Outlookでメールに返信する

Outlook では、次のようにしてメールを簡単に返信できます。

読み取りウィンドウでメールを読むことに慣れている場合、メッセージ一覧から返信するメールを選択し、その後クリックしてください。 ホーム > 返信 送信者にのみ返信する場合、またはクリックしてください ホーム > 全員に返信 送信者とすべての受信者にまとめて返信します。

メッセージウィンドウでメールを読むことを好む場合、クリックできます。 メッセージ > 返信 送信者にのみ返信する場合、またはクリックして メッセージ > 全員に返信 送信者とすべての受信者に同時に返信するために使用します。

より効率的に作業を行うために、一部のユーザーはOutlookでキーボードショートカットを使用したいと考えています。同様に、Outlookでもキーボードショートカットを使ってメールを迅速に返信することもできます。

メッセージ一覧でメールを選択するか、メッセージウィンドウでメールを開いた後、次の操作ができます：
A. 押す Ctrl + R 選択されたまたは開いているメールを送信者にのみ返信するために一緒にキーを押します。
B. 押す Ctrl + シフト + R 選択されたメールまたは開いているメールを送信者およびすべての受信者に返信するために一緒にキーを押します To および CC フィールド。

デフォルトでは、メールに返信する際、返信メッセージにはインデントなしで元のメッセージが含まれます。しかし、必要に応じて返信オプションを設定し、返信の設定を変更することができます。

1. [ファイル] > [オプション] をクリックして、Outlookのオプションダイアログを開きます。

2Outlookのオプションダイアログで、クリックしてください。 メール 左サイドバーで、「 返信と転送 セクションで、オプションを選択してください メッセージに返信するとき ドロップダウンリスト。

3. 「OK」ボタンをクリックします。

注記：

(1) Outlookのオプションダイアログで「メッセージに返信するとき」のドロップダウンリストから「元のメッセージを含めない」を選択すると、返信メッセージはメッセージ内容なしで作成されます。

(2) Outlookのオプションダイアログで、「メッセージに返信するとき」のドロップダウンリストから「元のメッセージを添付ファイルとして挿入」を選択すると、返信メッセージに元のメッセージが添付ファイルとして追加されます。

(3) Outlookのオプションダイアログで「メッセージに返信するとき」のドロップダウンリストから「元のメッセージ本文を含める」を選択すると、元のメール（メッセージ本文とヘッダーの両方を含む）が返信メッセージの本文に追加されます。

(4) Outlookのオプションダイアログで、「メッセージに返信するとき」のドロップダウンリストから「元のメッセージ本文を含めてインデント」を選択すると、元のメール（メッセージヘッダーとメッセージ内容を含む）が返信メッセージの本文に左側インデントされて追加されます。

(5) Outlookのオプションダイアログで、「メッセージに返信するとき」のドロップダウンリストから「元のメッセージの各行にプレフィックスを付ける」を選択すると、元のメール（メッセージヘッダーとメッセージ内容を含む）が返信メッセージの本文に追加され、さらに内容の最も左側に青い縦線のプレフィックスも追加されます。

Outlook 2013以降、メールを直接読み取りペインで読んで返信すると、返信メッセージが自動的に読み取りペインに埋め込まれるようになりました。一部のOutlookユーザーは、返信メッセージを新しいウィンドウでポップアウトする必要があるかもしれません。このセクションでは、1つまたはすべての返信をメッセージウィンドウでポップアウトするための解決策をご紹介します。

4.1 1つの返信メッセージをポップアウト

返信メッセージが読み取りウィンドウに埋め込まれている場合、クリックできます。 ポップアウト 読み取りウィンドウの左上隅にあるボタンをクリックして、返信メッセージを新しいメッセージウィンドウで直接開きます。

4.2 すべての返信を常にポップアウト表示

また、Outlookのオプションを設定して、返信を常に新しいメッセージウィンドウで自動的に開くようにすることもできます。

1. [ファイル] > [オプション ] をクリックして、Outlookのオプションダイアログを開きます。

2Outlookのオプションダイアログで、クリックしてください。 メール 左側のバーで、「 返信と転送 セクションに移動し、チェックを入れます 返信と転送を新しいウィンドウで開く オプション。

3. 「OK」ボタンをクリックします。

これから、すべての返信メッセージはOutlookで自動的に新しいメッセージウィンドウで開かれます。

注記：
(1) もし 返信と転送を新しいウィンドウで開く オプションが有効になっている場合、すべての転送メッセージも自動的に新しいメッセージウィンドウで開かれます。
(2) メッセージウィンドウで最初にメールを開き、その後返信をクリックして返信する場合 メッセージ > 返信 または 全員に返信, 返信メッセージは直接新しいウィンドウで開きます。

時々、返信メールを他のメール（新しいメールや転送メールなど）と区別するために、返信メッセージ内の本文に異なる色やフォントサイズを設定したい場合があります。このセクションでは、その設定を行うための詳細な手順を説明します。

1. [ファイル ] > [オプション] をクリックして、Outlookのオプションダイアログを開きます。

2Outlookのオプションダイアログで、クリックしてください。 メール 左側のバーで、そしてクリックする 文房具とフォント 「button in the」 メッセージを作成する セクション。

3. 署名と文房具のダイアログで、クリックしてください フォント 「button in the」 メッセージへの返信または転送 セクション。

4フォントダイアログでは、必要に応じてフォントを設定できます。
(1) テキストを大きくしたり小さくしたりして返信するには、適切なフォントサイズを サイズ リストボックス
(2) 異なる色のテキストで返信するには、フォントの色を指定するだけです。 フォントの色 ドロップダウンリスト；
(3) また、必要に応じて他のフォントスタイルも設定できます。例：太字、斜体、下線、大文字、取り消し線など。

ヒント: フォントダイアログの「プレビュー」セクションで、指定されたすべての書式設定を直接プレビューできます。

5. 変更を保存し、すべてのダイアログを閉じるため、順に「OK」ボタンをクリックします。

これから、返信メッセージでテキストを入力すると、入力したテキストが指定された色、フォントサイズ、またはその他のフォントスタイルに自動的にフォーマットされます。スクリーンショットをご覧ください：

注意: この操作は、転送メール内のフォントスタイルとフォントの色も変更します。

一部のOutlookユーザーは、以下のスクリーンショットに示されているように、読み取りウィンドウの右側にクイックコマンドのグループがあることに気付きます。この縦棒により、メールを迅速に削除、移動、返信したり、すぐに開いたりすることができます。また、この縦棒を有効にすることで、Outlookでメールに素早く返信することもできます。

1をクリックします。 クイックアクセスツールバーのカスタマイズ 矢印 クイックアクセスツールバーで > タッチ/マウスモード.

注記:

一部のOutlookバージョンでは、 タッチ/マウスモード commonは表示されません クイックアクセスツールバーのカスタマイズ ドロップダウンメニュー。以下のように、よく使うものをクイックアクセスツールバーに追加できます：
1. クリック クイックアクセスツールバーをカスタマイズする 矢印 > その他のコマンド;
2. これで、Outlook オプション ダイアログが開かれます。 クイックアクセスツールバー 左側のバーで有効化する必要があります。 (1) 選択 すべてのコマンド から コマンドを選択 ドロップダウンリスト (2) クリックしてハイライト タッチ/マウスモード 左側のリストボックスで、 (3) クリックしてください 追加 ボタン、 (4) クリックしてください OK ボタン。

2。そして、 タッチ/マウスモード コマンドがクイックアクセスツールバーに追加されました。クリックしてください。 タッチ/マウスモード ボタン 、そして選択してください タッチ ドロップダウンメニューから。

これで、クイックコマンドのグループが読み取りウィンドウの右側に垂直に追加されました。

3メッセージ一覧で、返信するメールを選択してクリックし、 返信 ボタン 読み取りウィンドウの一番右側に表示され、次に選択します。 返信 または 全員に返信 ドロップダウンメニューから。

4. その後、返信メッセージが読み取りペインに埋め込まれます。必要に応じて作成して送信してください。

ノート:
(1) あなたはクリックすることができます タッチ/マウスモード > マウスモード クイックアクセスツールバーで、読み取りウィンドウの右側にあるクイックコモンズのグループを非表示にします。
(2) この場合、返信メッセージをポップアウトしたい場合は、 ポップアウト クイックコマンドグループのボタンをクリックして、メッセージウィンドウで開きます。

オフィスを離れている間（例えば、休暇中や昼食中など）に新しいメールがOutlookに届いた場合、自動返信を有効にすることで、これらのメールに迅速に対応することができます。

7.1 自動返信機能を使用して自動返信を送信する

Exchangeアカウントタイプの場合、Outlookで新しく受信するメールに簡単に返信するために「自動応答」機能を有効にすることができます。

1クリックしてください。 ファイル > 情報 > 自動返信.

2自動応答のダイアログでは、次の操作が必要です：
(1) チェックする 自動返信を送信 オプション；
(2) これはオプションです。チェックしてください この時間範囲内でのみ送信 オプションを指定し、必要に応じて開始時間と終了時間を設定します。
(3) 以下 自分の組織内 タブで、自動返信のメッセージ内容を入力します。

ノート：すべての受信メールに自動的に返信する必要がある場合は、有効にすることができます。 組織外 タブを確認する 自分の連絡先のみ または 組織外のすべてのユーザー 必要に応じてオプションを選択し、メッセージの内容を入力します。

3. 「OK」ボタンをクリックします。

これから、指定されたExchangeアカウントのメールフォルダーを開くと、リボンの下に横に表示されるメモが表示され、「このアカウントに対して自動返信が送信されています”。そして、我々はクリックすることができます オフにする 自動返信を直接無効にするボタンをクリックし、一番右の「x」ボタンを押してメモを非表示にします。

7.2 メールルールで自動返信を送信する

私たちが知る限り、POP3またはIMAPのメールアカウントはOutlookでの自動返信をサポートしていません。メールアカウントのタイプがPOP3またはIMAPの場合、自動返信を有効にするためにメールルールを作成することができます。

まず、自動返信ルール用のメールテンプレートを作成する必要があります。

1. 作成 ホーム > 新規メール 新しいメールを作成し、メッセージ本文に自動返信の内容を入力します。

2. 新しいメッセージ作成ウィンドウで、[ファイル] > [名前を付けて保存] をクリックします。

3「名前を付けて保存」ダイアログで、テンプレートの名前を入力し、選択してください。 Outlook テンプレート から 保存するタイプ ドロップダウンリストをクリックし、 保存 ボタン。

これで自動返信テンプレートが作成されました。次に、自動返信ルールを作成します。

4をクリック ホーム > ルール > ルールとアラートの管理.

5。[ルールと通知]ダイアログで、次の項目の下に メールルール タブをクリックします 新しいルール ボタン。

6。ルールウィザードで、クリックして強調表示する 受信したメールにルールを適用する オプションをクリックし、 次へ ボタン。

7。2番目のルールウィザードで、受信したメールをフィルタリングする条件を指定します（私の場合、私は「 自分だけに送信されたメール オプション）、そしてクリックする 次へ ボタン。

8。3番目のウィザードで、チェックを入れてください 特定のテンプレートを使用して返信 「option in the」 ステップ 1 セクションに移動し、下線付きのテキストをクリックします 特定のテンプレート に ステップ 2 セクション。

9。開く「返信テンプレートの選択」ダイアログで、選択してください ファイルシステム内のユーザーテンプレート から 検索対象 ドロップダウンリストをクリックして、先ほど作成した自動返信テンプレートを選択し、クリックします。 開く ボタン。

10. 画面が3番目のルールウィザードに戻ったら、[次へ] ボタンをクリックします。

11. 4番目のルールウィザードで、必要に応じて例外を指定するか、例外を設定せずに「次へ」ボタンをクリックします。

12。最後のルールウィザードで、ルールに名前を付ける ステップ 1 ボックスで、必要に応じて実行オプションをオンにしてください ステップ 2 セクションをクリックし、 終了 ボタン。

13. 表示された Microsoft Outlook の警告ダイアログで、[OK] ボタンをクリックして続行します。

14. その後、ルールとアラートのダイアログに戻ります。新しく作成された自動返信ルールがチェックされていることを確認し、OKボタンをクリックしてダイアログを閉じてください。

これから、特定の条件を満たすすべての新着メールが、設定された返信テンプレートで自動的に返信されます。

7.3 第三者アドインによる自動返信の送信

このセクションでは、サードパーティのアドイン「Kutools for Outlook」を紹介します。これを使用すると、メールアカウントの種類に関係なく、1つまたは複数のメールアカウントに対して事前に設定された返信内容で自動返信を簡単に有効にすることができます！

1。インストール後は Kutools for Outlook、クリック Kutools > 返信 > 自動返信の管理 Outlook で。

2自動返信マネージャーのダイアログでは、次のように操作できます。
(1) 自動返信を有効にするメールアカウントにチェックを入れます。
(2) で 自動返信の件名プレフィックス ボックスに、元のメールの件名の前に追加される単語を入力します。
(3) で 自動返信テキスト ボックスに自動返信の内容を入力します。

3. 「OK」ボタンをクリックします。これで、指定されたメールアカウントに対して自動返信機能が有効になります。今後、これらのメールアカウントに新しいメールが届くと、指定された返信内容で自動的に返信されます。

注意: 自動返信機能は、Kutools > 返信 > 自動返信を有効にする を再度クリックすることで簡単に無効にできます。

Outlookでメールに返信する際、元のメールの添付ファイルはデフォルトでは返信メッセージに追加されません。返信メッセージに添付ファイルを残すには、サードパーティのアドインを使用するか、貼り付け機能を使って対応できます。

8.1 添付ファイルをコピーして貼り付けで返信

Outlookで添付ファイル付きで返信するには、元のメールからすべての添付ファイルをコピーし、返信メッセージに貼り付けることができます。

1. 読み取りウィンドウで返信するメールをクリックして開きます。

2。添付ファイルのいずれかを右クリックし、選択してください すべて選択 コンテキストメニューから。

3. これらの選択された添付ファイルをコピーするために、Ctrl + C キーを押します。

4. [ホーム] をクリックし、[返信] または [全員に返信] を選択してメールに返信します。

5。これで返信メッセージが開きます。メッセージ本文にカーソルを置き、押してください。 Ctrl + V キーを押して添付ファイルを貼り付けます。すると、すべての添付ファイルが添付バーに追加されたことが確認できます。

6. 返信メッセージを作成し、必要に応じて送信します。

8.2 第三者アドインによる添付ファイル付き返信

サードパーティのアドインであるKutools for Outlookを使用して、Outlookで元のメールのすべての添付ファイルを残したまま、迅速にメールに返信することもできます。

1. 返信するメールを選択し、クリックします Kutools > 返信 > 添付ファイル付きで返信 または 全員に返信（添付ファイル付き）.

2. その後、返信メッセージが元のメールのすべての添付ファイルを保持した状態で開きます。返信メッセージを作成し、必要に応じて送信してください。

全員に返信機能を使用して送信者や他の受信者にメールを返信する際、自分のメールアドレスが返信メッセージの受信者に含まれていません。ここでは、自分を含む全員に返信するための2つの解決策を紹介します。

9.1 自分を含む全員にメールルールで返信

Outlookで問題を簡単に解決するために、常に自分自身に返信をCcするメールルールを作成できます。

1をクリック ホーム > ルール > ルールとアラートの管理.

2。[ルールと通知]ダイアログで、以下の内容の下に メールルール タブをクリックします 新しいルール ボタン。

3ルールウィザードで、クリックして強調表示します。 自分が送信するメールにルールを適用する オプションをクリックし、 次へ ボタン。

4。2番目のルールウィザードで、 件名に特定の単語を含む オプションは ステップ 1 セクションに移動し、下線付きのテキストをクリックします 特定の単語 に ステップ 2 セクション。

5. 表示された「検索テキスト」ダイアログに、入力してください。 件名: 最初のボックスで、クリックしてください 追加 ボタンをクリックしてから、「 OK ボタン。スクリーンショットをご覧ください：

6. その後、2番目のルールウィザードに戻り、次へボタンをクリックします。

7。3番目のルールウィザードで、 メッセージを個人または公開グループにCCで送信 オプションは ステップ 1 セクションをクリックし、下線付きのテキストをクリックします 個人または公開グループ に ステップ 2 セクション。

8. 表示された「Rule Address」ダイアログに、私たちのメールアドレスを入力してください。 To ボックスをクリックし、 OK ボタン。

ヒント:
(1) 複数の連絡先に返信をCCする必要がある場合は、これらの連絡先のメールアドレスを入力し、セミコロンで区切ります。
(2) また、連絡先を選択してクリックし、その後クリックする To これらの連絡先を受信者として追加するためのボタン。

9. その後、3番目のルールウィザードに戻り、次に進むために「次へ」ボタンをクリックします。

10. 4番目のルールウィザードで、必要に応じて例外を指定するか指定しないかを選択し、次へボタンをクリックします。

11これで最後のルールウィザードが開きます。次のように操作できます：
(1) 新しいルールの名前を入力します ステップ 1 ボックス；
(2) で ステップ 2 セクションで、必要に応じて実行オプションを確認します。
(3) をクリックします 終了 ボタン。

12. 表示された Microsoft Outlook の警告ダイアログで、[OK] ボタンをクリックします。

13. その後、ルールとアラートのダイアログに戻ります。新しいメールルールがチェックされていることを確認し、[OK]ボタンをクリックしてダイアログを閉じてください。

これから、私たちが送信するすべての返信は、自動的に自分自身にCCされます。

ノート:
(1) このルールは、全受信者に返信する場合だけでなく、送信者にのみ返信する場合にもCC返信を適用します。
(2) Outlookに複数のメールアカウントがある場合でも、ルールはどのメールアカウントにメールが残っているかを識別できず、指定されたメールアカウントにのみ返信をCCします。

9.2 私を含む全員に驚きのツールで返信

サードパーティのアドインであるKutools for Outlookを使用して、「全員に返信」時に自分を含める機能を有効にし、返信メッセージで常に自分のメールアドレスをToの受信者として追加することもできます。

1。インストール後 Kutools for Outlook、クリック Kutools > オプション.

2。これで「オプション」ダイアログが表示されます。「有効」にするには 返信 タブで、チェックを入れる 全員に返信する際に自分を含める オプションをクリックし、 OK ボタン。

今後、メールを選択して「ホーム」→「全員に返信」をクリックすると、返信メッセージに私たちのメールアドレスが自動的にTo（宛先）に追加されます。

注意：Outlookに複数のメールアカウントがある場合、現在返信しているメールが存在するメールアカウントのみが、返信メッセージのTo（宛先）に追加されます。

通常、異なるメッセージ形式でメールを受信しますが、返信はデフォルトで元のメールのメッセージ形式を継承します。ただし、1通の返信メッセージのメッセージ形式を変更したり、常に固定のメッセージ形式でメールに返信したりすることもできます。これらの問題については他のトピックで説明されており、詳細情報は対応するリンクをクリックしてご覧ください。

10.1 1つの返信メッセージのメッセージ形式を変更する:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a2

10.2 常にプレーンテキスト形式で返信する：
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a5

10.3 常にHTML形式で返信する：
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a6

私たちが知っている限りでは、メールアカウントごとに異なる署名を指定でき、新規メールや返信/転送に対しても異なる署名を指定することもできます。詳細情報を見るには、下のハイパーリンクをクリックしてください。
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/email-signatures.html#insert-automatically