Outlook で件名用のドロップダウンリストを作成する方法は？

Outlook では、さまざまな受信者向けに配布する必要のある複数の事前設定済みメール件名を扱うことがあります。メール作成時に手動で入力する代わりに、件名行にドロップダウンリストを設けて、必要な件名をワンクリックで選択できれば、非常に効率的です。以下の GIF のように動作します。このチュートリアルでは、異なる事前設定済み件名を含むドロップダウンリストを作成するための3 つの VBA コードをご紹介します。メール作成時にドロップダウンから件名を選択すると、自動的に件名欄に入力されます。ぜひ手順に従って設定してみてください。

VBA コードを使用してOutlook で件名用のドロップダウンリストを作成する

実際には、Outlook の件名欄にドロップダウンリストを直接追加することはできません。これを実現するには、ユーザーフォームを作成し、VBA コードと組み合わせる必要があります。

1。Outlook を起動し、「Alt」＋「F11」キーを押して、「Microsoft Visual Basic for Applications」ウィンドウを開きます。

2。「Microsoft Visual Basic for Applications」ウィンドウで、「挿入」＞「ユーザーフォーム」をクリックしてください。

3。すると、「Visual Basic」エディターの左側ペインにある「Project1」の下に「UserForm1」が挿入されます。次に、「ツールボックス」から「ComboBox」と「CommandButton」をそれぞれドラッグし、「UserForm1」上に配置して、コンボボックスとコマンドボタンを追加してください。

4。コマンドボタンを右クリックし、「プロパティ」をコンテキストメニューから選択します。

5。「プロパティ – CommandButton1」ペインで、「Caption」フィールドを「OK」に変更すると、コマンドボタン上に表示されるテキストが変わります。

6。UserForm 内の空白部分をダブルクリックして「UserForm (コード)」ウィンドウを開き、既存のコードを以下の VBA コードに置き換えてください。

VBA コード 1：複数の事前設定済みメールの件名を含むドロップダウンリスト付きユーザーフォーム

Private Sub UserForm_Initialize()
'Updated by Extendoffice 20220927
  With ComboBox1
    .AddItem "Subject 1"
    .AddItem "Subject 2"
    .AddItem "Subject 3"
    .AddItem "Subject 4"
    .AddItem "Subject 5"
    .AddItem "No change"
  End With
End Sub

Private Sub CommandButton1_Click()
  GCbbIndex = ComboBox1.ListIndex
  GSelSubject = ComboBox1.Value
  Unload Me
End Sub

注：コード内の「件名1、2、3、4」および「5」は、メールで使用したい事前設定済みの件名です。「変更なし」は、既存のメール件名を一切変更しないことを意味します。必要に応じて、VBA コード内の事前設定済み件名を自由にカスタマイズできます。

7。「Project1」＞「Microsoft Outlook オブジェクト」＞「ThisOutlookSession」をダブルクリックし、「ThisOutlookSession (コード)」ウィンドウに以下の VBA コードをコピーします。

ThisOutlookSession ウィンドウで使用する VBA コード 2

Public WithEvents GExplorer As Explorer
'Updated by Extendoffice 20220927
Private Sub Application_Startup()
  Set GExplorer = Application.ActiveExplorer
End Sub

Private Sub GExplorer_InlineResponse(ByVal Item As Object)
  Set GInlineMail = Item
End Sub

8。「Visual Basic」エディターで［挿入］＞［標準モジュール］をクリックし、次の VBA コードを［モジュール（コード）］ウィンドウにコピー＆ペーストしてください。

モジュールウィンドウで使用する VBA コード 3

Public GCbbIndex As Long
'Updated by Extendoffice 20220927
Public GSelSubject As String
Public GInlineMail As MailItem
Public Sub ChangeSubject()
  Dim xItem As MailItem
  Dim xMail As Outlook.MailItem
  On Error Resume Next
  Select Case TypeName(Application.ActiveWindow)
    Case "Explorer"
      Set xMail = GInlineMail
      Debug.Print "Explorer"
    Case "Inspector"
      Set xMail = Application.ActiveInspector.CurrentItem
      Debug.Print "Inspector"
  End Select
  UserForm1.Show
  If (GCbbIndex <> -1) And (GSelSubject <> "no change") Then
    xMail.Subject = GSelSubject
  End If
End Sub

9。コードを保存し、「Alt」＋「Q」キーを押して「Visual Basic Editor」ウィンドウを閉じ、Outlook アプリケーションに戻りましょう。

10。「ホーム」タブの「新規メール」ボタンをクリックして、すぐにメールを作成しましょう。

11。新規メッセージウィンドウで、「クイックアクセスツールバーのユーザー設定」＞「その他のコマンド」をクリックしてください。

12。「Outlook のオプション」ダイアログボックスで、以下のとおり設定してください。

13。すると、メッセージウィンドウのリボンにボタンが追加されたことが確認できます。

14。ここで、Outlook を再起動してください。

15。メール作成中に事前設定済みの件名を挿入したい場合は、リボンに新たに追加されたボタンをクリックしてユーザーフォームを開き、ドロップダウンメニューから件名を選択して「OK」をクリックすると、件名欄に自動的に入力されます。

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