Outlook チュートリアル - クイックパーツ

クイックパーツ機能は、メッセージ本文に定期的に挿入できるコンテンツのライブラリです。例えば、テキストの一部、グラフィック、記号などです。クイックパーツライブラリを使用すると、保存されたすべての項目をメッセージ本文にすぐに再利用できます。

クイックパーツライブラリに保存されている項目は、Microsoft Office ではビルディングブロックとして定義されており、オートテキストは再利用可能なタイプのビルディングブロックです。

2.1 クイックパーツ機能の場所

新しいメールの作成、返信、または転送ウィンドウでは、 クイックパーツ 機能は、 テキスト グループの 挿入 タブにあります。

2.2 クイックパーツファイルの場所

ご存知のように、クイックパーツギャラリーの項目は、「 NormalEmail.dotm」という名前のファイルに保存されています。この NormalEmail.dotm ファイルは次のフォルダパスに保存されています：
%APPDATA%\Microsoft\Templates

フォルダを開き、フォルダパスを アドレス ボックスに貼り付け、 Enter キーを押します。すると開いたフォルダに NormalEmail.dotm ファイルが表示されます。

ヒント: アドレスバーにフォルダパスを貼り付けて Enter キーを押すと、%APPDATA%\Microsoft\Templates は自動的に C:\Users\YourUserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates に変換されます。

Outlook で新しいメールを作成、返信、または転送する際に、簡単に新しいクイックパーツエントリを作成できます。

1新しいメールの作成、返信、または転送ウィンドウで、メッセージ本文の中でクイックパーツエントリとして保存したいテキストを選択します。

2クリックしてください 挿入 > クイックパーツ > 選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存.

3新しいビルディングブロックの作成ダイアログで、以下を行ってください：
(1) 名前 ボックスに名前を入力します；
(2) カテゴリー ドロップダウンリストからカテゴリを指定します；
(3) 説明 ボックスにこの新しいエントリに関する説明を入力します；
(4) オプション ドロップダウンリストから挿入モデルを選択します。

ヒント:
(1) 新しいクイックパーツエントリを新しいカテゴリに追加できます： クリック カテゴリー ボックスで 新しいカテゴリの作成 を選択し、新しくポップアップしたダイアログで新しいカテゴリを作成します。

(2) オプション ドロップダウンリストには次の3つの挿入モデルがあります：
A. コンテンツのみ挿入：カーソル位置に指定されたクイックパーツエントリを挿入します；
B. 独自の段落にコンテンツを挿入：指定されたクイックパーツエントリを別の段落に挿入します；
C. 独自のページにコンテンツを挿入：指定されたクイックパーツエントリはメッセージ本文では別段落に挿入されたように見えます。しかし、印刷プレビュー（ファイル > 印刷）では、それが別のページにあることが確認できます。

4. 「新しいビルディングブロックの作成」ダイアログで OK ボタンをクリックします。

選択したテキストやオブジェクトは、Outlook でクイックパーツエントリとして保存されます。

クイックパーツエントリは、クリックだけでメッセージ本文に簡単に再利用できます。

4.1 クイックパーツエントリの挿入

新しいメールの作成、返信、または転送ウィンドウで、カーソルをクイックパーツエントリを挿入したいメッセージ本文の位置に置き、 挿入 > クイックパーツをクリックし、ドロップダウンメニューから指定されたクイックパーツエントリをクリックします。

指定されたクイックパーツエントリは、カーソル位置またはカーソル位置の次の新しい段落/ページに挿入されます。

あるいは、 クイックパーツ ドロップダウンメニューで、指定されたクイックパーツエントリを右クリックし、コンテキストメニューから 現在の文書位置に挿入, 文書の先頭に挿入、または 文書の末尾に挿入 を選択します。

4.2 ホットキーでクイックパーツエントリを挿入する

メッセージ本文で、クイックパーツエントリの名前を入力し、F3 キーを押すと、クイックパーツエントリ名がその内容に即座に置き換えられます。

時々、クイックパーツエントリの名前を変更する必要があるかもしれません。以下の手順で簡単に名前を変更できます：

1新しいメールの作成、返信、または転送ウィンドウで、 挿入 > クイックパーツをクリックし、ドロップダウンメニューで指定されたエントリを右クリックして プロパティの編集 を選択します。

2「ビルディングブロックの変更」ダイアログで、 名前 ボックスに新しいエントリ名を入力し、 OK ボタンをクリックします。

3. 表示される再確認ダイアログで、はい ボタンをクリックします。

これで、 クイックパーツ ドロップダウンメニューで、指定されたエントリがすでに名前変更されていることが確認できます。

時々、クイックパーツエントリの内容にスペルミスがあったり、情報の更新が必要だったり、他の理由で内容を変更する必要があります。しかし、Outlook はそれをサポートしていないようです。心配しないで！メッセージ本文にクイックパーツエントリを挿入し、内容を編集して、編集した内容を同じ名前のエントリとして保存して元のものを上書きすることができます。

私の場合、エントリの内容にスペルミスがあり、箇条書きスタイルを変更したいので、次のように操作できます：

1新しいメールの作成、返信、または転送ウィンドウで、 挿入 > クイックパーツをクリックし、ドロップダウンメニューで編集したい指定されたエントリをクリックします。

2クイックパーツエントリがメッセージ本文に挿入されました。必要に応じて内容を編集・書式設定します。

3編集した内容を選択し、 挿入 > クイックパーツ > 選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存.

4「新しいビルディングブロックの作成」ダイアログで、 名前 ボックスに元のエントリ名と完全に同じ名前を入力し、 カテゴリー ドロップダウンリストから同じカテゴリを選択し、 OK ボタンをクリックします。

5. 表示される再確認ダイアログで、はいボタンをクリックします。

これで、クイックパーツドロップダウンメニューで、指定されたエントリが編集され、新しい内容が表示されていることが確認できます。

Outlook のギャラリーからクイックパーツエントリを削除することもできます。

7.1 1つまたは複数のクイックパーツエントリの削除

1新しいメールの作成、返信、または転送ウィンドウで、 挿入 > クイックパーツをクリックし、ドロップダウンリストで指定されたエントリを右クリックして 整理して削除 を選択します。

2ビルディングブロックオーガナイザーダイアログが表示され、指定されたエントリがデフォルトでハイライトされています。 削除 ボタンをクリックして直接削除します。

3. 表示される再確認ダイアログで、はいボタンをクリックします。

ヒント: 他のクイックパーツエントリを削除する必要がある場合は、ビルディングブロックオーガナイザーダイアログで1つのエントリを選択し、削除ボタンをクリックします。この操作を繰り返して、他のエントリを1つずつ削除します。

4. ビルディングブロックオーガナイザーダイアログを閉じます。

これで、指定されたクイックパーツエントリが削除されました。

7.2 全てのクイックパーツエントリの一括削除

Outlook からクイックパーツギャラリー全体を削除する必要がある場合、次のように操作します：

1. Outlook を終了します。

2Outlook クイックパーツギャラリーのデフォルトファイルが含まれるフォルダを開きます：フォルダを開き、下記のフォルダパスを アドレス ボックスに貼り付け、 Enter キーを押します。
フォルダパス： %APPDATA%\Microsoft\Templates

3開いたフォルダで、 NormalEmail.dotm ファイルを見つけ、右クリックして 削除 を選択します。

ヒント：あるいは、 NormalEmail.dotm ファイルを選択し、 削除 キーを押して削除することもできます。

後で Microsoft Outlook を起動し、新しいメールの作成、返信、または転送ウィンドウを開くと、 クイックパーツ ドロップダウンメニューからすべてのクイックパーツエントリが一括で削除されていることが確認できます。

例えば、Outlook のクイックパーツギャラリーを他のコンピュータ/ノートパソコンに移行したり、同僚やクラスメイトと共有したりしたい場合、Outlook クイックパーツギャラリーのバックアップを取得できます。また、バックアップがあれば、事故が発生した際に Outlook クイックパーツギャラリーを復元することが可能です。

8.1 クイックパーツギャラリーのバックアップ

1. Outlook を終了します。

2フォルダを開き、下記のフォルダパスを アドレス ボックスに貼り付け、Enter キーを押します。
フォルダパス： %APPDATA%\Microsoft\Templates

クイックパーツギャラリーのデフォルト文書が含まれるフォルダが開きます。

3Outlook クイックパーツギャラリーの情報は、 NormalEmail.dotm ファイルに保存されています。このファイルを右クリックし、 コピー を選択します。

ヒント：あるいは、 NormalEmail.dotm ファイルを選択し、 Ctrl + C キーを押してコピーすることもできます。

4. バックアップファイルを保存するフォルダを開き、Ctrl + V キーを押してファイルをこのフォルダに貼り付けます。

これで、Outlook クイックパーツギャラリーのバックアップファイルが取得できました。必要に応じて、これを他のコンピュータ/ノートパソコンに移行したり、他の人と共有したりできます。

8.2 クイックパーツギャラリーの復元

以前にクイックパーツギャラリーをバックアップしていれば、事故や更新、その他の理由でギャラリーが失われた場合でも、Outlook で復元できます。

1. Outlook を終了します。

2. バックアップファイルが含まれるフォルダを開き、バックアップファイルを選択し、Ctrl + C キーを押してコピーします。

3Outlook クイックパーツギャラリーのデフォルト文書が保存されているフォルダを開きます：フォルダを開き、下記のフォルダパスを アドレス ボックスに貼り付け、Enter キーを押します。
フォルダパス： %APPDATA%\Microsoft\Templates

4. 開いているフォルダで、Ctrl + V キーを押してバックアップファイルをフォルダに貼り付けます。

後で Outlook を起動すると、新しいメールの作成、返信、または転送ウィンドウのクイックパーツドロップダウンメニューで、クイックパーツエントリが復元されていることが確認できます。