Wordで記入可能なフォームを作成する：簡単なステップバイステップガイド

Microsoft Wordの記入可能なフォームは、アンケート、申請書、登録フォームなど、ユーザー入力を必要とする文書を作成するための重要なツールです。このガイドでは、必要なツールを有効にするところからフォームをロックして使用するまでのプロセスを詳しく説明します。

• ステップ1: 開発者タブを有効にする
• ステップ2: フォームフィールドの挿入と設定
• ステップ3: 記入のみに編集を制限する

Wordにおける記入可能なフォームとは？

Wordの「記入可能なフォーム」により、文書作成者はインタラクティブなフォーム要素を文書に組み込むことができ、ユーザーが構造化された形式で情報を入力したり選択したりできるようになります。これらのフォームは、データを一貫性を持って整理して収集する場合など、さまざまな状況で使用され、テキストボックス、チェックボックス、ドロップダウンリスト、日付ピッカーなどのフォームフィールドを使用して設計されることが一般的です。

Wordで記入可能なフォームを作るには？

Wordで記入可能なフォームを作成するには、いくつかのステップを踏んで標準的な文書をデータ入力用のインタラクティブなフォームに変換します。このセクションでは、その方法を紹介します。

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ステップ1: 開発者タブを有効にする

開発者タブには、フォームコントロールや文書保護オプションなど、記入可能なフォームを作成するために必要なツールが含まれています。リボンに開発者タブが表示されていない場合は、以下の手順に従って表示してください。それ以外の場合は、ステップ2に進んでください。

1. リボンを右クリックし、コンテキストメニューから「リボンのユーザー設定」を選択します。
   
2. 「Wordのオプション」ウィンドウで、右ペインに移動し、「開発者」のチェックボックスをオンにしてから「OK」をクリックして変更を保存します。
   

これでリボンに開発者タブが追加されます。

ステップ2: フォームフィールドの挿入と設定

フォームフィールドは、Wordの記入可能なフォームの基本的な構成要素です。これにより、ユーザーがテキストを入力したり、選択を行ったり、日付を選んだりできる場所を追加できます。ここでは、次の基本的なWord文書を記入可能なフォームに変換する方法をデモンストレーションします。

フォームフィールドの挿入

1. 「開発者」タブに移動します。
2. 文書内でフォームコントロールが必要な場所にカーソルを置き、「コントロール」グループで挿入したいフォームコントロールをクリックします。
   
   ヒント: 「コントロール」グループにリストされているフォームコントロールについてさらに詳しく知るには、こちらをクリックしてください。
   • テキストコンテンツコントロールの挿入
     この例では、ユーザーが名前を入力できるようにするため、「名前:」ラベルの後の空白エリアをクリックし、「コントロール」グループから「リッチテキストコンテンツコントロール」を選択します。
     
   • ドロップダウンリストコントロールの挿入
     ユーザーがドロップダウンリストから部署名を選択できるようにするため、「部署:」ラベルの隣の空白エリアをクリックし、「コントロール」グループから「ドロップダウンリストコンテンツコントロール」を選択します。
     
     注: 「チェックボックス」、「日付ピッカー」、または「画像コンテンツコントロール」などの他のフォームコントロールを挿入する場合も、上記と同じ手順に従います。

フォームコントロールのプロパティを設定する

フォームコントロールを挿入した後、それぞれのプロパティを設定する必要があります。以下のように操作してください：

1. 設定したいフォームコントロールをクリックし、「開発者」タブの「コントロール」グループで「プロパティ」を選択します。
   
2. 開いた「コンテンツコントロールのプロパティ」ダイアログボックスで、次のように異なるタイプのフォームコントロールを設定できます。
   • ドロップダウンリストコンテンツコントロールのプロパティを設定する
     ドロップダウンリストを設定する際、項目の追加は重要なステップです。このガイドでは、必要なすべての項目を含むようにドロップダウンリストのプロパティを設定する方法を示します。
     1. 「ドロップダウンリストのプロパティ」セクションで、「追加」ボタンをクリックします。
     2. 開いた「選択肢の変更」ダイアログボックスで、必要な項目を「表示名」テキストボックスに入力し、「OK」をクリックします。
     3. 上記の2つのステップを繰り返し、すべての項目が「ドロップダウンリストのプロパティ」ボックスに追加されるまで続けます。
     4. 「OK」をクリックして設定を保存します。
        
        注意点: ここでは、他のフィールドについてはダイアログボックスのデフォルト設定をそのまま使用しています。通常、これらは基本的なニーズを満たしますが、これらの設定を調整する方法を理解することで、特定の要件に合わせてコントロールをカスタマイズし、フォームの機能性とユーザーエクスペリエンスを向上させることができます。

        • タイトル: ドロップダウンリストにわかりやすいタイトルを付けます。このタイトルは文書内には表示されませんが、編集中にコントロールを識別するのに役立ちます。
        • タグ: カスタマイズやプログラミングのためにタグを割り当てることもできます。例えば、フィールドをデータベースにリンクしたり、スクリプトで使用したりします。
        • 表示形式: ドロップダウンリストフォームコントロールの外観を調整できます。「バウンディングボックス」をデフォルトのままにして視覚的な一貫性を保つか、「なし」を選択してコントロールを目立たなくすることができます。
        • スタイルと書式設定: 必要に応じて、ドロップダウンリストに入力されたテキストに特定のスタイルを適用し、文書全体との一貫性を維持します。
        • ロック: コントロールをロックして、内容の削除や編集を防ぐかどうかを検討します。これらのオプションは、意図しない変更が問題となる正式な文書で特に有用です。
     これで、ドロップダウンリストフォームコントロールから項目を選択できるようになりました。
     
   • 他のコンテンツコントロールのプロパティを設定する
     ここでは、4つの一般的なコンテンツコントロールの概要と、設定が必要な重要な設定をリストアップします。
     1. テキストコントロール（プレーン＆リッチテキスト）:
        タイトルとタグ: 識別やスクリプトに役立ちます。
        ロック: 編集や削除を防ぐオプションです。
        複数行: リッチテキストコントロールの場合、複数行を許可するかどうかを決定します。
     2. チェックボックスコントロール:
        タイトルとタグ: 識別やスクリプトに役立ちます。
        チェックシンボル: デフォルトの状態（チェック済み/未チェック）を設定します。
        ロック: 必要に応じて、編集や削除をロックします。
     3. コンボボックスコントロール:
        タイトルとタグ: 識別やスクリプトに役立ちます。
        リスト項目: コンボボックスリストに項目を追加、修正、または削除します。
        ロック: リストへの変更やコントロールの削除を防ぎます。
     4. 日付ピッカーコントロール:
        タイトルとタグ: 識別目的に使用します。
        日付の表示形式: 文書のニーズに合った日付形式を選択します。
        ロック: 編集やコントロールの削除を制限します。

ステップ3: 記入のみに編集を制限する

フォームが設定できたら、ユーザーがフォーム自体を変更できないように制限し、指定されたエリアのみ記入できるようにする必要があります。以下のように操作してください。

1. 引き続き「開発者」タブで、「保護」グループの「編集制限」をクリックします。
   
2. 文書の右側に「編集制限」ペインが表示されます。以下の設定を行ってください。
   1. 「文書内でこの種類の編集のみを許可する」チェックボックスをオンにします。
   2. ドロップダウンメニューから「フォームへの記入」を選択します。
   3. 「はい、保護の適用を開始」ボタンをクリックします。
   4. このフォームにパスワードを設定するか、パスワードフィールドを空白のままにします。
   5. 「OK」ボタンをクリックします。スクリーンショットをご覧ください：
      

フォームへの記入に対する保護を有効にすると、記入可能なフォームが完成し、使用準備が整います。

記入可能なフォームに関する注意点

• 次の表は、リボンにリストされている各コントロールの機能を明確に理解するのに役立ちます。

  アイコン	タイプ	説明
  	リッチテキストコントロール	フォーマットされたテキストの入力を可能にします。ユーザーは太字、斜体、下線などのスタイルを適用し、フォントの種類やサイズを変更できます。
  	プレーンテキストコントロール	フォーマットされていないテキストの入力を許可します。スタイルや書式設定のオプションは利用できず、テキストはシンプルで一貫性が保たれます。
  	画像コントロール	単一の画像の挿入を許可します。ユーザーは自分のデバイスから画像を追加でき、それが直接文書に埋め込まれます。
  	ビルディングブロックギャラリーコントロール	クイックパーツギャラリーから、カバーページ、テキストボックス、ヘッダー、フッターなど、事前にフォーマットされた文書部分を表示します。
  	チェックボックスコントロール	オンとオフを切り替えられるチェックボックスを挿入します。はい/いいえや真/偽の選択が必要なフォームに最適です。
  	コンボボックスコントロール	ユーザーが編集可能なドロップダウンメニューを提供します。このコントロールでは、ユーザーが新しい項目を追加できるため、さまざまな入力に対応可能です。
  	ドロップダウンリストコントロール	ユーザーがドロップダウンメニューから選択できる固定されたリストを提供します。このコントロールでは、リスト項目のユーザーによる変更はできません。
  	日付ピッカーコントロール	カレンダーアイコンを提供して日付の入力を容易にします。このコントロールは、文書設定に従って日付を自動的にフォーマットします。
  	繰り返しセクションコントロール	ユーザーが必要に応じてフォームの特定のセクションを何度でも複製できるようにします。このコントロールは、同じ種類の情報の複数の入力が必要なフォーム（複数の職務経験や学歴をリストする場合など）に便利です。
  	レガシーツール	以前のバージョンのWordからのさまざまなフォームコントロールが含まれており、これらのバージョンで作成された文書との互換性に役立ちます。

• 互換性と共有:
  フォームが、対象ユーザー全員が使用しているWordのバージョンと互換性があることを確認してください。新しいバージョンのWordで作成されたフォームは、古いバージョンでは正しく動作しない可能性があります。

Wordで記入可能なフォームを作成することは、情報の収集と処理の方法を大幅に合理化できる簡単なプロセスです。これらのステップに従うことで、特定のニーズに合わせたプロフェッショナルで機能的なフォームを作成でき、生産性とデータ収集の精度を向上させることができます。Wordの機能についてさらに深く学びたい方には、当サイトには豊富なチュートリアルが掲載されています。さらに多くのWordのヒントとコツをここで見つけてください。