Outlookのメール抽出: 名前、会社、番号、メールアドレスなどの重要な情報を抽出
今日の高速なメールコミュニケーションでは、名前、メールアドレス、番号(例:価格、電話番号)、会社名などの重要な情報を迅速に抽出することが重要です。特に長文のメールを扱う場合、この情報を抽出することで、ユーザーは内容をより早く理解でき、作業効率と正確性が大幅に向上します。このチュートリアルでは、手動抽出、VBA半自動抽出、Kutools AI完全自動抽出という3つの方法を紹介し、最適なアプローチを選択する助けをします。
メールからデータを手動でコピーして貼り付けます。シンプルですが、遅く、エラーが発生しやすいです。
Kutools for OutlookのAIアシスタントを使用して、ワンクリックでデータを自動的に抽出します。高速で正確、そして使いやすいです。
VBAスクリプトを使用して部分的に抽出を自動化します。コーディングスキルが必要で、カスタマイズは限定的です。
従来の抽出 – 手動
手動抽出は最も基本的な方法で、ユーザーがメールを開き、重要な情報(例:名前、メールアドレス、電話番号)を手動で見つけ、Excelや他のドキュメントにコピーして貼り付ける必要があります。
ステップ1. 対象のメールを開き、その内容を読みます。
ステップ2. 重要な情報(例:名前、メールアドレス、電話番号)を見つけ、選択し、Ctrl + Cキーを押してコピーします。
ステップ3. Excelや他のドキュメントに移動し、Ctrl + Vキーを押して貼り付けます。
メリットとデメリット
メリット
- 追加ツールは不要です。
- シンプルで、たまに使用するのに適しています。
デメリット
- 時間がかかり、大量のメールがある場合は特にエラーが発生しやすいです。
- 頻繁な使用や大規模な抽出タスクには適していません。
Kutools AIによる抽出 – 完全自動化
Kutools for OutlookのAIアシスタントは、完全自動化されたソリューションを提供します。高度なAI技術を利用することで、ユーザーはワンクリックで重要な情報(例:名前、会社名、電話番号、メールアドレス)を抽出できます。
ステップ1. Kutools for Outlookをインストールし、Outlookを開いて、Kutools > AIをクリックしてKutools AI機能を有効にします。

初めてOutlookでKutoolsのAI機能を使用する場合、AI設定ダイアログが表示され、AIプロバイダー(例:OpenAI、Google Gemini、Baidu)を選択し、AIキーを入力するよう求められます。
まだAIキーを持っていない場合、Kutools AIキーの申請をお勧めします。これにより、Kutools AI機能を100回無料で使用できます。Kutools AIキーを取得するにはどうすればよいですか?
ステップ2. 有効化されたKutools AIペインに移動し、ExtractタブをクリックしてからGenerateボタンをクリックして、現在のメールからAIを使って情報を抽出します。
すべての重要な情報が抽出され、ペインにリストされているのが確認できます。
ステップ3 - 1. 内容が分類されていない場合、Regenerateボタンをクリックして、AIに新しい重要な情報を再抽出させます。

ステップ3 - 2. 内容に満足した場合、 コピー ボタン をクリックして抽出された内容をコピーし、任意の場所に貼り付けます。
カスタマイズ
ユーザーは抽出する情報の種類(例:名前、会社名、電話番号)をカスタマイズできます。
クリック スキルライブラリ管理 ボタンを押して、 Extract スキルを見つけ、 オプション追加 ボタンをクリックしてカスタムリクエストを入力し、保存します。

メリットとデメリット
メリット
- コーディング知識は不要で、使いやすいです。
- 高速で高精度な抽出が可能です。
- 非常にカスタマイズ可能で柔軟です。
デメリット
- Kutools for Outlookをインストールする必要があります。
VBAによる抽出 – 半自動化
VBA(Visual Basic for Applications)は、スクリプトを書くことでメールから特定の情報を抽出できる半自動化された方法です。
注意: ここで提供されるVBAは、メールアドレスと番号のみを抽出し、ダイアログボックスに抽出内容を表示しますが、コピー機能はありません。
ステップ1. 対象のメールを開き、その内容を読みます。
ステップ2. Alt + F11キーを押してMicrosoft Visual Basic for Applicationsウィンドウを開き、Insert > Moduleをクリックして新しいモジュールを作成します。

ステップ3. 下記のVBAをコピーして新しいモジュールに貼り付けます。
VBA: 現在のメールからメールアドレスと番号を抽出
Sub ExtractDataFromCurrentEmail()
'UpdateByKutools
Dim xCurEmail As Object
Dim xEmailBody As String
Dim xEmailPattern As String
Dim xPhonePattern As String
Dim xMatches As Object
Dim xMatch As Variant
Dim xExtractedData As String
On Error Resume Next
'Get the currently selected email
If Application.ActiveWindow = Inspector Then
Set xCurEmail = Application.ActiveInspector.CurrentItem
Else
Set xCurEmail = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1)
End If
'Check if the selected item is an email
If xCurEmail.Class <> olMail Then
MsgBox "Please select an email to extract data.", vbExclamation
Exit Sub
End If
'Extract the email body
xEmailBody = xCurEmail.Body
'Define regex patterns for email addresses, and phone numbers
xEmailPattern = "\b[A-Za-z0-9._%+-]+@[A-Za-z0-9.-]+\.[A-Z|a-z]{2,}\b"
xPhonePattern = "\d+"
'Initialize the extracted data string
xExtractedData = "Extracted Data:" & vbCrLf & vbCrLf
'Extract email addresses using regex
Set xMatches = ExtractUsingRegex(xEmailBody, xEmailPattern)
If xMatches.Count > 0 Then
xExtractedData = xExtractedData & "Email Addresses:" & vbCrLf
For Each xMatch In xMatches
xExtractedData = xExtractedData & xMatch & vbCrLf
Next xMatch
xExtractedData = xExtractedData & vbCrLf
Else
xExtractedData = xExtractedData & "No email addresses found." & vbCrLf & vbCrLf
End If
'Extract phone numbers using regex
Set xMatches = ExtractUsingRegex(xEmailBody, xPhonePattern)
If xMatches.Count > 0 Then
xExtractedData = xExtractedData & "Numbers:" & vbCrLf
For Each xMatch In xMatches
xExtractedData = xExtractedData & xMatch & vbCrLf
Next xMatch
Else
xExtractedData = xExtractedData & "No numbers found." & vbCrLf
End If
'Display the extracted data in a message box
MsgBox xExtractedData, vbInformation, "Extracted Data"
End Sub
Function ExtractUsingRegex(Text As String, Pattern As String) As Object
Dim xRegex As Object
Set xRegex = CreateObject("VBsrcipt.RegExp")
With xRegex
.Global = True
.IgnoreCase = True
.Pattern = Pattern
End With
Set ExtractUsingRegex = xRegex.Execute(Text)
End Function

ステップ4. クリック 実行 ボタンを押すか、 F5 キーを押してコードを実行します。

ダイアログがポップアップして、抽出された情報が表示されます。

メリットとデメリット
メリット
- 手動操作を減らし、プログラミング知識を持つユーザーに適しています。
- 手動操作を減らし、プログラミング知識を持つユーザーに適しています。
デメリット
- コーディングスキルが必要で、抽出ルールのカスタマイズにはスクリプトの修正が必要です。
- 抽出結果の精度が低く、データ管理が不便な場合があります。
- VBAスクリプトが失われた場合、再度書き直すか復元する必要があります。
方法の比較
方法 | 手動抽出 | Kutools | VBA |
使いやすさ | シンプル | とても簡単 | 中程度 |
最適な用途 | たまに使用する場合 | 頻繁または大規模なタスク | 上級ユーザー |
カスタマイズ | なし | 高度にカスタマイズ可能 | 限定的(コーディングが必要) |
抽出速度 | 遅い | 速い | 中程度 |
精度 | 低い | 高い | 中程度 |
たまに情報を抽出する必要がある場合でも、大量のメールを頻繁に処理する場合でも、このチュートリアルで紹介した3つの方法でニーズを満たすことができます。高速で正確、かつコーディング不要のソリューションを探している場合、Kutools for OutlookのAIアシスタントが最適な選択肢です。今すぐダウンロードして無料トライアルを楽しみ、ワンクリックでのメール抽出の便利さを体験してください!
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