Outlookで不在時の自動返信を設定する（完全ガイド）

今日のデジタル時代において、私たちはいつでもどこでもメールにアクセスできます。しかし、常にオンラインであるにもかかわらず、休暇中やオフィスを離れているときなど、受信メッセージにすぐに対応できない場合もあります。そんなときに役立つのが「不在時の自動返信」機能です。これにより、メール送信者に返信が遅れることを知らせることができます。使用しているのが「Windows」版Outlook、「Web」版、「Mac」版、または「iOSおよびAndroidデバイス」であっても、このガイドではこれらのすべてのプラットフォームで不在時自動返信を設定する方法を詳しく解説します。さっそく始めましょう。

• Windows版Outlookで不在時の自動返信を設定する
  • 自動応答の使用（Exchange アカウントの場合）
  • Kutools for Outlook を使用すると、（すべてのメールアカウントに対応し、簡単で柔軟な操作が可能）
  • すべてのメールアカウント向けのルールを使用（複雑）
• Mac版Outlookで不在時の自動返信を設定する
• Web版Outlookで不在時の自動返信を設定する
• iOSおよびAndroid版Outlookで不在時の自動返信を設定する

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Windows版Outlookで不在時の自動返信を設定する

このセクションでは、Windows上のExchangeアカウントやすべてのメールアカウントに対して不在通知を設定するための3つの方法を紹介します。

自動応答機能を使用して不在時の返信を設定する

OutlookでExchangeアカウントを使用している場合、組み込みの「自動応答」機能を利用して、不在時の自動返信を設定できます。以下の手順で行ってください。

ステップ1: 自動応答ウィンドウを開く

Outlook で、「ファイル」タブに移動し、アカウントのドロップダウンリストから自動返信を有効にする必要がある交換アカウントを選択してから、「自動返信」をクリックします。スクリーンショットをご覧ください：

ステップ 2: 自動返信を有効にし、設定を構成する

開いた「自動応答」ウィンドウで、次の手順を行う必要があります。

1. 「自動応答を送信」オプションを選択して、この機能を有効にします。
2. 自動応答を特定の時間範囲内にのみ送信するには、「この時間範囲内でのみ送信」チェックボックスをオンにし、希望する開始時刻と終了時刻を指定します。
   ヒント: 時間帯を設定しない場合、自動応答は「自動応答を送信しない」を選択してオフにするまで有効のままです。
3. 自動返信を組織内の送信者にのみ送信したい場合は、「Inside My Organization」タブに留まってください。
4. テキストボックスに自動返信メッセージを入力します。
5. 「OK」ボタンをクリックして設定を保存します。

結果

ステップ3で自動返信の時間帯を設定した場合、指定された時間に自動返信が有効になり、Outlookリボンの下に黄色の情報バーが表示されます。時間帯を指定しない場合、自動返信は直ちに有効になります。

「送信済みアイテム」フォルダに移動して、自動返信メール（「自動返信:」という接頭辞が付いたメール）を確認できます。

見逃さないでほしいポイント

• Exchangeアカウントの「自動応答」機能と、他のメールアカウント（例: POPアカウント）用に作成した「自動応答ルール」の両方が有効になっている場合、受信したメールがExchangeの「自動応答」とクライアント側の自動応答ルールの両方をトリガーする可能性があります。応答の順序は、サーバーの処理およびクライアント側のルール実行順序によります。
  • Exchangeの「自動応答」：これはExchangeのサーバー側の機能であり、Outlookが実行されている必要はありません。
  • 作成されたルールによる自動返信: これは通常、クライアント側の機能であり、Outlookがアクティブであり、受信メールを処理している必要があります。
  したがって、両方の返信方法が設定されている場合、あなたにメールを送信した人が2通の自動返信メールを受信する可能性があります。
• この機能をオフにするには、情報バーの「オフにする」ボタンをクリックするだけです。

Kutools for Outlookを使用して簡単に外出中の自動返信を設定

上記の方法の制限を考えると、ここでは「Kutools for Outlook」の「自動返信」機能をおすすめします。この機能は、メールアカウントの種類に関係なく、Outlookで簡単に不在時の自動返信を設定するのに役立ちます。Kutools for Outlookをダウンロードしてインストールした後、次の手順に従って操作する必要があります。

ステップ1：自動返信の設定を構成する

「Kutools」>「返信」>「自動返信の管理」を選択して、「自動返信」ダイアログボックスを開き、その後、次の操作が必要です：

1. 自動返信を有効にしたいメールアカウントを確認してください：
   「Check accounts」セクションには、Outlook内のすべてのメールアカウントがリストされています。自動返信を有効にしたいアカウントを選択してください。
2. 自動返信メールの件名の接頭辞を変更します：
   「件名の接頭辞」テキストボックス内のデフォルトテキストは「自動返信」です。これが自動返信メールの件名の接頭辞となります。必要に応じて、このデフォルトテキストを変更できます。
3. 自動返信の内容を入力してください：
   ダイアログボックスにはデフォルトのテンプレートが提供されており、必要に応じて変更できます。
4. 変更を保存する: 「OK」ボタンをクリックします。
   

ステップ 2: 自動返信機能を有効にする

「Kutools for Outlook」のダイアログボックスが表示され、機能をすぐに有効にするかどうか尋ねられます。「はい」ボタンをクリックして機能を有効にしてください。

結果

これから、チェックされたアカウントに届く受信メールは自動返信をトリガーします。

Outlookのルールを作成して、不在時の自動返信を設定する

また、すべてのメールアカウントに対応する不在中の自動返信を設定するためにOutlookルールを作成することもできます。ただし、この方法では複数のステップを完了する必要があります。必要であれば、以下の手順に従ってください。

ステップ1：自動返信テンプレートの作成

1. Outlook で、[ホーム] タブの [新規メール] をクリックして新しいメールメッセージを作成します。

   

2. 「メッセージ」ウィンドウで、テンプレートの件名と本文を入力します。

   

3. 「ファイル」>「名前を付けて保存」をクリックします。

   

4. 開く「名前を付けて保存」ダイアログボックスで、テンプレートに名前を付け（デフォルトでは、メールの件名がテンプレート名として使用されます）、「保存形式を指定」ドロップダウンリストから「Outlook テンプレート」を選択し、「保存」ボタンをクリックします。
   このカスタムテンプレートは、デフォルトの個人用テンプレートの保存場所に保存されます。

   

5. テンプレートを保存した後、メールを保存せずに閉じます。

ステップ 2: 「ルールと通知」ウィンドウを開く

「ホーム」タブの下にある「ルール」をクリックし、「ルールと通知の管理」を選択して「ルールと通知」ウィンドウを開きます。

ステップ3: 外出中の自動返信ルールを作成する

「ルールと通知」ウィンドウで、以下の手順に従って外出中の自動返信ルールを作成してください。

1. 「メールルール」タブで、自動返信ルールを適用したいメールアカウントを指定し、「新規ルール」ボタンをクリックします。
   ヒント: 「ルールと通知」ウィンドウの「このフォルダに変更を適用」ドロップダウンリストが表示されない場合、作成したルールはすべてのメールアカウントに適用されます。

   

2. 最初の「ルールウィザード」で、「空白のルールから開始」セクションにある「受信したメッセージにルールを適用する」を選択し、次に「次へ」ボタンをクリックします。

   

3. 2回目の「Rules Wizard」で、受信するすべてのメールに自動的に返信したい場合は、条件をチェックせずに「次へ」ボタンをクリックします。表示される「Microsoft Outlook」ダイアログボックスで、「はい」ボタンをクリックしてください。
   ヒント: 特定のメールにのみ自動返信したい場合は、必要な条件を指定してください。

   

4. 3 番目の「Rules Wizard」で、「ステップ 1」ボックス内の特定のテンプレートを使用して返信するチェックボックスをオンにし、その後「ステップ 2」ボックス内の下線付きテキストをクリックします。

   

5. 「返信テンプレートの選択」ダイアログボックスで、「検索対象」のドロップダウンリストから「ファイルシステム内のユーザー テンプレート」を選択し、ステップ1で作成したテンプレートを選択してから、「開く」ボタンをクリックします。

   

6. 「Rules Wizard」の3番目に戻ったとき、「次へ」ボタンをクリックして続行します。

   

7. 4番目の「Rules Wizard」で、必要に応じてルールの例外を指定します。ここでは、例外をチェックせずに「次へ」ボタンをクリックします。

   

8. 最後の「Rules Wizard」で、ステップ1のセクションにこのルールの名前を指定し、ステップ2で「Turn on this rule」のチェックボックスをオンにしたままにしてから、「完了」ボタンをクリックします。

   

9. 「Microsoft Outlook」のプロンプトボックスが表示され、ルールはOutlookが実行中であるときにのみ実行されることを思い出させます。「OK」ボタンをクリックしてください。

   

10. その後、「ルールと通知」ウィンドウに戻ります。作成されたルールがウィンドウに表示されているのが確認できます。「OK」ボタンをクリックしてルールを保存してください。

    

結果

これで自動返信ルールが作成されました。今後、指定されたアカウントまたはすべてのアカウントに届く受信メールはこの自動返信ルールをトリガーし、あなたにメールを送った人は自動返信メールを受け取ることになります。

Mac版Outlookで不在時の自動返信を設定する

Mac版Outlookで自動返信を設定したい場合、このセクションの方法が役立ちます。以下のように操作してください。

ステップ1: 「Out of Office」機能にアクセスする

MacでOutlookを起動し、外出中機能を有効にしたいメールアカウントを開き、次に「ツール」タブに移動して「外出中」を選択します。

ステップ 2: 自動応答設定の構成

「自動応答設定」ダイアログボックスでは、次の設定を行う必要があります。

1. 「Send automatic replies for account」（あなたのアカウント）のチェックボックスをオンにします。
2. 「各送信者に1回返信」のテキストボックスに、自動返信メッセージの本文を入力します。
3. 次の操作はオプションです：
   • 自動返信の開始日と終了日を設定します：「この期間中にのみ返信を送信する」チェックボックスをオンにし、開始日時と終了日時を入力します。終了日時が過ぎると、外出中の自動返信は自動的にオフになります。
   • 組織外の人への返信: 必要に応じて、「組織外の送信者にも返信を送信する」チェックボックスをオンにしてください。「連絡先リスト内の送信者のみ」または「すべての外部送信者に送信」のいずれかを選択し、自動返信メッセージの本文を入力します。
4. 「OK」をクリックして設定を保存し、この自動応答機能を適用します。

   

結果

Mac版Outlookの特定のメールアカウントで自動返信が有効になりました。これ以降、このアカウントに届くメールには自動返信がトリガーされます。

Web版Outlookで不在時の自動返信を設定する

Web版のOutlookを使用していて、不在時の自動返信を設定したい場合、このセクションの方法がお役に立てます。以下の手順に従ってください。

ステップ1: 「自動応答」機能にアクセスする

1. ページの右上隅にある「オプション」ボタンをクリックします。

   

2. 開いた「設定」ウィンドウで、「メール」セクションの「自動応答」を選択します。

   

ステップ 2: 「自動応答」の設定を構成する

1. 「自動応答を有効にする」トグルをクリックして、「自動応答」機能を有効にします。
2. 「特定の時間帯にのみ返信を送信する」チェックボックスをオンにし、自動返信の開始日時と終了日時を指定します。必要がなければ、この設定を無視してもかまいません。
3. テキスト編集ボックスに、自動返信メッセージの本文を入力します。
4. 「保存」ボタンをクリックします。

   

結果

これで、Web 版 Outlook で自動応答が有効になりました。今後、このアカウントに届く受信メールは自動応答をトリガーします。

iOSおよびAndroid版Outlookで外出中の自動返信を設定する

多くのOutlookユーザーは、デスクトップでの自動応答の設定には精通していますが、モバイルアプリについてはあまり知らないことが多いです。この記事の最後のセクションでは、iOSまたはAndroidデバイスから自動応答を設定する方法を詳しく説明します。これにより、どこにいても明確なコミュニケーションを維持することができます。以下の手順に従ってください。

ステップ1：iOSまたはAndroidデバイスでOutlookを起動します

ステップ 2: 「自動応答」機能にアクセスする

1. ページの左上隅にある「ホーム」ボタンをクリックします。

   

2. 次に「設定」ボタンをクリックします。

   

3. 「設定」ダイアログボックスの「メールアカウント」セクションで、自動返信を有効にしたいメールアカウントを選択します。この場合、私は「Exchange」アカウントを選択します。

   

4. 「Exchange」ページ（前のステップで別のアカウントを選択した場合、このダイアログボックスのタイトルにはその他のアカウントのドメインが表示されます）では、「自動応答」機能がオフになっていることが確認できます。それをクリックしてください。

   

ステップ 3: 自動返信の設定を構成する

「自動応答」ダイアログボックスで、次の通り設定する必要があります。

1. 「自動応答」フィールドで、スイッチをオンにします。
2. 自動返信を送信する相手を指定します：「すべての人」または「組織内の人だけ」のいずれかです。ここでは「全員に返信」を選択します。
3. 「全員に返信」のテキストボックスに返信メッセージを入力します。
4. チェックマークをクリックします 画面の右上隅に設定を保存します。

   

   注意:

   • 「一定期間中に返信」フィールドでスイッチをオンにすると、自動返信の送信開始日時と終了日時を設定できます。
   • 「異なる返信を使用」フィールドでスイッチをオンにすると、組織内または組織外のユーザーに対して異なる返信メッセージを指定できます。
   • Exchangeアカウント以外の種類のアカウントを選択した場合、「自動応答」ダイアログボックスに「異なる返信を使用する」フィールドは表示されません。
   • 前のダイアログボックスに戻ると、「自動応答」機能が有効になっていることが確認できます。

     

結果

これで、iOSまたはAndroid版のOutlookで自動応答が有効になりました。

要するに、Outlookで不在時の自動返信を設定できることは、あなたに連絡を取る人々に対してあなたが不在であることを知らせ、プロフェッショナルで効果的なコミュニケーションを維持することを可能にします。Windows、Mac、Web、モバイルデバイスのいずれでOutlookを使用している場合でも、この機能が提供する柔軟性と多様性は欠かせません。この包括的なガイドがあなたに異なるプラットフォームでの自動返信の設定方法に関する知識を提供し、あなたとメールのやり取りをする相手にとってスムーズな体験を保証することを願っています。Outlookの機能についてさらに深く学びたい方のために、当サイトには豊富なチュートリアルがあります。こちらからさらに多くのOutlookのヒントやコツをご覧ください。

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