Outlook でメールを返信する

Outlook なら、メールへの返信がこんなに簡単です。

リーディングペインでメールを読む習慣がある方は、メッセージ一覧から返信したいメールを選択し、ホーム>返信をクリックして送信者のみに返信するか、ホーム>全員に返信をクリックして送信者とすべての受信者に一斉に返信できます。

メッセージウィンドウでメールを読むのがお好みなら、メッセージ>返信をクリックして送信者のみに返信するか、メッセージ>全員に返信をクリックして送信者とすべての受信者に一斉に返信できます。

より効率的に作業したいユーザーの多くは、Outlook でキーボードショートカットを活用しています。Outlook では、これらのショートカットを使ってメールに素早く返信することも可能です。

メッセージ一覧でメールを選択するか、メッセージウィンドウでメールを開いた後、以下の操作が可能です。
A。Ctrl+Rキーを同時に押すと、選択中または開いているメールの送信者のみに返信できます。
B。Ctrl+Shift+Rキーを同時に押すと、選択中または開いているメールの送信者およびToとCcフィールド内のすべての受信者に返信できます。

既定では、メールに返信する際に元のメッセージがインデントなしで返信本文に含まれますが、必要に応じて返信オプションをカスタマイズし、返信設定を変更することも可能です。

1。ファイル>オプションをクリックして、Outlook オプションダイアログボックスを開きます。

2。 Outlook オプションダイアログボックスで、左側のサイドバーからメールをクリックし、返信と転送セクションに移動して、メッセージに返信するときのドロップダウンリストからオプションを選択します。

3。OKボタンをクリックします。

注：

(1) Outlook オプションダイアログボックスで、メッセージに返信するときのドロップダウンリストから元のメッセージを含めないを選択すると、返信メッセージには本文がまったく含まれません。

(2) Outlook オプションダイアログボックスで、元のメッセージを添付するをメッセージに返信するときのドロップダウンリストから選択すると、元のメッセージが添付ファイルとして返信に自動的に追加されます。

(3) Outlook オプションダイアログボックスで、メッセージに返信するときのドロップダウンリストから元のメッセージのテキストを含めるを選択すると、元のメール（本文とヘッダーの両方）が返信メッセージの本文に挿入されます。

(4) Outlook オプションダイアログボックスで、メッセージに返信するときドロップダウンリストから元のメッセージのテキストを含めてインデントするを選択すると、元のメール（ヘッダーと本文を含む）が返信メッセージの本文に左インデント付きで挿入されます。

(5) Outlook オプションダイアログボックスで、メッセージに返信するときドロップダウンリストから元のメッセージの各行の先頭にプレフィックスを付けるを選択すると、元のメール（ヘッダーと本文を含む）が返信メッセージの本文に挿入され、さらにその内容の最も左側に青色の垂直線が追加されます。

Outlook 2013 以降では、リーディングペインでメールを直接読み・返信すると、返信メッセージが自動的にリーディングペイン内に埋め込まれます。一部のOutlook ユーザーは、返信を新しいウィンドウでポップアウト表示する必要があります。ここでは、個別またはすべての返信をメッセージウィンドウでポップアウトする方法をご紹介します。

4.1 返信メッセージを1 件だけポップアウトする

返信メッセージがリーディングペイン内に埋め込まれている場合は、リーディングペインの左上隅にあるポップアウトボタンをクリックして、返信メッセージを新しいメッセージウィンドウで直接開くことができます。

4.2 返信を常に新しいウィンドウで開く

Outlook のオプションを設定すれば、返信を常に新しいメッセージウィンドウで自動的に開くようにできます。

1。「ファイル」をクリックし、「ファイル」>「オプション」をクリックして、Outlook オプションダイアログボックスを開きます。

2。Outlook オプションダイアログボックスで、左側のバーから「メール」をクリックし、「返信と転送」セクションに移動して、「返信と転送を新しいウィンドウで開く」オプションにチェックを入れます。返信と転送を新しいウィンドウで開くオプション。

3。「OK」ボタンをクリックします。OKボタン。

これ以降、Outlook ではすべての返信メッセージが自動的に新しいメッセージウィンドウで開かれるようになります。

注：
(1)「返信と転送を新しいウィンドウで開く」オプションが有効になっている場合、転送メッセージもすべて自動的に新しいメッセージウィンドウで開かれます。返信と転送を新しいウィンドウで開くオプションが有効になっていると、転送されたメッセージもすべて自動的に新しいメッセージウィンドウで開かれます。
(2) メッセージウィンドウでまずメールを開き、「メッセージ」>「返信」または「全員に返信」をクリックして返信すると、返信メッセージが直接新しいウィンドウで開かれます。メッセージ>返信または全員に返信をクリックして返信すると、返信メッセージが直接新しいウィンドウで開かれます。

返信メールを他のメール（例：新規メール）や転送メールと区別するために、返信メッセージ内のテキストに異なる色やフォントサイズを設定したい場合があります。このセクションでは、その設定方法を詳しく説明します。

1。「ファイル」>「オプション」をクリックして、Outlook オプション ダイアログ ボックスを開きます。ファイル>オプションをクリックして、Outlook オプション ダイアログ ボックスを開きます。

2。Outlook のオプションダイアログボックスで、左側のバーから「メール」をクリックし、「作成メッセージ」セクションにある「定型句とフォント」ボタンをクリックします。

3。「署名と定型句」ダイアログボックスで、「返信または転送メッセージ」セクションの「フォント」ボタンをクリックします。フォント「返信または転送メッセージ」セクションの返信または転送メッセージボタン。

4。「フォント」ダイアログボックスで、必要に応じてフォントをカスタマイズできます。
(1) より大きな文字または小さな文字で返信するには、「サイズ」リストボックスから適切なフォントサイズを選択します。
(2) 異なる色の文字で返信するには、「フォント色」ドロップダウンリストから目的の色を指定します。
(3) 太字、イタリック、下線、大文字、取り消し線など、その他のフォントスタイルも必要に応じて設定できます。

ヒント：「フォント」ダイアログボックスのプレビューセクションで、指定したすべての書式が適用されたテキストを直接プレビューできます。

5。変更を保存し、すべてのダイアログボックスを閉じるには、OKボタンを順にクリックしてください。

これ以降、返信メッセージにテキストを入力すると、入力されたテキストは指定された色、フォントサイズ、またはその他のフォントスタイルに自動的に書式設定されます。スクリーンショットをご覧ください。

注：この操作を行うと、転送メールのフォントスタイルおよびフォント色も変更されます。

一部のOutlook ユーザーは、以下に示すスクリーンショットのように、読み取りペインの右側に縦長のクイックコマンドバーが表示されることに気づいています。このバーを使えば、メールを素早く削除・移動・返信・開封できます。Outlook でこの縦長のバーを有効にすれば、メールへの迅速な返信も可能です。

1。クイックアクセスツールバーの「カスタマイズ」矢印をクリックし、「タッチ/マウスモード」を選択します。カスタマイズクイックアクセスツールバー矢印クイックアクセスツールバーの >タッチ/マウスモード。

注：

一部のOutlook バージョンでは、「タッチ/マウスモード」コマンドが「クイックアクセスツールバーのカスタマイズ」ドロップダウンメニューに表示されないことがあります。その場合は、以下の手順でクイックアクセスツールバーにこのコマンドを追加できます。タッチ/マウスモードコマンドが「クイックアクセスツールバーのカスタマイズ」ドロップダウンメニューに表示されないことがあります。以下の手順でクイックアクセスツールバーに追加できます。
1. 「カスタマイズクイックアクセスツールバー」矢印「その他のコマンド」をクリックします。
2. これにより、Outlook オプションダイアログボックスが開き、左側のバーで「クイックアクセスツールバー」が選択された状態になります。ここで、(1)「コマンドの選択元」ドロップダウンリストから「すべてのコマンド」を選択し、(2) 左側のリストボックスで「タッチ/マウスモード」をクリックして選択し、(3)「追加」ボタンをクリックし、(4)「OK」ボタンをクリックします。

2。すると、「タッチ/マウスモード」コマンドがクイックアクセスツールバーに追加されます。「タッチ/マウスモード」ボタンをクリックし、ドロップダウンメニューからタッチを選択します。

これにより、一連のクイックコマンドが読込ペインの右側に縦方向に追加されます。

3。メッセージ一覧で返信したいメールを選択し、読込ペインの最右端にある「返信」ボタンをクリックして、ドロップダウンメニューから「返信」または「全員に返信」を選択します。

4。すると、返信メッセージが読み込みペイン内に埋め込まれます。必要に応じて作成・送信してください。

注：
(1) クイックアクセスツールバーで「タッチ/マウスモード」>「マウスモード」をクリックすると、読込ペインの右側にあるクイックコマンドのグループを非表示にできます。
(2) この場合、返信メッセージをポップアウトしたいときは、クイックコマンドグループの「ポップアウト」ボタンをクリックして、メッセージウィンドウで開いてください。

私たちが不在勤務（例：休暇中、昼食中など）のときに新規メールがOutlook に届いた場合、自動返信を有効にして、これらのメールにタイムリーに対応できます。

7.1 自動返信機能で自動返信を送信する

Exchange アカウントをご利用の場合、Outlook で新着メールにすぐ返信できるよう、「自動返信」機能を有効にできます。

1。「ファイル」>「情報」>「自動返信」をクリックします。ファイル>情報>自動返信。

2。「自動返信」ダイアログボックスで、以下の操作を行ってください。
(1) 「自動返信を送信する」オプションをオンにします。
(2) この設定は任意です。「次の期間のみ送信する時間範囲」オプションをオンにして、必要に応じて開始時刻と終了時刻を指定してください。
(3) 「組織内」タブで、自動返信のメッセージ本文を入力してください。

注記：すべての受信メールに自動返信する場合は、「組織外」タブを有効にして、必要に応じて「自分の連絡先のみ」または「組織外のすべての人」のいずれかを選択し、メッセージ本文を入力してください。

3。「OK」ボタンをクリックしてください。

これ以降、指定された Exchange アカウントのメールフォルダーを開くと、リボンの下に横長の通知が表示され、「このアカウントに対して自動返信が送信されています」と案内されます。この通知にある「無効にする」ボタンをクリックすれば、すぐに自動返信をオフにでき、右端の×ボタンをクリックすると通知を非表示にできます。

7.2 メールルールで自動返信を送信する

ご存じの通り、POP3 または IMAP メールアカウントはOutlook で自動返信をサポートしていません。お使いのメールアカウントタイプが POP3 または IMAP の場合、メールルールを作成することでOutlook で自動返信を有効にできます。

まず、自動返信ルール用のメールテンプレートを作成する必要があります。

1。「ホーム > 新規メール」を選択して新規メールを作成し、メッセージ本文に自動返信の内容を入力します。

2。新規作成中のメッセージウィンドウで、「ファイル」→「名前を付けて保存」をクリックします。

3。「名前を付けて保存」ダイアログボックスで、テンプレートの名前を入力し、「Outlook テンプレート」を「保存形式」ドロップダウンリストから選択して、「保存」ボタンをクリックします。

これで自動返信テンプレートが作成されました。次に自動返信ルールを作成できます。

4。「ホーム > ルール > ルールとアラートの管理」をクリックします。

5。「ルールとアラート」ダイアログボックスで、「メールルール」タブにある「新しいルール」ボタンをクリックします。

6。ルールウィザードで、「受信したメッセージにルールを適用する」オプションをハイライトして、「次へ」ボタンをクリックします。

7。2 番目のルールウィザードで、受信メールをフィルターする条件を指定します（ここでは「)自分宛のみ」オプションをオンにしています）。「次へ」ボタンをクリックしてください。

8。3 番目のウィザードで、「特定のテンプレートを使用して返信する」オプションをステップ1セクションでオンにし、ステップ2セクションで特定のテンプレート（下線付きテキスト）をクリックします。

9。「返信テンプレートの選択」ダイアログボックスで、「ファイルシステム内のユーザーテンプレート」を参照先ドロップダウンリストから選択し、先ほど作成した自動返信テンプレートを選んで「開く」ボタンをクリックします。

10。3 番目のルールウィザードに戻ったら、「次へ」ボタンをクリックします。

11。4 番目のルールウィザードで、必要に応じて例外を指定するか、「次へ」ボタンをクリックして先に進んでください。

12。最後のルールウィザードで、ステップ1のボックスにルール名を入力し、ステップ2のセクションで必要に応じて実行オプションをオンにして、「完了」ボタンをクリックしてください。

13。表示される Microsoft Outlook の警告ダイアログで、「OK」ボタンをクリックして先に進みましょう。

14。その後、「ルールとアラート」ダイアログボックスに戻り、新しく作成した自動返信ルールが有効になっていることを確認して、「OK」ボタンをクリックし、ダイアログを閉じます。

これ以降、指定された条件を満たすすべての新着メールに対して、事前に設定した返信テンプレートで自動返信されます。

7.3 サードパーティ製アドインで自動返信を送信する

このセクションでは、サードパーティ製アドイン「Kutools for Outlook」をご紹介します。このアドインを使えば、メールアカウントの種類を問わず、1 つまたは複数のアカウントに対して、あらかじめ設定した返信文で簡単に自動返信を有効化できます。

1。Kutools for Outlookをインストール後、Outlook で「Kutools > 返信 > 自動返信の管理」をクリックします。

2。自動返信の管理ダイアログボックスで、以下の操作を行います。
(1) 自動返信を有効にするメールアカウントをオンにします。
(2) 「自動返信件名の接頭辞を削除する」ボックスに、元のメール件名の前に追加する文字列を入力します。
(3) 「自動返信テキスト」ボックスに、自動返信メッセージを入力します。

3。「OK」ボタンをクリックすると、指定されたメールアカウントで自動返信機能が有効になります。これ以降、これらのアカウントに新着メールが届くたび、設定した内容が自動で返信されます。

注記：自動返信機能は、「Kutools > 返信 > 自動返信を有効にする」を再度クリックするだけで、簡単に無効にできます。

Outlook でメールに返信する際、元のメールに添付されているファイルは、デフォルトでは返信メッセージに含まれません。返信メッセージに添付ファイルを残すには、サードパーティ製アドインまたは貼り付け機能を使用できます。

8.1 コピー＆ペーストによる【Attachment】付きで返信

Outlook で【Attachment】付きで返信するには、元のメールからすべての添付ファイルをコピーし、返信メッセージに貼り付けます。

1。返信するメールを読み取りウィンドウで開きます。

2。いずれかの添付ファイルを右クリックし、コンテキストメニューから「すべて選択」を選択してください。

3。Ctrl+Cキーを押して、選択した添付ファイルをコピーします。

4。ホーム＞返信または全員に返信をクリックして、メールに返信してください。

5。返信メッセージが開いたら、メッセージ本文内にカーソルを置き、Ctrl+Vキーを押して添付ファイルを貼り付けましょう。すると、すべての添付ファイルが添付バーに追加されていることを確認できます。

6。返信メッセージを作成し、必要に応じて送信しましょう。

8.2 サードパーティ製アドインを使用して添付ファイル付きで返信する

Outlook で元のメールの添付ファイルをすべてそのまま保持したうえで素早く返信したいなら、サードパーティ製アドインのKutools for Outlookも活用できます。

1。返信したいメールを選択し、Kutools>返信>添付ファイル付きで返信または添付ファイル付きで全員に返信をクリックします。

2。すると、元のメールの添付ファイルをすべて保持したまま返信メッセージが開きます。返信を作成し、必要に応じて送信してください。

「全員に返信」機能を使って送信者や他の受信者にメールを返信する際、自分のメールアドレスが返信先に含まれないことがあります。ここでは、自分自身も含めて全員に確実に返信するための2 つの解決策をご紹介します。

9.1 メールルールを使用して自分自身を含めて全員に返信する

Outlook で、自分自身に常に返信を Cc するメールルールを作成することで、この問題を簡単に解決できます。

1。「ホーム > ルール > ルールとアラートの管理」をクリックします。

2。「ルールとアラート」ダイアログで、「メールルール」タブ下の「新しいルール」ボタンをクリックします。

3。「ルールウィザード」で、「送信したメッセージにルールを適用する」オプションを選択し、「次へ」ボタンをクリックします。

4。「ルールウィザード」の2 番目の画面で、「件名に特定の単語を含む」オプションを「手順 1」セクションでチェックし、次に「特定の単語」という下線付きテキストを「手順 2」セクションでクリックします。

5。表示された「検索テキスト」ダイアログで、最初のボックスに「RE:」と入力し、「追加」ボタンをクリックした後、「OK」ボタンをクリックしてください。スクリーンショットを参照してください：

6。その後、2 番目の「ルールウィザード」に戻り、「次へ」ボタンをクリックします。

7。「ルールウィザード」の3 番目のステップで、「メッセージを特定のユーザーまたは公開グループに Cc する」オプションを「手順 1」セクションでチェックし、「特定のユーザーまたは公開グループ」という下線付きテキストを「手順 2」セクションでクリックしてください。

8。表示された「ルールアドレス」ダイアログで、宛先ボックスにご自身のメールアドレスを入力し、「OK」ボタンをクリックしてください。

ヒント：
（1）複数の連絡先に返信を Cc する必要がある場合は、メールアドレスをセミコロンで区切って入力してください。
（2）連絡先をクリックして選択し、「宛先」ボタンをクリックすれば、これらの連絡先を受信者として簡単に追加できます。

9。その後、3 番目の「ルールウィザード」に戻り、「次へ」ボタンをクリックして先に進みます。

10。4 番目の「ルールウィザード」で、必要に応じて例外を指定するか、指定せずに「次へ」ボタンをクリックします。

11。最後に「ルールウィザード」が開きます。以下の手順で操作してください。
（1）「手順 1」ボックスに、新しいルールの名前を入力します。
（2）「手順 2」セクションで、必要に応じて実行オプションをチェックします。
（3）「完了」ボタンをクリックします。

12。表示された Microsoft Outlook の警告ダイアログで、「OK」ボタンをクリックしてください。

13。「ルールとアラート」ダイアログに戻り、新規メールルールがチェックされていることを確認してから、「OK」ボタンをクリックし、ダイアログを閉じます。

これ以降、送信するすべての返信メールが自動的に自分自身に Cc されます。

注記：
（1）このルールは、送信者のみに返信する場合だけでなく、全員に返信する場合にも適用され、返信を Cc します。
（2）Outlook に複数のメールアカウントが設定されていても、このルールはメールがどのアカウントに属しているかを識別できないため、指定したメールアカウントのみに返信を Cc します。

9.2 高機能ツールを使用して自分自身を含めて全員に返信する

サードパーティ製のアドイン「Kutools for Outlook」を使えば、「「全員に返信」機能を使用する際に自分自身を含める」設定を有効にして、返信メッセージの宛先に常に自分のメールアカウントを自動追加することも可能です。

1。Kutools for Outlookをインストール後、「Kutools > オプション」をクリックします。

2。「オプション」ダイアログが表示されたら、「返信」タブをクリックし、「「全員に返信」機能を使用する際に自分自身を含めます」のチェックボックスをオンにしてから、「OK」ボタンをクリックします。

これ以降、メールを選択して「ホーム > 全員に返信」をクリックすると、返信メッセージの宛先に自動的に自分のメールアドレスが追加されます。

注記：Outlook に複数のメールアカウントが設定されている場合、返信対象のメールが属するアカウントのみが、返信メッセージの宛先に自動的に追加されます。

通常、さまざまなメッセージ形式のメールを受信しており、返信メールはデフォルトで元のメールのメッセージ形式を継承します。ただし、個別の返信メッセージのメッセージ形式を変更したり、常に固定のメッセージ形式でメールに返信したりすることも可能です。これらの内容については他のトピックで説明されていますので、詳細情報を得るには対応するリンクをクリックしてください：

10.1 返信メッセージの形式を1 通だけ変更する方法：
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a2

10.2 常にプレーンテキスト形式で返信する方法：
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a5

10.3 常に HTML 形式で返信する方法：
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a6

ご存じのとおり、メールアカウントごとに異なる署名を設定でき、さらに新規メールと返信／転送でそれぞれ別の署名を使うことも可能です。詳しくは、以下のハイパーリンクをクリックしてご確認ください：
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/email-signatures.html#insert-automatically