Outlook文法チェッカー: 誤りのないメールを確保

プロフェッショナルで誤りのないメールを書くことは、効果的なコミュニケーションにとって重要です。Outlookには文法やスペルをチェックするための組み込みツールがありますが、機能性と正確性に一定の制限があります。一方、Kutools for Outlookは、より高い精度と効率を持つ高度なAI文法チェッカーを提供しています。以下は、これらのツールを使用するための包括的なガイド、手順、および機能の比較です。

Outlookの組み込み文法チェッカーの使用（限定された正確性）

• クラシックOutlookの場合
• Outlook 365の場合
• New Outlookの場合

Kutools for OutlookのAI文法チェッカーの使用（高い精度と効率）

比較表

ビデオ: Outlook文法チェッカー

Outlookの組み込み文法チェッカーの使用（限定された正確性）

Outlookには基本的なスペルおよび文法チェック機能が付属しています。以下は、異なるバージョンのOutlookでそれらを使用する方法です。

クラシックOutlookの場合

ステップ1. 「ファイル」＞「オプション」＞「メール」＞「スペルチェックと自動修正」をクリックします。

ステップ2. 「Outlookでのスペルチェック時に」の下にある「入力中に文法エラーをマークする」のチェックボックスをオンにします。その後、「OK」＞「OK」をクリックして変更を保存します。

これで、メールを作成する際に文法エラーが青色で下線表示されます。

ステップ3. 「レビュー」タブ＞「スペル＆文法」をクリックします。ポップアップダイアログボックスが表示され、一度に1つのエラーとその提案が表示されます。

ステップ4. 次のエラーに進む前に、「無視」または「修正」を選択します。

制限事項

• 組み込みチェッカーでは、下線付きのテキストを直接クリックして提案を表示することはできません。
• ポップアップを通じて1つずつエラーを処理する必要があり、時間がかかることがあります。
• 文法チェッカーは多くのエラーを見逃すことが多く、総合的な校正には信頼できない場合があります。「offer」や「this」といった単語は明らかに文法的なエラーですが、組み込みチェッカーはこれらを識別できません。

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• インテリジェント拡張：文脈を理解した提案で考えを広げます。
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この機能がサポートする内容：

• スマートメール返信
• 最適化されたコンテンツ
• キーワードベースの下書き
• インテリジェントなコンテンツ拡張
• メールの要約
• 多言語翻訳

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Outlook 365の場合

ステップ1. 「ファイル」＞「オプション」＞「メール」＞「スペルチェックと自動修正」をクリックします。

ステップ2. 「Outlookでのスペルチェック時に」の下にある「入力中に文法エラーをマークする」のチェックボックスをオンにします。その後、「OK」＞「OK」をクリックして変更を保存します。

これで、メールを作成する際に文法エラーが青色で下線表示されます。

ステップ3. 下線付きのテキストをクリックすると、ドロップダウンメニューが表示され、修正案が提示されます。

クリック または、無視または修正を適用するための提案。

または、「レビュー」タブのツールバーにある「エディター」をクリックして、エラーを「スペル」と「文法」に分類するペインを開きます。

「文法」をクリックし、「エディター」ペインでエラーを1つずつ確認し、提案された修正を適用します。

制限事項

• このバージョンではエラーを直接クリックして提案を表示できますが、それでも手動で処理する必要があります。
• 長いメールの場合、エディターペインで複数のエラーを確認するのは面倒です。
• ポップアップを通じて1つずつエラーを処理する必要があり、時間がかかることがあります。
• 文法チェッカーは多くのエラーを見逃すことが多く、総合的な校正には信頼できない場合があります。「offer」や「this」といった単語は明らかに文法的なエラーですが、組み込みチェッカーはこれらを識別できません。

New Outlookの場合

ステップ1. メッセージ本文を作成した後、組み込みチェックが自動的に文法の問題を青い下線でマークします。下線付きのテキストをクリックして提案を確認し、修正を選択します。

クリック または、無視または修正を適用するための提案。

または、「オプション」タブのツールバーにある「エディター」＞「エディターを開く」をクリックして、エラーを「スペル」と「文法」に分類するペインを開きます。

制限事項

• New Outlookの文法チェッカーはクラシックOutlookよりも洗練されていますが、正確性と徹底性に関しては依然として制限があります。「Let」という単語は明らかに文法的なエラーですが、組み込みチェッカーはこれを識別できません。

Outlookの組み込み文法チェッカーの使用（限定された正確性）

頻繁にエラーを見逃し、効率に欠けるOutlookの組み込み文法チェッカーとは異なり、「Kutools for Outlook」の「AI文法チェッカー」は、強化された精度と簡素化された修正を提供し、最小限の努力でメールを洗練され、誤りのないものにします。

ステップ1. 「Kutools for Outlook」をダウンロードしてインストールし、作成ウィンドウで「Kutools」タブ＞「AI」をクリックします。

ステップ2. 「Kutools AI」ペインで「チェック」タブをクリックし、「生成」ボタンをクリックします。ツールはメールを分析し、ペインにすべての文法およびスペルの問題をリストアップします。

ステップ3. リスト内の個々の項目をクリックしてエラーを確認し、修正します。または、「すべて適用」をクリックして、すべてのエラーを一括で自動修正します。

比較表

Outlookの組み込み文法チェッカーは基本的な機能を提供しますが、エラーを効率的に識別して修正する能力にはしばしば欠けている点があります。Kutools for OutlookのAI文法チェッカーは、よりスマートで速く、そしてより徹底的なソリューションを提供し、誤りのないメールを確保するための最良の選択肢です。