Outlookのメール抽出: 名前、会社、番号、メールアドレスなどの重要な情報を抽出

Author: Sun Last Modified: 2025-05-23

今日の高速なメールコミュニケーションでは、名前、メールアドレス、番号（例：価格、電話番号）、会社名などの重要な情報を迅速に抽出することが重要です。特に長文のメールを扱う場合、この情報を抽出することで、ユーザーは内容をより早く理解でき、作業効率と正確性が大幅に向上します。このチュートリアルでは、手動抽出、VBA半自動抽出、Kutools AI完全自動抽出という3つの方法を紹介し、最適なアプローチを選択する助けをします。

従来の抽出 – 手動

メールからデータを手動でコピーして貼り付けます。シンプルですが、遅く、エラーが発生しやすいです。

Kutools AIによる抽出 – 完全自動化

Kutools for OutlookのAIアシスタントを使用して、ワンクリックでデータを自動的に抽出します。高速で正確、そして使いやすいです。

VBAによる抽出 – 半自動化

VBAスクリプトを使用して部分的に抽出を自動化します。コーディングスキルが必要で、カスタマイズは限定的です。

従来の抽出 – 手動

手動抽出は最も基本的な方法で、ユーザーがメールを開き、重要な情報（例：名前、メールアドレス、電話番号）を手動で見つけ、Excelや他のドキュメントにコピーして貼り付ける必要があります。

ステップ1. 対象のメールを開き、その内容を読みます。

ステップ2. 重要な情報（例：名前、メールアドレス、電話番号）を見つけ、選択し、Ctrl + Cキーを押してコピーします。

ステップ3. Excelや他のドキュメントに移動し、Ctrl + Vキーを押して貼り付けます。

メリットとデメリット

メリット

追加ツールは不要です。
シンプルで、たまに使用するのに適しています。

デメリット

時間がかかり、大量のメールがある場合は特にエラーが発生しやすいです。
頻繁な使用や大規模な抽出タスクには適していません。

Kutools AIによる抽出 – 完全自動化

Kutools for OutlookのAIアシスタントは、完全自動化されたソリューションを提供します。高度なAI技術を利用することで、ユーザーはワンクリックで重要な情報（例：名前、会社名、電話番号、メールアドレス）を抽出できます。

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ステップ1. Kutools for Outlookをインストールし、Outlookを開いて、Kutools > AIをクリックしてKutools AI機能を有効にします。

注意:

初めてOutlookでKutoolsのAI機能を使用する場合、AI設定ダイアログが表示され、AIプロバイダー（例：OpenAI、Google Gemini、Baidu）を選択し、AIキーを入力するよう求められます。
まだAIキーを持っていない場合、Kutools AIキーの申請をお勧めします。これにより、Kutools AI機能を100回無料で使用できます。Kutools AIキーを取得するにはどうすればよいですか？

ステップ2. 有効化されたKutools AIペインに移動し、ExtractタブをクリックしてからGenerateボタンをクリックして、現在のメールからAIを使って情報を抽出します。

すべての重要な情報が抽出され、ペインにリストされているのが確認できます。

ステップ3 - 1. 内容が分類されていない場合、Regenerateボタンをクリックして、AIに新しい重要な情報を再抽出させます。

ステップ3 - 2. 内容に満足した場合、 コピー ボタンをクリックして抽出された内容をコピーし、任意の場所に貼り付けます。

カスタマイズ

ユーザーは抽出する情報の種類（例：名前、会社名、電話番号）をカスタマイズできます。

クリック スキルライブラリ管理 ボタンを押して、 Extract スキルを見つけ、 オプション追加 ボタンをクリックしてカスタムリクエストを入力し、保存します。

メリットとデメリット

メリット

コーディング知識は不要で、使いやすいです。
高速で高精度な抽出が可能です。
非常にカスタマイズ可能で柔軟です。

デメリット

Kutools for Outlookをインストールする必要があります。

VBAによる抽出 – 半自動化

VBA（Visual Basic for Applications）は、スクリプトを書くことでメールから特定の情報を抽出できる半自動化された方法です。

注意: ここで提供されるVBAは、メールアドレスと番号のみを抽出し、ダイアログボックスに抽出内容を表示しますが、コピー機能はありません。

ステップ1. 対象のメールを開き、その内容を読みます。

ステップ2. Alt + F11キーを押してMicrosoft Visual Basic for Applicationsウィンドウを開き、Insert > Moduleをクリックして新しいモジュールを作成します。

ステップ3. 下記のVBAをコピーして新しいモジュールに貼り付けます。

VBA: 現在のメールからメールアドレスと番号を抽出

Sub ExtractDataFromCurrentEmail()
'UpdateByKutools
    Dim xCurEmail As Object
    Dim xEmailBody As String
    Dim xEmailPattern As String
    Dim xPhonePattern As String
    Dim xMatches As Object
    Dim xMatch As Variant
    Dim xExtractedData As String
    On Error Resume Next
    'Get the currently selected email
    If Application.ActiveWindow = Inspector Then
        Set xCurEmail = Application.ActiveInspector.CurrentItem
    Else
        Set xCurEmail = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1)
    End If
    'Check if the selected item is an email
    If xCurEmail.Class <> olMail Then
        MsgBox "Please select an email to extract data.", vbExclamation
        Exit Sub
    End If
    'Extract the email body
    xEmailBody = xCurEmail.Body
    'Define regex patterns for email addresses, and phone numbers
    xEmailPattern = "\b[A-Za-z0-9._%+-]+@[A-Za-z0-9.-]+\.[A-Z|a-z]{2,}\b"
    xPhonePattern = "\d+"
    'Initialize the extracted data string
    xExtractedData = "Extracted Data:" & vbCrLf & vbCrLf
    'Extract email addresses using regex
    Set xMatches = ExtractUsingRegex(xEmailBody, xEmailPattern)
    If xMatches.Count > 0 Then
        xExtractedData = xExtractedData & "Email Addresses:" & vbCrLf
        For Each xMatch In xMatches
            xExtractedData = xExtractedData & xMatch & vbCrLf
        Next xMatch
        xExtractedData = xExtractedData & vbCrLf
    Else
        xExtractedData = xExtractedData & "No email addresses found." & vbCrLf & vbCrLf
    End If
    'Extract phone numbers using regex
    Set xMatches = ExtractUsingRegex(xEmailBody, xPhonePattern)
    If xMatches.Count > 0 Then
        xExtractedData = xExtractedData & "Numbers:" & vbCrLf
        For Each xMatch In xMatches
            xExtractedData = xExtractedData & xMatch & vbCrLf
        Next xMatch
    Else
        xExtractedData = xExtractedData & "No numbers found." & vbCrLf
    End If
    'Display the extracted data in a message box
    MsgBox xExtractedData, vbInformation, "Extracted Data"
End Sub

Function ExtractUsingRegex(Text As String, Pattern As String) As Object
    Dim xRegex As Object
    Set xRegex = CreateObject("VBsrcipt.RegExp")
    With xRegex
        .Global = True
        .IgnoreCase = True
        .Pattern = Pattern
    End With
    Set ExtractUsingRegex = xRegex.Execute(Text)
End Function

ステップ4. クリック実行ボタンを押すか、 F5 キーを押してコードを実行します。

ダイアログがポップアップして、抽出された情報が表示されます。

メリットとデメリット

メリット

手動操作を減らし、プログラミング知識を持つユーザーに適しています。
手動操作を減らし、プログラミング知識を持つユーザーに適しています。

デメリット

コーディングスキルが必要で、抽出ルールのカスタマイズにはスクリプトの修正が必要です。
抽出結果の精度が低く、データ管理が不便な場合があります。
VBAスクリプトが失われた場合、再度書き直すか復元する必要があります。

方法の比較

方法	手動抽出	Kutools	VBA
使いやすさ	シンプル	とても簡単	中程度
最適な用途	たまに使用する場合	頻繁または大規模なタスク	上級ユーザー
カスタマイズ	なし	高度にカスタマイズ可能	限定的（コーディングが必要）
抽出速度	遅い	速い	中程度
精度	低い	高い	中程度

たまに情報を抽出する必要がある場合でも、大量のメールを頻繁に処理する場合でも、このチュートリアルで紹介した3つの方法でニーズを満たすことができます。高速で正確、かつコーディング不要のソリューションを探している場合、Kutools for OutlookのAIアシスタントが最適な選択肢です。今すぐダウンロードして無料トライアルを楽しみ、ワンクリックでのメール抽出の便利さを体験してください！