受信トレイの表示を変更

受信トレイフォルダーをコンパクト、シングル、プレビューなどのプリセットビューに簡単に変更できます。ただし、これらのプリセットビューがニーズを満たせない場合は、現在のビューをカスタマイズできます。このチュートリアルでは、現在のビューから列を追加したり削除したりする方法を説明します。

2.1 現在のビューに列を追加する

例えば、現在のビューに「Cc」列を追加したい場合は、次の手順で行うことができます。

1. 指定されたメールフォルダー（この場合は受信トレイフォルダー）を開き、「表示」＞「列の追加」をクリックします。

2. [表示列] ダイアログで、次の操作を行ってください:
(1) 「利用可能な列の選択」ドロップダウンリストから、目的の列を含む指定されたカテゴリを選択します。この場合、「すべてのメールフィールド」を選択します。
(2) 「利用可能な列」リストボックスで、追加する指定された列をクリックして選択します。この場合、「Cc」を選択します。
(3) 「追加」ボタンをクリックします。

3. これで「Cc」列が右側のリストボックスに追加されました。右側のリストボックスで「Cc」を選択し、「上に移動」ボタンをクリックして、適切な位置に移動してください。

4. 「OK」ボタンをクリックします。

これまでに、「Cc」列が現在のメールフォルダーに追加されました。スクリーンショットをご覧ください：

注記:
(1) 指定されたフォルダーがコンパクトビューの場合、読み取りウィンドウをオフにしたり下部に移動したりしない限り、追加された列が表示されないことがあります。 「表示」＞「読み取りウィンドウ」＞「オフ」または「下部」をクリックして、読み取りウィンドウを調整できます。
(2) 「表示」＞「ビューのリセット」をクリックすることで、デフォルトの表示設定を復元できます。

2.2 現在のビューから列を削除する

現在のビューから列を削除する方法はいくつかあります。

2.2.1 現在のビューから列を削除する

現在、受信トレイフォルダーがプレビュー表示で表示されていると仮定し、この表示から「件名」列を削除したい場合、次の手順で操作できます。

1. 「表示」>「列の追加」をクリックして、「列の表示」ダイアログを開きます。

2. [表示列] ダイアログで、"この順序でこれらの列を表示" リストボックス内の削除したい列を選択し、[削除] ボタンをクリックします。

3. 「OK」ボタンをクリックします。

現在のビューから指定された「件名」列が削除されました。

2.2.2 現在のビューから列を右クリックメニューで削除する

受信トレイフォルダーが単一ビューまたはプレビュービューの場合、右クリックメニューを使用して簡単に列をビューから削除できます。
メッセージ一覧で、削除したい指定の列ヘッダーを右クリックし、右クリックメニューから「この列を削除」を選択します。

これで、指定された列が現在のビューから一度に削除されます。

注: 指定されたフォルダーがコンパクト表示の場合、読み取りウィンドウをオフにしたり下部に移動するまで、列ヘッダーを右クリックすることはできません。「表示」→「読み取りウィンドウ」→「オフ」または「下部」をクリックして、読み取りウィンドウを調整できます。

2.2.3 ドラッグアンドドロップで現在のビューから列を削除する

受信トレイがシングルビューまたはプレビュービューの場合でも、ドラッグアンドドロップで列を簡単に削除できます。

メッセージ一覧の上部にある、削除したい指定された列ヘッダーをクリックし、ドラッグしてメッセージ一覧の外にドロップします。すると、その指定された列が現在のビューからすぐに削除されます。

注意: 指定したフォルダーがコンパクト表示の場合、読み取りウィンドウをオフにしたり下部に移動するまで列ヘッダーをドラッグすることはできません。「表示」＞「読み取りウィンドウ」＞「オフ」または「下部」をクリックして、読み取りウィンドウを調整できます。

受信トレイの表示をカスタマイズしたり、デフォルト表示にリセットしていない場合、メッセージ一覧ではメールが受信日時で自動的にグループ化され、並べ替えられます。このチュートリアルでは、さまざまな基準でメールを整理またはグループ化する方法をご紹介します。

3.1 メールのクイック整理（グループ化と並べ替え）

リボンおよびメッセージリスト内の配置コマンドを使用して、電子メールを迅速に整理（グループ化と並べ替えを同時に）できます。

1. 受信トレイフォルダを開いた後、「もっと見る」アイコンをクリックしてください。 「表示」タブの「配置」ボックスの右下隅にあり、その後「グループで表示」をクリックしてこのオプションを有効にします。
ヒント: デフォルトでは、このオプションは有効になっています。以下の操作を行う前に、有効になっているかどうかを確認することをお勧めします。

2. その後、「表示」タブの「並べ替え」ボックス内の基準をクリックすることで、メールを迅速に整理できます。

メッセージリスト内のメールをクリックして迅速に整理することもできます。 メッセージ一覧の上部に移動し、ドロップダウンリストの「並べ替え」セクションで並べ替え基準を選択します。スクリーンショットをご覧ください：

3.2 メールを表示設定でグループ化

表示設定を構成することもでき、現在のビューで1つまたは複数の条件に基づいてメールを簡単にグループ化できます。

1. 受信トレイフォルダーを開いた後、「表示」>「表示の設定」をクリックしてください。

2. 開いたダイアログで、「グループ化」ボタンをクリックしてください。

3. 表示された［グループ化］ダイアログボックスで、次の操作を行ってください：
(1) 「自動的に配置に従ってグループ化」オプションのチェックを外します。
(2) 「グループ項目」セクションで、ドロップダウンリストからメールをグループ化する基準を選択してください。
(3) 必要に応じて並べ替え順を選択してチェックしてください。この場合、私は「昇順」をチェックします。

Tips:
(1) 上記の手順 (2) で指定されたグループ基準が見つからない場合、「利用可能なフィールドを選択」ドロップダウンリストからフィールドのカテゴリを変更し、再度「グループ項目 by」ドロップダウンリストでグループ基準を選択できます。
(2) 複数の基準でメールをグループ化する必要がある場合は、必要に応じて以下の「次に」セクションでグループ基準と並べ替え順序を指定してください。

4. 「OK」>「OK」を順にクリックします。

これで、メールはメッセージリスト内の指定された基準に従ってグループ化されました。

3.3 ノート

(1) もう一度日付でカスタマイズされたグループとグループ項目をクリアする必要がある場合は、リボンの「配置」ボックスにある「表示」>「日付」をクリックしてください。または 「メッセージ一覧の上部にある"日付"」

(2) 現在のビューからカスタマイズされた表示設定をクリアする必要がある場合は、リボンの「表示」>「表示のリセット」をクリックしてください。

受信トレイのメールフォルダーを開いた後、メッセージ一覧でメールが受信日時順に自動的にグループ化され、並べ替えられているのが確認できます。場合によっては、1つまたは複数の基準でメールを並べ替えたいことがあるかもしれません。このチュートリアルでは、メッセージ一覧でメールを並べ替えるための解決策をご紹介します。

4.1 配置コマンドによるメールのクイックソート

リボンの「表示」タブにある「並べ替え」ボックス内のコマンドをクリックすることで、メールを迅速に並べ替えることができます。

1. 例えば、メールを送信者別に並べ替える場合、「もっと見る」アイコンをクリックする必要があります。 「表示」タブの「配置」ボックスの右下隅にあり、その後「グループで表示」をクリックして無効にします。

2. 次に、「配置」ボックスの「差出人」をクリックしてメールを送信者で並べ替え、必要に応じて「逆順に並べ替え」をクリックして現在の並べ替え順序を反転させます。

ヒント: 矢印をクリックすることもできます。 メッセージ一覧の上部に移動し、ドロップダウンリストの「並べ替え」セクションで並べ替え条件を指定して、メッセージ一覧内のメールを並べ替えます。そして、ドロップダウンリストの「AからZ」または「ZからA」をクリックします。 メッセージ一覧の上部で並べ替え順を反転します。

4.2 列ヘッダーをクリックしてメールを迅速に並べ替え

ビューに列が表示されている場合、特定の列ヘッダーをクリックすることで、そのフィールドに基づいてすべてのメールを簡単に並べ替えることができます。

ヒント:
(1) 受信トレイフォルダーがコンパクトビューの場合、「表示」＞「リーディングペイン」＞「オフ」または「下」をクリックしてすべての列を表示できます。
(2) Outlookのインターフェースが狭すぎてすべての列を表示できない場合、列が非表示になります。

4.3 メールを表示設定を構成して並べ替える

必要に応じて、表示設定を構成し、1つまたは複数の条件でメールを並べ替えることができます。

1. 受信トレイフォルダを開いた後、「表示」>「表示設定」をクリックしてください。

2. 「詳細ビューの設定」ダイアログで、「並べ替え」ボタンをクリックしてください。

3. 表示された「並べ替え」ダイアログで、「項目の並べ替え基準」セクションにあるドロップダウンリストから主要な並べ替え条件を選択し、必要に応じて適切な並べ替え順をチェックしてください。

ヒント:
(1) 2番目の並べ替え条件を追加する必要がある場合は、最初の「次に」セクションに移動し、2番目の並べ替え条件と並べ替え順序を選択してください。3番目と4番目の並べ替え条件についても同様です。
(2) ドロップダウンリストから適切な並べ替え条件が見つからない場合は、「利用可能なフィールドを選択」のドロップダウンリストからフィールドのカテゴリを変更し、その後で並べ替え条件を指定できます。

4. ビューセッティングを保存するために、「OK」ボタンを順にクリックしてください。

これで、すべてのメールがメッセージリスト内の指定された並べ替え条件に従って整理されました。

4.4 注意

1. リボンの「表示」タブにある「配置」ボックス内の「日付」をクリックすると、カスタマイズされた並べ替えがクリアされ、元の並べ替え順に戻ります。

2. 現在のビューからすべてのカスタマイズされたビュー設定をクリアするには、「表示」>「ビューのリセット」をクリックします。

通常、受信トレイフォルダーをプリセットのコンパクトビュー、シングルビュー、またはプレビュービューで表示すると、すべてのメールがメッセージ一覧に表示されます。実際には、メールをフィルタリングして、指定した条件に一致するメールのみをメッセージ一覧に表示することもできます。

5.1 未読メールのクイックフィルタ

受信トレイフォルダーを開いた後、メッセージリストの上部にある「未読」をクリックすると、すべての未読メールをすぐにフィルタリングできます。また、メッセージリストの上部にある「すべて」をクリックすることでフィルターをクリアできます。

矢印をクリックすることもできます。 メッセージ一覧の上部にあるドロップダウンメニューをアクティブにし、その後ドロップダウンメニューから「未読メール」または「言及されたメール」をクリックして、未読または言及されたメールをフィルタリングします。「すべてのメール」をクリックすると、フィルターが解除されます。

5.2 メールを表示設定を構成してフィルタリングする

表示設定を変更して、指定された基準でメールを簡単にフィルタリングできます。以下の手順に従ってください：

1. 受信トレイフォルダを開いた後、「表示」＞「表示の設定」をクリックしてください。

2. 「詳細なビュー設定」ダイアログで、「フィルタ」ボタンをクリックしてください。

3. フィルタダイアログで、必要に応じて1つまたは複数のフィルタ条件を追加できます。

(1) メールタブの下で、次のフィルタ条件を追加できます：

• 「単語を検索」: 件名または本文内の指定されたキーワードでメールをフィルタリングします。
• 「差出人」：送信者でメールをフィルタリング；
• 「送信先」：受信者でメールをフィルタリング；
• 「自分の宛先」：自分だけに送信されたメールをフィルタリング、自分を含む複数の人にCCされたメールをフィルタリング、または自分を含む複数の人に送信されたメールをフィルタリングします。
• 「時刻」：受信時刻、送信時刻、期限、有効期限、作成時間、または変更時間を基準にメールをフィルタリングします。

(2) 「その他の選択肢」タブの下では、次のフィルタ条件を追加できます：

• 「カテゴリー」：1つまたは複数のカテゴリーでメールをフィルタリングします。
• 「次の条件に一致するアイテムのみ」：未読または既読のメールをフィルタリング；
• 「添付ファイルがあるアイテムのみ」: 添付ファイル付きまたは添付ファイルなしのメールをフィルタリングします。
• 「重要度は」：重要度の状態でメールをフィルタリングします。
• 「次の条件に一致するアイテムのみ」：フラグの状態でメールをフィルタリングします。
• "大文字と小文字を区別": メールをケースセンシティブでフィルタリングします。
• 「サイズ」：メッセージサイズでメールをフィルタリングします。

(3) 「詳細」タブの下では、必要に応じて複数のカスタムフィルタ条件を追加できます。

例えば、Cc受信者によってメールをフィルタリングしたい場合、「詳細オプションを定義」セクションでフィルタ条件を「Ccに指定されたメールアドレスが含まれる」ように指定し、「リストに追加」ボタンをクリックして、このカスタムフィルタ条件を「これらの条件に一致するアイテムを探す」リストボックスに追加できます。

ここでは、必要なだけ多くのフィルタ条件を追加でき、これらの条件間の論理関係は「AND」です。

4. フィルター設定を保存するために、順番に「OK」ボタンをクリックします。

これで、メールがフィルタリングされ、指定されたすべてのフィルタ条件に一致するメールのみがメッセージ一覧に表示されます。

ヒント: メールを表示設定を変更してフィルタリングした場合、次の手順でフィルタをクリアできます：(1) 「表示」＞「表示の設定」をクリックします。(2) 「詳細な表示設定」ダイアログで、「フィルタ」ボタンをクリックします。(3) フィルタダイアログで、「すべてクリア」ボタンを最初にクリックし、その後「OK」ボタンをクリックします。(4) 最後に、「OK」ボタンをクリックして「詳細な表示設定」ダイアログを閉じます。

5.3 注意

「表示」>「ビューのリセット」をクリックするだけで、すべてのカスタムビュー設定をクリアし、デフォルトのビューに戻すことができます。

メールフォルダー（受信トレイフォルダーなど）を開いた後、メッセージ一覧のフォントやテーブルビューの設定（行と列）を変更できます。このチュートリアルでは、他の設定を行う方法と、Outlookでメッセージ一覧の外観をカスタマイズする方法を紹介します。

6.1 その他の設定を構成して、フォントやその他のテーブルビューの設定を変更します

受信トレイフォルダーがプレビュー表示になっていると仮定し、メッセージリストのフォントやその他の表形式のビュー設定を変更するために、受信トレイを例として他の設定を構成します。

1. 受信トレイフォルダーを開いた後、「表示」＞「表示の設定」をクリックしてください。

2. 「詳細ビュー設定」ダイアログで、「その他の設定」ボタンをクリックしてください。

3. これで「その他の設定」ダイアログが表示されます。必要に応じて表示設定を構成できます。

6.1.1 列のフォント

このボタンは、列ヘッダーのフォント、フォントスタイル、およびフォントサイズを変更します。

「その他の設定」ダイアログで、「列フォント」ボタンをクリックします。次に、「フォント」ダイアログで、必要に応じてフォント、フォントスタイル、フォントサイズを指定し、「OK」ボタンをクリックしてフォント設定を保存します。

表示設定を保存した後、メッセージ一覧の列ヘッダーのフォントが指定した通りに変更されていることが確認できます。

6.1.2 行のフォント

このボタンは、メッセージ一覧のすべてのメール行のフォント、フォントスタイル、およびフォントサイズを変更します。

「その他の設定」ダイアログで、「行フォント」ボタンをクリックします。次に、「フォント」ダイアログで、必要に応じてフォント、フォントスタイル、フォントサイズを指定し、「OK」ボタンをクリックします。

表示設定を保存した後、メッセージリストのすべての行が変更され、指定されたフォント、フォントスタイル、およびフォントサイズで表示されます。

6.1.3 セル内編集を許可

「その他の設定」ダイアログでこの「セル内編集を許可」オプションをオンにし、ビューの変更を保存すると、メッセージ一覧にある特定のメールのすべてのフィールドが編集可能になります。指定されたフィールドをクリックするだけで、内容を追加、削除、または直接編集できます。

6.1.4 「新しいアイテム」行を表示

「セル内編集を許可」オプションにチェックを入れると、「新しい項目行を表示」オプションが選択可能になります。このオプションを有効にすると、メッセージリストの上部に空白行が追加され、新しい投稿を簡単に追加できるようになります。

6.1.5 グリッド線のスタイル

デフォルトでは、メール間のグリッド線は実線です。ここでグリッド線のスタイルを変更できます。

その他の設定ダイアログで、「グリッド線のスタイル」ボックスをクリックし、ドロップダウンリストからスタイルを選択します。

保存後、メール間のグリッド線が指定されたスタイルに変更されます。

6.1.6 グループ内のアイテムを表示

デフォルトでは、このオプションはチェックされています。"グループ内のアイテムを表示"オプションを無効にすると、メッセージリストからグループ名が削除されます。

6.1.7 フォント（メッセージプレビュー）

このボタンは、メッセージのプレビューのフォント、フォントスタイル、およびフォントサイズを変更します。

「メッセージ プレビュー」セクションの「フォント」ボタンをクリックします。次に、フォント ダイアログで、必要に応じてフォント、フォント スタイル、フォント サイズを指定し、「OK」をクリックします。

保存後、メッセージプレビュー内のテキストは新しいフォント設定で表示されます。

6.1.8 リーディングペイン

「その他の設定」ダイアログで、「右」にチェックを入れると読み取りペインが右側に表示され、「下」にチェックを入れると下部に配置され、「オフ」にチェックを入れると読み取りペインが無効になります。

6.1.9 n 文字未満の幅でコンパクトレイアウトを使用する

このオプションはデフォルトで有効になっています。Outlookインターフェースが狭すぎる場合、自動的にビューをコンパクトに変更します。無効にした場合、「常に1行レイアウトを使用」または「常にコンパクトレイアウトを使用」を選択できます。

6.1.10 展開された会話グループ内のすべてのフォルダーからのメッセージを表示

有効にすると、他のフォルダーからのメールも、会話スレッドに属している場合、展開された会話内で表示されます。

6.1.11 クラシックインデント表示を使用して会話グループを表示

有効にすると、返信は会話内の返信したメールの下に自動的にインデントされます。

ノート

1. メールフォルダーがコンパクトビューの場合、一部の設定は読み取りペインを下に移動するか、オフにしないと有効になりません。

2. どれだけ多くのカスタム設定を行ったとしても、「表示」＞「ビューのリセット」をクリックすることで、すべてを迅速にクリアできます。

Excelでセル、行、または列を自動的にハイライトするために条件付き書式を使用することは一般的です。Excelと同様に、Outlookでも条件付き書式を適用してメールを自動的にハイライトすることができます。このチュートリアルでは、Outlookで条件付き書式を使用する方法をご紹介します。

7.1 条件付き書式を適用してメールを自動的に強調表示する

特定の送信者からの受信トレイ内のすべてのメールを自動的に強調表示する必要があると仮定すると、条件付き書式設定を適用して以下のように実行できます。

1. 受信トレイフォルダを開いた後、「表示」>「表示の設定」をクリックしてください。

2. 「詳細ビューの設定」ダイアログで、「条件付き書式」ボタンをクリックしてください。

3. これで条件付き書式ダイアログが表示されます。"追加"ボタンをクリックし、続いて"名前"ボックスに新しい条件付き書式ルールの名前を入力してください。

ヒント：既存のルールを変更する必要がある場合は、「このビューのルール」リストボックスでルールをクリックして強調表示してください。

4. 条件付き書式ダイアログで「フォント」ボタンをクリックしてください。次に、フォントダイアログで必要に応じてフォント、フォントスタイル、フォントサイズ、フォントの色などを指定し、「OK」ボタンをクリックします。

5. 条件付き書式ダイアログで「条件」ボタンをクリックしてください。次に、フィルターダイアログで必要なフィルター条件を指定し、「OK」ボタンをクリックします。

ヒント: 私の場合、フィルタダイアログの「差出人」フィールドに指定された送信者のメールアドレスを入力します。

6. 設定を保存してダイアログを閉じるため、順に「OK」ボタンをクリックします。

これでメッセージ一覧で、指定された条件に一致するすべてのメールが自動的に強調表示されます。

7.2 ノート

1. 指定された条件付き書式ルールを次のようにクリアできます： (1) 「表示」＞「表示設定」をクリックします。 (2) 高度な表示設定ダイアログで「条件付き書式」ボタンをクリックします。 (3) 条件付き書式ダイアログで、ルールを選択して「削除」ボタンをクリックします。 (4) 変更を保存するために「OK」ボタンをクリックします。

2. 「表示」>「ビューのリセット」をクリックすることで、すべてのカスタム表示設定をクリアし、デフォルトの表示に戻すことができます。

ご存知の通り、メールはメッセージリスト内の大きな表に表示されています。表示設定を構成して、列の表示形式（配置、列幅、ラベルなど）を変更することができます。

8.1 各列（フィールド）の表示形式を指定します。

受信トレイがプレビュー表示になっている場合、メッセージ一覧の列やフィールドの表示形式を次のように指定できます。

1. 受信トレイフォルダを開いた後、「表示」>「表示の設定」をクリックしてください。

2. 「詳細ビューの設定」ダイアログで、「列の書式設定」ボタンをクリックしてください。

3. これで「列の書式設定」ダイアログが表示されます。必要に応じてオプションを設定し、変更してください。

(1) 「利用可能なフィールド」リストボックスで、変更する列をクリックして選択してください。

(2) 「フォーマット」ボックスをクリックし、ドロップダウンリストから必要な適切なフォーマットスタイルを選択してください。
ヒント: 「書式」ドロップダウンリストのオプションは、「利用可能なフィールド」リストボックスで選択した列によって大きく異なります。

(3) 列名を変更する必要がある場合は、「ラベル」ボックスに名前を入力してください。

(4) 「幅」セクションでは、指定された列を固定幅で表示するか、このメールフィールドの内容に基づいて動的な幅で表示するかを設定できます。
ヒント: 固定幅を指定していても、Outlookインターフェースの幅を変更したり、フォルダーペインやToDoリストなどの他のセクションを表示または非表示にすると、固定値が自動的に変更されます。

(5) 「配置」セクションで、指定された列の配置を変更します。配置スタイルは3種類あります：左、中央、右。

4. 設定が完了したら、「OK」ボタンを順にクリックして設定を保存し、ダイアログを閉じてください。

これで、メッセージ一覧に指定した列が新しい形式で表示されます。

8.2 ノート

1. 読み取りペインがメッセージリストの右側に表示されている場合、上記の表示設定の一部が適用されないことがあります。この場合、読み取りペインをオフにするか、メッセージリストの下に移動できます。「表示」>「読み取りペイン」>「オフ」または「下」をクリックしてください。

2. 「表示」>「ビューのリセット」をクリックすることで、すべてのカスタムビュー設定とフォーマットを迅速にクリアできます。

フォルダー内で列の追加、グループ基準の変更、並べ替え基準、またはメールのフィルタリングなどのカスタム表示設定を行った場合、Outlookでデフォルトの表示設定にすばやくリセットできます。

9.1 現在のビューをリセット

1. デフォルトの表示設定にリセットする指定されたフォルダーを開き、[表示] > [表示のリセット] をクリックします。

2. 表示された Microsoft Outlook のダイアログで、「はい」ボタンをクリックしてください。

これで、開いているフォルダーがすぐにデフォルトの表示設定に復元されます。

特定のビューの表示をリセットする

以下の手順を適用して、特定のビューの表示設定をリセットすることもできます。

1. 指定されたフォルダーを開き、「表示」>「表示の変更」>「ビューの管理」をクリックします。

2. 「すべてのビューを管理」ダイアログで、リセットする指定されたビューを選択してクリックし、「リセット」ボタンをクリックしてください。

3. 表示された Microsoft Outlook のダイアログで、「はい」ボタンをクリックしてください。

これまでに、指定されたビューがリセットされました。必要に応じて「すべてのビューを管理」ダイアログを閉じてください。