Outlook アイテムにカラーカテゴリーを割り当てたり、編集したりするにはどうすればよいですか？

メールメッセージ、予定、連絡先など特定のOutlook アイテムにカラーカテゴリーを割り当てれば、関連アイテムを瞬時に識別・グループ化でき、簡単に追跡して業務効率を高めることができます。あるアイテムが複数のカテゴリに関連している場合は、そのアイテムに複数のカラーカテゴリーを割り当てましょう。本記事では、Outlook アイテムに色カテゴリを割り当てる方法、独自のカテゴリを作成する方法、既存の色カテゴリの色や名前を変更する方法、およびOutlook アイテムを強調表示するためにカテゴリを活用するその他の簡単なテクニックをご紹介します。

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Outlook で色カテゴリを作成し、ショートカットキーを割り当てる

Outlook にはデフォルトのカラーカテゴリーが用意されていますが、独自のカテゴリを作成して活用すれば、関連アイテムをさらに簡単に見つけられます。

1。「メール」ビューで、「ホーム」タブの「タグ」グループにある［カテゴリ分け］＞［すべてのカテゴリ］をクリックします。

2。表示された「カラーカテゴリー」ダイアログボックスで、「新規」ボタンをクリックしてください。

3。新しい「カテゴリの追加」ダイアログで、入力ボックスにカテゴリ名を入力し、識別しやすい色を割り当てましょう。必要に応じて、ショートカットキーも設定できます。

4。「OK」をクリックすると、作成したカテゴリが下図のように「カラーカテゴリー」ダイアログに表示されます。再度「OK」をクリックしてカテゴリを保存し、ダイアログを閉じます。

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Outlook アイテムに色カテゴリを割り当てる（またはショートカットキーを使用）

Outlook でメッセージ、予定、連絡先、またはタスクのいずれか1 つ以上に色カテゴリを割り当てるには、以下の手順に従ってください。

1。色カテゴリを割り当てるOutlook アイテムを選択してください。

2。以下のいずれかの方法でカテゴリを割り当ててください。

• 割り当てたい色カテゴリにショートカットキーが設定されていない場合は、任意のアイテムを右クリックし、ドロップダウンメニューから「カテゴリ分け」を選択して、適用したいカテゴリを指定してください。
  注：色カテゴリを誤って割り当ててしまったら、該当アイテムを右クリックして「すべてのカテゴリをクリア」を選べば、簡単に解除できます。
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• 割り当てたい色カテゴリにショートカットキーが設定済みの場合は、そのショートカットキーを押してください。
  注：同じショートカットキーを再度押すと、カテゴリが解除されます。

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クイッククリックでOutlook アイテムに色カテゴリを割り当てる

メールメッセージに色カテゴリを割り当てるには、「表示」＞「表示の切り替え」＞「単一」または「プレビュー」を選択します。予定や連絡先にカテゴリを割り当てるには、「表示」＞「表示の切り替え」＞「一覧」を選択します。その後：

1。「メール」ビューで、「ホーム」タブの「タグ」グループにある［カテゴリ分け］→［クイッククリックの設定］をクリックします。

2。「クイッククリックの設定」ダイアログで、割り当てるカテゴリを選びましょう。

3。カテゴリ名の変更を求められた場合は、必要に応じて「はい」または「いいえ」をクリックしてください。

4。メッセージ上にマウスを置くと、「カテゴリ」列の下に空欄が表示されます。ここをクリックすると、クイッククリックカテゴリが割り当てられます。

注：ボックスを再度クリックすると、カテゴリが削除されます。

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クイックステップでOutlook メッセージに色カテゴリを割り当てる

Outlook のクイックステップ機能を使えば、1 回のクリックで1 通または複数のメールに色カテゴリを簡単に割り当てられます。以下の手順に従って設定してください。

1。「メール」ビューで、「ホーム」タブの「クイックステップ」ボックスにある「新規作成」をクリックしてください。

2。「操作の選択」をクリックして複数の操作が表示されるドロップダウンリストを開き、「メッセージのカテゴリ分け」を選択してください。

3。「カテゴリの選択」をクリックし、クイックステップでメッセージに割り当てる色カテゴリを選びましょう。

4。操作名が自動的に「名前」ボックスに入力されます。識別しやすい名前に変更でき、ショートカットキー（例：「Ctrl+Shift+2」）を割り当てたり、ツールチップのテキストを編集したりすることも可能です。「完了」をクリックしてください。

5。他のカテゴリにもクイックステップを作成する必要がある場合は、上記の手順を繰り返してください。

6。これでメールリストに戻ります。カテゴリ分けしたいメッセージを選択し、「クイックステップ」ボックスに作成したクイックステップをクリックすると、選択したアイテムが自動的にカテゴリ分けされます。

注：アイテムに誤って色カテゴリを割り当ててしまった場合は、そのアイテムを選択して右クリックし、ドロップダウンメニューから「すべてのカテゴリをクリア」を選択できます。また、クイックステップ作成時に「カテゴリのクリア」を追加すれば、カテゴリを一括削除するクイックアクションを簡単に作成することも可能です。

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Outlook で色カテゴリとそのショートカットキーを編集する

1。「メール」ビューで、「ホーム」タブの「タグ」グループにある［カテゴリ分け］＞［すべてのカテゴリ］をクリックします。

2。表示された「カラーカテゴリー」ダイアログボックスで、カテゴリを編集するには、以下の操作を行ってください。

1. 編集したいカテゴリを選択してください。
2. 「名前の変更」をクリックして、新しい名前を入力してください。
3. 「色」の下にあるドロップダウン矢印をクリックし、別の色を割り当てましょう。
4. 「ショートカットキー」の下にあるドロップダウン矢印をクリックし、別のショートカットキーを割り当てましょう。
   

3。さらにカテゴリを編集する必要がある場合は、上記の手順を繰り返してください。編集が完了したら、「OK」をクリックして変更を保存しましょう。

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