Outlookでメールボックスのサイズを減らすにはどうすればよいですか？
多数のメールメッセージはOutlookのパフォーマンスを低下させる可能性があります。このチュートリアルでは、Outlookの生産性を向上させるために、メールボックスのサイズを減らすためのいくつかの方法を紹介します。
注: 提供された解決策を試す前に、OutlookのPSTファイルの完全なバックアップを取っていることを確認してください。
このチュートリアルで提供されているすべての方法はOutlook 2021で操作されていますが、異なるOutlookバージョンでは若干の違いがあるかもしれません。
大きなメールと添付ファイルを見つけて削除する
大きなメールと添付ファイルを迅速に見つけるのに役立つ2つの方法があります。
方法1 メールをサイズ順に並べ替える
Outlookでは通常、受信日時でメールを並べ替えますが、実際には「メールをそのサイズで並べ替える」こともできます。
次に、「日付別」ドロップダウンリストに移動して「サイズ」を選択します。
これで、フォルダ内のすべてのメールがサイズ順に並べ替えられ、Outlookは自動的にメールを4つのグループにサイズ別に分類します。
その後、大きなメールを削除することができます。
方法2 サイズでメールを検索する
アカウントフォルダリストで、「検索フォルダ」までスクロールし、右クリックして「新しい検索フォルダ」をクリックします。
次に、「新しい検索フォルダ」ダイアログで、「メールの整理」セクションまでスクロールし、「大きなメール」をクリックしてから「選択」をクリックしてメールサイズダイアログを表示し、「少なくとも指定した小さなサイズ」に基づいて検索したいメールを設定します。「OK」>「OK」をクリックしてダイアログを閉じます。
これで新しいフォルダが作成され、サイズが50KBより大きいすべてのメールがこの新しいフォルダにリストされます。それらを閲覧して不要になったメールを削除することができます。
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メールボックスクリーンアップを使用する
メールボックスクリーンアップツールは、メールボックスのサイズを減らすのに非常に便利です。これを使用すると、「削除済みアイテムフォルダを空にする」ことでスペースを解放でき、また「自動アーカイブ」をクリックして古いメールをアーカイブファイルに移動することもできます。
「ファイル」タブをクリックし、次に「ツール」>「メールボックスクリーンアップ...」をクリックします。
「削除済みアイテム」を空にする
「削除済みアイテムのサイズを表示」をクリックして「削除済みアイテムフォルダのサイズ」を確認し、戻って「空にする」をクリックして削除済みアイテムフォルダ内のアイテムを完全に削除します。
古いメールをアーカイブファイルに移動する
「自動アーカイブ」ボタンをクリックして古いアイテムを現在のコンピュータ上のアーカイブファイルに移動します。
Outlookデータファイルを圧縮する
Outlookでは、手動でOutlookデータ（PST）ファイルを圧縮できます。
「ファイル」タブをクリックし、次に「アカウント設定」>「アカウント設定」をクリックします。
アカウント設定ダイアログで、「データファイル」タブをクリックし、データファイルを圧縮したい「アカウントを1つ選択」して「設定」をクリックします。
Outlookデータファイルダイアログで、「今すぐ圧縮」をクリックします。OKをクリックします。
古いOutlookデータファイルをアーカイブする
「ファイル」>「オプション」をクリックし、オプションウィンドウで左ペインの「詳細設定」タブをクリックしてから「自動アーカイブの設定」をクリックします。
自動アーカイブダイアログで、「n日ごとに自動アーカイブを実行する」をチェックし、必要に応じてこのオプションや他のオプション（例：「より古いアイテムを削除する」）を指定します。次にOK > OKをクリックします。
冗長なメッセージをクリーンアップする
クリーンアップ機能グループを使用して、選択した会話、フォルダ、またはサブフォルダ内の冗長なメッセージを削除します。
フォルダまたは会話を選択し、「ホーム」タブをクリックして、「削除」グループの「クリーンアップ」ドロップダウンリストから1つの機能を選択します。
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