Outlook で不在勤務自動返信を設定する（完全ガイド）

現代のデジタル時代では、私たちはいつでもどこでもメールにアクセスできます。しかし、常にオンラインであっても、休暇中やオフィスを離れているときなど、すぐに受信メールに返信できない場合があります。そんなときに役立つのが「不在時自動返信（自動返信）」機能です。この機能を使えば、送信者に対して返信が遅れることを事前に知らせられます。 本ガイドでは、「Windows」、「Web」、「Mac」、さらには「iOS およびAndroid デバイス」上のOutlook で、各プラットフォームごとの不在時自動返信の設定方法を詳しく解説します。さっそく始めましょう！

• Windows のOutlook で不在勤務返信を設定
  • 自動返信の使用方法（Exchange アカウント向け）
  • Kutools for Outlook の簡単な使用方法（すべてのアカウント向け、簡単かつ柔軟）
  • ルールの使用方法（すべてのアカウント向け、複雑）
• Mac のOutlook で不在勤務返信を設定
• Outlook on the Web で不在勤務返信を設定
• iOS およびAndroid 版Outlook で不在勤務返信を設定

動画

Windows 上のOutlook で不在勤務返信を設定する

このセクションでは、Windows 上で Exchange アカウントおよびすべてのアカウント向けの不在勤務返信を設定する3 つの方法をご紹介します。

「自動返信」機能で不在勤務返信を設定する

Outlook で Exchange アカウントをご利用の場合は、内蔵の「自動返信」機能を使って不在時の返信を簡単に設定できます。以下の手順に従ってください。

ステップ1：「自動返信」ウィンドウを開く

Outlook で、「ファイル」タブに移動し、ドロップダウンリストから自動返信を有効にする Exchange アカウントを選択して、「自動返信」をクリックしてください。下図をご参照ください：

ステップ2：自動返信を有効にして設定を構成する

開いた「自動返信」ウィンドウで、次の操作を行ってください。

1. 「自動返信を送信する」オプションを選択して、この機能を有効化しましょう。
2. 指定された時間帯にのみ自動返信を送信するには、「この時間範囲中のみ送信する」チェックボックスをオンにして、希望の開始時刻と終了時刻を設定してください。
   ヒント：期間を設定しない場合、自動返信は「送信しない自動返信」を選択してオフにするまで有効になります。
3. 組織内の送信者のみに自動返信を送信したい場合は、「組織内」タブの設定をそのままにしてください。
4. テキストボックスに自動返信メッセージを入力してください。
5. 「OK」ボタンをクリックして、設定を保存してください。

結果

ステップ3 で自動返信の期間を設定すると、指定した時刻に自動返信が有効になり、Outlook のリボン下部に黄色の情報バーが表示されます。期間を設定しなかった場合は、自動返信はすぐに有効になります。

「送信済みアイテム」フォルダーに移動すると、「自動返信：」で始まる自動返信メールを確認できます。

見逃せないポイント

• Exchange アカウントの「自動返信」機能と、他のメールアカウント（POP アカウントなど）向けに設定した「自動返信ルール」の両方が有効になっている場合、メール受信時に Exchange の「自動返信」とクライアント側の自動返信ルールが同時に作動することがあります。返信の順序は、サーバー側の処理とクライアント側のルール実行順序によって異なります。
  • Exchange の「自動返信」：これは Exchange サーバー側の機能であり、Outlook を起動する必要はありません。
  • 作成したルールによる自動返信：これは通常、クライアント側の機能であり、Outlook が起動して受信メールを処理している必要があります。
  そのため、両方の自動返信を有効にしていると、相手が同じメールに対して2 通の自動返信を受け取る可能性があります。
• この機能を無効にするには、情報バーの「無効にする」ボタンをクリックするだけです。

Kutools for Outlook を使って簡単に不在勤務返信を設定する

上記の方法には制限があるため、ここでは「Kutools for Outlook」の「自動返信」機能をおすすめします。この機能を使えば、メールアカウントの種類を問わず、Outlook で簡単に不在勤務返信を設定できます。Kutools for Outlook をダウンロードしてインストールした後、以下の手順に従ってください：

ステップ1：自動返信の設定を構成する

「Kutools」＞「返信」＞「自動返信の管理」を選択して「自動返信」ダイアログボックスを開き、以下の操作を実行してください。

1. 自動返信を有効にするメールアカウントをチェックしてください：
   「アカウントの選択」セクションには、Outlook に登録されているすべてのアカウントが一覧表示されます。自動返信を有効にしたいアカウントを選択してください。
2. 自動返信メールの件名に付く接頭辞を変更します：
   「件名の接頭辞を削除する」テキストボックスのデフォルト値は「自動返信」です。この文字列が、自動返信メールの件名の先頭に自動で付加されます。必要に応じて、このデフォルトテキストを自由に置き換えてください。
3. 自動返信の内容を入力します：
   ダイアログボックスにはデフォルトのテンプレートが用意されています。必要に応じて、自由にカスタマイズできます！
4. 変更を保存するには、「OK」ボタンをクリックしてください。
   

ステップ2：自動返信機能を有効にする

「Kutools for Outlook」ダイアログボックスが表示され、「すぐに機能を有効にしますか？」と尋ねられます。「はい」をクリックして、機能を即座に有効にしてください。

結果

これ以降、選択したアカウント宛ての受信メールに対して自動返信がトリガーされます。

Outlook ルールを作成して不在勤務返信を設定する

すべてのアカウントで不在勤務返信を設定するには、Outlook ルールを作成することも可能です。ただし、この方法には複数の手順が必要です。必要に応じて、以下の手順に従ってください。

ステップ1：自動返信テンプレートを作成する

1. Outlook で、「ホーム」タブにある「新規メール」をクリックして、新しいメールメッセージを作成します。

   

2. 「メッセージ」ウィンドウで、テンプレートの件名と本文を入力してください。

   

3. 「ファイル」メニューから「名前を付けて保存」をクリックしてください。

   

4. 表示される「名前を付けて保存」ダイアログボックスで、テンプレートに名前を付け（デフォルトではメールの件名がテンプレート名として使用されます）、「保存形式」ドロップダウンリストから「Outlook テンプレート」を選択し、「保存」ボタンをクリックしてください。
   このカスタムテンプレートは、既定の個人用テンプレートの場所に保存されます。

   

5. テンプレートを保存したら、メールを保存せずに閉じます。

ステップ2：「ルールとアラート」ウィンドウを開く

「ホーム」タブで、「ルール」＞「ルールとアラートの管理」をクリックし、「ルールとアラート」ウィンドウを開きます。

ステップ3：不在勤務自動返信ルールを作成する

「ルールとアラート」ウィンドウで、次の手順に従って不在勤務時の自動返信ルールを作成してください。

1. 「メールルール」タブで、自動返信ルールを適用したいメールアカウントを選択し、「新しいルール」ボタンをクリックしてください。
   ヒント：Outlook の「ルールとアラート」ウィンドウに「このフォルダーに変更を適用」ドロップダウンリストが表示されない場合、作成したルールはすべてのアカウントに適用されます。

   

2. 最初の「ルールウィザード」で、「空白のルールから開始」セクションにある「受信したメッセージにルールを適用する」を選択し、「次へ」ボタンをクリックします。

   

3. 2 番目の「ルールウィザード」で、受信するすべてのメールに自動返信する場合は、条件をチェックせずに「次へ」ボタンをクリックします。その後表示される「Microsoft Outlook」ダイアログボックスで、「はい」ボタンをクリックしてください。
   ヒント：特定のメールのみに自動返信したい場合は、必要な条件を指定してください。

   

4. 3 番目の「ルールウィザード」で、「ステップ1」ボックス内の「特定のテンプレートを使用して返信する」チェックボックスをオンにし、「ステップ2」ボックス内の下線付きテキストをクリックします。

   

5. 「返信テンプレートの選択」ダイアログボックスで、「参照先」ドロップダウンリストから「ファイルシステム内のユーザーテンプレート」を選択し、手順1 で作成したテンプレートを選び、「開く」ボタンをクリックしてください。

   

6. 3 番目の「ルールウィザード」に戻ったら、「次へ」ボタンをクリックして先に進みましょう。

   

7. 4 番目の「ルールウィザード」で、必要に応じてルールの例外を指定します。ここでは、例外を確認せずに「次へ」ボタンをクリックします。

   

8. 最後の「ルールウィザード」で、「ステップ1」セクションにこのルールの名前を入力し、「ステップ2」では「このルールをオンにする」チェックボックスをオンのままにして、「完了」ボタンをクリックしてください。

   

9. その後、「Microsoft Outlook」のプロンプトボックスが表示され、「ルールはOutlook が実行中の場合にのみ動作します」と通知されます。「OK」ボタンをクリックしてください。

   

10. 「ルールとアラート」ウィンドウに戻ると、作成したルールのリストが表示されます。「OK」ボタンをクリックして、ルールを保存してください。

    

結果

これで自動返信ルールが作成されました。今後、指定したアカウント（またはすべてのアカウント）宛てに届くメールに対してこのルールが自動的に適用され、送信者に自動返信メールが送られます。

Mac 上のOutlook で不在勤務返信を設定する

Mac 版Outlook で自動返信を設定したい場合は、このセクションの方法が役立ちます。以下の手順に従ってください。

ステップ1：「不在勤務」機能にアクセスする

Mac でOutlook を起動し、不在勤務機能を有効にしたいメールアカウントを開いたら、「ツール」タブに移動して「不在勤務」を選択します。

ステップ2：自動返信の設定を構成する

「自動返信設定」ダイアログボックスで、以下の設定を完了してください。

1. 「（あなたのアカウント）アカウントの自動返信を送信する」チェックボックスをオンにしてください。
2. 「各送信者に一度だけ返信」テキストボックスに、自動返信メッセージの本文を入力してください。
3. 以下は任意です：
   • 自動返信の開始時刻と終了日を設定するには、「この期間中にのみ返信を送信する」チェックボックスをオンにして、開始時刻と終了日を入力してください。終了日の時刻を過ぎると、不在勤務返信は自動的に無効になります。
   • 組織外の相手に返信するには、必要に応じて「組織外の送信者にも返信を送信する」チェックボックスをオンにしてください。「自分の連絡先リストに登録されている送信者のみ」または「すべての外部送信者に送信」のいずれかを選択し、自動返信メッセージ本文を入力します。
4. 「OK」をクリックして設定を保存し、自動返信機能を適用してください。

   

結果

Outlook for Mac の特定のメールアカウントで自動返信が有効になりました。今後、このアカウント宛てに届くメールには自動返信が送信されます。

Web 版Outlook で不在勤務返信を設定する

Web 版Outlook で不在勤務返信を設定したい場合は、このセクションの手順が役立ちます。以下の手順に従ってください。

ステップ1：「自動返信」機能にアクセスする

1. ページの右上隅にある「設定」ボタンをクリックします

   

2. 表示される「設定」ウィンドウで、「メール」セクションの「自動返信」を選びましょう。

   

ステップ2：「自動返信」の設定を構成する

1. 「自動返信をオンにする」トグルをクリックして、自動返信機能を有効化しましょう。
2. 「期間を指定して返信を送信する」チェックボックスをオンにして、自動返信の開始日時と終了日時を設定してください。必要ない場合は、この設定を無視してもかまいません。
3. テキスト編集ボックスに自動返信メッセージの本文を入力してください。
4. 「保存」ボタンをクリックしてください。

   

結果

これで Web 版Outlook の自動返信が有効になりました。今後、このアカウント宛てに届くメールすべてに自動返信が送信されます。

iOS およびAndroid 版Outlook で不在勤務返信を設定する

多くのOutlook ユーザーは、デスクトップで自動返信を設定することには慣れているものの、モバイルアプリでの設定方法はあまり知られていません。この記事の最後のセクションでは、iOS またはAndroid デバイスから自動返信を設定する手順を詳しく解説し、どこにいてもスムーズなコミュニケーションを維持できるようにサポートします。以下の手順に従ってください。

ステップ1：iOS またはAndroid デバイスでOutlook を起動する

ステップ2：「自動返信」機能にアクセスする

1. ページの左上隅にある「ホーム」ボタンをクリックします

   

2. 次に、「設定」ボタンをクリックしてください。

   

3. 「設定」ダイアログボックスの「メールアカウント」セクションで、自動返信を有効にしたいメールアカウントを選択してください。ここでは「Exchange」アカウントを選択します。

   

4. 「Exchange」ページ（前の手順で別のアカウントを選択した場合、このダイアログボックスのタイトルにはそのアカウントのドメインが表示されます）で、「自動返信」機能がオフになっていることを確認し、それをクリックしてください。

   

ステップ3：自動返信の設定を構成する

「自動返信」ダイアログボックスで、次の設定を行ってください。

1. 「自動返信」フィールドのスイッチをオンにしてください。
2. 自動返信の送信先を「全員」または「組織内のユーザーのみ」から選択します。ここでは、「全員に返信」を選択します。
3. 「全員に返信」テキストボックスにメッセージを入力してください。
4. 画面右上隅のチェックマークをクリックして、設定を保存します。

   

   注記：

   • 「期間を指定して返信する」フィールドのスイッチをオンにすると、自動返信の開始時刻と終了日を設定できます。
   • 「異なる返信メッセージを使用する」のスイッチをオンにすると、組織内と組織外の相手に対してそれぞれ別の返信メッセージを設定できます。
   • Exchange アカウント以外のアカウントタイプを選択した場合、「自動返信」ダイアログボックスには「異なる返信メッセージを使用する」フィールドは表示されません。
   • 前のダイアログボックスに戻ると、「自動返信」機能が有効になっていることを確認できます。

     

結果

これで、iOS 版およびAndroid 版Outlook で自動返信が有効になりました。

要するに、Outlook で不在時の自動返信を設定すれば、連絡をくれた相手に自分が不在であることを的確に伝えられ、プロフェッショナルで効果的なコミュニケーションを維持できます。Outlook をWindows、Mac、Web、またはモバイルデバイスでご利用の場合でも、この機能がもたらす柔軟性と細やかな設定オプションは欠かせません。この包括的なガイドを通じて、さまざまなプラットフォームでスムーズに自動返信を設定するための知識を身につけ、あなたとメールのやり取りをする相手双方にとって快適な体験を実現してください。Outlook の機能をさらに深く知りたい方は、当社ウェブサイトに豊富なチュートリアルをご用意しています。その他のOutlook のヒントとテクニックはこちら。

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