Outlook チュートリアル – メールテンプレート

Outlook では、新しいメールメッセージのテンプレートを次のように簡単に作成できます。

1。メールビューで、ホーム > 新規メールをクリックして、新しいメールを作成します。

ヒント：あるいは、Ctrl+Nキーを押すだけで、新しいメールを作成できます。

2。新しいメール作成ウィンドウが開きます。必要に応じて、宛先を追加し、件名を入力し、メールタグを設定し、添付ファイルを追加し、本文を作成してください。

3。ファイル>名前を付けて保存をクリックします。

4。「名前を付けて保存」ダイアログで、ファイル名ボックスに新しいテンプレートの名前を入力し、保存形式を指定ドロップダウンリストからOutlook テンプレート(*。oft)を選択して、保存ボタンをクリックします。

ヒント：新規メールメッセージテンプレートは、既定でOutlook のテンプレートフォルダーに保存されます。「名前を付けて保存」ダイアログで、テンプレートを別のフォルダーに保存することも可能です。保存ボタンをクリックする前に、そのフォルダーを開いておく必要があります。

これは既定のOutlook テンプレートファイルパスです：%AppData%\Microsoft\Templates

5。これで新規メールメッセージのテンプレートが作成されました。新しいメール作成ウィンドウは保存せずに閉じてください。

2.1 「フォームの選択」機能でテンプレートから新規メールを作成

Outlook で既存のテンプレートから新規メールを作成するには、以下の手順に従ってください。

1。メールビューで、ホーム > 新規アイテム > フォームの選択をクリックします。

2。「フォームの選択」ダイアログで：
（1）ファイルシステム内のユーザーテンプレートを参照先ドロップダウンリストから選択します。
（2）作成元となるテンプレートをクリックして選択します（)ヒント：メールテンプレートがダイアログに表示されない場合は、参照ボタンをクリックして別のフォルダーから探して選択できます）。
（3）開くボタンをクリックします。

すると、指定されたテンプレートに基づいて新規メールが作成されます。必要に応じて、そのまま作成・送信を続けてください。

2.2 テンプレートファイルを直接開いてテンプレートから新規メールを作成

メールテンプレートを開き、そのまま新規メールを作成できます。

1。メールテンプレートを含むフォルダーを開きます。
ヒント：メールテンプレートが既定のテンプレートフォルダーに保存されている場合、次のファイルパスでフォルダーを開くことができます：%AppData%\Microsoft\Templates

2。メールテンプレートをダブルクリックして開きます。

すると、指定されたテンプレートに基づいて新規メールが作成されます。必要に応じて、そのメールをすぐに作成・送信できます。

ご存知の通り、メールテンプレートは直接開いて編集することはできません。ただし、間接的な方法でこの課題を解決できます。具体的には、テンプレートから新規メールを作成し、そのメールを同じ名前でテンプレートとして保存して、元のテンプレートを上書きするのです。

1。Outlook で、ホーム > 新規アイテム > フォームの選択をクリックします。

2。「フォームの選択」ダイアログで：
（1）ファイルシステム内のユーザーテンプレートを参照先ドロップダウンリストから選択します。
（2）作成元となるテンプレートをクリックして選択します（)ヒント：指定されたテンプレートが見つからない場合は、参照ボタンをクリックして別のフォルダーから探して選択してください）。
（3）開くボタンをクリックします。

3。指定されたテンプレートから新しいメールが作成されました。必要に応じて、内容を自由にカスタマイズしてください。

4。メール作成ウィンドウで、ファイル＞名前を付けて保存をクリックします。

5。「名前を付けて保存」ダイアログで、以下の手順に従ってください。
（1）Outlook テンプレート(*。oft)を保存形式を指定ドロップダウンリストから選択します。
（2）元のメールテンプレートを含むフォルダーを開きます。
（3）ファイル名ボックスで、ファイル名が元のメールテンプレートのファイル名と完全に一致していることを確認します。
（4）保存ボタンをクリックします。

6。これで「名前を付けて保存の確認」ダイアログが表示されます。はいボタンをクリックして、元のテンプレートを上書きしてください。

以上で、メールテンプレートを間接的に編集しました。新規メールは保存せずに閉じてかまいません。

「フォームの選択」フォームの選択機能を使えば、メールテンプレートから簡単に新規メールを作成できます。しかし、Outlook でテンプレートを使って返信するにはどうすればよいでしょうか？この問題を解決するには、ルールを作成すれば OK です！

1。返信に使うメールテンプレートを事前に準備しておきましょう。（)メールテンプレートの作成方法を参照）

2。ホーム > ルール > ルールとアラートの管理。

3。「ルールとアラート」ダイアログボックスで、新しいルールボタンをクリックし、新しいルールを作成します。

4。ルールウィザードで、受信したメッセージにルールを適用するオプションを選択し、次へボタンをクリックします。

5。2 つ目のルールウィザードダイアログボックスで、返信するメールの条件を指定し、次へボタンをクリックします。
ここでは、「自分宛のみに送信されたメール」オプションにチェックを入れています。

6。3 つ目のルールウィザードのダイアログボックスで、ステップ1セクションの「特定のテンプレートを使用して返信する」オプションをチェックし、次にステップ2セクションの「指定されたテンプレート」というリンクをクリックします。

7。「返信テンプレートの選択」ダイアログボックスで、ファイルシステム内のユーザーテンプレートを参照先ドロップダウンリストから選択し、目的のテンプレートをクリックして選択した後、開くボタンをクリックします。

ヒント：ダイアログに指定したテンプレートが見つからない場合は、参照ボタンをクリックして、別のフォルダーから選択してください。

8。これで3 つ目のルールウィザードに戻ります。「次へ」次へボタンをクリックして、先に進みましょう。

9。4 つ目のルールウィザードで、必要に応じて例外を指定し、次へボタンをクリックします。

10。最後のルールウィザードで、ステップ1のボックスにルールの名前を入力し、ステップ2のセクションで必要なオプションにチェックを入れて、完了ボタンをクリックしてください。

ヒント：今すぐ受信トレイフォルダー内のメールに返信するには、「受信トレイ」内の既存のメッセージにこのルールを今すぐ実行するオプションにチェックを入れましょう。

11。「ルールとアラート」ダイアログに戻ったら、OKボタンをクリックして閉じてください。

ヒント：
（1）受信したすべてのメールに自動返信するには、常にOutlook を起動しておく必要があります。
（2）Exchange アカウントのメールに自動返信を設定する場合は、ファイル>情報>自動返信をクリックして自動返信機能を有効化し、以下のスクリーンショットのように返信内容と設定を指定してください。

テンプレート内の返信または転送内容がプレーンテキストのみの場合、クイックステップを適用すれば、そのテンプレートを使って簡単に返信や転送が行えます。

1。ホームタブの新規作成（クイックステップグループ内）を、メールビューでクリックします。

2。「クイックステップの編集」ダイアログボックスで、新しいクイックステップに名前を付け、アクションを返信、全員に返信、または転送に指定し、オプションを表示をクリックしてオプションセクションを展開します。その後、返信または転送内容を入力し、完了ボタンをクリックしてください。

これで新しいクイックステップが作成されました。クリックするだけで、簡単に適用できます。

3。このクイックステップを使ってメールに返信するには、該当メールを選択し、クイックステップグループ内の新しいクイックステップをクリックしてください。

4。すると、事前に設定した内容を含んだ返信または転送メッセージのウィンドウが開きます。必要に応じて内容を編集し、送信ボタンをクリックしてください。