Outlook で特定の人を含むメールを整理するフォルダーを作成する方法?

雑然とした受信トレイに圧倒されていますか? このチュートリアルでは、Outlook で特定の人を含むメールを効率的に整理する XNUMX つの方法を紹介します。

特定の人を含むメールを常に作成したフォルダーに移動する

特定の人のメールを自動的に整理する検索フォルダーを作成する

VBA を使用してすべてのメールアカウントのメールを整理するためのフォルダーを一括作成する

特定の人を含むメールを常に作成したフォルダーに移動する

1. メールを整理するフォルダーを作成するメールアカウントを右クリックし、 新しいフォルダ 右クリックメニューから、フォルダーに名前を付けます。

2. 受信トレイまたは送信済みアイテムフォルダーで、作成したフォルダーにすべてのメールを移動する特定のメールアドレスを含むメールメッセージのいずれかを選択します。

3。上の ホーム タブの移動グループ、をクリックします キャンペーンのルール > 常にメッセージの移動元: 特定のメールアドレス および キャンペーンのルール > 常にメッセージを移動する: 特定のメールアドレス あなたの必要に応じて。

4. ポップアップの [ルールと警告] ダイアログボックスで、メッセージの移動先のフォルダーを指定し、[次へ] をクリックします。 OK.

5. 条件に一致する受信トレイまたは送信済みアイテムフォルダー内の電子メールが、作成したフォルダーに移動されます。また、今後の電子メールメッセージも、条件を満たしていれば直接フォルダーに移動します。

特定の人のメールを自動的に整理する検索フォルダーを作成する

メッセージをフォルダに移動するのではなく、簡単に表示したい場合。 Outlook で検索フォルダーを作成できます。これにより、指定した条件に一致する電子メールメッセージを複数のフォルダーで検索できますが、それらは元のフォルダーに保持されます。

1。上の フォルダ タブの新作グループ、をクリックします 新しい検索フォルダ.

2. ポップアップの [新しい検索フォルダー] ダイアログで、次の手順を実行してください。

1) [検索フォルダーの選択] ボックスの [ユーザーとリストからのメール] リストで、 特定の人からのメールと特定の人へのメールまたは 特定の人からのメール 必要に応じて
2) [検索フォルダーのカスタマイズ] ボックスで、[ 選択する アドレスリストから人を選択します。
3) メールを検索するメールアカウントを指定します。
4）をクリック OK.

3. [検索フォルダー] の下に検索フォルダーが作成され、条件を満たす電子メールメッセージが含まれます。

VBA を使用してすべてのメールアカウントのメールを整理するためのフォルダーを一括作成する

Outlook に複数の電子メールアカウントがあり、特定のユーザー用に各電子メールアカウントのフォルダーをバッチで作成する場合は、VBA メソッドを使用して、特定のユーザーを含むメッセージを電子メールアカウントの受信トレイまたは送信済みフォルダーから移動できます。以下のようにしてください。

1. Outlookで、をクリックします File > オプション > トラストセンター（英語のみ）、をクリックしてください セキュリティセンターの設定.

2. ポップアップダイアログで、 マクロ設定選択 すべてのマクロを有効にする、チェック インストールされているアドインにマクロセキュリティ設定を適用する.

3。クリック OK ボタンをクリックしてダイアログを閉じます。

4。プレス他の + F11 キーを押して、Microsoft Visual Basic forApplicationsウィンドウを開きます。

5。クリック インセット > モジュール. 次に、次の VBA コードのいずれかをモジュールウィンドウにコピーします。

VBA コード 1: すべてのメールアカウントの受信トレイで特定の送信者を含むメールを整理するフォルダーをバッチ作成する

Sub MailArchiveSenderInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderInbox) 'Replace "olFolderInbox" with "olFolderSentMail" if you want to find messages in Sent folders
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      If xMail.Sender.Type = "EX" Then
        xSenderAddress = xMail.Sender.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
      Else
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If xSenderAddress = "" Then
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "") <> 0 Then 'Replace the email address in double quotes
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

注: 上記の VBA コードの 12 行目、16 行目、35 行目のコメントに従って、特定のスニペットを置き換える必要があります。

VBA コード 2: すべてのメールアカウントの受信トレイで特定の受信者を含むメールを整理するフォルダーをバッチ作成する

Sub MailArchiveRecipientInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderSentMail) 'Replace "olFolderInbox" with "olFolderSentMail" if you want to find messages in Sent folders
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      For Each xRecipient In xMail.Recipients
'        If xRecipient.Type = olCC Then   'To find CC recipients. Replace "olCC" with "olBCC" to find BCC recipients
            xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
            If xSenderAddress = "" Then
              xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.Address
            End If
'        End If
      Next
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "") <> 0 Then 'Replace the email address in double quotes
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

注：

1) 上記の VBA コードの 12 行目、16 行目、35 行目のコメントに従って、特定のスニペットを置き換える必要があります。
2) 特定の CC または BCC 受信者を含むメッセージをアーカイブするには、行の先頭にあるアポストロフィ (') を削除して、28 行目と 33 行目のコメントを解除します。

6。押す F5 VBA コードを実行します。そして、条件に合うメッセージがあれば新しいフォルダが作成されます。

注： VBA メソッドは、既存の電子メールメッセージに対して機能します。アーカイブしたい特定の人からの、または特定の人への新しいメッセージがある場合は、ステップ 4-6 を繰り返してください。

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