メッセージ形式 – HTML、プレーンテキスト、リッチテキスト

Microsoft Outlookは、HTML、リッチテキスト、プレーンテキストという3種類のメッセージ形式を提供しています。それぞれのメッセージ形式は異なるニーズに対応しています。

1.1 HTML

HTML形式は、Outlookで最も一般的なメッセージ形式です。

ご存知の通り、HTMLはウェブページ言語であり、これを使用してリッチフォーマットのテキスト、画像、その他のオブジェクトを含むウェブページを作成できます。同様に、HTML形式はメッセージ全体を美しい整ったウェブページのように見せます。HTML形式のメールは、ほとんどの共通フォントフォーマット、段落フォーマット、配置などをサポートしています。さらに、HTML形式のメールはほとんどのメールクライアントで認識可能です。

Outlookユーザーは、複数のプリセットヘッダー、フォントフォーマット、配置などを含むHTMLメッセージを直接作成するために、メッセージテーマを適用できます。一方で、Outlookユーザーは必要に応じて、太字、斜体、下線、強調色、高度なテキスト効果などでHTMLメールを装飾することもできます。

ただし、一部の画像や図形が受信者のOutlookに直接表示されず、手動でダウンロードする必要があることに気付いたかもしれません。さらに悪いことに、Outlookの受信者はHTMLメール内の画像のダウンロードを防ぐ設定を行うことができます。画像が受信者のOutlookにダウンロードされずに表示されない場合、これらの画像は画像プレースホルダに置き換えられ、メッセージ全体が乱雑になる可能性があります。

1.2 プレーンテキスト

HTML形式と比較すると、プレーンテキスト形式はメッセージ本文で通常のテキストのみをサポートします。プレーンテキスト形式は、太字、斜体、下線、取り消し線、強調色などのフォーマットを一切サポートしません。また、メッセージ内に画像やハイパーリンクを表示することもできません。メッセージに重要な画像を挿入する必要がある場合、唯一有効な解決策はそれらを添付ファイルとして追加することです。

1.3 リッチテキスト

リッチテキスト形式も複数のフォントフォーマット、ハイパーリンク、表、図形、画像などをサポートしています。しかし、リッチテキストメッセージのほとんどのフォーマットは、Microsoft OutlookおよびMicrosoft Exchangeとのみ互換性があります。さらに、添付ファイルはメッセージヘッダーではなく、本文に埋め込まれています。

新しいメッセージを作成したり、Outlookでメッセージに返信/転送する際、メッセージ形式を簡単に変更できます。

新しい作成、返信、または転送メッセージウィンドウで、[Format Text]タブの[Format]グループにある[HTML]、[Plain Text]、または[Rich Text]ボタンをクリックするだけです。

注意: 返信または転送メッセージが読み取りペインに埋め込まれている場合、読み取りペインの左上隅にある[Pop Out]ボタンをクリックして、メッセージウィンドウに返信または転送メッセージを表示する必要があります。

一般的に、Outlookでは新規メールは自動的にHTML形式で送信されます。しかし、状況によっては、プレーンテキストやリッチテキストなどの別のメッセージ形式で新規メールを自動的に送信したい場合もあります。このセクションでは、Outlookで全ての新しい送信メールのデフォルトメッセージ形式を変更する方法を説明します。

1. [File] > [Options]をクリックします。

2. [Outlook Options]ダイアログで、左バーの[Mail]をクリックし、[Compose messages]セクションに移動し、[Compose messages in this format]ドロップダウンリストから新しいメッセージ形式を選択します。

3. 変更を保存してダイアログを閉じるには、[OK]ボタンをクリックします。

これで、すべての新しいメッセージは指定されたメッセージ形式に自動的に変更されます。

一般的に、Outlookでは毎日複数のメールを受信し、これらのメールはHTML形式、プレーンテキスト形式、またはリッチテキスト形式である場合があります。このセクションでは、Outlookで受信したメールの形式を迅速に変更する方法をご紹介します。

1. メッセージ一覧で、指定されたメールをダブルクリックして開きます。

2. これで、メールがメッセージウィンドウで開かれます。[Message] > [Actions] > [Edit Message]をクリックします。

3. これでメッセージが編集可能になります。[Format Text]タブを有効にし、[Format]グループで変換したいメッセージ形式をクリックします。

4. Ctrl + Sキーを押すか、[Save]ボタン（デフォルトではタブの上にあるクイックアクセスツールバーにあります）をクリックして変更を保存し、メッセージウィンドウを閉じます。

注意: この方法では、一度に1つの受信メールのメッセージ形式しか変更できません。

プレーンテキスト形式で常にメールに返信または転送する必要がある場合、このセクションではOutlookで問題を簡単に解決する方法をご紹介します。

1. Outlookのメインインターフェースで、[File] > [Options]をクリックして[Outlook Options]ダイアログを開きます。

2. [Outlook Options]ダイアログで、左バーの[Trust Center]をクリックし、[Trust Center Settings]ボタンをクリックします。

3. [Trust Center]ダイアログで、左バーの[Email Security ]をクリックし、[Read as Plain Text]セクションで[Read all standard mail in plain text]オプションをチェックします。

4. 両方のダイアログを閉じるために、[OK]ボタンを連続してクリックします。

これでOutlookのメインインターフェースに戻り、メッセージ一覧のすべての受信メールが自動的にプレーンテキストに変換されていることが確認できます。

5. 返信したいメールを選択し、[Home] > [Reply ]または[Reply All]をクリックします。

ヒント: メールを転送するには、メッセージ一覧でメールを選択し、[Kutools] > [Forward]をクリックします。

6. これで、返信メッセージまたは転送メッセージがプレーンテキスト形式で作成されます。返信メッセージを作成し、必要に応じて送信できます。

注意 : [Read all standard mail in plain text]オプションが有効になっている場合、すべての受信メールが自動的にプレーンテキスト形式に変換されます。

OutlookでHTML形式でメールに返信または転送する必要がある場合、以下のVBAコードを試して問題を簡単に解決できます。

1. Outlookで、Alt + F11キーを押してMicrosoft Visual Basic for Applicationsウィンドウを開きます。

2. Microsoft Visual Basic for Applicationsウィンドウで、[Insert] > [Module]をクリックし、以下のコードを新しいモジュールに貼り付けます。

VBA: 自動的にHTML形式でメールに返信または転送する

Sub ForceReplyInHTML()
'update by ExtendOffice.com on 11/18/2020
Dim xSelection As Outlook.Selection
Dim xItem As Object
Dim xMailItem As Outlook.MailItem
Dim xRMail As Outlook.MailItem
Dim xIsPlainText As Boolean
Dim xWinStr As String
On Error Resume Next
xWinStr = TypeName(Application.ActiveWindow)
If xWinStr = "Explorer" Then
Set xSelection = Application.ActiveExplorer.Selection
If xSelection.Count > 0 Then
Set xItem = xSelection.Item(1)
Else
MsgBox "No message item selected. " & "Please make a selection first.", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
ElseIf xWinStr = "Inspector" Then
Set xItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem
Else
MsgBox "Unsupported Window type. " & vbNewLine & "Please make a selection" & "or open an item first.", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
If xItem.Class <> olMail Then
MsgBox "No message item selected. " & "Please make a selection first.", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
xIsPlainText = False
Set xMailItem = xItem
If xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain Then
xIsPlainText = True
End If
xMailItem.BodyFormat = olFormatHTML
Set xRMail = xMailItem.Reply
'If need to Reply to all recipients in HTML, change xMailItem.Reply to xMailItem.ReplyAll
'If need to forward in HTML, change xMailItem.Reply to xMailItem.Forward
If xIsPlainText = True Then
xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain
End If
xRMail.Display (False)
Set xItem = Nothing
Set xMailItem = Nothing
Set xRMail = Nothing
End Sub

注意: 上記のコードは、HTML形式でメールに返信するのに役立ちます。全員に返信するか、HTML形式でメールを自動的に転送したい場合は、以下のように操作します：

(1) HTML形式で全員に返信するには、左側のコードを右側のコードに置き換えます：
Set xRMail = xMailItem.Reply      Set xRMail = xMailItem.ReplyAll

(2) HTML形式でメールを転送するには、左側のコードを右側のコードに置き換えます：
Set xRMail = xMailItem.Reply      Set xRMail = xMailItem.Forward

3. 指定されたモジュールウィンドウで、メールを選択し、[Run]ボタンをクリックするかF5キーを押して、HTML形式で返信、全員に返信、または転送します。

ただし、指定されたモジュールウィンドウを開いてVBAコードを手動で実行するのは退屈です。このVBAを頻繁に使用する必要がある場合、今後の作業を簡単にするために、このVBAをクイックアクセスツールバーにコマンドボタンとして追加し、ワンクリックで簡単に適用できるようにすることができます。

4. 指定されたモジュールウィンドウで、Ctrl + Sキーを押してコードを保存し、モジュールウィンドウとMicrosoft Visual Basic for Applicationsウィンドウを閉じます。

5Outlookのメインインターフェースで、クイックアクセスツールバーの小さな矢印をクリックします。  そして、 その他のコマンド をドロップダウンメニューから選択します。

注意: [File] > [Options]をクリックして[Outlook Options]ダイアログを開き、左バーの[Quick Access Toolbar]をクリックすることもできます。

6これで[Outlook Options]ダイアログが表示され、左バーで[Quick Access Toolbar]が有効になります。以下のように進めてください： クイックアクセスツールバー 左バーで有効になった後、次の手順に従ってください：
(1) マクロ を コマンドの選択元 ドロップダウンリストから選択します；
(2) 左のリストボックスで、先ほど追加した指定されたVBAコマンドをクリックしてハイライトします；
(3) 追加 ボタンをクリックします。

7これで、指定されたVBAコマンドが右のリストボックスに追加されました。次に以下のように進めてください：
(1) 右のリストボックスで、指定されたVBAコマンドをクリックしてハイライトします；
(2) 修正 ボタンをクリックします；
(3) 表示される[Modify Button]ダイアログで、[Symbol]ボックスでVBAコマンドにシンボルを指定します； シンボル ボックス；
(4) [Display name]ボックスで、VBAコマンドにわかりやすい名前を入力します； 表示名 ボックス；
(5) OK ボタンを連続してクリックして変更を保存し、両方のダイアログを閉じます。

これで、VBAコマンドが以下のスクリーンショットのようにクイックアクセスツールバーに追加されました。

今後は、クイックアクセスツールバーのVBAコマンドをクリックすることで、元のメールがどのようなメッセージ形式であれ、現在選択されているメールをHTML形式で返信、全員に返信、または転送できます。

Outlookでプレーンテキスト形式でメールに返信または転送したいが、受信したメールのメッセージ形式に影響を与えたくない場合、どうすればよいでしょうか？上記のVBA以外に、HTML形式で返信または転送する簡単な解決策はありますか？また、リッチテキスト形式で自動的に返信または転送するにはどうすればよいですか？このセクションでは、Kutools for Outlookが提供する驚異的なサードパーティツール、Fixed Reply FormattingおよびFixed Forward Formatting を紹介します。これらを使用すると、指定されたメッセージ形式で常にメールを自動的に返信または転送できます。

1. [Kutools] > [Fixed Formatting] > [Fixed Reply Formatting] > [Set Reply Formatting]をクリックします。

注意: 固定メッセージ形式で誰かにメールを転送するには、[Kutools] > [Fixed Formatting] > [Fixed Forward Formatting] > [Set Forward Formatting]をクリックしてください。

2. [Set Reply Formatting]または[Set Forward Formatting]ダイアログで、常に返信または転送する指定されたメッセージ形式をチェックし、[OK]ボタンをクリックします。

3. 続けて、[Kutools] > [Fixed Formatting] > [Fixed Reply Formatting]（または[Fixed Forward Formatting]）> [Enable Fixed Reply Formatting]（または[Enable Fixed Forward Formatting]）をクリックして機能を有効にします。

表示される[Kutools for Outlook]ダイアログで再確認し、[OK]ボタンをクリックします。

これで、[Home] > [Reply]、[Reply All]、または[Forward]をクリックしてメールに返信/転送する際に、返信または転送が指定されたメッセージ形式に自動的に変更されます。