Outlook で特定の人物を含むメールを自動的に整理するフォルダーを作成するにはどうすればよいですか？

受信箱が散らかってお困りではありませんか？このチュートリアルでは、Outlook で特定の人物を含むメールをすっきり整理し、作業効率をぐんと高める3 つの方法をご紹介します。

特定の人物を含むメールを常に作成済みフォルダーに移動する

1。整理したいメールアカウントを右クリックし、コンテキストメニューから「新しいフォルダ」を選択して、わかりやすい名前を付けましょう。

2。受信箱または送信済みアイテムフォルダー内で、作成したフォルダーに移動したい特定のメールアドレスを含むメールを1 通選択します。

3。「ホーム」タブの「移動」グループで、「ルール」＞「次の送信者からのメッセージを常に移動：特定のメールアドレス」および／または「ルール」＞「次へのメッセージを常に移動：特定のメールアドレス」を、必要に応じてクリックしてください。

4。表示された［ルールとアラート］ダイアログボックスで、メッセージを移動先のフォルダーを指定し、「OK」をクリックします。

5。条件に一致する受信箱または送信済みアイテム フォルダー内のメールは、すぐに作成したフォルダーに移動されます。また、今後その条件に一致する新着メールも、自動的にそのフォルダーに直接届きます。

特定の人物向けのメールを自動的に整理する検索フォルダーを作成する

メールをフォルダーに移動させず、簡単に閲覧したいだけの場合は、Outlook で検索フォルダーを作成できます。これにより、複数のフォルダーにまたがって指定した条件に一致するメールを表示できますが、メールは元のフォルダー内にそのまま残ります。

1。「フォルダー」タブの「新規作成」グループにある「新しい検索フォルダー」をクリックします。

2。表示された［新しい検索フォルダー］ダイアログで、以下の操作を行います。

• 1)［検索フォルダーの選択］ボックス内の［ユーザーおよび配信リストからのメール］一覧から、「特定のユーザーとの間で送受信したメール」または「特定のユーザーからのメール」を目的に応じて選択してください。
• 2)［検索フォルダーのカスタマイズ］ボックスで「選択」をクリックし、アドレスリストからユーザーを選んでください。
• 3) 検索対象の電子メールアカウントを指定します。
• 4)「OK」をクリックしてください。

3。条件に一致するメールを含む検索フォルダーが［検索フォルダー］の下に自動的に作成されます。

VBA を使用して、すべてのメールアカウント向けに一括でフォルダーを作成し、メールを整理する

Outlook に複数のメールアカウントがあり、特定の人物向けに各アカウントごとにフォルダーを一括作成したい場合は、VBA メソッドを使って、各メールアカウントの受信トレイまたは送信済みアイテムフォルダーから、その人物宛てのメッセージを自動で移動できます。以下の手順に従ってください。

1。Outlook で、「ファイル」＞「オプション」＞「トラストセンター」の順にクリックし、「トラストセンターの設定」をクリックしてください。

2。表示されたダイアログで、「マクロの設定」に切り替え、「すべてのマクロを有効にする」を選択し、「インストール済みアドインにもマクロのセキュリティ設定を適用する」をオンにしてください。

3。「OK」ボタンをクリックして、ダイアログを閉じましょう。

4。「Alt」+「F11」キーを押して、Microsoft Visual Basic for Applications ウィンドウを開きます。

5。「挿入」＞「標準モジュール」を順にクリックし、その後、以下のいずれかの VBA コードをモジュールウィンドウにコピーしてください。

VBA コード 1：すべてのアカウントの受信箱全体で特定の送信者を含むメールを整理するためのフォルダーを一括作成

Sub MailArchiveSenderInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      If xMail.Sender.Type = "EX" Then
        xSenderAddress = xMail.Sender.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
      Else
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If xSenderAddress = "" Then
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "name@example.com") <> 0 Then
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

注：上記の VBA コードの12 行目、16 行目、および35 行目に記載されたコメントに従い、該当するスニペットを適切に置き換えてください。

VBA コード 2：すべてのアカウントの受信箱全体で特定の受信者を含むメールを整理するためのフォルダーを一括作成

Sub MailArchiveRecipientInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder"
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderSentMail)
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      For Each xRecipient In xMail.Recipients
'        If xRecipient.Type = olCC Then
            xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
            If xSenderAddress = "" Then
              xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.Address
            End If
'        End If
      Next
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "name@example.com") <> 0 Then
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

注：

• 1) 上記の VBA コードの12 行目、16 行目、および35 行目に記載されたコメントに従い、指定されたスニペットを適切に置き換えてください。
• 2) CC または BCC に特定の受信者が含まれるメッセージをアーカイブするには、28 行目と33 行目の先頭にあるアポストロフィ（'）を削除して、これらの行のコメントを解除してください。

6。「F5」キーを押して VBA コードを実行すると、条件に一致するメッセージが存在する場合、新しいフォルダが自動的に作成されます。

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