Outlook チュートリアル - クイックパーツ

クイックパーツ機能は、テキストやグラフィック、記号など、メッセージ本文で繰り返し使うコンテンツをまとめたライブラリです。このクイックパーツライブラリを使えば、保存済みのアイテムをすべて、メッセージ本文にすぐ再利用できます！

クイックパーツギャラリーに保存されているアイテムは、Microsoft Office によってビルディングブロックとして定義されており、AutoText はその再利用可能なビルディングブロックの一種です。

2.1 クイックパーツ機能の場所

新規作成、返信、または転送のメッセージウィンドウでは、クイックパーツ機能は、挿入タブ内のテキストグループにあります。

2.2 クイックパーツファイルの場所

ご存知のとおり、クイックパーツギャラリーのアイテムは「NormalEmail.dotm」という名前のファイルに保存されています。「NormalEmail.dotm」ファイルは、次のファイルパスに保存されています：
%APPDATA%\Microsoft\Templates

フォルダーを開き、ファイルパスをアドレスボックスに貼り付けてEnterキーを押すと、フォルダー内にNormalEmail.dotmファイルが表示されます。

ヒント：ファイルパスをアドレスボックスに貼り付けてEnterキーを押すと、%APPDATA%\Microsoft\Templatesが自動的にC:\Users\YourUserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templatesに展開されます。

Outlook で新規作成、返信、または転送のメッセージを作成する際には、簡単に新しいクイックパーツエントリを追加できます。

1。新規作成、返信、または転送のメッセージウィンドウで、クイックパーツエントリとして保存したいテキストをメッセージ本文内から選択します。

2。「挿入」 > 「クイックパーツ」 > 「クイックパーツギャラリーに選択内容を保存」をクリックします。

3。「新しいビルディングブロックの作成」ダイアログで、以下の操作を行ってください：
(1) 「名前」ボックスに名前を入力します。
(2) 「カテゴリ」ドロップダウンリストからカテゴリを選択します。
(3) 「説明」ボックスにこの新しいエントリの説明を入力します。
(4) 「オプション」ドロップダウンリストから挿入モードを選択します。

ヒント：
(1) 新しいクイックパーツエントリを新しいカテゴリに追加できます。「カテゴリ」ボックスで「新しいカテゴリを作成」を選択し、ドロップダウンリストから「」をクリックすると、ダイアログが表示されるので、そこで新しいカテゴリを作成します。

(2) 「オプション」ドロップダウンリストには、次の3 つの挿入モードがあります：
A.コンテンツのみ挿入： メッセージ本文のカーソル位置に指定したクイックパーツエントリを挿入します。
B.独自の段落にコンテンツを挿入： 指定したクイックパーツエントリを新しい段落として挿入します。
C.独自のページにコンテンツを挿入： メッセージ本文上では指定したクイックパーツエントリが別の段落に挿入されたように見えますが、印刷プレビュー（)ファイル>印刷）で確認すると、別ページに配置されていることがわかります。

4。「新しいビルディングブロックの作成」ダイアログで「OK」ボタンをクリックしてください。

これにより、選択したテキストまたはオブジェクトがOutlook のクイックパーツエントリとして保存されます。

クイックパーツエントリは、クリックするだけでメッセージ本文に簡単に再利用できます。

4.1 クイックパーツエントリを挿入

新規作成、返信、または転送のメッセージウィンドウで、クイックパーツエントリを挿入したい本文の位置にカーソルを置き、「挿入」>「クイックパーツ」をクリックして、ドロップダウンメニューから目的のクイックパーツエントリを選択してください。

これにより、指定したクイックパーツエントリがカーソル位置、またはカーソル位置の次の段落/ページに挿入されます。

また、「クイックパーツ」ドロップダウンメニューで、目的のクイックパーツエントリを右クリックすると、コンテキストメニューから「現在の文書位置に挿入」、「文書の先頭に挿入」、または「文書の末尾に挿入」を選択できます。

4.2 ショートカットキーでクイックパーツエントリを挿入

メッセージ本文でクイックパーツのエントリ名を入力し、F3キーを押すと、その名前がすぐにコンテンツに置き換わります。

クイックパーツエントリの名前を変更したい場合があります。次の方法で簡単に名前変更が可能です：

1。新しいメールの作成、返信、または転送ウィンドウで、挿入 > クイックパーツをクリックし、ドロップダウンメニューで目的のエントリを右クリックして、コンテキストメニューからプロパティの編集を選択します。

2。「ビルディングブロックの変更」ダイアログで、名前ボックスに新しいエントリ名を入力し、OKボタンをクリックします。

3。表示された再確認ダイアログで、はいボタンをクリックしてください。

その後、クイックパーツのドロップダウンメニューで、目的のエントリがすでに名前変更されていることを確認できます。

場合によっては、クイックパーツのエントリに誤字脱字が含まれていたり、内容を更新する必要があったり、その他の理由でエントリの内容を変更したいことがあります。しかし、Outlook にはこの機能がまったく用意されていないように見えるかもしれません。ご安心ください！メッセージ本文にクイックパーツのエントリを挿入し、内容を編集したうえで、その編集済みの内容を同じ名前のエントリとして保存すれば、元のエントリを上書きできます。

私のケースでは、エントリの内容に誤字があり、さらに箇条書きのスタイルも変更したいと考えています。以下の手順で対応可能です。

1。新しいメールの作成、返信、または転送ウィンドウで、挿入 > クイックパーツをクリックし、ドロップダウンメニューから編集したいエントリを選択します。

2。これでクイックパーツのエントリがメッセージ本文に挿入されました！必要に応じて、内容を自由に編集・書式設定してください。

3。編集した内容を選択し、挿入>クイックパーツ>選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存をクリックします。

4。「新しいビルディングブロックの作成」ダイアログで、名前ボックスに元のエントリと完全に同じ名前を入力し、カテゴリのドロップダウンリストから同じカテゴリを選択して、OKボタンをクリックします。

5。表示された再確認ダイアログで、はいボタンをクリックしてください。

その後、クイックパーツドロップダウンメニューで、目的のエントリが編集され、新しい内容が表示されていることを確認できます。

Outlook のギャラリーからクイックパーツのエントリを削除することも可能です。

7.1 1 つまたは複数のクイックパーツエントリを削除する

1。新しいメールの作成、返信、または転送ウィンドウで、挿入 > クイックパーツをクリックし、ドロップダウンリストで目的のエントリを右クリックして、コンテキストメニューから整理と削除を選択します。

2。「ビルディングブロックオーガナイザー」ダイアログが表示されると、目的のエントリが自動でハイライトされます。削除ボタンをクリックすれば、すぐに削除できます。

3。表示された再確認ダイアログで、はいボタンをクリックしてください。

ヒント：他のクイックパーツエントリを削除する必要がある場合は、「ビルディングブロックオーガナイザー」ダイアログでエントリを1 つ選択し、削除ボタンをクリックしてください。この操作を繰り返すことで、他のエントリを1 つずつ簡単に削除できます。

4。「ビルディングブロック オーガナイザー」ダイアログを閉じます。

これで、指定されたクイックパーツエントリが削除されました。

7.2 すべてのクイックパーツエントリを一括で削除する

Outlook からクイックパーツギャラリー全体を削除する必要がある場合は、次の手順に従ってください。

1。Outlook を閉じてください。

2。Outlook の既定のクイックパーツギャラリーファイルが保存されているフォルダーを開きます。アドレスボックスに以下のファイルパスを貼り付け、Enterキーを押してください。
ファイルパス：%APPDATA%\Microsoft\Templates

3。NormalEmail.dotmファイルをフォルダー内に見つけ、右クリックしてコンテキストメニューから削除を選択します。

ヒント：あるいは、NormalEmail.dotmファイルを選択してDeleteキーを押すだけで削除できます。

次回 Microsoft Outlook を起動して新しいメールの作成、返信、または転送ウィンドウを開くと、クイックパーツドロップダウンメニュー内のすべてのクイックパーツエントリが一括で削除されていることを確認できます。

たとえば、Outlook のクイックパーツギャラリーを他のコンピューターまたはノートパソコンに移行したり、同僚やクラスメートなどと共有したい場合、Outlook のクイックパーツギャラリーのバックアップを作成できます。また、このバックアップがあれば、万が一の事故時に Outlook のクイックパーツギャラリーを復元することも可能です。

8.1 クイックパーツギャラリーのバックアップ

1。Outlook を終了します。

2。フォルダーを開き、以下のファイルパスをアドレスバーに貼り付けてEnterキーを押してください。
ファイルパス：%APPDATA%\Microsoft\Templates

これで、クイックパーツギャラリーの既定のドキュメントが格納されているフォルダーが開かれます。

3。Outlook のクイックパーツギャラリーの情報は、NormalEmail.dotmファイルに保存されています。このファイルを右クリックし、コンテキストメニューからコピーを選択してください。

ヒント：または、NormalEmail.dotmファイルを選択してCtrl+Cキーを押すことで、簡単にコピーすることもできます。

4。バックアップファイルを保存するフォルダーを開き、Ctrl+Vキーを押して、ファイルをこのフォルダーに貼り付けます。

以上で、Outlook のクイックパーツギャラリーのバックアップファイルが作成できました。必要に応じて、他のコンピューターやノートパソコンに移行したり、他の人と共有したりできます。

8.2 クイックパーツギャラリーの復元

以前にクイックパーツギャラリーのバックアップを取得している場合、事故や更新など何らかの理由でギャラリーが失われた際に Outlook で復元できます。

1。Outlook を閉じます。

2。バックアップファイルが保存されているフォルダーを開き、該当のバックアップファイルを選択して、Ctrl+Cキーを押してコピーしてください。

3。Outlook のクイックパーツギャラリーで使用される既定のドキュメントが保存されているフォルダーを開きます。エクスプローラーのアドレスバーに以下のファイルパスを貼り付け、Enterキーを押してください。
ファイルパス：%APPDATA%\Microsoft\Templates

4。フォルダーを開いた後、Ctrl＋Vキーを押して、バックアップファイルをフォルダーに貼り付けます。

Outlook を後で起動すると、クイックパーツのエントリが復元され、新しいメールの作成・返信・転送ウィンドウにあるクイックパーツドロップダウンメニューに表示されます。