Outlook でメールボックスのサイズを縮小する方法?

大量の電子メール メッセージは、Outlook のパフォーマンスを低下させます。 このチュートリアルでは、メールボックスのサイズを縮小して Outlook の生産性を向上させるいくつかの方法を紹介します。

注: 提供されている解決策を試す前に、Outlook PST ファイルの完全なバックアップを取っていることを確認してください。

このチュートリアルで提供されるすべての方法は、Outlook 2021 で操作されます。異なる Outlook バージョンでは、いくつかの違いがある場合があります。

サイズの大きいメールや添付ファイルを見つけて削除する

方法 1 メールをサイズで並べ替える

方法 2 メールをサイズで検索する

メールボックスのクリーンアップの使用

削除済みアイテムを空にする

古いメールをアーカイブ ファイルに移動する

Outlook データ ファイルを圧縮する

古い Outlook データ ファイルをアーカイブする

冗長メッセージのクリーンアップ

サイズの大きいメールや添付ファイルを見つけて削除する

サイズの大きいメールや添付ファイルをすばやく見つけるには、XNUMX つの方法があります。

方法 1 メールをサイズで並べ替える

Outlookでは、通常、受信日でメールを並べ替えますが、実際には次のこともできます メールをサイズ順に並べ替える.

2.次に、 日付別 ドロップダウンリストから サイズ.

これで、フォルダー内のすべてのメールがサイズ別に並べ替えられ、Outlook はメールをサイズ別に 4 つのグループに自動グループ化します。

その後、サイズの大きなメールを削除できます。

方法 2 メールをサイズで検索する

1. アカウント フォルダ リストで、スクロールして 検索フォルダ、右クリックしてクリック 新しい検索フォルダ.

2.次に、 新しい検索フォルダ ダイアログ、スクロールして メールの整理 セクションをクリックして 大型郵便物、[OK]をクリックします 選択する [メール サイズ] ダイアログを表示し、 少なくとも小さいサイズを指定してください に基づいてメールを検索します。 クリック OK > OK ダイアログを閉じます。

新しいフォルダが作成され、サイズが 50 kb を超えるすべてのメールがこの新しいフォルダにリストされていることがわかります。それらを参照して、不要になったメールを削除できます。

メールボックスのクリーンアップの使用

メールボックス クリーンアップ ツールは、メールボックスのサイズを縮小するのに非常に役立ちます。 それを使用すると、次のことができます 削除済みアイテム フォルダーを空にする スペースを解放し、クリックすることもできます 自動アーカイブ 古いメールをアーカイブ ファイルに移動します。

フィレット タブ、[OK]をクリックします 工具 > メールボックスのクリーンアップ..

削除済みアイテムを空にする

削除済みアイテムのサイズを表示 確認する のサイズ 削除済みアイテムフォルダ、クリックに戻ります 空の 削除済みアイテム フォルダー内のアイテムを完全に削除します。

古いメールをアーカイブ ファイルに移動する

自動アーカイブ ボタンをクリックして、古いアイテムを現在のコンピューターのアーカイブ ファイルに移動します。

Outlook データ ファイルを圧縮する

Outlook では、Outlook データ (PST) ファイルを手動で圧縮できます。

1。 クリック フィレット タブ、[OK]をクリックします アカウント設定 > アカウント設定.

2. [アカウント設定] ダイアログで、[ データファイル タブ、次に XNUMX つのアカウントを選択 データ ファイルを圧縮する場合は、 設定.

3. [Outlook データ ファイル] ダイアログで、[ 今すぐコンパクト。 [OK]をクリックします。

古い Outlook データ ファイルをアーカイブする

1。 クリック フィレット > オプションをクリックし、[オプション] ウィンドウで、 高機能 タブをクリックし、 自動アーカイブ設定.

2. [古いアイテムの整理] ダイアログで、[R] をオンにします。un AutoArchive every n 日、次にこのオプションと必要に応じて他のオプションを指定します アイテムを一掃. 次に、[OK] > [OK] をクリックします。

冗長メッセージのクリーンアップ

クリーンアップ機能グループを使用して、選択した会話、フォルダー、またはサブフォルダー内の冗長メッセージを削除する

フォルダまたは会話を選択し、 ホーム タブ、および 削除 のドロップダウン リストから機能を XNUMX つ選択します。 クリーンアップ.