Outlook チュートリアル – メールテンプレート

Outlook で新しいメールメッセージテンプレートを簡単に作成できます。次の手順に従ってください：

1. メールビューで、ホーム > 新規メール をクリックして新しいメールを作成します。

ヒント：別の方法として、 Ctrl + N キーを押すことで新しいメールを作成することもできます。

2. これで新しいメッセージ作成ウィンドウが開きます。必要に応じて宛先を追加し、件名を入力し、メールタグを追加し、添付ファイルを追加し、本文を作成します。

3. ファイル > 名前を付けて保存 をクリックします。

4. 「名前を付けて保存」ダイアログで、新しいテンプレートに名前を付け、ファイル名ボックスに入力し、保存形式のドロップダウンリストから Outlook テンプレート (*.oft) を選択し、保存ボタンをクリックします。

ヒント： 新しいメールメッセージテンプレートはデフォルトで Outlook テンプレートフォルダに保存されます。テンプレートを別のフォルダに保存する必要がある場合は、「名前を付けて保存」ダイアログでそのフォルダを開いてから 保存 ボタンをクリックしてください。

これがデフォルトの Outlook テンプレートフォルダパスです：%AppData%\Microsoft\Templates

5. これで新しいメールメッセージテンプレートが作成されました。新しいメッセージ作成ウィンドウを保存せずに閉じてください。

2.1 フォームの選択機能を使用してテンプレートから新しいメールを作成

既存のテンプレートから新しいメールを作成するには、次の手順に従います：

1. メールビューで、ホーム > 新規アイテム > フォームの選択 をクリックします。

2「フォームの選択」ダイアログで：
(1) 選択 ファイルシステム内のユーザー テンプレート を 参照先 ドロップダウンリストから；
(2) 指定されたテンプレートをクリックして選択します（ヒント：メールテンプレートがダイアログに表示されない場合、「 参照 」ボタンをクリックして別のフォルダから見つけて選択できます。）；
(3) 「 開く 」ボタンをクリックします。

指定されたテンプレートに基づいて新しいメールが作成されます。必要に応じて内容を作成し、送信してください。

2.2 テンプレートファイルを直接開いて新しいメールを作成

メールテンプレートを開いて、そこから新しいメールを作成することができます。

1. メールテンプレートを含むフォルダを開きます。
ヒント：メールテンプレートがデフォルトのテンプレートフォルダに保存されている場合、次のフォルダパスでフォルダを開くことができます： %AppData%\Microsoft\Templates

2. メールテンプレートをダブルクリックして開きます。

指定されたテンプレートに基づいて新しいメールが作成されます。必要に応じて新しいメールを作成し、送信してください。

ご存知のように、メールテンプレートは直接開いて編集することはできません。しかし、間接的な方法でこの問題を解決できます：テンプレートから新しいメールを作成し、同じ名前のメールとして保存して元のテンプレートを上書きします。

1. Outlook で、ホーム > 新規アイテム > フォームの選択 をクリックします。

2「フォームの選択」ダイアログで：
(1) 選択 ファイルシステム内のユーザー テンプレート を 参照先 ドロップダウンリストから；
(2) 指定されたテンプレートをクリックして選択します（ヒント：指定されたテンプレートが見つからない場合、「 参照 」ボタンをクリックして他のフォルダから見つけ、選択してください）；
(3) 「 開く 」ボタンをクリックします。

3. 指定されたテンプレートから新しいメールが作成されました。必要に応じて新しいメールに変更を加えます。

4. メッセージ作成ウィンドウで、ファイル > 名前を付けて保存 をクリックします。

5「名前を付けて保存」ダイアログで：
(1) 選択 Outlook テンプレート (*.oft) を 保存形式 ドロップダウンリストから；
(2) 元のメールテンプレートを含むフォルダを開きます；
(3) ファイル名 ボックスで、ファイル名が元のメールテンプレートのファイル名と完全に一致していることを確認します；
(4) 「 保存 」ボタンをクリックします。

6. これで「名前を付けて保存の確認」ダイアログが表示されます。「はい」ボタンをクリックして元のテンプレートを上書きしてください。

これで、間接的な方法でメールテンプレートを編集しました。新しいメールを保存せずに閉じることができます。

「フォームの選択 」機能を使用してメールテンプレートから新しいメールを簡単に作成できますが、Outlook でテンプレートを使用してメールに返信するにはどうすればよいでしょうか？この問題を解決するためにルールを作成できます。

1. 返信用のメールテンプレートを準備します。（クリックしてメールテンプレートの作成方法を確認します。）

2. メールビューで、ホーム > ルール > ルールと通知の管理 をクリックします。

3. 「ルールと通知」ダイアログで、「新しいルール 」ボタンをクリックして新しいルールを作成します。

4. 「ルールウィザード」で、「受信したメッセージにルールを適用する」オプションをハイライトしてクリックし、「次へ 」ボタンをクリックします。

5. 2番目の「ルールウィザード」ダイアログで、条件を指定してメールを返信し、「 次へ 」ボタンをクリックします。
私の場合、 私宛のみに送信 オプションにチェックを入れました。

6. 3番目の「ルールウィザード」ダイアログで、ステップ1セクションで「特定のテンプレートを使用して返信」オプションにチェックを入れ、ステップ2セクションでリンクされたテキスト「指定されたテンプレート」をクリックします。

7. 「返信テンプレートの選択」ダイアログで、「参照先」ドロップダウンリストから「ファイルシステム内のユーザー テンプレート」を選択し、指定されたテンプレートをクリックして選択し、「開く」ボタンをクリックします。

ヒント：指定されたテンプレートがダイアログに見つからない場合、「 参照 」ボタンをクリックして他のフォルダから選択してください。

8. これで3番目の「ルールウィザード」に戻り、「次へ」ボタンをクリックして進みます。

9. 4番目の「ルールウィザード」で、必要に応じて例外を指定し、「次へ 」ボタンをクリックします。

10. 最後の「ルールウィザード」で、ステップ1ボックスにルール名を入力し、ステップ2セクションで必要なオプションにチェックを入れ、「完了」ボタンをクリックします。

ヒント：受信トレイフォルダのメールに今すぐ返信するには、「 “受信トレイ”にあるメッセージに対してこのルールを今すぐ実行する 」オプションにチェックを入れます。

11. 「ルールと通知」ダイアログに戻り、「OK」ボタンをクリックして閉じます。

ヒント:
(1) すべての受信メールに自動的に返信するには、Outlook を常に実行しておく必要があります。
(2) Exchange アカウントのメールに自動的に返信したい場合、「 ファイル > 情報 > 自動応答 」をクリックして自動応答機能を有効にし、以下のようなスクリーンショットに示されるように自動応答の設定とテキストを指定します：

返信または転送の内容がテンプレート内にプレーンな文字列だけの場合、クイックステップを適用してテンプレートを使用した返信または転送を実現できます。

1. メールビューで、ホーム > 新規作成（クイックステップグループ内）をクリックします。

2. 「クイックステップの編集」ダイアログで、新しいクイックステップに名前を付け、アクションを返信、全員に返信 、または 転送に指定し、「オプションの表示」をクリックしてオプションセクションを展開し、返信または転送の内容を入力し、「完了」ボタンをクリックします。

これで新しいクイックステップが作成されました。クリック操作で簡単にクイックステップを適用できます。

3. このクイックステップを使用してメールに返信する必要がある場合、メールを選択し、クイックステップグループで新しいクイックステップをクリックします。

4. これで、事前に設定された内容で返信または転送メッセージウィンドウが開きます。必要に応じて変更を行い、「送信」ボタンをクリックします。