メッセージ形式 – HTML、プレーンテキスト、リッチテキスト

Microsoft Outlook には、HTML、リッチテキスト、プレーンテキストの3 種類のメッセージ形式があり、それぞれ異なるニーズに最適です。

1.1 HTML

HTML 形式は、Outlook で最も広く使われているメッセージ形式です。

ご存知の通り、HTML はウェブページ用の言語で、豊富な書式設定テキストや画像、その他のオブジェクトを活用して魅力的なウェブページを作成できます。同様に、メールを HTML 形式で送信すれば、メッセージ全体が美しく整ったウェブページのように表示されます。HTML 形式のメールは、一般的なフォント書式や段落書式、配置など、ほとんどの書式機能をサポートしています。さらに、こうした HTML 形式のメールは、ほとんどのメールクライアントで正しく表示されます。

Outlook ユーザーは、メッセージテーマを直接適用することで、あらかじめ設定された見出し、フォント書式、レイアウトなどを備えた HTML メッセージを簡単に作成できます。さらに、必要に応じて太字、イタリック体、下線、強調色、高度なテキスト効果などを活用して、HTML メールを自由に装飾することも可能です。

ただし、一部の画像や図形が受信者のOutlook で自動的に表示されず、手動でのダウンロードが必要になる場合があることに気づいているかもしれません。さらに問題なのは、受信者が HTML メール内の画像のダウンロードを完全にブロックする設定にしている可能性もある点です。その場合、画像は表示されず、代わりに画像プレースホルダーが表示されるため、メッセージ全体が乱雑な印象を与えてしまいます。

1.2 プレーンテキスト

HTML 形式と比べると、プレーンテキスト形式ではメッセージ本文に通常のテキストのみを使用できます。太字、イタリック体、下線、取り消し線、強調色などの書式設定は一切サポートされていません。また、画像やハイパーリンクをメッセージ内に表示することもできません。重要な画像をメッセージに含める必要がある場合は、添付ファイルとして送信するのが唯一の有効な方法です。

1.3 リッチテキスト

リッチテキスト形式は、複数のフォント書式やハイパーリンク、表、図形、画像などをサポートしています。ただし、リッチテキストメッセージ内のほとんどの書式設定は、Microsoft Outlook および Microsoft Exchange とのみ互換性があります。また、添付ファイルはメッセージヘッダーではなく、メッセージ本文内に埋め込まれます。

Outlook で新規メッセージを作成したり、返信・転送する際は、メッセージ形式を簡単に切り替えられます。

新規作成、返信、または転送のメッセージウィンドウで、書式グループ内の書式テキストタブにあるHTML、プレーンテキスト、またはリッチテキストボタンをクリックします。

注：返信または転送メッセージが読み取りウィンドウ内に埋め込まれている場合は、左上隅にあるポップアウトボタンをクリックして、メッセージを別ウィンドウで開く必要があります。

通常、新規メールはOutlook で自動的に HTML 形式で送信されます。ただし、場合によっては、新規メールをプレーンテキストやリッチテキストなど別のメッセージ形式で自動送信したいこともあるでしょう。ここでは、Outlook で送信されるすべての新規メッセージの既定のメッセージ形式を変更する方法をご紹介します。

1。ファイル＞オプションをクリックします。

2。Outlook オプションダイアログで、左側のバーからメールをクリックし、メッセージの作成セクションまでスクロールして、この形式でメッセージを作成するドロップダウンリストから新しいメッセージ形式を選択してください。

3。OKボタンをクリックして、変更を保存し、ダイアログを閉じます。

これ以降、すべての新規メッセージは指定された形式に自動的に変更されます。

通常、Outlook では毎日大量のメールが届きますが、それらは HTML 形式、プレーンテキスト形式、またはリッチテキスト形式である可能性があります。ここでは、Outlook で受信したメールの形式を素早く変更する方法をご紹介します。

1。メッセージ一覧で対象のメールをダブルクリックすると、開きます。

2。メールがメッセージウィンドウで開かれたら、メッセージ > 操作 > メッセージの編集をクリックします。

3。これでメッセージが編集可能になります。次に、書式テキストタブを有効にして、書式グループから、メールを変換したいメッセージ形式をクリックします。

4。Ctrl+Sキーを押すか、保存ボタン（既定ではタブの上にあるクイックアクセスツールバー内にあります）をクリックして変更を保存し、メッセージウィンドウを閉じます。

注：この方法では、一度に1 通の受信メールのメッセージ形式しか変更できません。

プレーンテキスト形式で常にメールを返信または転送する必要がある場合、このセクションではOutlook で簡単にその問題を解決できます。

1。Outlook のメイン画面で、ファイル > オプションをクリックして、「Outlook オプション」ダイアログを開きます。

2。Outlook のオプションダイアログで、左側のバーからトラストセンターをクリックし、続いてトラストセンターの設定ボタンをクリックします。

3。トラストセンターのダイアログで、左側のバーからメールのセキュリティをクリックし、標準メールをすべてプレーンテキストで読むオプションをプレーンテキストで表示セクション内で有効にしてください。

4。OKボタンを順にクリックして、両方のダイアログを閉じます。

これでOutlook のメインインターフェイスに戻り、メッセージ一覧のすべての受信メールが自動的にプレーンテキストに変換されていることが確認できます。

5。返信したいメールを選択し、ホーム>返信または全員に返信をクリックしてください。

ヒント：メールを転送するには、メッセージ一覧で該当メールを選択し、「Kutools」＞「転送」をクリックしてください。

6。これで、返信または転送メッセージがプレーンテキスト形式で作成されていることを確認できます。必要に応じて、すぐに返信メッセージを作成・送信しましょう！

注：「プレーンテキストで標準メールをすべてプレーンテキストで読む」オプションが有効になっていると、受信メールはすべて自動的にプレーンテキスト形式に変換されます。

Outlook の HTML 形式でメールに返信または転送する必要がある場合は、以下の VBA コードを使用して簡単に問題を解決できます。

1。Alt+F11キーを押して、Outlook で「Microsoft Visual Basic for Applications」ウィンドウを開きます。

2。 「Microsoft Visual Basic for Applications」ウィンドウで、挿入 > 標準モジュールをクリックし、新しいモジュールに以下のコードを貼り付けてください。

VBA: HTML 形式でメールを自動的に返信または転送する

Sub ForceReplyInHTML()
'update by ExtendOffice.com on 11/18/2020
Dim xSelection As Outlook.Selection
Dim xItem As Object
Dim xMailItem As Outlook.MailItem
Dim xRMail As Outlook.MailItem
Dim xIsPlainText As Boolean
Dim xWinStr As String
On Error Resume Next
xWinStr = TypeName(Application.ActiveWindow)
If xWinStr = "Explorer" Then
Set xSelection = Application.ActiveExplorer.Selection
If xSelection.Count > [[PH_123]] Then
Set xItem = xSelection.Item([[PH_122]])
Else
MsgBox "No message item selected. " & "Please make a selection first.", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
ElseIf xWinStr = "Inspector" Then
Set xItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem
Else
MsgBox "Unsupported Window type. " & vbNewLine & "Please make a selection" & "or open an item first.", vbInformation, "[[PH_2]]"
Exit Sub
End If
If xItem.Class olMail Then
MsgBox "No message item selected. " & "Please make a selection first.", vbInformation, "[[PH_2]]"
Exit Sub
End If
xIsPlainText = False
Set xMailItem = xItem
If xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain Then
xIsPlainText = True
End If
xMailItem.BodyFormat = olFormatHTML
Set xRMail = xMailItem.Reply
'If need to Reply to all recipients in HTML, change xMailItem.Reply to xMailItem.ReplyAll
'If need to forward in HTML, change xMailItem.Reply to xMailItem.Forward
If xIsPlainText = True Then
xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain
End If
xRMail.Display (False)
Set xItem = Nothing
Set xMailItem = Nothing
Set xRMail = Nothing
End Sub

注: 上記のコードは、メールを HTML 形式で返信する際に役立ちます。HTML 形式で全員に返信する場合やメールを自動転送したい場合は、以下のように操作してください。

(1) HTML 形式ですべての人に返信するには、左側のコードを右側のコードに置き換えてください。
Set xRMail = xMailItem.Reply      Set xRMail = xMailItem.ReplyAll

(2) HTML 形式でメールを転送するには、左側のコードを右側のコードに置き換えてください。
Set xRMail = xMailItem.Reply      Set xRMail = xMailItem.Forward

3。メールを選択後、指定されたモジュールウィンドウで実行ボタンをクリックするか、F5キーを押すだけで、HTML 形式で返信、全員に返信、または転送できます。

ただし、頻繁に手動で指定したモジュールウィンドウを開いて VBA コードを実行するのは面倒です。この VBA を頻繁に使用する必要がある場合は、作業を簡単にするために、この VBA をクイックアクセスツールバーにコマンドボタンとして追加できます。これにより、今後はワンクリックでこの VBA モジュールを簡単に実行できるようになります。

4。指定したモジュールウィンドウで、Ctrl+Sキーを押してコードを保存し、モジュールウィンドウと「Microsoft Visual Basic for Applications」ウィンドウを閉じます。

5。Outlook のメイン画面で、クイックアクセスツールバーの小さな矢印をクリックし、表示されたドロップダウンメニューからその他のコマンドを選択してください。

注：「ファイル」＞「オプション」をクリックしてOutlook のオプションダイアログを開き、左側のバーで「クイックアクセスツールバー」をクリックすることもできます。

6。これでOutlook のオプションダイアログが表示され、左側のバーでクイックアクセスツールバーが選択された状態になります。以下の手順に従って操作してください。
(1) 「マクロ」を、「次のコマンドの選択」ドロップダウンリストから選択します。
(2) 左側のリストボックスで、先ほど追加した目的の VBA コマンドをクリックして選択します。
(3) 追加ボタンをクリックします。

7。これで指定の VBA コマンドが右側のリストボックスに追加されました。以下の手順に従って操作してください。
(1) 右側のリストボックスで、指定の VBA コマンドをクリックして選択します。
(2)変更ボタンをクリックします。
(3) 表示される「ボタンの変更」ダイアログで、VBA コマンドの記号ボックスに記号を設定します。
(4) VBA コマンドのわかりやすい名前を表示名ボックスに入力します。
(5)OKボタンをクリックして変更を保存し、両方のダイアログを閉じます。

これで VBA コマンドが以下のスクリーンショットのようにクイックアクセスツールバーに追加されました。

今後、クイックアクセスツールバーの VBA コマンドをクリックするだけで、元のメールのメッセージ形式に関係なく、現在選択している HTML 形式のメールに返信、全員に返信、または転送できます。

Outlook で受信したメールのメッセージ形式に影響を与えずに、プレーンテキスト形式で返信または転送するには、どうすればよいでしょうか？上記の VBA 以外にも、HTML 形式で簡単に返信・転送できる方法はあるのでしょうか？また、リッチテキスト形式で自動的に返信・転送するにはどのように設定すればよいでしょうか？ ここでは、指定したメッセージ形式でメールを常に自動的に返信・転送できる優れたサードパーティ製ツール——常に固定フォーマットで返信する機能と転送に固定フォーマットを常に使用します機能を備えたKutools for Outlookをご紹介します。

1。Kutools > 固定フォーマット > 常に固定フォーマットで返信する > 返信のフォーマットを設定するをクリックします。

注： メールを固定されたメッセージ形式で転送するには、Kutools > 固定フォーマット > 固定転送フォーマット > 転送のフォーマットを設定するをクリックしてください。

2。［返信のフォーマットを設定する］または［転送のフォーマットを設定する］ダイアログで、常に返信または転送に使用するメッセージ形式を選び、OKボタンをクリックします。

3。次に、Kutools > 固定フォーマット > 常に固定フォーマットで返信する（または)転送に固定フォーマットを常に使用します）の順に進み、有効にする（または)有効にする）をクリックして機能を有効にしてください。

表示される「Kutools for Outlook」の再確認ダイアログで、OKボタンをクリックしてください。

今後、メールに返信または転送する際、ホームタブの返信、全員に返信、または転送をクリックすると、返信・転送メールが自動的に指定されたメッセージ形式に切り替わります。