メールタグ – フラグ、重要度レベル、機密度レベル、およびカテゴリ

1.1 送信前に単一のメールにフラグまたはリマインダーを追加する

メッセージウィンドウでメールを作成したり、返信したり、転送したりする際、フォローアップフラグ、カスタムフラグ、またはリマインダーを簡単にメールに追加できます。

1.1.1 送信前に単一のメールにフォローアップフラグを追加する

新しい作成、返信、または転送メッセージウィンドウでクリックします。 メッセージ > フォローアップが必要そして、必要に応じてドロップダウンメニューからフラグを選択してください。

その後、以下のスクリーンショットに示すように、メッセージヘッダーの上にフラグ情報が追加されているのが確認できます。

注意:
(1) 返信/転送メッセージが読み取りペインに埋め込まれている場合、メッセージウィンドウに返信/転送メッセージを表示するには「ポップアウト」ボタンをクリックする必要があります。

(2) このメールを送信した後、フォローアップフラグが  はメッセージリスト内の送信済みメールの横に自動的に表示され、その送信済みメールも自動的にToDoリストに追加されます。

(3) これらのフォローアップフラグは、送信者のOutlookでのみ機能します。受信者にはフォローアップフラグが届きません。

1.1.2 送信前に単一のメールにカスタムフラグまたはリマインダーを追加

現在作成中、返信中、または転送中のメールにカスタムフラグやリマインダーを追加する必要がある場合は、次の手順で行うことができます。

1新しい作成、返信、または転送メッセージウィンドウで、クリックしてください。 メッセージ > フォローアップが必要 > カスタム または リマインダーを追加 必要に応じて。

注意: 返信/転送メッセージが読み取りペインに埋め込まれている場合、まず「ポップアウト」ボタンをクリックして、返信/転送メッセージをメッセージウィンドウに表示する必要があります。

2カスタムダイアログで、 自分用にフラグを立てる セクションで、次の操作を行います：
(1) フラグ付きテキストを入力します フラグを付ける ボックス；
(2) 必要に応じて開始日と締切日を指定します。
(3) メールにリマインダーを追加する必要がある場合は、 リマインダー オプションを指定し、必要に応じてリマインダーの日付と時刻を設定します。

3. 「OK」ボタンをクリックします。

4. メールを作成して送信します。

1.2 すべての送信メールを自動的にフラグ付けする

すべての送信メールに自動的にフラグを立てる必要がある場合は、ルールを作成してそれを実現できます。

1メールビューで、クリックしてください。 ホーム > ルール > ルールとアラートの管理.

2。[ルールと通知]ダイアログで、クリックしてください 新しいルール の下に メールルール タブ。

3ルールウィザードで、クリックして強調表示 送信するメールにルールを適用する、そして 次へ ボタン。

4。2番目のルールウィザードでは、条件をチェックせず、クリックしてください。 次へ 直接。次に、表示される Microsoft Outlook ダイアログで、クリックします はい 先に進むために。

注意: 特定の条件を満たすメールにのみフラグを追加したい場合は、特定のオプションをオンにして条件を指定し、次に「次へ」ボタンをクリックします。

5。3番目のルールウィザードで：
(1) チェックを入れる 数日後にアクションのためにメッセージにフラグを立てる オプションは ステップ 1 セクション；
(2) 下線付きのテキストをクリックします 数日間のアクション に ステップ 2 セクション；
(3) 表示されたフラグメッセージダイアログで、必要なフラグ付きテキストとリマインダーの期間を指定し、クリックします。 OK;
(4) ここでルールウィザードに戻り、クリックします 次へ.

6. 4番目のルールウィザードで、[次へ] を直接クリックします。

ヒント: ここでこのルールを実行するための例外を設定できます。必要に応じて、必要なルールの例外を指定してください。

7。最後のルールウィザードで、ルールに名前を付け、実行ルールのオプションを指定して、「 終了 ボタン。

時々、Microsoft Outlookの警告ダイアログがポップアップすることがあります。[OK] ボタンをクリックして閉じてください。

8. その後、ルールとアラートのダイアログに戻り、OKをクリックして閉じます。

これから、すべての送信メールが自動的にフラグ付けされます。

ノート:
(1) Outlookを閉じた場合、このルールは送信メールにフラグを立てません。
(2) このルールは、送信者のOutlook内の送信済みアイテムにのみフラグを追加し、受信者にはフラグ情報が届きません。

2.1 1通のメールを重要としてマークする

新しいメールを作成中またはOutlookでメールに返信/転送する際、そのメールの優先度を追加または変更できます。
新しい作成、返信、または転送メッセージウィンドウで、クリックします 高重要度 または 重要度が低い 現在編集中のメールの優先度を直接設定するためのボタン。

注記：
(1) もし 高重要度 または 重要度が低い ボタンはすでに強調表示されています。このボタンを再度クリックすると、メールの重要度の優先順位を解除できます。

(2) または、アンカーをクリックすることもできます。 右下隅に タグ グループで メッセージ プロパティ ダイアログを有効にするにはタブを押して、重要度の優先順位を指定します 重要度 ドロップダウンリストを閉じ、ダイアログを終了します。

(3) ちなみに、新しい作成、返信、または転送メッセージウィンドウでは、[ファイル] > [情報] > [プロパティ] をクリックして [プロパティ] ダイアログを開き、[重要度] のドロップダウンリストから優先度を指定することもできます。

(4) 返信または転送メッセージが読み取りペインに埋め込まれている場合、クリックできます。 高重要度 または 重要度が低い ボタンは「 メッセージ タブ (作成ツール) を直接。

2.2 すべての新規メールを自動的に重要としてマークする

すべての送信メールを自動的に高優先度としてマークしたい場合は、以下の手順でOutlookのオプションを設定できます。

1. メールビューで、[ファイル] > [オプション] をクリックしてOutlookのオプションダイアログを開きます。

2Outlookのオプションダイアログで、クリックしてください。 メール 左サイドバーで、「」に移動します。 メッセージを送信 セクションで、デフォルトの重要度を指定します デフォルトの重要度レベル ドロップダウンリスト。

3. 「OK」ボタンをクリックします。

これ以降、あなたが送信するすべての新規メールと返信は、指定されたデフォルトの重要度レベルとして自動的にマークされます。ただし、転送されるメールは元のメールの重要度レベルを維持します。

2.3 注意点

受信者が異なる優先度でマークされたメールを受信すると、高優先度のメールには赤い感嘆符が付いていることがわかります。  、そして重要度の低いメールは青い下向き矢印でマークされます。 メッセージ一覧の は、以下のスクリーンショットのように表示されます。

受信者が読み取りペインまたはメッセージウィンドウでメールを読むと、上記のスクリーンショットに示されているように、メッセージヘッダーの下に重要度情報が追加されます。

3.1 メールを機密、プライベート、個人、または通常としてマークする

新しい作成、返信、または転送メッセージウィンドウでは、現在のメールの機密度ステータスを次のように簡単に設定できます。

1新しい作成、返信、または転送メッセージウィンドウで、クリックしてください。 ファイル > 情報 > プロパティ プロパティダイアログを開くため。

注意:
(1) あるいは、アンカーをクリックしてプロパティダイアログを開くこともできます。 右下隅に表示される タグ グループで メッセージ タブ。

(2) 返信または転送するメッセージが読み取りペインに埋め込まれている場合、アンカーをクリックできます。 右下隅に タグ グループで メッセージ タブ (作成ツール).

2。[プロパティ] ダイアログで、機密度のステータスを選択します 機密度 必要に応じてドロップダウンリストを選択し、ダイアログを閉じます。

現在のメールの機密度ステータスが設定されました。必要に応じて、メールを作成して送信してください。

3.2 すべての新しいメールを自動的に機密、プライベート、個人、または通常としてマーク

また、Outlookのオプションを設定して、すべての新規メールに指定された機密度ステータスを自動的に追加することもできます。

1. メールビューで、[ファイル] > [オプション] をクリックしてOutlookのオプションダイアログを開きます。

2Outlookのオプションダイアログで、クリックしてください。 メール 左サイドバーで、「 メッセージを送信 セクションで、必要に応じてデフォルトの機密度レベルを指定します。

3. 「OK」ボタンをクリックします。

これから、すべての新規メールは自動的にデフォルトの機密度ステータスに設定されます。

ヒント：返信および転送されたメールは、元のメールの機密ステータスを保持します。

3.3 注意点

1. 受信者が機密度ステータス付きのメールを受信すると、読み取りウィンドウまたはメッセージウィンドウでそのメールを読む際に、メッセージヘッダーの下に機密度ステータス情報が表示されます。

2. 機密度が「プライベート」に設定されたメッセージは、受信者の受信トレイルールによって転送またはリダイレクトされません。

また、Outlookで新規作成、返信、または転送するメールに1つまたは複数のカテゴリを追加することもできます。

4.1 メールをカテゴリ分けする

新しい作成、返信、または転送メッセージウィンドウで、次のようにメールに1つまたは複数のカテゴリを追加できます。

1新しい作成、返信、または転送メッセージウィンドウで、クリックしてください。 ファイル > 情報 > プロパティ プロパティダイアログを開くため。

ヒント:

(1) また、アンカーをクリックすることもできます。 右下隅に表示される タグ グループで メッセージ プロパティダイアログを開くにはタブを押します。

(2) 返信または転送するメッセージが読み取りウィンドウに埋め込まれている場合、アンカーをクリックできます。 右下隅に表示される タグ グループで メッセージ タブ (作成ツール) をクリックして「プロパティ」ダイアログを開きます。

2プロパティ ダイアログで、次のカテゴリを指定します: カテゴリ 必要に応じてドロップダウンリストを選択し、ダイアログを閉じます。

ヒント:
(1) から1つの色カテゴリを指定できます カテゴリ 一度にドロップダウンリストを表示し、複数のカラーカテゴリを追加する操作を繰り返します。

(2) また、クリックすることもできます カテゴリー > すべてのカテゴリ 「カラーカテゴリー」ダイアログを開きます。新しいダイアログでは、必要に応じてカテゴリを作成、名前変更、削除するか、必要であれば複数のカテゴリを一括で選択してください。

(3) プロパティダイアログで、クリックします カテゴリ > すべてのカテゴリをクリア 現在編集中のメールからすべての既存のカテゴリを削除します。
その後、必要に応じてメールを作成して送信します。

4.2 すべての新規メールを自動的に分類

場合によっては、すべての送信メールを自動的に分類したり、特定の基準に基づいて送信メールを分類する必要があるかもしれません。そのような場合は、ルールを作成することで実現できます。

1メールビューで、クリックします。 ホーム > ルール > ルールとアラートの管理.

2。[ルールと通知]ダイアログで、クリックしてください 新しいルール 下のボタン メールルール タブ。

3ルールウィザードで、クリックして強調表示します 自分が送信するメールにルールを適用する オプションをクリックし、 次へ ボタン。

4。2 番目のルールウィザードで、クリックしてください 次へ 条件を指定せずにボタンをクリックし、その後 はい Microsoft Outlook ダイアログのボタン。

ヒント: 条件に基づいてメールにカテゴリを追加する必要がある場合は、対応する条件にチェックを入れ、必要に応じて条件を設定できます。

5。3番目のルールウィザードでは、次の手順に従ってください：
(1) チェックを入れる それをカテゴリに割り当てます オプションは ステップ 1 セクション；
(2) 下線付きのテキスト「カテゴリー「」の中の ステップ 2 セクション；
(3) これで「カラーカテゴリー」ダイアログが表示されます。必要に応じて、1つまたは複数のカラーカテゴリーにチェックを入れてください。
(4) をクリックします OK ボタン
(5) をクリックします 次へ ルールウィザードのボタン。

6. 4番目のルールウィザードで、必要に応じて例外を指定し、「次へ」ボタンをクリックします。

7最後のルールウィザードで、新しいルールに名前を付けます。 ステップ 1 セクションで、必要に応じて実行オプションを設定します。 ステップ 2 セクションをクリックし、 終了 ボタン。

注意: Microsoft Outlookの警告ダイアログが表示された場合、先に進むために「OK」ボタンをクリックしてください。

8. これで「ルールと通知」ダイアログに戻ります。「OK」ボタンをクリックして変更を保存し、閉じてください。

これから、すべての送信メール（または指定した条件に合致するメール）に指定された色のカテゴリが自動的に追加されます。
ヒント：定期的にOutlookが実行されている必要があります。Outlookが実行されていない場合、ルールは送信メールをカテゴリ分けしません。

4.3 注意

カテゴリは受信者にメールと一緒に送信されます。受信者がOutlookでこれらのメールを受信すると、メッセージ一覧のメールの横にカラーカテゴリが表示され、さらに読み取りウィンドウまたはメッセージウィンドウ内のメッセージ本文の上部にも表示されます。