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電子メールタグ–フラグ、重要度レベル、感度レベル、およびカテゴリ

Outlookでは、受信した電子メールのフラグ、色のカテゴリ、マークの重要度ステータス、感度レベルなどを簡単に追加できます。 同様に、これらのプロパティを新しい電子メールの作成、返信、または転送に追加することもできます。 ここでは、このチュートリアルで、Outlookで電子メールを簡単に編集するためのこれらのプロパティを追加する方法を説明します。

コンテンツの表

注意:このページで紹介する方法は、Windows2019のMicrosoftOutlook 10デスクトッププログラムに適用されます。また、手順は、MicrosoftOutlookのバージョンとWindows環境によって大幅に異なる場合があります。


1.メールにフラグまたはリマインダーを追加します

1.1送信する前に、単一の電子メールにフラグまたはリマインダーを追加します

メッセージウィンドウでメールを作成/返信/転送するときに、フォローアップフラグ、カスタムフラグ、またはリマインダーをメールに簡単に追加できます。

1.1.1送信する前にXNUMXつの電子メールにフォローアップフラグを追加する

新しいメッセージの作成、返信、または転送ウィンドウで、をクリックします。 お問い合わせ内容 > フォローアップ、次に、必要に応じてドロップダウンメニューからフラグを選択します。

次に、以下のスクリーンショットに示すように、メッセージヘッダーの上にフラグ情報が追加されていることがわかります。

ヒント:
(1)返信/転送メッセージが閲覧ウィンドウに埋め込まれている場合は、[ポップアウト]ボタンをクリックして、メッセージウィンドウに返信/転送メッセージを表示する必要があります。

(2)このメールを送信した後、フォローアップフラグ  メッセージリストの送信済みメールの横に自動的に表示され、送信済みメールも自動的にToDoリストに追加されます。

(3)これらの種類のフォローアップフラグは、送信者のOutlookでのみ機能します。 受信者はフォローアップフラグを取得しません。

1.1.2送信する前にXNUMXつの電子メールにカスタムフラグまたはリマインダーを追加する

現在の電子メールの作成、返信、または転送にカスタムフラグまたはリマインダーを追加する必要がある場合は、次のようにすることができます。

1。 新しいメッセージの作成、返信、または転送ウィンドウで、をクリックします。 お問い合わせ内容 > フォローアップ > カスタム or リマインダーを追加 必要に応じて

ノート:返信/転送メッセージが閲覧ウィンドウに埋め込まれている場合は、をクリックする必要があります 飛び出る 最初にメッセージウィンドウに返信/転送メッセージを表示するボタン。

2。 [カスタム]ダイアログで、[ 私のための旗 セクション、および次のようにします。
(1)フラグ付きのテキストを フラグを立てる ボックス;
(2)必要に応じて開始日と期日を指定します。
(3)メールのリマインダーを追加する必要がある場合は、 リマインダー オプションを選択し、必要に応じてリマインダーの日付と時刻を指定します。

3。 クリック OK ボタン。

4。 メールを作成して送信します。

1.2すべての送信メールに自動的にフラグを立てる

すべての送信メールに自動的にフラグを立てる必要がある場合は、それを実現するためのルールを作成できます。

1。 メールビューで、をクリックします ホーム > キャンペーンのルール > ルールとアラートを管理する.

2。 [ルールとアラート]ダイアログで、[ 新しいルールメールのルール タブでを確認できます。

3。 ルールウィザードで、クリックしてハイライトします 送信するメッセージにルールを適用する、をクリックします ボタン。

4。 XNUMX番目のルールウィザードで、条件をチェックせずにクリックします 直接。 次に、ポップアップするMicrosoft Outlookダイアログで、をクリックします。 あり 進んでいく。

ノート:特定の条件を満たす電子メールにのみフラグを追加する場合は、特定のオプションにチェックマークを付けて条件を指定し、[ ボタン。

5。 XNUMX番目のルールウィザードでは:
(1)チェックマークを付ける 数日以内のアクションのフラグメッセージ 内のオプション ステップ1 セクション;
(2)下線付きのテキストをクリックします 数日での行動 ステップ2 セクション;
(3)ポップアウトする[フラグメッセージ]ダイアログで、フラグが設定されたテキストを指定し、必要に応じて期間を通知し、[ OK;
(4)これで、ルールウィザードに戻り、[ .

6。 XNUMX番目のルールウィザードで、 直接。

ヒント:ここで、このルールを実行するための例外を設定できます。 必要に応じて、ルールの例外を指定します。

7。 最後のルールウィザードで、ルールに名前を付け、実行中のルールオプションを指定して、[ 終了 ボタン。

時々、MicrosoftOutlookダイアログが飛び出すという警告があります。 OK ボタンを押して閉じます。

8。 次に、[ルールとアラート]ダイアログに戻り、[ OK それを閉じる。

今後、すべての送信メールに自動的にフラグが付けられます。

ノート:
(1)Outlookを閉じても、ルールは送信メールにフラグを立てません。
(2)ルールは、送信者のOutlookで送信済みアイテムのフラグのみを追加し、受信者はフラグ情報を取得しません。


2.メールの重要なレベルを設定します

2.1つのメールを重要としてマークする

Outlookで新しい電子メールを作成したり、電子メールに返信/転送したりするときに、電子メールの優先度を追加または変更できます。
新しいメッセージの作成、返信、または転送ウィンドウで、[ 大切な or 重要度が低い ボタンをクリックして、現在編集中のメールの優先度を直接設定します。

注意:
(1) 大切な or 重要度が低い ボタンはすでに強調表示されています。ボタンをもう一度クリックすると、メールの重要度の優先度をキャンセルできます。

(2)または、アンカーをクリックすることもできます  の右下隅に タグ グループを お問い合わせ内容 [プロパティ]ダイアログを有効にするには、タブから重要度の優先度を指定します。 重要性 ドロップダウンリストをクリックして、ダイアログを閉じます。

(3)ちなみに、新しいメッセージの作成、返信、転送ウィンドウでは、クリックすることもできます フィレット > インフォ > プロパティ [プロパティ]ダイアログを開き、から重要度の優先度を指定します 重要性 ドロップダウンリスト。

(4)返信または転送メッセージが閲覧ウィンドウに埋め込まれている場合は、 大切な or 重要度が低い 上のボタン お問い合わせ内容 タブ (作成ツール) 直接。

2.2すべての新着メールを自動的に重要としてマークする

すべての送信メールを自動的に高優先度としてマークする場合は、次のようにOutlookオプションを構成できます。

1。 メールビューで、をクリックします フィレット > オプション [Outlookのオプション]ダイアログを開きます。

2。 [Outlookのオプション]ダイアログで、[ 郵便物 左側のサイドバーで、 メッセージを送ります セクション、およびからデフォルトの重要度を指定します デフォルトの重要度レベル ドロップダウンリスト。

3。 クリック OK ボタン。

今後、送信したすべての新しいメールと返信は、指定されたデフォルトの重要度レベルとして自動的にマークされます。 ただし、転送メールは元のメールの重要度レベルのままになります。

2.3注意事項

受信者が異なる優先度としてマークされた電子メールを受信すると、優先度の高い電子メールが赤い感嘆符でマークされていることがわかります。  、重要度の低いメールは青い下向き矢印でマークされています  以下のスクリーンショットのようにメッセージリストに表示されます。

受信者が閲覧ウィンドウまたはメッセージウィンドウでメールを読むと、上のスクリーンショットに示すように、重要度レベルの情報がメッセージヘッダーの下に追加されます。


3.電子メールの感度レベルを設定します

3.1メッセージを機密、非公開、個人、または通常としてマークする

新しい作成、返信、または転送メッセージウィンドウでは、次のように現在の電子メールの機密ステータスを簡単に設定できます。

1。 新しいメッセージの作成、返信、または転送ウィンドウで、をクリックします。 フィレット > インフォ > プロパティ [プロパティ]ダイアログを開きます。

ヒント:
(1)または、アンカーをクリックして[プロパティ]ダイアログを開くこともできます  の右下隅に タグ グループを お問い合わせ内容 タブでを確認できます。

(2)返信または転送メッセージが閲覧ウィンドウに埋め込まれている場合は、アンカーをクリックできます  の右下隅に タグ グループを お問い合わせ内容 タブ (作成ツール).

2。 [プロパティ]ダイアログで、から感度ステータスを選択します。 感度 必要に応じてドロップダウンリストを表示し、ダイアログを閉じます。

これで、現在の電子メールの機密ステータスが設定され、必要に応じて作成して送信します。

3.2すべての新着メールを機密、非公開、個人、または通常として自動的にマークします

Outlookオプションを構成して、すべての新着メールに指定された機密ステータスを自動的に追加することもできます。

1。 メールビューで、をクリックします フィレット > オプション [Outlookのオプション]ダイアログを開きます。

2。 [Outlookのオプション]ダイアログで、[ 郵便物 左側のサイドバーで、 メッセージを送ります セクションをクリックし、必要に応じてデフォルトの感度レベルを指定します。

3。 クリック OK ボタン。

今後、すべての新着メールは自動的にデフォルトの機密ステータスに設定されます。

ヒント:返信と転送は、元のメールの機密ステータスのままになります。

3.3注意事項

受信者が機密ステータスの電子メールを受信すると、閲覧ウィンドウまたはメッセージウィンドウでメッセージヘッダーを読んだときに、メッセージヘッダーの下に機密ステータス情報が表示されます。


4.送信する前にメールを分類する

Outlookで電子メールを作成、返信、または転送するために、XNUMXつまたは複数のカテゴリを追加することもできます。

4.1通のメールを分類する

新しい作成、返信、または転送メッセージウィンドウで、次のように電子メールにXNUMXつまたは複数のカテゴリを追加できます。

1。 新しいメッセージの作成、返信、または転送ウィンドウで、をクリックします。 フィレット > インフォ > プロパティ [プロパティ]ダイアログを開きます。

ヒント:

(1)アンカーをクリックすることもできます  の右下隅に タグ グループを お問い合わせ内容 タブをクリックして[プロパティ]ダイアログを開きます。

(2)返信または転送メッセージが閲覧ウィンドウに埋め込まれている場合は、アンカーをクリックできます  の右下隅に タグ グループを お問い合わせ内容 タブ (作成ツール)[プロパティ]ダイアログを開きます。

2。 [プロパティ]ダイアログで、からカテゴリを指定します カテゴリー 必要に応じてドロップダウンリストを表示し、ダイアログを閉じます。

ヒント:
(1)からXNUMXつのカラーカテゴリを指定できます カテゴリー ドロップダウンリストを一度に作成し、操作を繰り返して複数のカラーカテゴリを追加します。

(2)クリックすることもできます カテゴリー > すべてのカテゴリ [色のカテゴリ]ダイアログを開きます。 また、新しいダイアログで、必要に応じてカテゴリを作成、名前変更、または削除するか、必要に応じて複数のカテゴリにまとめてチェックマークを付けます。

(3)[プロパティ]ダイアログで、 カテゴリー > すべてのカテゴリをクリア 現在の編集メールから既存のすべてのカテゴリを削除します。
次に、必要に応じてメールを作成して送信します。

4.2すべての新着メールを自動的に分類する

場合によっては、すべての送信メール、または送信メールを特別な基準で自動的に分類する必要があります。それを実現するためのルールを作成できます。

1。 メールビューで、をクリックします ホーム > キャンペーンのルール > ルールとアラートを管理する.

2。 [ルールとアラート]ダイアログで、[ 新しいルール ボタンの下に メールのルール タブでを確認できます。

3。 ルールウィザードで、クリックしてハイライトします 送信するメッセージにルールを適用する オプションをクリックし、 ボタン。

4。 XNUMX番目のルールウィザードで、 条件を指定せずにボタンをクリックし、をクリックします あり MicrosoftOutlookダイアログのボタン。

ヒント:基準ごとに電子メールのカテゴリを追加する必要がある場合は、対応する条件にチェックマークを付け、必要に応じて条件を構成できます。

5。 XNUMX番目のルールウィザードでは、次のようにしてください。
(1)チェックマークを付ける カテゴリカテゴリに割り当てます 内のオプション ステップ1 セクション;
(2)下線付きのテキスト「カテゴリ「中 ステップ2 セクション;
(3)[カラーカテゴリ]ダイアログが表示されます。必要に応じて、XNUMXつまたは複数のカラーカテゴリにチェックマークを付けてください。
(4)をクリックします OK ボタン;
(5)をクリックします ルールウィザードのボタン。

6。 XNUMX番目のルールウィザードで、必要に応じて例外を指定し、[ ボタン。

7。 最後のルールウィザードで、新しいルールに名前を付けます ステップ1 セクションで、必要に応じて実行オプションにチェックマークを付けます ステップ2 セクションを開き、 終了 ボタン。

注意:警告のMicrosoft Outlookダイアログが表示された場合は、をクリックしてください。 OK 先に進むためのボタン。

8。 これで、[ルールとアラート]ダイアログに戻り、[ OK ボタンをクリックして変更を保存し、閉じます。

今後、すべての送信メール(または指定した場合は基準を満たすメール)に、指定したカラーカテゴリが自動的に追加されます。
ヒント:Outlookを定期的に実行する必要があります。 Outlookが実行されていない場合、ルールは送信メールを分類しません。

4.3注意事項

カテゴリは、受信者に電子メールで送信されます。 受信者がOutlookでこれらの電子メールを受信すると、メッセージリストの電子メールの他に、閲覧ウィンドウまたはメッセージウィンドウのメッセージコンテンツの上部に色のカテゴリが表示されます。


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