error GoTo 0
    Select Case xErrNo
        Case 0: IsWorkBookOpen = False
        Case 70: IsWorkBookOpen = True
        Case Else: Error xErrNo
    End Select
End Function

ステップ4: Microsoft Excel Object Libraryを有効にする

1. Microsoft Visual Basic for Applicationsウィンドウで、[ツール] > [参照設定] をクリックします。

2. [参照設定 - Project1] ダイアログボックスで下にスクロールし、Microsoft Excel Object Libraryオプションにチェックを入れます。

3. [OK] をクリックして変更を適用します。

ステップ5: 保存してOutlookを再起動する

1. VBAコードを保存し、エディターを閉じます。

2. 変更を反映させるためにOutlookを再起動します。

結果：

これからは、受信トレイに届いたすべての新しいメールが指定されたExcelワークブックに自動的にエクスポートされます。

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ステップ1: フォルダーを選択してクイックレポート機能を有効にする

1. Outlookを開き、エクスポートしたいフォルダー（受信トレイ、送信箱、送信済みアイテムなど）に移動します。

2. Kutools Plus > レポート > クイックレポートをクリックします。

ステップ2: 保存先を選択する

1. [レポートの保存] ウィンドウで、保存先を選択し、エクスポート用のファイル名を入力します。

2. [保存] をクリックします。

ステップ3: エクスポートされたレポートを開く

確認メッセージが表示されます。エクスポートされたファイルを開くには「はい」をクリックします。

結果：

選択されたフォルダー内のすべてのメールが、送信者、件名、受信時刻などの情報を表示するExcel互換のXMLファイルにエクスポートされます。

注意：Kutools for Outlookのクイックレポートユーティリティを使用するには、まずKutools for Outlookをダウンロードしてインストールする必要があります。

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どちらの方法を使うべきですか？

ここでは、ニーズに最適な方法を選ぶために、2つの方法を比較します。

方法	最適な用途	使いやすさ	効率性
VBAコードを使用 (自動だが複雑)	受信トレイから新規メールを自動的にエクスポート	⭐⭐	⭐⭐⭐⭐
Kutools for Outlookを使用 (シンプルで柔軟性あり)	選択されたフォルダーからすべてのメールを迅速にエクスポート	⭐⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐

適切な方法を選択することで、作業フローに応じてOutlookのメールを効率的にExcelにエクスポートできます！

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