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Outlookチュートリアル-クイックパーツ

著者: ケリー 最終更新日:2020年10月12日

同じテキストを入力したり、Outlookの新しいメッセージの作成、返信、転送に同じグラフィックを挿入したりする必要がある場合、繰り返しの作業をどのように軽減しますか? 同じコンテンツを何度も再入力するのと比較すると、Outlookには、作成中のメッセージ本文のテキスト、グラフィック、記号を簡単に再利用できるすばらしいクイックパーツ機能があります。

コンテンツの表

Note:このページで紹介する方法は、Windows2019のMicrosoftOutlook 10デスクトッププログラムに適用されます。また、手順は、MicrosoftOutlookのバージョンとWindows環境によって大幅に異なる場合があります。


1.クイックパーツとは何ですか?

このアプリケーションには、XNUMXµmおよびXNUMXµm波長で最大XNUMXWの平均出力を提供する クイックパーツ 機能は、テキスト、グラフィック、記号など、メッセージ本文に定期的に入力できるコンテンツのライブラリです。 クイックパーツ ライブラリを使用すると、ライブラリに保存されているすべてのアイテムをメッセージ本文にすぐに再利用できます。

クイックパーツライブラリに格納されているアイテムは、Microsoft Officeによってビルディングブロックとして定義されており、定型句は、再利用するためのビルディングブロックの一種です。


2.クイックパーツの場所

2.1クイックパーツ機能の場所

新しい作成、返信、または転送メッセージウィンドウでは、 クイックパーツ 機能はにあります テキスト グループを インセット タブには何も表示されないことに注意してください。

2.2クイックパーツファイルの場所

ご存知のとおり、クイックパーツギャラリーのアイテムは、次の名前のファイルに保存されます。 NormalEmail.dotmを選択します。 NormalEmail.dotm ファイルは次のフォルダパスに保存されます。
%APPDATA%\ Microsoft \ Templates

フォルダを開き、フォルダパスをに貼り付けます 住所 ボックスをクリックし、を押します 入力します キー。 次に、 NormalEmail.dotm 開始フォルダ内のファイル。

ヒント:フォルダパスをに貼り付けると 住所 ボックスを押して、 入力します キー、 %APPDATA%\ Microsoft \ Templates 自動的にに変わります C:\ Users \ YourUserName \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates.


3.新しいクイックパーツエントリを作成します

Outlookで新しいメッセージを作成したり、返信したり、転送したりするときに、新しいクイックパーツエントリを簡単に作成できます。

1。 新しい作成、返信、または転送メッセージウィンドウで、メッセージ本文のクイックパーツエントリとして保存するテキストを選択します。

2に設定します。 OK をクリックします。 インセット > クイックパーツ > 選択をクイックパーツギャラリーに保存.

3。 [新しいビルディングブロックの作成]ダイアログで、次のことを行ってください。
(1)に名前を入力します 名前 ボックス;
(2)からカテゴリを指定します カテゴリー ドロップダウンリスト;
(3)この新しいエントリに関する説明文を 説明 ボックス;
(4)からインサートモデルを選択します オプション ドロップダウンリスト。

ヒント:
(1)新しいクイックパーツエントリを新しいカテゴリに追加できます:クリック セクションに カテゴリー ボックス、選択 新しいカテゴリを作成する ドロップダウンリストから、新しいポップアウトダイアログで新しいカテゴリを作成します。

(2)にはXNUMXつのインサートモデルがあります オプション ドロップダウンリスト:
A. コンテンツのみを挿入:指定したクイックパーツエントリをメッセージ本文のカーソルに挿入します。
B. 独自の段落にコンテンツを挿入する:指定したクイックパーツエントリを別の段落に挿入します。
C. 独自のページにコンテンツを挿入する:指定されたクイックパーツエントリは、メッセージ本文の別の段落に挿入されているようです。 ただし、印刷プレビューでは(File > 印刷物)、別のページにとどまることがわかります。

4。 クリック OK [新しいビルディングブロックの作成]ダイアログのボタン。

次に、選択したテキストまたはオブジェクトがOutlookのクイックパーツエントリとして保存されます。


4.メッセージ本文にクイックパーツエントリを挿入します

クイックパーツのエントリは、クリックするだけでメッセージ本文で簡単に再利用できます。

4.1クイックパーツエントリを挿入する

新しい作成、返信、または転送メッセージウィンドウで、クイックパーツエントリを挿入するメッセージ本文にカーソルを置き、[]をクリックします。 インセット > クイックパーツ、次に、ドロップダウンメニューから指定したクイックパーツエントリをクリックします。

次に、指定したクイックパーツエントリがカーソル位置またはカーソル位置の隣の新しい段落/ページに挿入されます。

または、 クイックパーツ ドロップダウンメニューで、指定したクイックパーツエントリを右クリックして、[ 現在のドキュメント位置に挿入, ドキュメントの先頭に挿入または ドキュメントの最後に挿入 必要に応じてコンテキストメニューから。

4.2ホットキーでクイックパーツエントリを挿入する

メッセージ本文にクイックパーツエントリの名前を入力し、を押します。 F3 キーを押すと、クイックパーツのエントリ名がすぐにその内容に置き換えられます。


5.クイックパーツエントリの名前を変更します

場合によっては、クイックパーツエントリの名前を変更する必要があります。 次のように簡単に名前を変更できます。

1。 新しいメッセージの作成、返信、または転送ウィンドウで、をクリックします。 インセット > クイックパーツ、次にドロップダウンメニューで指定されたエントリを右クリックして選択します プロパティの編集 右クリックメニューから。

2。 [ビルディングブロックの変更]ダイアログで、に新しいエントリ名を入力します。 名前 ボックスをクリックし、 OK

3。 ポップアウト再確認ダイアログで、をクリックします。 YES

その後、 クイックパーツ ドロップダウンメニューに、指定したエントリの名前がす​​でに変更されていることが表示されます。


6.クイックパーツエントリを編集します

クイックパーツエントリのコンテンツにスペルミスがある場合や、コンテンツの情報を更新する必要がある場合、またはその他の理由でエントリのコンテンツを変更する必要がある場合があります。 ただし、Outlookはそれをまったくサポートしていないようです。 気にしないで! メッセージ本文にクイックパーツエントリを挿入し、コンテンツを編集してから、編集したコンテンツを同じ名前のエントリとして保存して、元のコンテンツを上書きすることができます。

私の場合、エントリコンテンツにスペルミスがあり、その中の箇条書きのスタイルを変更したいので、次のように実行できます。

1。 新しいメッセージの作成、返信、または転送ウィンドウで、をクリックします。 インセット > クイックパーツ、次にドロップダウンメニューで、編集する指定のエントリをクリックします。

2。 これで、クイックパーツエントリがメッセージ本文に挿入されます。 必要に応じてコンテンツを編集およびフォーマットします。

3。 編集したコンテンツを選択し、 インセット > クイックパーツ > 選択をクイックパーツギャラリーに保存.

4。 [新しいビルディングブロックの作成]ダイアログで、元のエントリ名と完全に同じ名前を入力してください。 名前 ボックスで、から同じカテゴリを選択します カテゴリー ドロップダウンリストをクリックし、 OK

5。 そして、 YES ポップアウト再確認ダイアログのボタン。

次に、[クイックパーツ]ドロップダウンメニューで、指定したエントリが編集され、新しいコンテンツが表示されます。


7.クイックパーツエントリを削除します

Outlookのギャラリーからクイックパーツエントリを削除することもできます。

7.1つまたは複数のクイックパーツエントリを削除する

1。 新しいメッセージの作成、返信、または転送ウィンドウで、をクリックします。 インセット > クイックパーツ、次にドロップダウンリストで指定されたエントリを右クリックし、を選択します 整理と削除 右クリックメニューから。

2。 これで、Building Blocks Organizerダイアログが表示され、指定したエントリがデフォルトで強調表示されます。 クリックできます 削除 直接削除するボタン。

3。 次に、 YES ポップアウト再確認ダイアログのボタン。

ヒント:他のクイックパーツエントリを削除する必要がある場合は、[ビルディングブロックオーガナイザ]ダイアログでXNUMXつのエントリを選択し、[ 削除 ボタン。 そして、この操作を繰り返して、他のエントリをXNUMXつずつ削除します。

4。 [ビルディングブロックオーガナイザー]ダイアログを閉じます。

次に、指定されたクイックパーツエントリが削除されます。

7.2すべてのクイックパーツエントリを一括で削除する

クイックパーツギャラリー全体をOutlookから削除する必要がある場合は、次のように実行できます。

1。 Outlookを閉じます。

2。 Outlookクイックパーツギャラリーの既定のファイルを含むフォルダーを開きます。フォルダーを開き、フォルダーパスの下に貼り付けます。 住所 ボックスをクリックし、を押します 入力します キー。
フォルダパス: %APPDATA%\ Microsoft \ Templates

3。 開始フォルダで、 NormalEmail.dotm ファイルを右クリックして、 削除 右クリックメニューから。

ヒント:または、を選択することもできます NormalEmail.dotm ファイルを押して、 削除 それを削除するためのキー。

後でMicrosoftOutlookを起動し、新しい作成、返信、または転送メッセージウィンドウを開くと、すべてのクイックパーツエントリがから一括で削除されていることがわかります。 クイックパーツ ドロップダウンメニュー。


8.クイックパーツギャラリーをバックアップおよび復元します

たとえば、Outlookクイックパーツギャラリーを他のコンピューター/ラップトップに移行したり、ギャラリーを同僚やクラスメートなどと共有したりする場合は、Outlookクイックパーツギャラリーのバックアップを取得できます。 また、バックアップにより、事故に備えてOutlookクイックパーツギャラリーを復元できます。

8.1クイックパーツギャラリーをバックアップする

1。 Outlookを閉じます。

2。 フォルダを開き、フォルダパスの下をに貼り付けます 住所 ボックスをクリックし、Eを押します間もなく キー。
フォルダパス: %APPDATA%\ Microsoft \ Templates

次に、クイックパーツギャラリーのデフォルトドキュメントを含むフォルダが開きます。

3。 Outlookクイックパーツギャラリーの情報は、 NormalEmail.dotm ファイル。 このファイルを右クリックして、 コピー 右クリックメニューから。

ヒント:または、を選択することもできます NormalEmail.dotm ファイルを押して、 Ctrlキー + C キーを押してコピーします。

4。 バックアップファイルを保存するフォルダを開き、を押します Ctrlキー + V このフォルダにファイルを貼り付けるためのキー。

これまでのところ、Outlookクイックパーツギャラリーのバックアップファイルがあります。 また、必要に応じて、他のコンピューター/ラップトップに移行したり、他のコンピューターと共有したりできます。

8.2クイックパーツギャラリーを復元する

以前にクイックパーツギャラリーをバックアップしたことがある場合、事故、更新、またはその他の理由でギャラリーが失われた場合は、Outlookで復元できます。

1。 Outlookを閉じます。

2。 バックアップファイルを含むフォルダを開き、バックアップファイルを選択して、を押します。 Ctrlキー + C キーを押してコピーします。

3。 Outlookクイックパーツギャラリーの既定のドキュメントが保存されているフォルダーを開きます。フォルダーを開き、フォルダーパスの下に貼り付けます。 住所 ボックスをクリックし、Eを押します間もなく キー。
フォルダパス: %APPDATA%\ Microsoft \ Templates

4。 開始フォルダで、を押します Ctrlキー + V バックアップファイルをフォルダに貼り付けるためのキー。

後でOutlookを起動すると、クイックパーツのエントリが復元されます。 クイックパーツ 新しい作成、返信、または転送メッセージウィンドウのドロップダウンメニュー。


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