Outlook でメールが届いた際に添付ファイルを自動で印刷する方法は？

著者Siluvia変更日2024-09-18

このチュートリアルでは、VBA スクリプトとOutlook のルールを組み合わせて、特定のメールが受信された際に添付ファイルを自動的に印刷する方法をご紹介します。

特定のメールが到着した際に添付ファイルを自動印刷する

ステップ1：Outlook にスクリプトを作成する

ステップ2：スクリプトを使用するルールを作成する

特定のメールが到着した際に添付ファイルを自動印刷する

たとえば、特定の送信者から届くメールの添付ファイルを自動的に印刷したい場合は、以下の手順で簡単に設定できます。

ステップ1：Outlook にスクリプトを作成する

まず、Outlook に VBA スクリプトを作成する必要があります。

1．Outlook を起動し、AltキーとF11キーを同時に押して、Microsoft Visual Basic for Applicationsウィンドウを開きます。

2．Microsoft Visual Basic for Applicationsウィンドウで、Project1 > Microsoft Outlook Objects > ThisOutlookSessionをダブルクリックして、ThisOutlookSession (コード)ウィンドウを開き、次のコードをこのコードウィンドウにコピーしてください。

VBA コード1：メール到着時に添付ファイル（すべての種類の添付ファイル）を自動印刷する

Sub AttachementAutoPrint(Item As Outlook.MailItem)
'Updated by Extendoffice 20230223
  Dim xFS As FileSystemObject
  Dim xTempFolder As String
  Dim xAtt As Attachment
  Dim xShell As Object
  Dim xFolder As Object, xFolderItem As Object
  Dim xFileName As String
  On Error GoTo xError
  If Item.Attachments.Count = 0 Then Exit Sub
  Set xFS = New FileSystemObject
  xTempFolder = xFS.GetSpecialFolder(TemporaryFolder)
  xTempFolder = xTempFolder & "\ATMP" & Format(Item.ReceivedTime, "yyyymmddhhmmss")
  If Not xFS.FolderExists(xTempFolder) Then
    MkDir (xTempFolder)
  End If
  Set xShell = CreateObject("Shell.Application")
  Set xFolder = xShell.NameSpace(0)
  For Each xAtt In Item.Attachments
    If IsEmbeddedAttachment(xAtt) = False Then
      xFileName = xTempFolder & "\" & xAtt.FileName
      xAtt.SaveAsFile (xFileName)
      Set xFolderItem = xFolder.ParseName(xFileName)
      xFolderItem.InvokeVerbEx ("print")
    End If
  Next xAtt
  Set xFS = Nothing
  Set xFolder = Nothing
  Set xFolderItem = Nothing
  Set xShell = Nothing
xError:
  If Err <> 0 Then
    MsgBox Err.Number & " - " & Err.Description, , "Kutools for Outlook"
    Err.Clear
  End If
Exit Sub
End Sub

Function IsEmbeddedAttachment(Attach As Attachment)
Dim xItem As MailItem
Dim xCid As String
Dim xID As String
Dim xHtml As String
On Error Resume Next
IsEmbeddedAttachment = False
Set xItem = Attach.Parent
If xItem.BodyFormat <> olFormatHTML Then Exit Function
xCid = ""
xCid = Attach.PropertyAccessor.GetProperty("http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x3712001F")
If xCid <> "" Then
    xHtml = xItem.HTMLBody
    xID = "cid:" & xCid
    If InStr(xHtml, xID) > 0 Then
        IsEmbeddedAttachment = True
    End If
End If
End Function

注：このコードは、メールで受信したすべての種類の添付ファイルを印刷できます。PDF ファイルなど、特定の種類の添付ファイルのみを印刷したい場合は、以下の VBA コードをご利用ください。

VBA コード2：メール到着時に指定した種類の添付ファイルを自動印刷する

Sub AttachementAutoPrint(Item As Outlook.MailItem)
'Updated by Extendoffice 20230223
  Dim xFS As FileSystemObject
  Dim xTempFolder As String
  Dim xAtt As Attachment
  Dim xShell As Object
  Dim xFolder As Object, xFolderItem As Object
  Dim xFileType As String, xFileName As String
  On Error GoTo xError
  If Item.Attachments.Count = 0 Then Exit Sub
  Set xFS = New FileSystemObject
  xTempFolder = xFS.GetSpecialFolder(TemporaryFolder)
  xTempFolder = xTempFolder & "\ATMP" & Format(Item.ReceivedTime, "yyyymmddhhmmss")
  If Not xFS.FolderExists(xTempFolder) Then
    MkDir (xTempFolder)
  End If
  Set xShell = CreateObject("Shell.Application")
  Set xFolder = xShell.NameSpace(0)
  For Each xAtt In Item.Attachments
    If IsEmbeddedAttachment(xAtt) = False Then
      xFileName = xAtt.FileName
      xFileType = LCase$(Right$(xFileName, VBA.Len(xFileName) - VBA.InStrRev(xFileName, ".")))
      xFileName = xTempFolder & "\" & xFileName
      Select Case xFileType
        Case "pdf"   'change "pdf" to the file extension you want to print
          xAtt.SaveAsFile (xFileName)
          Set xFolderItem = xFolder.ParseName(xFileName)
          xFolderItem.InvokeVerbEx ("print")
      End Select
    End If
  Next xAtt
  Set xFS = Nothing
  Set xFolder = Nothing
  Set xFolderItem = Nothing
  Set xShell = Nothing
xError:
  If Err <> 0 Then
    MsgBox Err.Number & " - " & Err.Description, , "Kutools for Outlook"
    Err.Clear
  End If
  Exit Sub
End Sub

Function IsEmbeddedAttachment(Attach As Attachment)
Dim xItem As MailItem
Dim xCid As String
Dim xID As String
Dim xHtml As String
On Error Resume Next
IsEmbeddedAttachment = False
Set xItem = Attach.Parent
If xItem.BodyFormat <> olFormatHTML Then Exit Function
xCid = ""
xCid = Attach.PropertyAccessor.GetProperty("http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x3712001F")
If xCid <> "" Then
    xHtml = xItem.HTMLBody
    xID = "cid:" & xCid
    If InStr(xHtml, xID) > 0 Then
        IsEmbeddedAttachment = True
    End If
End If
End Function

注意事項：

1．受信メール内の PDF ファイルのみを印刷するこの VBA コードを適用する前に、まずAdobe Acrobat Readerをダウンロード・インストールし、コンピューターの既定の PDF リーダーとして設定する必要があります。

2．Case 「pdf」の行で、「pdf」を印刷したいファイル拡張子に変更してください。

3．次に、ツール > 参照をクリックします。参照 – Project1ダイアログボックスが表示されたら、Microsoft Scripting Runtimeのチェックボックスをオンにして、OKボタンをクリックします。

4．コードを保存し、Alt+Qキーを押して、Microsoft Visual Basic for Applicationsウィンドウを閉じてください。

注：Outlook ですべてのマクロを有効にするオプションが有効になっていることをご確認ください。この設定は、以下の手順で確認できます。

ステップ2：スクリプトを使用するルールを作成する

Outlook に VBA スクリプトを追加したら、そのスクリプトを特定の条件に基づいて実行するためのルールを作成する必要があります。

1．[ホーム]タブに移動し、ルール > ルールとアラートの管理をクリックします。

2．ルールとアラートダイアログボックスで、新しいルールボタンをクリックし、ルールを作成します。

ヒント：Outlook に複数のメールアカウントを追加している場合、ルールを適用したいフォルダーをこのフォルダーに変更を適用するドロップダウンリストで指定してください。指定しないと、現在のアカウントの受信トレイに適用されます。

3．最初のルールウィザードダイアログボックスで、受信メッセージに対してルールを適用するをステップ1ボックス内で選択し、次へ

4．2 番目のルールウィザードダイアログボックスで、以下の操作を行います。

4.1）必要に応じて、ステップ1ボックス内で1 つ以上の条件を指定します。

ここでは、指定した送信者からの受信メールに含まれる添付ファイルのみを印刷したいので、「特定のユーザーまたは公開グループからのメール」のチェックボックスをオンにします。

4.2）条件を編集するために、ステップ2ボックス内の下線付きの値をクリックします。

4.3）次へをクリックします。スクリーンショットを参照してください：

5．3 番目のルールウィザードダイアログボックスで、次のように設定します。

5.1)手順 1: アクションの選択セクションで、「スクリプトの実行」チェックボックスをオンにします。

5.2)手順 2セクションで、下線付きテキスト「スクリプト」をクリックします。

5.3) 開いたスクリプトの選択ダイアログボックスで、上記で追加した VBA コードの名前をクリックし、次にOK

5.4)次へボタンをクリックします。スクリーンショットを参照してください。

ヒント：「スクリプトを実行する」オプションがルールウィザードに表示されない場合は、この記事で紹介している方法に従って表示できます：Outlook ルールで「スクリプトを実行する」オプションが消えた場合の復元方法。

6．次に、例外を設定するかどうかを尋ねる別のルールウィザードが表示されます。必要に応じて例外を設定できますが、特に設定しない場合は、何も選択せずに次へボタンをクリックします。

7．最後のルールウィザードで、ルールの名前を指定して完了ボタンをクリックします。

8．その後、ルールとアラートダイアログボックスに戻り、作成したルールが一覧に表示されていることを確認してから、OKボタンをクリックし、すべての設定を完了します。

これ以降、指定した人物からメールを受信すると、添付ファイルが自動的に印刷されます。

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