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Outlook で不在時の自動応答を設定する (完全ガイド)

今日のデジタル時代では、いつでもどこでもメールにアクセスできます。 ただし、常にオンラインに接続していても、休日や外出中など、受信したメッセージにすぐに応答できない場合があります。 そこで、メールの送信者に返信が遅れることを知らせてくれる、不在時の自動返信機能が非常に役立ちます。 Outlook を使用しているかどうか Windows, ウエブサイト, Mac、 あるいは iOSおよびAndroidデバイス, このガイドは、これらすべてのプラットフォームで不在時の自動応答を設定する方法を詳しく説明します。 始めましょう。


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Windows 上の Outlook で不在時の返信を設定する

このセクションでは、Windows 上の Exchange アカウントおよびすべての電子メール アカウントに対して不在時返信を設定するのに役立つ XNUMX つの方法を説明します。

  • 自動返信 – Outlook の組み込み機能ですが、Exchange アカウントのみが対象です。
  • Kutools for Excel – セットアップと使用が簡単で、すべての電子メール アカウントで利用できます。
  • Outlook ルール - 多くの手順と複雑な操作が、すべてのメール アカウントで利用可能です。

自動応答機能を使用して不在時の応答を設定する

Outlook で Exchange アカウントを使用している場合、組み込み 自動返信 この機能は、Outlook で不在時の返信を設定するのに役立ちます。 以下のようにしてください。

ステップ 1: [自動応答] ウィンドウを開く

Outlook で、 フィレット タブで、自動返信を有効にする必要がある Exchange アカウントをアカウント ドロップダウン リストから選択し、クリックします。 自動返信。 スクリーンショットを参照してください:

注意::この方法は、Exchange メール アカウントでのみ使用できます。 これが表示されない場合は 自動返信 オプションを選択した場合、お使いの電子メール アカウントはこの機能をサポートしていません。 次のいずれかの方法を試すことができます。 つかいます Kutools for Outlook or Outlook 自動返信ルールを作成する.

ステップ 2: 自動応答を有効にして設定を構成する

オープニング 自動返信 ウィンドウ、あなたは次のようにする必要があります。

  1. 現在地に最も近い 自動返信を送信する この機能を有効にするオプション。
  2. 指定した時間範囲内のみに自動返信を送信するには、チェックボックスをオンにしてください。 この時間帯にのみ送信する チェックボックスをオンにして、希望の開始時刻と終了時刻を指定します。
    先端: 期間を設定しない場合は、[自動返信を送信しない] を選択して自動返信をオフにするまで、自動返信はオンのままになります。
  3. 組織内の送信者にのみ自動返信を送信したい場合は、そのままにしてください。 私の組織の内部 タブには何も表示されないことに注意してください。
  4. テキストボックスに自動返信メッセージを入力します。
  5. OK ボタンをクリックして設定を保存します。 スクリーンショットを参照してください:
ノート:
  • 組織外の送信者に自動返信を送信する場合は、 私の組織外 タブ、チェック 組織外の人に自動返信する チェックボックスで必要なオプションを選択し、自動応答メッセージを入力します。 以下のスクリーンショットを参照してください。
  • 両方を設定すると、私の組織の内部" そしてその "私の組織外」オプションを同時に有効にすることができます。
    • 組織内の誰かがあなたに電子メールを送信すると、その人はあなたが設定したメッセージを受信します。私の組織の内部".
    • 組織外の誰かがあなたに電子メールを送信すると、その人はあなたが設定したメッセージを受信します。私の組織外".
  • Outlook では、自動返信の送信ルールを指定できます。 をクリックすると、 キャンペーンのルール ウィンドウの左下隅にあるボタンをクリックすると、 自動返信ルール dialog box.ダイアログボックス。 Click theクリック ルールを追加する ボタンをクリックし、ルールの条件を ルールの編集 ダイアログボックス。 スクリーンショットを参照してください:
Result

手順 3 で自動返信の期間を設定した場合、指定した時間に自動返信がアクティブになり、Outlook リボンの下に黄色の情報バーが表示されます。 期間が指定されていない場合、自動応答はすぐにアクティブになります。

あなたがに行くことができます 送信済みアイテム フォルダーに移動すると、自動返信メール (先頭に「」が付いているメール) が表示されます。自動応答:")。

見逃せないポイント
  • 両方とも「自動返信Exchange アカウントの「」機能と 自動返信ルール 他のメール アカウント (POP アカウントなど) 用に作成したメール アカウントが有効になっており、メールが受信されると、受信メールによって Exchange の「自動返信」とクライアント側の自動返信ルールの両方からの応答がトリガーされる場合があります。 応答の順序は、サーバーの処理とクライアント側のルールの実行シーケンスによって異なります。
    • やりとりの「自動返信」: これは Exchange のサーバー側の機能であり、Outlook を実行している必要はありません。
    • 作成したルールによる自動返信: これは通常、クライアント側の機能であり、Outlook がアクティブで受信メールを処理している必要があります。
    したがって、両方の返信方法が設定されている場合、メールの送信者は XNUMX つの自動返信メールを受信する可能性があります。
  • この機能をオフにするには、単に オフにします 情報バーのボタン。

不在時の返信を設定するには Kutools for Outlook 簡単に

上記の方法の制限を考慮して、ここでは次の方法をお勧めします。 自動返信 の特徴 Kutools for Outlookを使用すると、電子メール アカウントの種類に関係なく、Outlook で不在時の返信を簡単に設定できます。 後 ダウンロードとインストール Kutools for Outlook、次のようにする必要があります。

ステップ 1: 自動応答設定を構成する

選択 クツール > 返信 > 自動返信マネージャー を開く 自動返信 ダイアログ ボックスが表示されたら、次の操作を行う必要があります。

  1. 自動返信を有効にしたいメールアカウントにチェックを入れてください:
    また, 小切手口座 このセクションには、Outlook 内のすべての電子メール アカウントがリストされています。 自動返信を有効にするアカウントを選択します。
  2. 自動返信メールの件名のプレフィックスを変更する:
    のデフォルトのテキストは、 件名の接頭辞 テキストボックスは「自動応答”。 これは、自動返信メールの件名のプレフィックスになります。 必要に応じて、このデフォルトのテキストを置き換えることができます。
  3. 自動返信内容を入力してください:
    ダイアログ ボックスにはデフォルトのテンプレートが提供されており、必要に応じて変更できます。
  4. 変更を保存します: クリック OK
ステップ 2: 自動返信機能を有効にする

A Kutools for Outlook 機能をすぐにアクティブ化するかどうかを尋ねるダイアログ ボックスが表示されます。 クリック ボタンをクリックして機能を有効にします。

Result

今後、チェックしたアカウントに電子メールが受信されると、自動返信がトリガーされます。

ノート:

Outlook ルールを作成して不在時の返信を設定する

また、Outlook ルールを作成して、すべての電子メール アカウントに不在時の返信を設定することもできます。 ただし、この方法を完了するには複数の手順が必要です。 必要に応じて、以下の手順に従ってください。

ステップ 1: 自動返信テンプレートを作成する
  1. Outlook で、 をクリックして新しい電子メール メッセージを作成します。 新しいメールホーム タブには何も表示されないことに注意してください。
  2. お問い合わせ内容 ウィンドウで、テンプレートの件名とメッセージ本文を入力します。
  3. フィレット > 名前を付けて保存.
  4. オープニング 名前を付けて保存 ダイアログ ボックスで、テンプレートに名前を付けます (デフォルトでは、電子メールの件名がテンプレート名として使用されます)。 Outlookテンプレート タイプとして保存 ドロップダウンリストをクリックし、 Save
    このカスタム テンプレートは、デフォルトの個人用テンプレートの場所に保存されます。
  5. テンプレートを保存したら、保存せずにメールを閉じます。
ステップ 2: 「ルールとアラート」ウィンドウを開く

ホーム タブをクリックします。 キャンペーンのルール > ルールとアラートを管理する を開く ルールとアラート 窓。

ステップ 3: 不在時の自動応答ルールを作成する

ルールとアラート ウィンドウで不在時の自動応答ルールを作成するには、次の手順を実行してください。

  1. メールのルール タブで、自動返信ルールを適用する電子メール アカウントを指定し、 新しいルール
    先端このフォルダに変更を適用します ドロップダウン リストは ルールとアラート Outlook のウィンドウで、作成したルールがすべての電子メール アカウントに適用されます。
  2. 最初に ルールウィザード選択 受け取ったメッセージにルールを適用する セクションに 空白のルールから始める セクションをクリックし、
  3. 第二に ルールウィザード受信したすべての電子メール メッセージに自動的に返信する場合は、 条件を確認せずにボタンを押します。 ポップアップで Microsoft Outlookの ダイアログボックスで
    先端:特定のメールにのみ自動返信したい場合は、必要な条件を指定します。
  4. 第三に ルールウィザードの特定のテンプレートを使用して返信するチェックボックスをオンにします。 ステップ 1 ボックスにチェックを入れ、その中の下線付きのテキストをクリックします。 ステップ 2 ボックス。
  5. [返信テンプレートの選択] ダイアログ ボックスで、[探す場所] ドロップダウン リストから [ファイル システムのユーザー テンプレート] を選択し、手順 1 で作成したテンプレートを選択して、[開く] ボタンをクリックします。
  6. XNUMX 番目の自動仕訳ウィザードに戻ったら、「次へ」ボタンをクリックして続行します。
  7. XNUMX 番目の自動仕訳ウィザードで、必要に応じてルールの例外を指定します。 ここでは例外をチェックせずに「次へ」ボタンをクリックします。
  8. 最後の自動仕訳ウィザードのステップ 1 セクションでこのルールの名前を指定し、ステップ 2 で [このルールを有効にする] ボックスをオンのままにして、[完了] ボタンをクリックします。
  9. Microsoft Outlook プロンプト ボックスがポップアップ表示され、Outlook が実行されている場合にのみルールが実行されることが通知されます。 「OK」ボタンをクリックします。
  10. 次に、「ルールとアラート」ウィンドウに戻ります。作成されたルールがウィンドウにリストされていることを確認できます。「OK」ボタンをクリックしてルールを保存します。
Result

これで自動返信ルールが作成されました。 今後、指定したアカウントまたはすべてのアカウントにメールを受信すると、この自動返信ルールがトリガーされ、メールの送信者は自動返信メールを受信するようになります。

見逃せないポイント:
  • 自動返信ルールと「自動返信Exchange アカウントの「」機能が有効になっている場合、受信メールが両方の応答をトリガーする場合があります。応答の順序は、サーバーの処理とクライアント側のルールの実行順序によって異なります。
    • やりとりの「自動返信」: これは Exchange のサーバー側の機能であり、Outlook を実行している必要はありません。
    • 作成したルールによる自動返信: これは通常、クライアント側の機能であり、Outlook がアクティブで受信メールを処理している必要があります。
    通常、サーバー側の「自動応答」は Outlook クライアントのアクティビティに依存しないため、高速になります。 ただし、両方の返信方法が設定されている場合、メールの送信者は XNUMX つの自動返信メールを受信する可能性があります。
  • 自動返信ルールをオフにするには、 キャンペーンのルール > ルールとアラートを管理する ホーム タブを開いて ルールとアラート ウィンドウでルールの前のチェックボックスをオフにして、 OK を入力して変更を保存してください。

Mac 上の Outlook で不在時の返信を設定する

Outlook for Mac で自動返信を設定する場合は、このセクションの方法が役に立ちます。 以下のようにしてください。

先端: このメソッドは次の場合にのみ機能することに注意してください。 応募者と, Outlook.com, ホットメールまたは Office 365 アカウント.
ステップ 1: 「不在時」機能にアクセスする

Mac で Outlook を起動し、不在通知機能を有効にする電子メール アカウントを開き、 工具 タブを選択 オフィスの外.

ステップ 2: 自動応答設定を構成する

自動返信設定 ダイアログ ボックスで、次の設定を行う必要があります。

  1. チェック アカウントに自動返信を送信する 「(あなたのアカウント)」チェックボックス。
  2. 各送信者に XNUMX 回ずつ返信します。 テキストボックスに自動返信メッセージの本文を入力します。
  3. 次のことはオプションです。
    • 自動返信の開始日と終了日を設定する:確認してください この期間中にのみ返信を送信します チェックボックスをオンにして、開始日と終了日と時刻を入力します。 終了日時を過ぎると、不在時の返信は自動的にオフになります。
    • 組織外の人に返信する:必要に応じてチェックを入れてください。 組織外の送信者にも返信を送信する チェックボックス。 どちらかを選択してください 連絡先リストの送信者のみ or すべての外部送信者に送信する 自動返信メッセージの本文を入力します。
  4. OK 設定を保存し、この自動応答機能を適用します。
Result

Outlook for Mac の特定の電子メール アカウントに対して自動返信が有効になっています。 今後、このアカウントに電子メールが受信されると、自動返信がトリガーされます。

ノート:
  • 送信された自動返信メールを表示するには、「送信「プレフィックスが付いたメール用フォルダー」自動応答:".
  • 組織内の連絡先は、「」に設定された返信コンテンツを受け取ります。各送信者に XNUMX 回ずつ返信します。" テキストボックス。
  • 外部連絡先は「」で設定した返信内容を受け取ります。各外部送信者に XNUMX 回ずつ返信します。" テキストボックス。
  • また, Gmailの, Yahoo または他の POP or IMAP 電子メール アカウントは現在この機能をサポートしていません。
  • 自動返信をオフにするには、この機能を有効にして電子メール アカウントを開きます。 クリック 工具 > オフィスの外 を開く 自動返信 ダイアログボックス。 次に、 アカウントに自動返信を送信する 「あなたのアカウント」チェックボックス。

Outlook on the Web で不在時の返信を設定する

Web 上の Outlook を使用していて、不在時の返信を設定したい場合は、このセクションの方法が役に立ちます。 以下の手順に従ってください。

ステップ 1: 「自動返信」機能にアクセスする
  1. ページの右上隅にある 設定 (Comma Separated Values) ボタンをクリックして、各々のジョブ実行の詳細(開始/停止時間、変数値など)のCSVファイルをダウンロードします。
  2. オープニング 設定 ウィンドウ、選択 自動返信 セクションに 郵便物 のセクションから無料でダウンロードできます。
ステップ 2: 「自動応答」設定を構成する
  1. 自動返信を有効にする を切り替えてオンにします 自動返信 特徴。
  2. チェック 期間中にのみ返信を送信する チェックボックスをオンにして、自動応答の開始日時と終了日時を指定します。 必要がない場合は、この設定を無視できます。
  3. テキスト編集ボックスに自動応答メッセージの本文を入力します。
  4. Save ボタン。 スクリーンショットを参照してください:
Result

これで、Web 上の Outlook で自動応答が有効になりました。 今後、このアカウントに電子メールが受信されると、自動返信がトリガーされます。

ノート:
  • 自動返信の送信開始日時と終了日時を指定すると、その期間中の中断を最小限に抑えることを選択できます。 カレンダーをブロックする, 新しいイベントへの招待を自動的に拒否する既存の会議をキャンセルまたは拒否する.
  • あなたが Exchangeアカウントの場合、表示されるページが異なります。 自動返信メールは宛先以外にも送信できます。 組織内の送信者、だけでなく、 組織外の送信者。 次のスクリーンショットを参照してください。
  • 連絡先にのみ自動的に返信したい場合は、チェックボックスをオンにします。 連絡先にのみ返信する チェックボックスをオンにします。
  • Web 上の Outlook でこの自動返信機能をオフにするには、上記の手順 2 に従って、 自動返信 ウィンドウをクリックし、 自動返信 トグル。

iOS および Android 用の Outlook で不在時の返信を設定する

Outlook ユーザーの多くは、デスクトップでの自動応答の設定には慣れていますが、モバイル プログラムについてはほとんど知りません。 この記事の最後のセクションでは、iOS または Android デバイスからの自動応答を設定して、どこにいても明確なコミュニケーションを維持する方法を説明します。 以下の手順に従ってください。

先端: iOS および Android 用の Outlook では、次のメッセージに対して自動返信を設定できます。 Microsoft 365, 応募者とOutlook.com アカウント のみ。
ステップ 1: iOS または Android デバイスで Outlook を起動する
ステップ 2: 「自動返信」機能にアクセスする
  1. ページの左上隅にある ホーム (Comma Separated Values) ボタンをクリックして、各々のジョブ実行の詳細(開始/停止時間、変数値など)のCSVファイルをダウンロードします。
  2. 次に、 設定
  3. 設定 ダイアログボックスと メールアカウント セクションで、自動返信を有効にする電子メール アカウントを選択します。 この場合、私が選択するのは、 応募者と アカウント。
  4. 応募者と ページ (前の手順で別のアカウントを選択した場合、このダイアログ ボックスのタイトルには他のアカウントのドメインが表示されます)、 自動返信 機能がオフになっています。 クリックしてください。
ステップ 3: 自動応答設定を構成する

自動返信 ダイアログボックスでは、次のように構成する必要があります。

  1. 自動返信 フィールドでスイッチをオンにします。
  2. 自動返信を送信する相手を指定します。次のいずれかです。 皆様へ or 組織内の人々のみに。 ここで私が選びます 全員に返信.
  3. 返信メッセージを 全員に返信する テキストボックス。
  4. チェックマークをクリックします 画面右上隅の をクリックして設定を保存します。
    ノート:
    • 期間内に返信する フィールドでスイッチをオンにすると、自動返信の送信開始日時と終了日時を設定できます。
    • さまざまな返信を使用する フィールドでスイッチをオンにすると、組織内外のユーザーに異なる返信メッセージを指定できます。
    • Exchange アカウントの代わりに別の種類のアカウントを選択すると、 別の返信フィールドを使用する に表示されません 自動返信 ダイアログボックス。
    • 前のダイアログ ボックスに戻ると、 自動返信 機能がオンになりました。
Result

これで、iOS または Android 用の Outlook で自動応答が有効になりました。

ノート:
  • 自動返信の期間を設定すると、指定した時間に自動返信がアクティブになり、自動返信バーが表示されます。
  • 電源を切るために 自動返信 iOS または Android 版の Outlook で、この機能が有効になっている電子メール アカウントを開き、 オフ ボタンの 自動返信 バー。

つまり、Outlook で不在時の自動返信を設定できると、連絡してくる相手にあなたが不在であることが確実に伝わり、プロフェッショナルで効果的なコミュニケーションが維持されます。 Windows、Mac、Web、モバイル デバイスのいずれで Outlook を使用する場合でも、この機能が提供する柔軟性と奥深さは不可欠です。 この包括的なガイドによって、さまざまなプラットフォームでこれらの返信をシームレスに設定するための知識が得られ、あなたとメールの通信相手の両方にとってスムーズなエクスペリエンスが保証されることを願っています。 Outlook の機能をさらに詳しく知りたい人のために、当社の Web サイトには豊富なチュートリアルが用意されています。 Outlook のその他のヒントとテクニックについては、こちらをご覧ください。.



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