Outlookで自動返信に画像を挿入する3つの方法

Author: Zhoumandy Last Modified: 2025-05-23

Outlookで自動返信を設定することは、特にオフィスを離れているときや不在の際に役立つ機能です。会社のロゴや署名などの画像を追加することで、自動返信をよりプロフェッショナルにしたり、個別に対応した内容にできます。以下は、Outlookで自動返信に画像を挿入するためのステップバイステップガイドです。

注: ここではMicrosoft Outlook 365を例として取り上げていますが、他のOutlookバージョンでは手順や説明が若干異なる場合があります。

特定のテンプレートを使用して自動返信に画像を挿入する

特定のテンプレート: すべてのアカウントに適用されます。
Kutools for Outlook: すべてのアカウントをサポートし、個々のアカウントに特定の自動返信テンプレートを設定できます。
特定のメッセージ: Exchangeアカウントでのみ動作します。

特定のテンプレートを使用して自動返信に画像を挿入する

ヒント: この方法ではOutlookアカウントの種類に制限はありません。

1. [ホーム] > [新規メール] をクリックして新しいメッセージを作成します。その後、件名と本文を入力します。[挿入] タブに移動し、[図] をクリックして画像を挿入します。

the steps of inserting images to an automatic reply using a specific template

2. [ファイル] > [名前を付けて保存] をクリックして、メッセージを自動返信テンプレートとして保存します。

3. [名前を付けて保存] ダイアログボックスで、[保存形式] のドロップダウンリストから [Outlook テンプレート (*.oft)] を選択し、[保存] ボタンをクリックします。

4. 次に、[ホーム] > [ルール] > [ルールと通知の管理] をクリックします。

5. [ルールと通知] ダイアログボックスで、[電子メールルール] セクションの下にある [新しいルール] をクリックします。

6. [ルールウィザード] ダイアログボックスで、[受信したメッセージにルールを適用する] を選択し、[次へ] ボタンをクリックします。

7. 次の [ルールウィザード] ダイアログボックスで、[自分宛てのみ] を条件として選択し、[次へ] ボタンをクリックします。

8. 次の [ルールウィザード] ダイアログボックスで、[ステップ1: アクションを選択] で [特定のテンプレートを使用して返信する] を選択し、[ステップ2: ルールの説明を編集] ボックスで [特定のテンプレート] をクリックします。

9. すると、[返信テンプレートの選択] ダイアログボックスが表示されます。[参照先] のドロップダウンリストから [ファイルシステム内のユーザーテンプレート] を選択し、先ほど作成した自動返信テンプレートを選択して、[開く] ボタンをクリックします。

10. [ルールウィザード] ダイアログボックスに戻り、[次へ] ボタンをクリックします。

11. 次の [ルールウィザード] ダイアログボックスで、例外をチェックせずに [次へ] ボタンをクリックします。

12. 次の [ルールウィザード] ダイアログボックスで、[ステップ1: このルールの名前を指定] ボックスにルールの名前を入力します。その後、[完了] ボタンをクリックします。

注意:

1) [ステップ2: ルールオプションの設定] では、[このルールを有効にする] オプションがデフォルトでチェックされています。すでに受信済みのメールにこのルールを使用したい場合は、[「受信トレイ」内にある既存のメールにこのルールを今すぐ実行する] チェックボックスをオンにしてください。また、このルールをすべてのメールアカウントに適用したい場合は、[すべてのアカウントにこのルールを作成する] チェックボックスをオンにしてください。

2) Microsoft Outlook Exchangeアカウントのユーザーの場合、[完了] ボタンをクリックすると、Microsoft Outlookダイアログボックスが表示されます。これは、「このルールはOutlookでメールを確認しているときにのみ実行されます。Outlookが実行されていない場合、オンラインまたは別のデバイスで確認するメールにはこのルールは適用されません」という内容です。[OK] をクリックしてダイアログを閉じます。

13. その後、[ルールと通知] ダイアログボックスに戻ります。[OK] ボタンをクリックして設定を完了します。

これで、Outlookでメッセージを受信すると、画像付きの自動返信メッセージが送信者に即座に送信されます。

❗ 重要なお知らせ:

1) 不在中にルールがメールに対して自動返信を送信するためには、Outlookを起動したままにしておく必要があります。

2) Exchangeアカウント、IMAPアカウント、POP3アカウントに関わらず、特定のテンプレートを使用した自動返信ルールを使用する場合、セッション中は各送信者に一度しか自動返信が送られません。セッションとは、Outlookを起動してから終了するまでの間のことです。このルールにより、複数のメッセージを受け取った同一の送信者に対して重複して返信を送ることを防ぎます。セッション中、Outlookは返信済みのユーザーの一覧を保持しています。ただし、Outlookを終了して再起動すると、それは新しいセッションとみなされ、自動返信を送った送信者の一覧がリセットされます。

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Kutools for Outlookを使用して自動返信に画像を挿入する

このプロセスを簡素化したい場合、Kutools for Outlookには、画像やリッチコンテンツを簡単に挿入できるようにするカスタマイズされた自動返信を作成・管理する機能である「自動返信」が提供されています。

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1. Kutools for Outlookをインストール後、[自動] グループの [Kutools Plus] > [返信] をクリックします。

select-auto-reply-of-kutools-for-outlook

2. [自動返信] ダイアログで、設定を行います:

自動返信を設定したいアカウントを選択します。
必要に応じて件名の接頭辞を編集します。
自動返信メッセージを作成します。
画像を追加するには、[画像の挿入] アイコンをクリックし、ローカルの画像をアップロードするか、画像のURLを貼り付けます。

3. [OK] または [適用] をクリックします。変更を保存し、自動返信機能を有効にするよう求められた場合は、[はい] をクリックします。

activate-auto-reply-of-kutools-for-outlook

これで、指定されたアカウントに届いたメッセージは、画像を含む自動返信がトリガーされるようになります。

特定のメッセージを使用して自動返信に画像を挿入する

ヒント: この方法はMicrosoft Outlook Exchangeアカウントでのみ動作します。

1. Outlookを有効にし、[ファイル] タブをクリックします。次に、[情報] セクションの [ルールと通知の管理] をクリックします。

the steps of inserting images to an automatic reply using a specific message

2. [ルールと通知] ダイアログボックスで、[電子メールルール] セクションの下にある [新しいルール] をクリックします。

3. [ルールウィザード] ダイアログボックスで、[受信したメッセージにルールを適用する] を選択し、[次へ] ボタンをクリックします。

4. 次の [ルールウィザード] ダイアログボックスで、[自分宛てのみ] を条件として選択し、[ 次へ] ボタンをクリックします。

5. 次の [ルールウィザード] ダイアログボックスで、[ステップ1: アクションを選択] で [サーバーが特定のメッセージを使用して返信する] を選択し、[ステップ2: ルールの説明を編集] ボックスで [特定のメッセージ] をクリックします。

6. 空のメッセージ作成ページが表示されます。件名を入力し、メッセージを編集します。[挿入] タブに移動し、[図] をクリックして画像を挿入します。

7. [保存して閉じる] をクリックして、自動返信メッセージを保存し、ウィンドウを閉じます。

8. [ルールウィザード] ダイアログボックスに戻ると、特定のメッセージが保存されたメッセージの件名（自動返信）として名前が付けられています。その後、[次へ] ボタンをクリックします。

9. 次の [ルールウィザード] ダイアログボックスで、例外をチェックせずに [次へ] ボタンをクリックします。

10. 次の [ルールウィザード] ダイアログボックスで、[ステップ1: このルールの名前を指定] ボックスに自動返信ルールの名前を入力します。その後、[完了] ボタンをクリックします。

注意: [ステップ2: ルールオプションの設定] では、[このルールを有効にする] オプションがデフォルトでチェックされています。すでに受信済みのメールにこのルールを使用したい場合は、[「受信トレイ」内にある既存のメールにこのルールを今すぐ実行する] チェックボックスをオンにしてください。

11. その後、[ルールと通知] ダイアログボックスに戻ります。[OK] ボタンをクリックして設定を完了します。