Outlook で自動返信に画像の挿入を追加する3 つの方法
Outlook で自動返信を設定すれば、特に外出中や不在時にも非常に便利です。会社のロゴや署名などの画像を追加することで、自動返信をよりプロフェッショナルでパーソナライズされたものに仕上げられます。以下は、Outlook の自動返信に画像を挿入するためのステップ・バイ・ステップガイドです。
注：ここではMicrosoft Outlook 365を例に説明していますが、他のOutlook バージョンでは手順や画面が若干異なる場合があります。
画像の挿入を使用して自動返信に追加する
- 特定のテンプレート：すべてのアカウントでご利用いただけます。
- Kutools for Outlook：すべてのアカウントをサポートし、各アカウントごとに専用の自動返信テンプレートを設定できます。
- 特定のメッセージ：Exchange アカウントでのみご利用いただけます。
画像の挿入を特定のテンプレートを使用して自動返信に追加する
1。「ホーム」＞「メール」をクリックして新規メッセージを作成します。件名と本文を入力したら、「挿入」タブに移動し、「画像」をクリックして画像を挿入しましょう。
2。「ファイル」＞「名前を付けて保存」をクリックして、メッセージを自動返信テンプレートとして保存しましょう。
3。「名前を付けて保存」ダイアログボックスで、「保存形式を指定」ドロップダウンリストから「Outlook テンプレート(*。oft)」を選択し、「保存」ボタンをクリックします。
4。次に、「ホーム > ルール > ルールと通知の管理」をクリックします。
5。「ルールと通知」ダイアログボックスで、「新しいルール」を「メールルール」セクションの下にある「新しいルール」をクリックします。
6。「ルールウィザード」ダイアログボックスで、「受信したメッセージにルールを適用する」を選択し、「次へ」をクリックします。
7。次の「ルールウィザード」ダイアログボックスで、「自分宛てにのみ送信された場合」を条件として選択し、「次へ」ボタンをクリックします。
8。次の「ルールウィザード」ダイアログボックスで、「ステップ1：操作の選択」にて「特定のテンプレートを使用して返信する」を選択し、「ステップ2：ルールの内容の編集」にて「特定のテンプレート」をクリックします。
9。その後、「返信テンプレートの選択」ダイアログボックスが表示されます。「参照先」ドロップダウンリストから「ファイルシステム内のユーザーテンプレート」を選択し、先ほど作成した自動返信テンプレートを指定して「開く」ボタンをクリックします。
10。「ルールウィザード」ダイアログボックスに戻って、「次へ」ボタンをクリックします。
11。次の「ルールウィザード」ダイアログボックスで、「次へ」ボタンをクリックします（例外はチェックしないでください）。
12。次の「ルールウィザード」ダイアログボックスで、「ステップ1：ルール名の指定」ボックスにルールの名前を入力し、「完了」ボタンをクリックします。
注記：
1)このルールを有効にするオプションは、「ステップ2：ルールオプションの設定」で既定でチェックされています。すでに受信済みのメッセージにもこのルールを適用したい場合は、「受信トレイ」内の既存のメッセージに対して今すぐこのルールを実行するボックスをオンにしてください。また、すべてのアカウントにもこのルールを適用したい場合は、すべてのアカウントでこのルールを作成するボックスをオンにしてください。
2)Microsoft Outlook Exchangeアカウントをご利用の場合、「完了」ボタンをクリックすると、Microsoft Outlookのダイアログボックスが表示されます。「このルールはOutlook でメールを確認したときにのみ実行されます。Outlook が起動していない場合、オンラインまたは他のデバイスで確認したメールにはこのルールは適用されません。」と表示されるので、「OK」をクリックしてダイアログを閉じてください。
13。その後、「ルールと通知」ダイアログボックスに戻りますので、「OK」ボタンをクリックして設定を完了してください。
これで、Outlook でメッセージを受信すると、画像付きの自動返信メッセージが即座に送信者に送られます。
❗ 重要なお知らせ：
1) 不在中にルールでメールに自動返信を送信するには、Outlook を起動したままにしておく必要があります。
2) Exchange アカウントでも IMAP または POP3 アカウントでも、特定のテンプレートを使用した自動返信ルールを設定すると、自動返信は1 回のセッション中に各送信者に1 回のみ送信されます。ここでいう「セッション」とは、Outlook を起動してから終了するまでの期間を指します。このルールにより、同じ送信者から複数のメッセージを受信しても、重複した返信が送られることを防ぎます。Outlook はセッション中に自動返信を送信済みの送信者を記録しますが、Outlook を終了して再起動すると、新しいセッションとして扱われ、自動返信済みの送信者リストはリセットされます。
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画像の挿入をKutools for Outlook を使用して自動返信に追加する
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1。Kutools for Outlook をインストール後、「自動」グループ内の「KUTOOLS PLUS > 返信」をクリックします。
2。「自動返信」ダイアログで、以下の設定を行ってください：
自動返信を設定したいアカウントをお選びください。
件名の接頭辞を削除するを必要に応じて編集します。
自動返信メッセージを作成します。
画像を追加するには、画像の挿入アイコンをクリックして、ローカルの画像をアップロードするか、画像の URL を貼り付けてください。
3。OKまたはApplyをクリックします。プロンプトが表示されたら、変更を保存して自動返信機能を有効化するために、Yesをクリックします。
これ以降、指定されたアカウントに受信したメッセージすべてに対して、画像を含む自動返信がトリガーされます。
特定のメッセージを使用して自動返信に画像の挿入する
1。Outlook を起動し、ファイルタブをクリックします。次に、情報セクションでルールと通知の管理をクリックします。
2。ルールと通知ダイアログボックスで、メールルールセクションの下にある新しいルールをクリックします。
3。ルールウィザードダイアログボックスで、受信したメッセージにルールを適用するを選択し、次に次へボタンをクリックします。
4。次のルールウィザードダイアログボックスで、条件として自分宛てのみ送信されたメッセージを選択し、その後次へボタンをクリックします。
5。次のルールウィザードダイアログボックスで、手順 1: アクションの選択からサーバーを使用して特定のメッセージで返信するを選択し、手順 2 のルールの内容編集ボックスで特定のメッセージをクリックします。
6。空白のメッセージ作成ページが開きます。件名を入力して、メッセージを編集できます。挿入タブに移動し、画像をクリックして画像を挿入しましょう。
7。保存して閉じるをクリックすると、自動返信メッセージが保存され、このウィンドウが閉じます。
8。ルールウィザードダイアログボックスに戻ると、特定のメッセージの名前が自動返信（保存されたメッセージの件名）として表示されます。次に、次へボタンをクリックしてください。
9。次のルールウィザードダイアログボックスで、例外を確認せずに次へボタンをクリックします。
10。次のルールウィザードダイアログボックスで、手順 1: このルールの名前を指定するボックスにルール名を入力し、完了ボタンをクリックします。
11。その後、「ルールと通知」ダイアログボックスに戻りますので、設定を完了するためにOKボタンをクリックしてください。
これで、Exchange アカウントにメッセージが届いた際に、送信者に画像付きの自動返信メッセージが送信されます。
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