Outlookで後続の会話を自動的にフォルダに移動するにはどうすればよいですか？

一定期間使用した後、受信トレイにはさまざまな種類のメールが大量に届いている可能性があります。例えば、同僚と一緒にプロジェクトを進めているとします。その際、スレッドや複数のスレッドでメッセージを送受信し続けます。しかし、毎回そのメッセージを見つけるために受信トレイをスクロールしたり検索したりするのは煩わしいものです。この記事では、Outlookでスレッドや会話を整理する方法を探ります。

Outlookでフォルダを使って会話を整理する

Outlookの受信トレイに複数の会話があるとしましょう。そして、関連するプロジェクトが終了したため、これらの会話ではもはやメールの送受信を行っていない状態です。これらのスレッドを整理するために、新しいフォルダまたはサブフォルダを作成できます：

1. メールアカウントを右クリックしてドロップダウンメニューを開き、「新しいフォルダ」をクリックして名前を付けてアカウント内にフォルダを作成します。または、受信トレイなど既存のフォルダを右クリックしてドロップダウンメニューを開き、「新しいフォルダ」をクリックして名前を付けてサブフォルダを作成します。

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Outlookで後続の会話を自動的にフォルダに移動する

あるスレッドにメッセージが継続して届き続け、その会話の今後のメッセージを受信トレイではなく指定されたフォルダに自動的に移動させたい場合は、以下の手順のいずれかに従ってください：

選択された会話のメッセージを常にフォルダに移動する

既存および今後のメッセージを同じフォルダに移動したいスレッドを1つまたは複数選択し、選択されたスレッドのいずれかを右クリックしてドロップダウンメニューを開き、「移動」＞「この会話のメッセージを常に移動」をクリックします。その後、表示されるダイアログボックスで、メッセージを移動したいフォルダを選択または新規作成します。

キーワード付きのメッセージを自動的にフォルダに移動する

ケースがさらに複雑で、独自のルールを設定してメッセージをフォルダに移動したい場合は、以下の手順に従ってください：

1. Outlookで「ファイル」＞「ルールと通知の管理」をクリックします。次に「新しいルール」をクリックします。

2. 「ルールウィザード」ダイアログボックスで：

• ステップ1で「特定の件名を持つメッセージをフォルダに移動する」を選択します。
• ステップ2で「特定の単語」をクリックして、メッセージを移動する基準となるキーワードを追加します。次に「指定」をクリックして、キーワード付きのメッセージを移動する宛先フォルダを指定します。
• 完了したら、「次へ」をクリックします。

3. 必要に応じて追加の条件を設定します。完了したら、「次へ」をクリックします。

4. 設定した条件に一致するメッセージに適用するアクションを選択します。完了したら、「次へ」をクリックします。

5. 例外があれば選択します。次に「次へ」をクリックします。

6. ステップ1でルールの名前を入力します。ステップ2で必要なオプションをチェックします。ステップ3で作成したルールを確認できます。すべて問題なければ「完了」をクリックします。

7. これで「ルールと通知」ダイアログボックスにルールが作成されます。「OK」をクリックします。

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