受信トレイの表示を変更

受信トレイフォルダーは、あらかじめ設定されたコンパクト表示、シングル表示、プレビュー表示にワンクリックで簡単に切り替えられます。ただし、これらのプリセットがご要望に合わない場合は、現在の表示を自由にカスタマイズできます。このチュートリアルでは、現在の表示に列を追加または削除する方法をご紹介します。

2.1 現在の表示に列を追加

たとえば、現在の表示に「Cc」列を追加したい場合は、以下の手順で操作してください。

1。指定されたメールフォルダー（ここでは受信トレイ）を開き、「表示」メニューから「複数の列を追加」をクリックします。

2。「列の表示」ダイアログで、以下の手順に従って操作します。
(1) 「使用可能な列の選択元」ドロップダウンリストから、対象の列を含むカテゴリを選択します。ここでは「すべてのメールフィールド」を選択してください。
(2) 「使用可能な列」リストボックスで、追加したい列（ここでは「Cc」）をクリックして選択します。
(3) 「追加」ボタンをクリックします。

3。これで「Cc」列が右側のリストボックスに追加されました。「Cc」を右側のリストボックスでクリックして選択し、「上へ移動」ボタンをクリックして、適切な位置に移動してください。

4。「OK」ボタンをクリックしてください。

これで、「Cc」列が現在のメールフォルダーに追加されました。スクリーンショットをご確認ください。

注：
(1) 指定されたフォルダーがコンパクト表示の場合、追加した列が表示されないことがあります。その場合は、「表示」>「プレビューウィンドウ」>「オフ」または「下」をクリックして、プレビューウィンドウをオフにするか下部に移動してください。
(2) 「表示」>「表示のリセット」をクリックすると、デフォルトの表示設定に戻せます。

2.2 現在の表示から列を削除

現在の表示から列を削除するには、いくつかの方法があります。

2.2.1 現在の表示から列を削除

現在、受信トレイフォルダーがプレビュー表示になっている場合、「件名」列をこの表示から削除するには、次のように操作してください。

1。「表示」＞「複数の列を追加」をクリックして、「列の表示」ダイアログを開きます。

2。「列の表示」ダイアログで、「この順序で次の列を表示」リストボックスから削除したい列をクリックして選択し、「削除」ボタンをクリックします。

3。「OK」ボタンをクリックしてください。

これで、指定された「件名」列は現在の表示から削除されました。

2.2.2 右クリックメニューで現在の表示から列を削除

受信トレイフォルダーがシングル表示またはプレビュー表示の場合、右クリックメニューから簡単に表示中の列を削除できます。
メッセージ一覧で、削除したい列の見出しを右クリックし、「この列を削除」を選びましょう。

これで、指定された列が現在の表示から即座に削除されます。

注：指定されたフォルダーがコンパクト表示の場合、プレビューウィンドウを「オフ」にするか「下部」に移動するまで、列見出しを右クリックすることはできません。「表示」＞「プレビューウィンドウ」から「オフ」または「下」を選択して、プレビューウィンドウの表示を調整してください。

2.2.3 ドラッグ＆ドロップで現在の表示から列を削除

受信トレイフォルダーがシングル表示またはプレビュー表示の場合は、ドラッグ＆ドロップで列を簡単に削除できます。

メッセージ一覧の上部にある削除したい列見出しをクリックし、メッセージ一覧の外へドラッグ＆ドロップしてください。すると、その列は現在の表示から即座に削除されます。

注：指定されたフォルダーがコンパクト表示の場合は、プレビューウィンドウを「オフ」にするか「下部」に移動するまで、列見出しをドラッグできません。「表示」＞「プレビューウィンドウ」から「オフ」または「下」を選択して、プレビューウィンドウを調整してください。

受信トレイフォルダーの表示をカスタマイズしていない場合、またはデフォルト表示にリセットしている場合は、メッセージ一覧のメールが自動的に受信日時に基づいてグループ化・ソートされます。ここでは、さまざまな基準でメールを並べ替えたりグループ化したりする方法をご紹介します。

3.1 メールのクイック並べ替え（グループ化とソート）

リボンおよびメッセージ一覧の並べ替えコマンドを使えば、メールを簡単に並べ替えられます（グループ化とソートを同時に行う）。

1。受信トレイを開いた後、「表示」タブの「整列」ボックス右下隅にある「その他」アイコンをクリックし、「グループ表示」をクリックして、このオプションを有効にしてください。
ヒント：このオプションはデフォルトで有効になっています。以下の操作を行う前に、すでに有効になっているか確認することをおすすめします。

2。その後、「表示」タブの「整列」ボックス内の条件をクリックするだけで、メールをすばやく整列できます。

メッセージ一覧でも、一覧上部のドロップダウンリストをクリックし、「整列方法」セクションから条件を選択するだけで、メールを素早く整列できます。スクリーンショットをご参照ください：

3.2 表示設定でメールをグループ化する

現在のビューで表示設定をカスタマイズすれば、1 つまたは複数の条件に基づいてメールを簡単にグループ化できます。

1。受信トレイを開いたら、「表示」＞「表示設定」をクリックしてください。

2。開いたダイアログで、「グループ化」ボタンをクリックしてください。

3。表示された「グループ化」ダイアログボックスで、以下の手順に従って操作してください：
(1) 「整列に従って自動的にグループ化する」オプションのチェックを外します。
(2) 「アイテムのグループ化基準」セクションで、ドロップダウンリストからメールをグループ化する基準を選択します。
(3) 「選択してください」をクリックし、必要に応じて並べ替え順序を指定します。ここでは「昇順」がチェックされています。

ヒント：
(1) 上記の手順（2）で目的のグループ化基準が見つからない場合は、「利用可能なフィールドの選択元」のドロップダウンリストからフィールドカテゴリを変更し、「アイテムのグループ化基準」のドロップダウンリストで再度グループ化基準を選択できます。
(2) メールを複数の条件でグループ化したい場合は、「次による」セクションで必要なだけグループ化基準と並べ替え順序を指定してください。

4。「OK」をクリックし、「OK」を順にクリックします。

これで、メッセージ一覧のメールが指定した基準に基づいてグループ化されました。

3.3 注意事項

(1) カスタムグループを解除して再度日付でグループ化したい場合は、リボンの「整列」ボックスで「表示」>「日付」をクリックするか、メッセージ一覧上部の「>」から「日付」をクリックしてください。

(2) 現在のビューからすべてのカスタム表示設定を解除するには、「表示」タブのリボンにある「ビューのリセット」をクリックしてください。

受信トレイを開くと、メッセージ一覧のメールが自動的に受信日でグループ化・並べ替えられていることに気づくでしょう。ただし、状況によっては、1 つまたは複数の条件に基づいてメールを並べ替えたいこともあるはずです。本チュートリアルでは、メッセージ一覧でメールを並べ替える方法をご紹介します。

4.1 整列コマンドでメールを素早く並べ替える

リボンの「表示」タブにある「整列」ボックス内のコマンドをクリックするだけで、メールを素早く並べ替えられます。

1。たとえば、送信者ごとにメールを並べ替えたい場合は、「表示」タブの「整列」ボックス右下隅にある「その他」アイコンをクリックし、「グループ表示」をオフにしてください。

2。その後、「整列」ボックスで「差出人」をクリックしてメールを送信者順に並べ替え、必要に応じて「並べ替えを反転」をクリックして現在の並べ替え順序を逆にしてください。

ヒント：メッセージ一覧の上部にある矢印をクリックし、ドロップダウンリストの「整列方法」セクションで並べ替え条件を指定することで、メールを簡単に並べ替えられます。また、ドロップダウンリスト内、またはメッセージ一覧上部にある「A→Z」もしくは「Z→A」をクリックすれば、並べ替え順序を瞬時に反転できます。

4.2 列見出しをクリックしてメールを素早く並べ替える

ビューに列が表示されている場合は、特定の列見出しをクリックするだけで、そのフィールドに基づいてすべてのメールを簡単に並べ替えられます。

ヒント：
(1) 受信トレイがコンパクトビューの場合、「表示」>「読書ウィンドウ」>「オフ」または「下」を選択すると、すべての列が表示されます。
(2) Outlook のインターフェースが狭すぎてすべての列を表示できない場合は、一部の列が非表示になります。

4.3 表示設定を構成してメールを並べ替える

表示設定をカスタマイズして、必要に応じて1 つまたは複数の条件でメールを並べ替えられます。

1。受信トレイを開いたら、「表示」＞「表示設定」をクリックしてください。

2。「詳細な表示設定」ダイアログで、「並べ替え」ボタンをクリックしてください。

3。表示された「並べ替え」ダイアログの「アイテムの並べ替え基準」セクションで、ドロップダウンリストから主となる並べ替え基準を選択し、必要に応じて適切な並べ替え順序を指定してください。

ヒント：
(1) 第2 の並べ替え基準を追加する必要がある場合は、「次による」セクションで第2 の並べ替え基準と並べ替え順序を選択してください。第3 および第4 の並べ替え基準についても同様です。
(2) ドロップダウンリストに適切な並べ替え基準が見つからない場合は、「利用可能なフィールドの選択元」のドロップダウンリストからフィールドカテゴリを変更し、並べ替え基準を指定してください。

4。「OK」ボタンをクリックして、表示設定を保存します。

これで、メッセージ一覧のすべてのメールが指定した並べ替え基準に従って整列されました。

4.4 注意事項

1。リボンの「表示」タブにある「整列」ボックスで「日付」をクリックすると、カスタム並べ替えが解除され、元の並べ順に戻ります。

2。「表示」＞「ビューのリセット」をクリックすると、現在のビューからすべてのカスタム表示設定が解除されます。

通常、受信トレイをプリセットのコンパクトビュー、シングルビュー、またはプレビュービューで表示すると、すべてのメールがメッセージ一覧に表示されます。ただし、フィルターを設定して、指定した条件に一致するメールだけを表示することも可能です。

5.1 未読メールを素早くフィルターする

受信トレイを開いた後、メッセージ一覧の上部にある「未読」をクリックすると、すべての未読メールが即座にフィルターされます。「すべて」をクリックすれば、フィルターが解除されます。

メッセージ一覧の上部にある矢印をクリックしてドロップダウンメニューを表示し、「未読メール」または「メンションされたメール」を選択すれば、それぞれのメールを簡単にフィルターできます。フィルターを解除するには、「すべてのメール」をクリックしてください。

5.2 表示設定を構成してメールをフィルターする

表示設定を変更すれば、指定した条件でメールを簡単にフィルターできます。以下の手順に従ってください：

1。受信トレイを開いたら、「表示」＞「表示設定」をクリックしてください。

2。「詳細な表示設定」ダイアログで、「フィルター」ボタンをクリックしてください。

3。「フィルター」ダイアログで、必要に応じて1 つまたは複数のフィルター条件を簡単に追加できます。

(1) [メッセージ] タブでは、以下のフィルタ条件を追加できます：

• 「単語を検索」：件名または本文に指定したキーワードが含まれるメールをフィルターします。
• 「差出人」：送信者を基にメールをフィルターします。
• 「宛先」：受信者をもとにメールをフィルターします。
• 「自分宛」：自分だけに送信されたメール、自分を含む複数人に Cc されたメール、または自分を含む複数人に送信されたメールをフィルターします。
• 「時刻」：メールを、受信時刻・送信時刻・期限・有効期限・作成時間・更新時刻でフィルターします。

(2) [その他の選択肢] タブでは、以下のフィルタ条件を追加できます：

• 「カテゴリ」：1 つまたは複数のカテゴリでメールを絞り込みます。
• 「次の状態のアイテムのみ」：未読または既読のメールをフィルターします。
• 「次の条件のアイテムのみ」：添付ファイルの有無に基づいてメールをフィルターします。
• 「重要度」：重要度ステータスに基づいてメールをフィルターします。
• 「次の条件に該当するアイテムのみ」：フラグの状態に基づいてメールをフィルターします。
• 「大文字と小文字を区別」：メールのフィルター時に、大文字と小文字を区別します。
• 「サイズ」：メールのサイズに基づいてフィルターします。

(3) [詳細] タブでは、必要に応じて複数のカスタムフィルター条件を簡単に追加できます。

たとえば、Cc 宛先でメールをフィルターしたい場合は、「さらに条件を定義」セクションでフィルタ条件を「Cc に指定されたメールアドレスが含まれる」に設定し、「リストに追加」ボタンをクリックして、この条件を「これらの条件に一致するアイテムを検索」リストボックスに追加します。

ここで必要なだけフィルター条件を追加でき、これらの条件はすべて「AND」で結ばれます。

4。「OK」ボタンをクリックして、フィルター設定を保存します。

これで、メールはフィルターされ、指定したすべての条件に一致するものだけがメッセージ一覧に表示されます。

ヒント：表示設定を変更してメールをフィルターした場合は、以下の手順でフィルターを解除できます。 (1) 「表示」＞「表示設定」をクリックする。 (2) 「詳細な表示設定」ダイアログで「フィルター」ボタンをクリックする。 (3) 「フィルター」ダイアログで「すべてクリア」ボタンをクリックし、その後「OK」ボタンをクリックする。 (4) 最後に、「詳細な表示設定」ダイアログを閉じるため「OK」ボタンをクリックする。

5.3 注意事項

「表示」＞「ビューのリセット」をクリックするだけで、すべてのカスタム表示設定を簡単に解除し、デフォルトビューに戻せます。

メールフォルダー（受信トレイなど）を開いた後は、メッセージ一覧のフォントやテーブル表示設定（行と列）を自由にカスタマイズできます。このチュートリアルでは、Outlook のメッセージ一覧の見た目をさらに調整するための追加設定方法をご紹介します。

6.1 フォントおよびその他のテーブル表示設定を変更するためのその他の設定を行う

ここでは、受信トレイフォルダーがプレビュー表示になっていることを前提に、例として受信トレイを使用し、メッセージ一覧のフォントやその他のテーブル表示設定を変更するための追加設定を行います。

1。受信トレイフォルダーを開いたら、「表示」＞「表示設定」をクリックしてください。

2。「詳細な表示設定」ダイアログで、「その他の設定」ボタンをクリックしてください。

3。これで「その他の設定」ダイアログが表示されるので、必要に応じて表示設定を構成できます。

6.1.1 列ヘッダーのフォント

このボタンを使えば、列ヘッダーのフォント、スタイル、サイズを簡単に変更できます。

「その他の設定」ダイアログで「列ヘッダーのフォント」ボタンをクリックし、「フォント」ダイアログで目的のフォント、スタイル、サイズを設定後、「OK」ボタンをクリックしてフォント設定を保存します。

表示設定を保存すると、メッセージ一覧の列ヘッダーのフォントが指定どおりに変更されていることを確認できます。

6.1.2 行のフォント

このボタンを使えば、メッセージ一覧内の各メール行のフォント、スタイル、サイズを自由に変更できます。

「その他の設定」ダイアログで「行のフォント」ボタンをクリックし、「フォント」ダイアログで目的のフォント、スタイル、サイズを設定して「OK」をクリックしてください。

表示設定を保存すると、メッセージ一覧の各行が指定したフォント、フォントスタイル、およびフォントサイズで反映され、正しく表示されていることを確認できます。

6.1.3 セル内編集を許可する

「その他の設定」ダイアログで「セル内編集を許可する」オプションをオンにして表示設定を保存すると、メッセージ一覧内の特定のメールの各フィールドが編集可能になります。該当フィールドをクリックするだけで、内容を直接追加・削除・編集できます。

6.1.4 「新規アイテム」行を表示する

「セル内編集を許可する」オプションをオンにすると、「『新規アイテム』行を表示する」オプションも選択できるようになります。このオプションを有効にすると、メッセージ一覧の上部に空白行が追加され、新しい投稿を簡単に追加できます。

6.1.5 グリッド線のスタイル

既定では、メール間のグリッド線は実線ですが、ここでスタイルを変更できます。

「その他の設定」ダイアログで「グリッド線のスタイル」ボックスをクリックし、ドロップダウンリストからお好みのスタイルをお選びください。

保存後、メール間のグリッド線が指定したスタイルに変更されます。

6.1.6 グループ内のアイテムを表示する

このオプションはデフォルトでオンになっています。「グループ内のアイテムを表示する」をオフにすると、グループ名がメッセージ一覧から非表示になります。

6.1.7 フォント（メッセージプレビュー）

このボタンを使えば、メッセージプレビューのフォント、スタイル、サイズを簡単に変更できます。

「メッセージプレビュー」セクションで「フォント」ボタンをクリックし、「フォント」ダイアログで目的のフォント、スタイル、サイズを設定して「OK」をクリックします。

保存後、メッセージプレビュー内のテキストは新しいフォント設定で表示されます。

6.1.8 読み取りウィンドウ

「その他の設定」ダイアログで、「右」をチェックすると読み取りウィンドウが右側に表示され、「下」をチェックすると下部に配置され、「オフ」をチェックすると読み取りウィンドウは非表示になります。

6.1.9 n 文字未満の幅ではコンパクトレイアウトを使用する

このオプションはデフォルトで有効になっています。Outlook のインターフェースが狭くなりすぎると、自動的にコンパクト表示に切り替わります。無効にすると、「常に1 行レイアウトを使用する」または「常にコンパクトレイアウトを使用する」を選択できます。

6.1.10 展開された会話グループにすべてのフォルダーのメッセージを表示する

このオプションを有効にすると、会話スレッドに含まれる他のフォルダーのメールも、展開された会話内に表示されます。

6.1.11 クラシックインデント表示を使用して会話グループを表示する

このオプションを有効にすると、会話内の返信メールが自動的に対応するメールの下にインデントされて表示されます。

注記

1。メールフォルダーがコンパクト表示の場合は、一部の設定が反映されるまでに、読み取りウィンドウを下部に移動するかオフにする必要があります。

2。カスタム設定を何度行っても、「表示」＞「表示のリセット」をクリックするだけで、すべての設定を瞬時にクリアできます。

Excel では通常、「条件付き書式」を使用してセル、行、または列を自動的に強調表示します。同様に、Outlook でも「条件付き書式」を適用してメールを自動的に強調表示できます。このチュートリアルでは、Outlook で「条件付き書式」を使用する方法を説明します。

7.1 条件付き書式を使用するを適用してメールを自動的に強調表示する

ここでは、受信トレイ内で特定の送信者からのメールをすべて自動的に強調表示する必要があるものとし、以下のように条件付き書式を適用して実現します。

1。受信トレイフォルダーを開いたら、「表示」＞「表示設定」をクリックしてください。

2。「詳細な表示設定」ダイアログで、「条件付き書式を使用する」をクリックしてください。

3。これで条件付き書式のダイアログが表示されます。「追加」ボタンをクリックし、「名前」ボックスに新しいルールの名前を入力してください。

ヒント：既存のルールを変更したい場合は、「この表示のルール」リストボックスから該当するルールをクリックして選択してください。

4。条件付き書式のダイアログで「フォント」ボタンをクリックし、「フォント」ダイアログにて希望のフォント、スタイル、サイズ、色などを設定して「OK」をクリックします。

5。条件付き書式のダイアログで「条件」ボタンをクリックし、「フィルター」ダイアログで必要なフィルター条件を設定して「OK」をクリックします。

ヒント：私の場合は、「フィルター」ダイアログの「差出人」フィールドに特定の送信者のメールアドレスを入力しています。

6。「OK」ボタンを連続してクリックして、設定を保存し、ダイアログを閉じます。

これで、メッセージ一覧に指定した条件を満たすすべてのメールが自動的に強調表示されていることを確認できます。

7.2 注記

1。指定した条件付き書式のルールは、以下の手順でクリアできます：(1)「表示」＞「表示設定」をクリックする；(2)「詳細な表示設定」ダイアログで「条件付き書式を使用する」ボタンをクリックする；(3)「条件付き書式を使用する」ダイアログで該当ルールを選択し、「削除」ボタンをクリックする；(4)「OK」ボタンをクリックして変更を保存する。

2。カスタム表示設定をすべてクリアして既定の表示に戻すには、「表示」＞「表示のリセット」をクリックしてください。

ご存知のとおり、メッセージ一覧ではメールが大きなテーブル形式で表示されます。このテーブル内の各列（フィールド）について、配置や列幅、ラベルなどの表示形式をカスタマイズするよう、表示設定を構成できます。

8.1 各列（フィールド）の表示形式を指定する

ここでは、受信トレイがプレビュー表示になっているものとして、以下のようにメッセージ一覧の列やフィールドの表示形式を指定できます。

1。受信トレイフォルダーを開いたら、「表示」＞「表示設定」をクリックしてください。

2。「詳細な表示設定」ダイアログで、「列の書式設定」ボタンをクリックしてください。

3。これで「列の書式設定」ダイアログが表示されます。必要に応じて、以下のようにオプションを設定または変更してください。

(1)「使用可能なフィールド」リストボックスで、変更したい列をクリックして選択してください。

(2)「形式」ボックスをクリックし、ドロップダウンリストから必要な形式スタイルを選択してください。
ヒント：「形式」ドロップダウンリストのオプションは、「使用可能なフィールド」リストボックスで選択した列によって大きく異なります。

(3) 列の名前を変更する場合は、「ラベル」ボックスに新しい名前を入力してください。

(4)「幅」セクションでは、指定した列を固定幅で表示するか、このメールフィールドの内容に応じて動的に幅を調整するかを設定できます。
ヒント：固定幅を指定していても、Outlook のインターフェース幅を変更したり、フォルダーペインや ToDo リストなどの他のセクションの表示・非表示を切り替えると、その固定値は自動的に調整されます。

(5)「配置」セクションで、指定した列の配置を変更できます。配置スタイルは、左揃え、中央揃え、右揃えの3 種類をご用意しています。

4。設定が完了したら、「OK」ボタンを連続してクリックして、設定を保存し、ダイアログを閉じてください。

これで、メッセージ一覧に指定した列が新しい形式で表示されていることを確認できます。

8.2 ノート

1。上記の表示設定の一部は、メッセージ一覧の右側に読み取りウィンドウが表示されている場合には適用されないことがあります。その場合は、「表示」＞「読み取りウィンドウ」から「オフ」または「下部」を選択し、読み取りウィンドウを非表示にするか、メッセージ一覧の下部に移動できます。

2。すべてのカスタム表示設定と書式をクリアするには、「表示」＞「表示のリセット」をクリックしてください。

フォルダー内で列の追加、グループ化条件や並べ替え条件の変更、メールのフィルター設定など、カスタム表示設定を適用した場合でも、Outlook では簡単にデフォルトの表示設定に戻せます。

9.1 現在の表示をリセット

1。デフォルトの表示設定にリセットしたいフォルダーを開き、「表示」＞「表示のリセット」をクリックしてください。

2。表示される Microsoft Outlook のダイアログボックスで、「はい」をクリックしてください。

これにより、「フォルダーを開く」はすぐにデフォルトの表示設定に戻ります。

特定の表示のリセット

以下の手順に従えば、特定の表示設定をリセットすることも可能です。

1。対象のフォルダーを開き、「表示」＞「表示の切り替え」＞「表示の管理」をクリックしてください。

2。「すべての表示の管理」ダイアログボックスで、リセットしたい表示をクリックして選択し、「リセット」ボタンをクリックしてください。

3。表示される Microsoft Outlook のダイアログボックスで、「はい」をクリックしてください。

これで、指定した表示がリセットされました。「すべての表示の管理」ダイアログボックスは、必要に応じて閉じてください。