Outlookで特定の人を含むメールを整理するためのフォルダを作成するにはどうすればよいですか？

散らかった受信トレイに圧倒されていますか？このチュートリアルでは、Outlookで特定の人を含むメールを整理するための3つの方法を紹介します。これにより、より効率的に作業を行えるようになります。

特定の人を含むメールを常に作成したフォルダに移動する

1. メールを整理するためのフォルダを作成するメールアカウントを右クリックし、右クリックメニューから「新しいフォルダ」を選択して、フォルダに名前を付けます。

2. 受信トレイまたは送信済みアイテムフォルダで、特定のメールアドレスを含むメールメッセージのいずれかを選択し、その人のすべてのメールを作成したフォルダに移動します。

3. 「ホーム」タブの「移動」グループで、「ルール」＞「特定のメールアドレスからのメッセージを常に移動」および／または「ルール」＞「特定のメールアドレス宛てのメッセージを常に移動」を必要に応じてクリックします。

4. 表示される「ルールと通知」ダイアログボックスで、メッセージを移動するフォルダを指定し、「OK」をクリックします。

5. 条件を満たす受信トレイまたは送信済みアイテムフォルダ内のメールは、今作成したフォルダに移動されました。また、条件を満たす将来のメールも直接そのフォルダに届きます。

特定の人向けにメールを自動的に整理する検索フォルダを作成する

メッセージをフォルダに移動せず、簡単に表示したい場合、Outlookで検索フォルダを作成できます。これにより、複数のフォルダにわたって指定された基準に一致するメールメッセージを見つけることができますが、元のフォルダにそのまま残ります。

1. 「フォルダ」タブの「新規」グループで、「新しい検索フォルダ」をクリックします。

2. 表示される「新しい検索フォルダ」ダイアログで、次の操作を行います：

• 1) 「検索フォルダを選択」ボックスの「人々やリストからのメール」リストで、「特定の人からのメール」または「特定の人へのメール」を選択します（必要に応じて）。
• 2) 「検索フォルダをカスタマイズ」ボックスで、「選択」をクリックしてアドレスリストから人を選択します。
• 3) メールを検索するメールアカウントを指定します。
• 4) 「OK」をクリックします。

3. 検索フォルダが「検索フォルダ」の下に作成され、条件を満たすメールメッセージが含まれます。

VBAを使用してすべてのメールアカウント用にフォルダを一括作成し、メールを整理する

Outlookに複数のメールアカウントがあり、各メールアカウントに対して特定の人向けにフォルダを一括作成したい場合、VBAメソッドを使用して、メールアカウントの受信トレイや送信済みフォルダから特定の人を含むメッセージを移動できます。以下の手順に従ってください。

1. Outlookで、「ファイル」＞「オプション」＞「トラストセンター」をクリックし、「トラストセンターの設定」をクリックします。

2. 表示されるダイアログで、「マクロの設定」に切り替え、「すべてのマクロを有効にする」を選択し、「インストールされているアドインにもマクロのセキュリティ設定を適用する」をチェックします。

3. ダイアログを閉じるための「OK」ボタンをクリックします。

4. 「Alt」＋「F11」キーを押して、Microsoft Visual Basic for Applicationsウィンドウを開きます。

5. 「挿入」＞「モジュール」をクリックします。その後、次のVBAコードのいずれかをモジュールウィンドウにコピーします。

VBAコード1：すべてのメールアカウントの受信トレイ全体にわたって特定の送信者を含むメールを整理するためのフォルダを一括作成する

Sub MailArchiveSenderInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      If xMail.Sender.Type = "EX" Then
        xSenderAddress = xMail.Sender.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
      Else
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If xSenderAddress = "" Then
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "name@example.com") <> 0 Then
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

注: 上記のVBAコードの12行目、16行目、および35行目のコメントに従って、特定のスニペットを置き換える必要があります。

VBAコード2：すべてのメールアカウントの受信トレイ全体にわたって特定の受信者を含むメールを整理するためのフォルダを一括作成する

Sub MailArchiveRecipientInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder"
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderSentMail)
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      For Each xRecipient In xMail.Recipients
'        If xRecipient.Type = olCC Then
            xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
            If xSenderAddress = "" Then
              xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.Address
            End If
'        End If
      Next
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "name@example.com") <> 0 Then
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

注:

• 1) 上記のVBAコードの12行目、16行目、および35行目のコメントに従って、特定のスニペットを置き換える必要があります。
• 2) 特定のCCまたはBCC受信者を含むメッセージをアーカイブするには、28行目と33行目の先頭にあるアポストロフィ（'）を削除してコメントを解除します。

6. 「F5」を押してVBAコードを実行します。条件を満たすメッセージがある場合、新しいフォルダが作成されます。

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