メールタグ – フラグ、重要度レベル、機密度レベル、およびカテゴリ

1.1 送信前に単一のメールにフラグまたはリマインダーを追加

メッセージウィンドウでメールを作成・返信・転送する際には、フォローアップフラグ、カスタムフラグ、またはリマインダーを簡単に追加できます。

1.1.1 送信前に単一のメールにフォローアップフラグを追加

新規作成、返信、または転送のメッセージウィンドウで、メッセージ > フォローアップをクリックし、必要に応じてドロップダウンメニューからフラグを選択してください。

すると、以下のスクリーンショットのように、メッセージヘッダーの上部にフラグ情報が表示されます。

ヒント：
（1）返信／転送メッセージが読み取りペインに埋め込まれている場合は、ポップアウトボタンをクリックして、メッセージウィンドウで表示してください。

（2）このメールを送信すると、フォローアップフラグがメッセージリスト内の送信済みメールの横に自動的に表示され、そのメールもタスクリストに自動追加されます。

（3）このようなフォローアップフラグは送信者のOutlook でのみ有効です。受信者にはフォローアップフラグは届きません。

1.1.2 送信前に単一のメールにカスタムフラグまたはリマインダーを追加

現在作成中、返信中、または転送中のメールにカスタムフラグやリマインダーを追加したい場合は、以下の手順に従ってください。

1。新規作成、返信、または転送のメッセージウィンドウで、メッセージ > フォローアップ > カスタムまたはリマインダーの追加を必要に応じてクリックします。

注記：返信／転送メッセージが読み取りペイン内に埋め込まれている場合は、まずポップアウトボタンをクリックし、メッセージを別ウィンドウで開く必要があります。

2。「カスタム」ダイアログで、自分用にフラグを設定セクションに移動し、以下の操作を行ってください。
（1）フラグ対象ボックスにフラグのテキストを入力します。
（2）必要に応じて、開始日と期限日を指定します。
（3）メールにリマインダーを追加する場合は、リマインダーオプションをオンにして、必要に応じてリマインダーの日付と時刻を指定します。

3。OKボタンをクリックします。

4。メールを作成して送信しましょう。

1.2 送信するすべてのメールに自動的にフラグを設定

すべての送信メールに自動的にフラグを設定したい場合は、ルールを作成すれば実現できます。

1。ホーム > ルール > ルールとアラートの管理をクリックします。

2。「ルールとアラート」ダイアログで、新しいルールをメールルールタブからクリックします。

3。ルールウィザードで、自分が送信するメッセージにルールを適用するをハイライトして、次へボタンをクリックします。

4。2 番目のルールウィザードでは、条件をチェックせずにそのまま次へをクリックします。その後表示される Microsoft Outlook のダイアログで、はいをクリックして続行してください。

注記：特定の条件を満たすメールにのみフラグを追加したい場合は、まず該当するオプションをオンにして条件を指定し、その後次へボタンをクリックしてください。

5。3 番目のルールウィザードでは、次の手順に従ってください。
（1）数日後にアクションが必要なメッセージにフラグを付けるオプションをステップ 1セクションでオンにします。
（2）数日後にアクションが必要をステップ 2セクションで下線付きテキストとしてクリックします。
（3）「メッセージにフラグを設定」ダイアログが表示されたら、必要に応じてフラグのテキストとリマインダー期間を指定し、OKをクリックします。
（4）ルールウィザードに戻ったら、次へをクリックします。

6。4 番目のルールウィザードでは、そのまま次へをクリックします。

ヒント：ここでは、このルールを適用しない例外を設定できます。必要に応じて、ルールの例外を指定してください。

7。最後のルールウィザードで、ルールに名前を付け、実行オプションを指定して、完了ボタンをクリックします。

場合によっては、Microsoft Outlook の警告ダイアログが表示されることがありますので、OKボタンをクリックして閉じてください。

8。次に、「ルールとアラート」ダイアログに戻り、OKをクリックして閉じます。

今後、送信するメールはすべて自動的にフラグが付きます。

注記：
（1）Outlook が終了している場合、このルールは送信メールにフラグを付けません。
（2）このルールは送信者のOutlook 内の[送信済みアイテム]フォルダーにのみフラグを追加するため、受信者はフラグ情報を取得できません。

2.1 メール1 通を重要としてマークする

Outlook で新規メールを作成中、またはメールに返信・転送している際に、そのメールの優先度を追加または変更できます。
新規作成、返信、または転送メッセージウィンドウで、高重要度または低重要度ボタンをクリックすれば、編集中のメールにすぐに優先度を設定できます。

注記：
（1）高重要度または低重要度ボタンがすでにハイライトされている場合は、再度クリックしてメールから重要度の設定を解除できます。

（2）別の方法として、「タグ」グループの右下隅にあるアンカータグをメッセージタブ上でクリックして「プロパティ」ダイアログを開き、重要度ドロップダウンリストから重要度を指定した後、ダイアログを閉じます。

（3）また、新規作成、返信、または転送メッセージのウィンドウで、「ファイル」＞「情報」＞「プロパティ」をクリックして「プロパティ」ダイアログを開き、「重要度」ドロップダウンリストから重要度を指定することもできます。

（4）返信または転送メッセージが読み取りウィンドウ内に埋め込まれている場合、高重要度または低重要度ボタンを、メッセージタブ（)作成ツール）から直接クリックできます。

2.2 すべての新規メールを自動的に重要としてマークする

すべての送信メールを自動的に高優先度としてマークしたい場合は、以下の手順でOutlook のオプションを設定してください。

1。ファイル>オプションをクリックして、「Outlook オプション」ダイアログを開きます。

2。「Outlook オプション」ダイアログで、左側のサイドバーからメールをクリックし、「メッセージの送信」セクションに移動して、メッセージの送信にある「既定の重要度レベル」ドロップダウンリストから、既定の重要度レベルを指定します。

3。OKボタンをクリックしてください。

今後、送信するすべての新規メールおよび返信メールは、指定した既定の重要度レベルで自動的にマークされます。ただし、転送メールは元のメールの重要度レベルをそのまま保持します。

2.3 注記

受信者が異なる優先度でマークされたメールを受信すると、高優先度のメールには赤い感嘆符、低重要度のメールには青い下向き矢印が、以下スクリーンショットのようにメッセージ一覧に表示されます。

受信者が読み取りウィンドウまたはメッセージウィンドウでメールを閲覧すると、上記スクリーンショットのように、メッセージヘッダーの直下に重要度情報が表示されます。

3.1 メッセージを「機密」「非公開」「個人的」または「通常」にマークする

新規作成、返信、または転送メッセージウィンドウで、現在のメールに機密度ステータスを簡単に設定できます。手順は次のとおりです。

1。新規作成、返信、または転送のメッセージウィンドウで、「ファイル」＞「情報」＞「プロパティ」をクリックして、「プロパティ」ダイアログを開きます。

ヒント：
（1）別途、「メッセージ」タブの「タグ」グループの右下隅にあるアンカータグをクリックすると、メッセージ「プロパティ」ダイアログが開きます。

（2）返信または転送メッセージが読み取りウィンドウ内に埋め込まれている場合、「タグ」グループの右下隅にあるアンカータグを、メッセージタブ（)作成ツール）でクリックできます。

2。「プロパティ」ダイアログで、機密度ドロップダウンリストから必要に応じて機密度ステータスを選択し、ダイアログを閉じます。

これで現在のメールに機密度ステータスが設定されました。あとは、必要に応じて作成・送信するだけです。

3.2 すべての新規メールを自動的に「機密」「非公開」「個人的」または「通常」にマークする

Outlook オプションを設定すれば、すべての新規メールに指定した機密度ステータスを自動的に追加することも可能です。

1。ファイル>オプションをクリックして、「Outlook オプション」ダイアログを開きます。

2。「Outlook オプション」ダイアログで、左側のサイドバーからメールをクリックし、「メッセージの送信」セクションに移動して、メッセージの送信時に必要に応じて既定の機密度レベルを指定します。

3。OKボタンをクリックしてください。

今後、すべての新規メールは自動的に既定の機密度ステータスが適用されます。

ヒント：返信・転送メールは、元のメールの機密度ステータスをそのまま引き継ぎます。

3.3 注記

1。受信者が機密度ステータス付きのメールを受信すると、読み取りウィンドウまたはメッセージウィンドウでメールを閲覧する際に、メッセージヘッダーの直下に機密度ステータス情報が表示されます。

2。機密度レベルが非公開に設定されたメッセージは、受信者の受信トレイルールによって転送やリダイレクトが行われません。

Outlook では、新規作成、返信、または転送するメールに、1 つまたは複数のカテゴリを簡単に追加できます。

4.1 メール1 通をカテゴリ分けする

新規作成、返信、または転送メッセージウィンドウで、メールに1 つまたは複数のカテゴリを簡単に追加できます。手順は次のとおりです。

1。新規作成、返信、または転送メッセージのウィンドウで、「ファイル」＞「情報」＞「プロパティ」をクリックして、「プロパティ」ダイアログを開きます。

ヒント：

（1）「メッセージ」タブの「タグ」グループの右下隅にあるアンカータグをクリックすると、メッセージの「プロパティ」ダイアログが開きます。

（2）返信または転送メッセージが読み取りウィンドウに埋め込まれている場合、右下隅にあるアンカーをクリックできます。タググループは、メッセージタブの作成ツールにあります（プロパティダイアログボックスを開くには）。

2。プロパティダイアログボックスで、カテゴリドロップダウンリストから必要に応じてカテゴリを指定し、ダイアログを閉じます。

ヒント：
（1）カテゴリドロップダウンリストから一度に指定できる色付きカテゴリは1 つです。複数のカラーカテゴリーを追加する場合は、この操作を繰り返してください。

（2）カテゴリ＞すべてのカテゴリをクリックすると、カラーカテゴリーダイアログボックスを開くこともできます。新しいダイアログでは、必要に応じてカテゴリの作成・名前変更・削除が可能で、複数のカテゴリを一括で選択することもできます。

（3）プロパティダイアログボックスで、カテゴリ＞すべてのカテゴリをクリアをクリックすると、現在編集中のメールからすべての既存カテゴリが削除されます。
その後、必要に応じてメールを作成・送信してください。

4.2 ですべての新規メールを自動的にカテゴリ分けする

場合によっては、送信済みメールをすべて、または特定の条件に基づいて自動的にカテゴリ分けする必要があります。そのような場合は、ルールを作成することで実現できます。

1。メールビューで、ホーム＞ルール＞ルールとアラートの管理をクリックします。

2。メールルールタブの下にある新規ルールボタンをクリックして、ルールとアラートダイアログを開きます。

3。ルールウィザードで、自分が送信するメッセージにルールを適用するオプションをハイライトし、次へボタンをクリックします。

4。2 番目のルールウィザードで、条件を指定せずに次へボタンをクリックし、Microsoft Outlook ダイアログが表示されたらはいボタンをクリックします。

ヒント：メールに条件に基づいてカテゴリを追加したい場合は、該当する条件にチェックを入れて、必要に応じて詳細を設定できます。

5。3 番目のルールウィザードで、以下の操作を行います。
（1）カテゴリ「category」を割り当てるオプションをステップ1セクションでチェックします。
（2）categoryという下線付きテキストをステップ2セクションでクリックします。
（3）カラーカテゴリーダイアログが表示されたら、必要に応じて1 つまたは複数のカラーカテゴリーにチェックを入れます。
（4）OKボタンをクリックします。
（5）ルールウィザードで次へボタンをクリックします。

6。4 番目のルールウィザードで、必要に応じて例外を指定し、次へボタンをクリックします。

7。最後のルールウィザードで、ステップ1セクションに新しいルールの名前を入力し、ステップ2セクションで必要に応じて実行オプションにチェックを入れてから、完了ボタンをクリックします。

注：Microsoft Outlook の警告ダイアログが表示されたら、OKボタンをクリックして続行してください。

8。これでルールとアラートのダイアログに戻りますので、OKボタンをクリックして変更を保存し、ダイアログを閉じてください。

これ以降、すべての送信メール（または指定した条件に該当するメール）に、自動的に指定されたカラーカテゴリーが追加されます。
ヒント：Outlook を定期的に起動しておく必要があります。Outlook が起動していないと、ルールは送信メールをカテゴリ分けしません。

4.3 に関する注意事項

メールと一緒にカテゴリも受信者に送信されます。受信者がOutlook でこれらのメールを受信すると、メッセージリスト内のメール横にカラーカテゴリが表示され、読み取りウィンドウまたはメッセージウィンドウ内のメール本文上部にも表示されます。