今日のデジタル時代では、いつでもどこでもメールにアクセスできます。 ただし、常にオンラインに接続していても、休日や外出中など、受信したメッセージにすぐに応答できない場合があります。 そこで、メールの送信者に返信が遅れることを知らせてくれる、不在時の自動返信機能が非常に役立ちます。 Outlook を使用しているかどうか Windows, ウエブサイト, Mac、 あるいは iOSおよびAndroidデバイス, このガイドは、これらすべてのプラットフォームで不在時の自動応答を設定する方法を詳しく説明します。 始めましょう。

• Windows 上の Outlook で不在時の返信を設定する
  • 自動応答の使用 (Exchange アカウントの場合)
  • Outlook 用 Kutools を簡単に使用する (すべての電子メール アカウントに対して、簡単かつ柔軟)
  • ルールの使用 (すべての電子メール アカウント用、複雑)
• Mac 上の Outlook で不在時の返信を設定する
• Outlook on the Web で不在時の返信を設定する
• iOS および Android 用の Outlook で不在時の返信を設定する

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Windows 上の Outlook で不在時の返信を設定する

このセクションでは、Windows 上の Exchange アカウントおよびすべての電子メール アカウントに対して不在時返信を設定するのに役立つ XNUMX つの方法を説明します。

自動応答機能を使用して不在時の応答を設定する

Outlook で Exchange アカウントを使用している場合、組み込み 自動返信 この機能は、Outlook で不在時の返信を設定するのに役立ちます。 以下のようにしてください。

ステップ 1: [自動応答] ウィンドウを開く

Outlook で、 File タブで、自動返信を有効にする必要がある Exchange アカウントをアカウント ドロップダウン リストから選択し、クリックします。 自動返信。 スクリーンショットを参照してください：

ステップ 2: 自動応答を有効にして設定を構成する

オープニング 自動返信 ウィンドウ、あなたは次のようにする必要があります。

1. 現在地に最も近い 自動返信を送信する この機能を有効にするオプション。
2. 指定した時間範囲内のみに自動返信を送信するには、チェックボックスをオンにしてください。 この時間帯にのみ送信する チェックボックスをオンにして、希望の開始時刻と終了時刻を指定します。
   先端: 期間を設定しない場合は、[自動返信を送信しない] を選択して自動返信をオフにするまで、自動返信はオンのままになります。
3. 組織内の送信者にのみ自動返信を送信したい場合は、そのままにしてください。 私の組織の内部 タブには何も表示されないことに注意してください。
4. テキストボックスに自動返信メッセージを入力します。
5. クリック OK ボタンをクリックして設定を保存します。 スクリーンショットを参照してください：
   

結果

手順 3 で自動返信の期間を設定した場合、指定した時間に自動返信がアクティブになり、Outlook リボンの下に黄色の情報バーが表示されます。 期間が指定されていない場合、自動応答はすぐにアクティブになります。

あなたがに行くことができます 送信済みアイテム フォルダーに移動すると、自動返信メール (先頭に「」が付いているメール) が表示されます。自動応答:"）。

Kutools for Outlookを使って不在時の返信を簡単に設定する

上記の方法の制限を考慮して、ここでは次の方法をお勧めします。 自動返信 の特徴 Kutools for Outlookを使用すると、電子メール アカウントの種類に関係なく、Outlook で不在時の返信を簡単に設定できます。 後 Outlook用Kutoolsのダウンロードとインストール、次のようにする必要があります。

ステップ 1: 自動応答設定を構成する

選択 クツール > 返信 > 自動返信マネージャー を開く 自動返信 ダイアログ ボックスが表示されたら、次の操作を行う必要があります。

1. 自動返信を有効にしたいメールアカウントにチェックを入れてください:
   　 小切手口座 このセクションには、Outlook 内のすべての電子メール アカウントがリストされています。 自動返信を有効にするアカウントを選択します。
2. 自動返信メールの件名のプレフィックスを変更する:
   のデフォルトのテキストは、 件名の接頭辞 テキストボックスは「自動応答”。 これは、自動返信メールの件名のプレフィックスになります。 必要に応じて、このデフォルトのテキストを置き換えることができます。
3. 自動返信内容を入力してください:
   ダイアログ ボックスにはデフォルトのテンプレートが提供されており、必要に応じて変更できます。
4. 変更を保存します： クリック OK
   

ステップ 2: 自動返信機能を有効にする

A Kutools for Outlook 機能をすぐにアクティブ化するかどうかを尋ねるダイアログ ボックスが表示されます。 クリック 有り ボタンをクリックして機能を有効にします。

結果

今後、チェックしたアカウントに電子メールが受信されると、自動返信がトリガーされます。

Outlook ルールを作成して不在時の返信を設定する

また、Outlook ルールを作成して、すべての電子メール アカウントに不在時の返信を設定することもできます。 ただし、この方法を完了するには複数の手順が必要です。 必要に応じて、以下の手順に従ってください。

ステップ 1: 自動返信テンプレートを作成する

1. Outlook で、 をクリックして新しい電子メール メッセージを作成します。 新しいメール 下 ホーム タブには何も表示されないことに注意してください。
   
2. メッセージ ウィンドウで、テンプレートの件名とメッセージ本文を入力します。
   
3. クリック File > 名前を付けて保存.
   
4. オープニング 名前を付けて保存 ダイアログ ボックスで、テンプレートに名前を付けます (デフォルトでは、電子メールの件名がテンプレート名として使用されます)。 Outlookテンプレート タイプとして保存 ドロップダウンリストをクリックし、 Save
   このカスタム テンプレートは、デフォルトの個人用テンプレートの場所に保存されます。
   
5. テンプレートを保存したら、保存せずにメールを閉じます。

ステップ 2: 「ルールとアラート」ウィンドウを開く

下 ホーム タブをクリックします。 キャンペーンのルール > ルールとアラートを管理する を開く ルールとアラート 窓。

ステップ 3: 不在時の自動応答ルールを作成する

ルールとアラート ウィンドウで不在時の自動応答ルールを作成するには、次の手順を実行してください。

1. 下 メールのルール タブで、自動返信ルールを適用する電子メール アカウントを指定し、 新しいルール
   先端： このフォルダに変更を適用します ドロップダウン リストは ルールとアラート Outlook のウィンドウで、作成したルールがすべての電子メール アカウントに適用されます。
   
2. 最初に ルールウィザード選択 受け取ったメッセージにルールを適用する セクションに 空白のルールから始める セクションをクリックし、 Next
   
3. 第二に ルールウィザード受信したすべての電子メール メッセージに自動的に返信する場合は、 Next 条件を確認せずにボタンを押します。 ポップアップで Microsoft Outlookの ダイアログボックスで 有り
   先端：特定のメールにのみ自動返信したい場合は、必要な条件を指定します。
   
4. 第三に ルールウィザードの特定のテンプレートを使用して返信するチェックボックスをオンにします。 ステップ 1 ボックスにチェックを入れ、その中の下線付きのテキストをクリックします。 ステップ 2 ボックス。
   
5. [返信テンプレートの選択] ダイアログ ボックスで、[探す場所] ドロップダウン リストから [ファイル システムのユーザー テンプレート] を選択し、手順 1 で作成したテンプレートを選択して、[開く] ボタンをクリックします。
   
6. XNUMX 番目の自動仕訳ウィザードに戻ったら、「次へ」ボタンをクリックして続行します。
   
7. XNUMX 番目の自動仕訳ウィザードで、必要に応じてルールの例外を指定します。 ここでは例外をチェックせずに「次へ」ボタンをクリックします。
   
8. 最後の自動仕訳ウィザードのステップ 1 セクションでこのルールの名前を指定し、ステップ 2 で [このルールを有効にする] ボックスをオンのままにして、[完了] ボタンをクリックします。
   
9. Microsoft Outlook プロンプト ボックスがポップアップ表示され、Outlook が実行されている場合にのみルールが実行されることが通知されます。 「OK」ボタンをクリックします。
   
10. 次に、「ルールとアラート」ウィンドウに戻ります。作成されたルールがウィンドウにリストされていることを確認できます。「OK」ボタンをクリックしてルールを保存します。
    

結果

これで自動返信ルールが作成されました。 今後、指定したアカウントまたはすべてのアカウントにメールを受信すると、この自動返信ルールがトリガーされ、メールの送信者は自動返信メールを受信するようになります。

Mac 上の Outlook で不在時の返信を設定する

Outlook for Mac で自動返信を設定する場合は、このセクションの方法が役に立ちます。 以下のようにしてください。

ステップ 1: 「不在時」機能にアクセスする

Mac で Outlook を起動し、不在通知機能を有効にする電子メール アカウントを開き、 ツール タブを選択 オフィスの外.

ステップ 2: 自動応答設定を構成する

自動返信設定 ダイアログ ボックスで、次の設定を行う必要があります。

1. チェック アカウントに自動返信を送信する 「（あなたのアカウント）」チェックボックス。
2. 各送信者に XNUMX 回ずつ返信します。 テキストボックスに自動返信メッセージの本文を入力します。
3. 次のことはオプションです。
   • 自動返信の開始日と終了日を設定する：確認してください この期間中にのみ返信を送信します チェックボックスをオンにして、開始日と終了日と時刻を入力します。 終了日時を過ぎると、不在時の返信は自動的にオフになります。
   • 組織外の人に返信する：必要に応じてチェックを入れてください。 組織外の送信者にも返信を送信する チェックボックス。 どちらかを選択してください 連絡先リストの送信者のみ or すべての外部送信者に送信する 自動返信メッセージの本文を入力します。
4. クリック OK 設定を保存し、この自動応答機能を適用します。
   

結果

Outlook for Mac の特定の電子メール アカウントに対して自動返信が有効になっています。 今後、このアカウントに電子メールが受信されると、自動返信がトリガーされます。

Outlook on the Web で不在時の返信を設定する

Web 上の Outlook を使用していて、不在時の返信を設定したい場合は、このセクションの方法が役に立ちます。 以下の手順に従ってください。

ステップ 1: 「自動返信」機能にアクセスする

1. ページの右上隅にある 設定 (Comma Separated Values) ボタンをクリックして、各々のジョブ実行の詳細（開始/停止時間、変数値など）のCSVファイルをダウンロードします。
   
2. オープニング 設定 ウィンドウ、選択 自動返信 セクションに Mail のセクションから無料でダウンロードできます。
   

ステップ 2: 「自動応答」設定を構成する

1. クリック 自動返信を有効にする を切り替えてオンにします 自動返信 特徴。
2. チェック 期間中にのみ返信を送信する チェックボックスをオンにして、自動応答の開始日時と終了日時を指定します。 必要がない場合は、この設定を無視できます。
3. テキスト編集ボックスに自動応答メッセージの本文を入力します。
4. クリック Save ボタン。 スクリーンショットを参照してください：
   

結果

これで、Web 上の Outlook で自動応答が有効になりました。 今後、このアカウントに電子メールが受信されると、自動返信がトリガーされます。

iOS および Android 用の Outlook で不在時の返信を設定する

Outlook ユーザーの多くは、デスクトップでの自動応答の設定には慣れていますが、モバイル プログラムについてはほとんど知りません。 この記事の最後のセクションでは、iOS または Android デバイスからの自動応答を設定して、どこにいても明確なコミュニケーションを維持する方法を説明します。 以下の手順に従ってください。

ステップ 1: iOS または Android デバイスで Outlook を起動する

ステップ 2: 「自動返信」機能にアクセスする

1. ページの左上隅にある ホーム (Comma Separated Values) ボタンをクリックして、各々のジョブ実行の詳細（開始/停止時間、変数値など）のCSVファイルをダウンロードします。
   
2. 次に、 設定
   
3. 設定 ダイアログボックスと メールアカウント セクションで、自動返信を有効にする電子メール アカウントを選択します。 この場合、私が選択するのは、 応募者と アカウント。
   
4. 応募者と ページ (前の手順で別のアカウントを選択した場合、このダイアログ ボックスのタイトルには他のアカウントのドメインが表示されます)、 自動返信 機能がオフになっています。 クリックしてください。
   

ステップ 3: 自動応答設定を構成する

自動返信 ダイアログボックスでは、次のように構成する必要があります。

1. 自動返信 フィールドでスイッチをオンにします。
2. 自動返信を送信する相手を指定します。次のいずれかです。 皆様へ or 組織内の人々のみに。 ここで私が選びます 全員に返信.
3. 返信メッセージを 全員に返信する テキストボックス。
4. チェックマークをクリックします 画面右上隅の をクリックして設定を保存します。
   
   ノート:

   • 期間内に返信する フィールドでスイッチをオンにすると、自動返信の送信開始日時と終了日時を設定できます。
   • さまざまな返信を使用する フィールドでスイッチをオンにすると、組織内外のユーザーに異なる返信メッセージを指定できます。
   • Exchange アカウントの代わりに別の種類のアカウントを選択すると、 別の返信フィールドを使用する に表示されません 自動返信 ダイアログボックス。
   • 前のダイアログ ボックスに戻ると、 自動返信 機能がオンになりました。
     

結果

これで、iOS または Android 用の Outlook で自動応答が有効になりました。

つまり、Outlook で不在時の自動返信を設定できると、連絡してくる相手にあなたが不在であることが確実に伝わり、プロフェッショナルで効果的なコミュニケーションが維持されます。 Windows、Mac、Web、モバイル デバイスのいずれで Outlook を使用する場合でも、この機能が提供する柔軟性と奥深さは不可欠です。 この包括的なガイドによって、さまざまなプラットフォームでこれらの返信をシームレスに設定するための知識が得られ、あなたとメールの通信相手の両方にとってスムーズなエクスペリエンスが保証されることを願っています。 Outlook の機能をさらに詳しく知りたい人のために、当社の Web サイトには豊富なチュートリアルが用意されています。 Outlook のその他のヒントとテクニックについては、こちらをご覧ください。.

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