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メッセージ形式– HTML、プレーンテキスト、およびリッチテキスト

Outlookで、通常のテキストのみのメッセージや、太字、斜体、下線、色など、画像やさまざまなフォント形式が豊富なメールを受信したことがありますか。 Outlookは、HTML、プレーンテキスト、リッチテキストなどのさまざまなメッセージ形式で電子メールを送信することをサポートしています。 このチュートリアルでは、メッセージの形式と、それらをOutlookのメッセージに適用する方法について説明します。

コンテンツの表

Note:このページで紹介する方法は、Windows2019のMicrosoftOutlook 10デスクトッププログラムに適用されます。また、手順は、MicrosoftOutlookのバージョンとWindows環境によって大幅に異なる場合があります。


1.利用可能なメッセージ形式の種類

Microsoft Outlookは、HTML、リッチテキスト、プレーンテキストのXNUMX種類のメッセージ形式を提供します。 各メッセージ形式は、さまざまなニーズを満たします。

1.1 HTML

HTML形式は、Outlookで最も一般的な種類のメッセージ形式です。

ご存知のとおり、HTMLはWebページ言語であり、豊富なフォーマットのテキスト、画像、その他のオブジェクトを使用してWebページをコーディングするのに役立ちます。 同様に、HTML形式を使用すると、メッセージコンテンツ全体がすっきりとしたWebページのように見えます。 HTML形式の電子メールは、一般的なフォント形式、段落形式、配置などのほとんどをサポートします。さらに、HTML形式の電子メールは、ほとんどの電子メールクライアントで認識できます。

Outlookユーザーは、メッセージテーマを直接適用して、複数のプリセット見出し、フォントの書式設定、配置などを含むHTMLメッセージを作成できます。一方、Outlookユーザーは、太字フォント、斜体テキスト、下線、ハイライト色、必要に応じて高度なテキスト効果など。

ただし、一部の画像や図形は受信者のOutlookに直接表示できず、受信者が手動でダウンロードする必要があることに注意してください。 さらに悪いことに、Outlookの受信者は、HTMLメールの画像をダウンロードしないように構成できます。 画像がダウンロードされて受信者のOutlookに表示されない場合、これらの画像は画像プレースホルダーに置き換えられ、メッセージ全体が乱雑になります。

1.2プレーンテキスト

HTML形式と比較すると、プレーンテキスト形式はメッセージ本文の通常のテキストのみをサポートします。 プレーンテキスト形式は、太字、斜体、下線、取り消し線、ハイライト色などの形式をサポートしていません。また、メッセージ内に画像やハイパーリンクを表示することもサポートしていません。 メッセージに重要な画像を挿入する必要がある場合、唯一の有効な解決策は、それらを添付ファイルとして添付することです。

1.3リッチテキスト

リッチテキスト形式は、複数のフォント形式、ハイパーリンク、表、図形、画像などもサポートします。ただし、リッチテキストメッセージのほとんどの形式は、MicrosoftOutlookおよびMicrosoftExchangeとのみ互換性があります。 さらに、添付ファイルはメッセージヘッダーではなく、メッセージ本文に埋め込まれます。


2.メッセージ形式をHTML、リッチテキスト形式、またはプレーンテキストに変更します

新しいメッセージを作成したり、Outlookでメッセージを返信/転送したりするときに、メッセージの形式を簡単に変更できます。

新しい作成、返信、または転送メッセージウィンドウで、[ HTML, プレーンテキストまたは リッチテキスト ボタンの フォーマット グループを 書式テキスト タブには何も表示されないことに注意してください。

Note:返信または転送メッセージが閲覧ウィンドウに埋め込まれている場合は、をクリックする必要があります 飛び出る 閲覧ウィンドウの左上隅にあるボタンをクリックして、メッセージウィンドウに返信メッセージまたは転送メッセージを表示します。


3.すべての新しいメッセージのデフォルトのメッセージ形式を変更します

通常、新しい電子メールはOutlookでHTML形式で自動的に送信されます。 ただし、場合によっては、プレーンテキストやリッチテキストなど、別のメッセージ形式で新しいメールを自動的に送信する必要があります。 ここでは、このセクションで、Outlookのすべての新しい送信メッセージのデフォルトのメッセージ形式を変更する方法について説明します。

1に設定します。 OK をクリックします。 File > オプション.

2。 [Outlookのオプション]ダイアログで、[ Mail 左側のバーで、 メッセージを作成する セクションをクリックし、から新しいメッセージ形式を選択します この形式でメッセージを作成する ドロップダウンリスト。

3。 クリック OK ボタンをクリックして変更を保存し、ダイアログを閉じます。

これ以降、すべての新しいメッセージは指定されたメッセージ形式に自動的に変更されます。


4.受信した電子メールのメッセージ形式を変更します

通常、Outlookでは毎日複数の電子メールを受信しました。これらの電子メールはHTML形式、プレーンテキスト形式、またはリッチテキスト形式の場合があります。 ここでは、このセクションでは、Outlookで受信した電子メールの形式をすばやく変更するためのチュートリアルを示します。

1。 メッセージリストで、ダブルクリックして指定したメールを開きます。

2。 次に、メールがメッセージウィンドウで開きます。 クリック お問い合わせ内容 > > メッセージの編集.

3。 これで、メッセージを編集できます。 有効にするために先に進んでください 書式テキスト タブをクリックし、メールを変換する指定のメッセージ形式をクリックします。 フォーマット グループ。

4。 押す Ctrlキー + S キーを押すか、 Save ボタン(デフォルトでは Save ボタンはタブの上にあるクイックアクセスツールバーにあり、変更を保存してからメッセージウィンドウを閉じます。

Note:この方法では、一度にXNUMX通の受信メールのメッセージ形式のみを変更できます。


5.常にプレーンテキストで返信または転送する

常にプレーンテキスト形式で電子メールに返信または転送する必要がある場合は、このセクションでOutlookの問題を簡単に解決できます。

1。 Outlookのメインインターフェイスで、をクリックします File > オプション [Outlookのオプション]ダイアログを開きます。

2。 [Outlookのオプション]ダイアログで、[ トラストセンター (英語のみ) 左側のバーで、をクリックします セキュリティセンターの設定

3。 [セキュリティセンター]ダイアログで、[ 電子メールセキュリティ 左側のバーで、 すべての標準メールをプレーンテキストで読む 内のオプション プレーンテキストとして読む のセクションから無料でダウンロードできます。

4に設定します。 OK をクリックします。 OK ボタンを続けて押して、両方のダイアログを閉じます。

これで、Outlookのメインインターフェイスに戻り、メッセージリストで受信したすべての電子メールが自動的にプレーンテキストに変換されます。

5。 返信するメールを選択し、をクリックします ホーム > 返信 or 全員に返信.

ヒント:メールを転送するには、メッセージリストでメールを選択し、[Kutools]> [転送]をクリックします。

6。 次に、返信メッセージが表示されるか、転送メッセージがプレーンテキスト形式で作成されます。 返信メッセージを作成し、必要に応じて送信できます。

注意: Status すべての標準メインをプレーンテキストで読む オプションを有効にすると、受信したすべての電子メールが自動的にプレーンテキスト形式に変換されます。


6.常にHTML形式で返信または転送する

OutlookでHTML形式の電子メールに返信または転送する必要がある場合は、以下のVBAコードを試して問題を簡単に解決できます。

1。 Outlookで、を押します 他の + F11 キーを押して、Microsoft Visual Basic forApplicationsウィンドウを開きます。

2。 [Microsoft Visual Basic for Applications]ウィンドウで、[ インセット > モジュール、次に以下のコードを新しいモジュールに貼り付けます。

VBA:HTML形式でメールを自動的に返信または転送する

Sub ForceReplyInHTML() '更新者 ExtendOffice.com on 11/18/2020 Dim xSelection As Outlook.Selection Dim xItem As Object Dim xMailItem As Outlook.MailItem Dim xRMail As Outlook.MailItem Dim xIsPlainText As Boolean Dim xWinStr As String On Error Resume Next xWinStr = TypeName(Application.ActiveWindow) If xWinStr = "Explorer" Then Set xSelection = Application.ActiveExplorer.Selection If xSelection.Count> 0 Then Set xItem = xSelection.Item(1)Else MsgBox "メッセージ項目が選択されていません。"& "最初に選択してください。"、 vbInformation、 "Kutools for Outlook" Exit Sub End If ElseIf xWinStr = "Inspector" Then Set xItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem Else MsgBox "Unsupported Window type。"&vbNewLine& "Please make a selection"& "または最初にアイテムを開く。 "、vbInformation、" Kutools for Outlook "Exit Sub End If If xItem.Class <> olMail Then MsgBox"メッセージ項目が選択されていません。 "&"最初に選択してください。 "、vbInformation、" Kutools for Outlook "Exit Sub End xIsPlainText = Falseの場合xMailItem = xItemを設定しますxMailItem.BodyFormat =の場合olFormatPlain Then xIsPlainText = True End If xMailItem.BodyFormat = olFormatHTML Set xRMail = xMailItem.Reply'HTMLですべての受信者に返信する必要がある場合は、xMailItem.ReplyをxMailItem.ReplyAllに変更します。 'HTMLで転送する必要がある場合は、xMailItem.Replyを変更します。 xMailItem.Forward If xIsPlainText = True Then xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain End If xRMail.Display(False)Set xItem = Nothing Set xMailItem = Nothing Set xRMail = Nothing End Sub

ノート:上記のコードは、HTML形式でメールに返信するのに役立ちます。 すべてのメールに返信したり、HTML形式でメールを転送したりする場合は、次のようにします。

(1)すべての受信者にHTML形式で返信するには、左側のコードを右側のコードに置き換えます。
xRMail = xMailItem.Replyを設定します      xRMail = xMailItem.ReplyAllを設定します

(2)HTML形式で電子メールを転送するには、左側のコードを右側のコードに置き換えます。
xRMail = xMailItem.Replyを設定します      xRMail = xMailItem.Forwardを設定します

3。 これで、クリックして電子メールを選択し、指定されたモジュールウィンドウで[ ラン ボタンまたはプレス F5 メールをHTML形式で返信、全員返信、または転送するためのキー。

ただし、指定されたモジュールウィンドウを開いて、VBAコードを手動で実行するのは退屈です。 このVBAを頻繁に適用する必要がある場合は、作業を簡単にするために、このVBAをコマンドボタンとしてクイックアクセスツールバーに追加して、将来ワンクリックで簡単にこのVBAモジュールを適用できるようにすることができます。

4。 指定されたモジュールウィンドウで、を押します Ctrlキー + S キーを押してコードを保存し、モジュールウィンドウとMicrosoft Visual Basic forApplicationsウィンドウを閉じます。

5。 Outlookのメインインターフェイスで、小さな矢印をクリックします  クイックアクセスツールバーで、を選択します その他のコマンド プルダウンメニューから

ノート:をクリックすることもできます File > オプション [Outlookのオプション]ダイアログを開き、[ クイックアクセスツールバー 左のバーに表示されます。

6。 これで、[Outlookオプション]ダイアログが表示され、 クイックアクセスツールバー 左側のバーで有効になっています。 次のように進めることができます。
(1)選択 マクロ からのコマンドを選択 ドロップダウンリスト;
(2)左側のリストボックスで、クリックして、今追加した指定のVBAコマンドを強調表示します。
(3)をクリックします Add

7。 これで、指定したVBAコマンドが右側のリストボックスに追加されます。 次のようにしてください。
(1)右側のリストボックスで、指定したVBAコマンドをクリックして強調表示します。
(2)をクリックします 修正します ボタン;
(3)プロンプトの[ボタンの変更]ダイアログで、VBAコマンドの記号を シンボル ボックス;
(4)VBAコマンドのわかりやすい名前を[ 表示名 ボックス;
(5)をクリックします OK ボタンを続けてボタンを押して変更を保存し、両方のダイアログを閉じます。

これで、以下のスクリーンショットに示すように、VBAコマンドがクイックアクセスツールバーに追加されました。

将来的には、クイックアクセスツールバーのVBAコマンドをクリックして、元の電子メールのメッセージ形式に関係なく、現在選択されている電子メールをHTML形式で返信、全員返信、または転送できます。


7. Outlookでは、常にHTML、プレーンテキスト、またはリッチテキスト形式で返信または転送します

プレーンテキスト形式で電子メールを返信または転送したいが、Outlookで受信した電子メールのメッセージ形式に影響を与えない場合、どのように対処できますか? 上記のVBAを除いて、HTMLで返信または転送する他の簡単な解決策はありますか? また、リッチテキスト形式で自動的に返信または転送するのはどうですか? ここでは、このセクションで素晴らしいサードパーティツールを紹介します。 返信のフォーマットを修正 > 固定フォワードフォーマット により提供さ Outlook用Kutools 指定されたメッセージ形式の電子メールを常に自動的に返信または転送します。

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1に設定します。 OK をクリックします。 クツール > 固定フォーマット > 返信のフォーマットを修正 > 返信フォーマットを設定する.

Note:固定メッセージ形式でメールを転送するには、をクリックしてください クツール > 固定フォーマット > 前方フォーマットを修正 > フォワードフォーマットを設定する.

2。 [返信形式の設定]または[転送形式の設定]ダイアログで、常に返信または転送する指定のメッセージ形式を確認し、[ OK

3.クリックしてください クツール > 固定フォーマット > 返信のフォーマットを修正 (または 固定フォワードフォーマット)> 固定応答フォーマットを有効にする (または 固定フォワードフォーマットを有効にする)機能を有効にします。

そして、ポップアップでKutools for Outlookダイアログを再確認し、をクリックします。 OK

これから、クリックすると ホーム > 返信, 全員に返信または フォワード メールを返信/転送する場合、返信または転送は指定されたメッセージ形式に自動的に変更されます。


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