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Outlookでメールに返信する

一般的に、メールを選択してクリックするだけで簡単に返信できます ホーム > 返信 or 全員に返信 Outlookで。 ただし、返信に元のメールの添付ファイルを残す、自分自身を含むすべてに返信する、異なる色の小さい/大きいフォントで自動的に返信するなど、特別な方法で返信する必要がある場合があります。ここでは、このチュートリアルで解決策を示します。これらの問題をXNUMXつずつ。

コンテンツの表

Note:このページで紹介する方法は、Windows2019のMicrosoftOutlook 10デスクトッププログラムに適用されます。また、手順は、MicrosoftOutlookのバージョンとWindows環境によって大幅に異なる場合があります。


1.返信または全員に返信

Outlookでは、次のように簡単にメールに返信できます。

閲覧ウィンドウでメールを読むことに慣れている場合は、メッセージリストで返信するメールを選択し、[ ホーム > 返信 送信者のみに返信するには、またはをクリックします ホーム > 全員に返信 送信者とすべての受信者に一緒に返信します。

メッセージウィンドウでメールを読みたい場合は、をクリックしてください。 お問い合わせ内容 > 返信 送信者のみに返信するには、またはをクリックします お問い合わせ内容 > 全員に返信 送信者とすべての受信者に同時に返信します。


2.キーボードショートカットで返信する

より効率的に作業するために、一部のユーザーはOutlookでキーボードショートカットを適用したいと考えています。 キーボードショートカットを使用して、Outlookでメールにすばやく返信することもできます。

メッセージリストで電子メールを選択するか、メッセージウィンドウで電子メールを開くと、次のことができます。
A。 押す Ctrlキー + R 選択したメールまたは開封メールを送信者にのみ返信するためのキー。
B。 押す Ctrlキー + シフト + R 選択したメールまたは開封メールを送信者とのすべての受信者に返信するために一緒にキーを押します > Cc フィールド。


3.一般的な返信設定

デフォルトでは、電子メールに返信する場合、返信メッセージにはインデントなしの元のメッセージが含まれます。 ただし、必要に応じて、返信オプションを構成したり、返信設定を変更したりできます。

1に設定します。 OK をクリックします。 File > オプション [Outlookのオプション]ダイアログを開きます。

2。 [Outlookのオプション]ダイアログで、[ Mail 左側のサイドバーで、 返信と転送 セクションをクリックし、からオプションを選択します メッセージに返信するとき ドロップダウンリスト。

3。 クリック OK

注意:

(1)選択した場合 元のメッセージを含めない メッセージに返信するとき [Outlookのオプション]ダイアログのドロップダウンリストでは、メッセージの内容なしで返信メッセージが作成されます。

(2)選択した場合 元のメッセージを添付する メッセージに返信するとき [Outlookオプション]ダイアログのドロップダウンリストでは、元のメッセージが返信メッセージの添付ファイルとして追加されます。

(3)選択した場合 元のメッセージテキストを含める メッセージに返信するとき [Outlookオプション]ダイアログのドロップダウンリストで、元の電子メール(メッセージ本文とメッセージヘッダーの両方を含む)が返信メッセージのメッセージ本文に追加されます。

(4)選択した場合 元のメッセージテキストを含めてインデントする メッセージに返信するとき [Outlookオプション]ダイアログのドロップダウンリストでは、元の電子メール(メッセージヘッダーとメッセージコンテンツを含む)が、左インデントで返信メッセージのメッセージ本文に追加されます。

(5)選択した場合 元のメッセージの各行にプレフィックスを付ける メッセージに返信するとき [Outlookオプション]ダイアログのドロップダウンリストでは、元の電子メール(メッセージヘッダーとメッセージコンテンツを含む)が返信メッセージのメッセージ本文に追加され、コンテンツの左端に接頭辞の青い縦線も追加されます。


4.返信をポップアウトします

Outlook 2013以降、閲覧ウィンドウでメールを直接読んで返信すると、返信メッセージが閲覧ウィンドウに自動的に埋め込まれます。 一部のOutlookユーザーは、新しいウィンドウに返信メッセージを表示する必要がある場合があります。 ここでは、このセクションでは、メッセージウィンドウにXNUMXつまたはすべての返信をポップアウトするためのソリューションを示します。

4.1返信メッセージをXNUMXつポップアウトする

返信メッセージが閲覧ウィンドウに埋め込まれている場合は、 飛び出る 閲覧ウィンドウの左上隅にあるボタンをクリックして、新しいメッセージウィンドウで返信メッセージを直接開きます。

4.2常にすべての返信をポップアウトする

Outlookオプションを構成して、新しいメッセージウィンドウに常に返信を自動的にポップアウトすることもできます。

1に設定します。 OK をクリックします。 File > オプション [Outlookのオプション]ダイアログを開きます。

2。 [Outlookのオプション]ダイアログで、[ Mail 左側のバーで、 返信と転送 セクション、およびチェックマーク 返信を開き、新しいウィンドウで転送します オプションを選択します。

3。 クリック OK

今後、すべての返信メッセージはOutlookの新しいメッセージウィンドウで自動的に開かれます。

注意:
(1) 返信を開き、新しいウィンドウで転送します オプションを有効にすると、すべての転送メッセージが新しいメッセージウィンドウでも自動的に開かれます。
(2)最初にメッセージウィンドウでメールを開いた場合は、をクリックして返信します お問い合わせ内容 > 返信 or 全員に返信、返信メッセージが新しいウィンドウで直接開きます。


5.小さい/大きいフォントまたは異なるフォントの色で返信する

新しいメールや転送メールなど、他のメールとの返信を区別するために、返信メッセージのメッセージテキストに異なる色やフォントサイズを設定したい場合があります。 このセクションでは、それを実行するための詳細なガイダンスを示します。

1に設定します。 OK をクリックします。 File > オプション [Outlookのオプション]ダイアログを開きます。

2。 [Outlookのオプション]ダイアログで、[ Mail 左側のバーで、をクリックします 文房具とフォント ボタンの メッセージを作成する のセクションから無料でダウンロードできます。

3。 [署名とひな形]ダイアログで、[ フォント ボタンの メッセージの返信または転送 のセクションから無料でダウンロードできます。

4。 [フォント]ダイアログで、必要に応じてフォントを設定できます。
(1)大きいまたは小さいテキストで返信するには、で適切なフォントサイズを選択します サイズ リストボックス;
(2)異なる色のテキストで返信するには、からフォントの色を指定するだけです。 フォントの色 ドロップダウンリスト;
(3)太字、斜体、下線、大文字、取り消し線など、必要に応じて他のフォントスタイルを設定することもできます。

ヒント:指定されたすべての書式でテキストを直接プレビューできます プレビュー フォントダイアログのセクション。

5。 クリック OK ボタンを続けてボタンを押して変更を保存し、すべてのダイアログを閉じます。

これ以降、返信メッセージにテキストを入力すると、入力したテキストは、指定した色、フォントサイズ、またはその他のフォントスタイルに自動的にフォーマットされます。 スクリーンショットを参照してください:

ノート:この操作により、転送メールのフォントスタイルとフォントの色も変更されます。


6.右側に返信する

一部のOutlookユーザーは、下のスクリーンショットに示すように、閲覧ウィンドウの右側のサイドバーにクイックコマンドのグループがあることに気付きます。 この縦棒を使用すると、メールをできるだけ早く削除、移動、返信、または開くことができます。 この垂直バーを有効にして、Outlookでメールにすばやく返信することもできます。

1。 クリック クイックアクセスツールバーをカスタマイズする 矢印 クイックアクセスツールバーで> タッチ/マウスモード.

ノート:

一部のOutlookバージョンでは、 タッチ/マウスモード コモンはに表示されません クイックアクセスツールバーをカスタマイズする ドロップダウンメニュー。 次のように、コモンをクイックアクセスツールバーに追加できます。
1。 クリック クイックアクセスツールバーをカスタマイズする 矢印 > その他のコマンド;
2.これで、[Outlookオプション]ダイアログが開き、 クイックアクセスツールバー 左側のバーで有効になっています。 必要がある (1) select すべてのコマンド からのコマンドを選択 ドロップダウンリスト、 (2) クリックしてハイライト タッチ/マウスモード 左側のリストボックスで、 (3) クリック Add ボタン、 (4) OK

2。 そうして タッチ/マウスモード コマンドがクイックアクセスツールバーに追加されました。 クリック タッチ/マウスモード (Comma Separated Values) ボタンをクリックして、各々のジョブ実行の詳細(開始/停止時間、変数値など)のCSVファイルをダウンロードします。 、次に選択 タッチ プルダウンメニューから

これで、クイックコマンドのグループが閲覧ウィンドウの右側に垂直に追加されました。

3。 メッセージリストで、返信するメールをクリックして選択し、 リスポンス (Comma Separated Values) ボタンをクリックして、各々のジョブ実行の詳細(開始/停止時間、変数値など)のCSVファイルをダウンロードします。 閲覧ウィンドウの右端で、を選択します 返信 or 全員に返信 プルダウンメニューから

4。 次に、返信メッセージが閲覧ウィンドウに埋め込まれます。 必要に応じて作成して送信します。

ノート:
(1)クリックできます タッチ/マウスモード > マウスモード クイックアクセスツールバーで、閲覧ウィンドウの右側にあるクイックコモンのグループを非表示にします。
(2)この場合、返信メッセージをポップアウトしたい場合は、 飛び出る メッセージウィンドウで開くクイックコマンドのグループのボタン。


7. 自動返信

不在時、休暇中、昼食時などにOutlookに新しい電子メールが届いた場合、自動返信を有効にしてこれらの電子メールに時間内に応答することができます。

7.1自動返信機能を使用して自動返信を送信する

Exchangeアカウントの種類については、 自動返信 Outlookで新着メールに簡単に応答する機能。

1に設定します。 OK をクリックします。 File > インフォ > 自動返信.

2。 [自動返信]ダイアログで、次のことを行う必要があります。
(1)確認してください 自動返信を送信する オプション;
(2)オプションです。 ティックする この時間帯にのみ送信する オプションを選択し、必要に応じて開始時刻と終了時刻を指定します。
(3)下 私の組織の内部 タブに、自動返信のメッセージ内容を入力します。

ノート:受信したすべてのメールに自動的に返信する必要がある場合は、 私の組織外 タブ、チェック 連絡先のみ or 私の組織外の人 必要に応じてオプションを選択し、メッセージの内容を入力します。

3。 クリック OK

これ以降、指定したExchangeアカウントのメールフォルダを開くと、リボンの下に横書きが表示され、「このアカウントに対して自動返信が送信されています」。 そして、クリックすることができます オフにします ボタンをクリックして自動返信を直接無効にし、右端のxボタンをクリックしてメモを非表示にします。

7.2電子メールルールを使用して自動返信を送信する

私たちの知る限り、POP3またはIMAP電子メールアカウントはOutlookでの自動返信をサポートしていません。 メールアカウントの種類がPOP3またはIMAPの場合、メールルールを作成してOutlookで自動返信を有効にすることができます。

まず、自動返信ルールのメールテンプレートを作成する必要があります。

1。 作成する ホーム > 新しいメール 新しいメールを作成し、メッセージ本文に自動返信コンテンツを入力します。

2。 新しい作成メッセージウィンドウで、をクリックします File > 名前を付けて保存.

3。 [名前を付けて保存]ダイアログで、テンプレートの名前を入力し、[ Outlookテンプレート タイプとして保存 ドロップダウンリストをクリックし、 Save

これで、自動返信テンプレートが作成されました。 自動返信ルールの作成に進むことができます。

4に設定します。 OK をクリックします。 ホーム > キャンペーンのルール > ルールとアラートを管理する.

5。 [ルールとアラート]ダイアログの[ メールのルール タブをクリックします。 新しいルール

6。 ルールウィザードで、クリックしてハイライトします 受け取ったメッセージにルールを適用する オプションをクリックし、 Next

7。 XNUMX番目のルールウィザードで、受信した電子メールをフィルタリングする条件を指定します(私の場合は、 私だけに送ってください オプション)、をクリックし、 Next

8。 XNUMX番目のウィザードで、 特定のテンプレートを使用して返信する 内のオプション ステップ 1 セクションをクリックし、下線付きのテキストをクリックします 特定のテンプレート セクションに ステップ 2 のセクションから無料でダウンロードできます。

9。 最初の[返信テンプレートの選択]ダイアログで、[ ファイルシステムのユーザーテンプレート 覗く ドロップダウンリストをクリックして、今作成した自動返信テンプレートをクリックして選択し、 Open

10。 XNUMX番目のルールウィザードに戻り、[ Next

11。 XNUMX番目のルールウィザードで、必要に応じて例外を指定するか、例外を設定せずに、[ Next

12。 最後のルールウィザードで、ルールに名前を付けます ステップ 1 ボックスで、必要に応じて実行オプションにチェックマークを付けます ステップ 2 セクションを開き、 終了

13。 ポップアウトするMicrosoftOutlook警告ダイアログで、 OK 先に進むためのボタン。

14。 次に、[ルールとアラート]ダイアログに戻ります。 新しく作成された自動返信ルールがチェックされていることを確認し、 OK ボタンをクリックしてダイアログを閉じます。

今後、特定の条件を満たすすべての新着メールには、事前設定された返信テンプレートが自動的に返信されます。

7.3サードパーティのアドインによる自動返信の送信

このセクションでは、サードパーティのアドインを紹介します。 Outlook用Kutools、タイプに関係なく、XNUMXつまたは複数の電子メールアカウントに事前設定された返信コンテンツを使用して自動返信をすばやく有効にすることができます。

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1。 インストール後 Outlook用Kutools、クリック クツール > 返信 > 自動返信マネージャー Outlookで。

2。 [自動返信マネージャー]ダイアログでは、次のように実行できます。
(1)自動返信を有効にするメールアカウントにチェックマークを付けます。
で(2) 自動返信の件名プレフィックス ボックスに、元のメールの件名の前に追加される単語を入力します。
で(3) 自動返信テキスト ボックスに、自動返信の内容を入力します。

3。 クリック OK ボタン。 次に、指定した電子メールアカウントに対して自動返信機能が有効になります。 今後、これらのメールアカウントに新しいメールが届くと、指定した返信内容で自動的に返信されます。

ノート:クリックすると自動返信機能を簡単に無効にできます クツール > 返信 > 自動返信を有効にする 再び。


8. 添付ファイルで返信する

Outlookで電子メールに返信する場合、デフォルトでは、元の電子メールの添付ファイルは返信メッセージに追加されません。 返信メッセージに添付ファイルを残すために、サードパーティのアドインまたは貼り付け機能を適用してそれを実行できます。

8.1コピーして貼り付けて添付ファイルで返信する

Outlookで添付ファイルを使用して返信するには、元の電子メールからすべての添付ファイルをコピーして、返信メッセージに貼り付けることができます。

1。 クリックして、閲覧ペインに返信するメールを開きます。

2。 添付ファイルのいずれかを右クリックして、 すべてを選択します。 コンテキストメニューから選択します。

3。 押す Ctrlキー + C これらの選択した添付ファイルをコピーするためのキー。

4に設定します。 OK をクリックします。 ホーム > 返信 or 全員に返信 メールに返信します。

5。 これで、返信メッセージが開きます。 メッセージ本文にカーソルを置き、を押します Ctrlキー + V 添付ファイルを貼り付けるためのキー。 次に、すべての添付ファイルが添付ファイルバーに追加されていることがわかります。

6。 返信メッセージを作成し、必要に応じて送信します。

8.2サードパーティのアドインによる添付ファイル付きの返信

サードパーティのアドインを使用することもできます。 Outlook用Kutools、Outlookの元の電子メールのすべての添付ファイルを残して電子メールにすばやく返信します。

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1。 返信するメールを選択して、 クツール > 返信 > 添付ファイルで返信 or 添付ファイルですべて返信.

2。 その後、返信メッセージが開き、元のメールのすべての添付ファイルが残ります。 返信メッセージを作成し、必要に応じて送信します。


9. 私を含むすべての人に返信する

適用すると 全員に返信 送信者や他の受信者にメールを返信する機能がありますが、私のメールアドレスは返信メッセージの受信者として含まれていません。 ここでは、私を含むすべての人に返信するためのXNUMXつの解決策を紹介します。

9.1メールルールで私を含むすべての人に返信する

問題を簡単に解決するために、Outlookで自分自身への返信を常にCCで送信する電子メールルールを作成できます。

1に設定します。 OK をクリックします。 ホーム > キャンペーンのルール > ルールとアラートを管理する.

2。 [ルールとアラート]ダイアログの[ メールのルール タブをクリックします。 新しいルール

3。 ルールウィザードで、クリックしてハイライトします 送信するメッセージにルールを適用する オプションをクリックし、 Next

4。 XNUMX番目のルールウィザードで、 件名に特定の単語が含まれている 内のオプション ステップ 1 セクションをクリックし、下線付きのテキストをクリックします 特定の言葉 セクションに ステップ 2 のセクションから無料でダウンロードできます。

5。 ポップアウトする[テキストの検索]ダイアログで、次のように入力します。 RE: 最初のボックスで、をクリックします Add ボタンをクリックして、 OK ボタン。 スクリーンショットを参照してください:

6。 次に、XNUMX番目のルールウィザードに戻り、[ Next

7。 XNUMX番目のルールウィザードで、 人々または公共グループへのメッセージをCC 内のオプション ステップ 1 セクションをクリックし、下線付きのテキストをクリックします 人々またはパブリックグループ セクションに ステップ 2 のセクションから無料でダウンロードできます。

8。 ポップアウトする[ルールアドレス]ダイアログで、[メールアドレス]に入力します。 ボックスをクリックし、 OK

ヒント:
(1)複数の連絡先への返信をCcする必要がある場合は、これらの連絡先の電子メールアドレスを入力し、セミコロンで区切ります。
(2)クリックして連絡先を選択し、[ これらの連絡先を受信者として追加するボタン。

9。 次に、XNUMX番目のルールウィザードに戻り、[ Next 先に進むためのボタン。

10。 XNUMX番目のルールウィザードで、必要に応じて例外を指定するか指定しないで、[ Next

11。 これで、最後のルールウィザードが開きます。 次のように実行できます。
(1)新しいルールの名前をに入力します ステップ 1 ボックス;
で(2) ステップ 2 セクションで、必要に応じて実行オプションを確認します。
(3)をクリックします 終了

12。 ポップアウトするMicrosoftOutlook警告ダイアログで、 OK

13。 次に、[ルールとアラート]ダイアログに戻ります。 新しいメールルールがチェックされていることを確認し、 OK ボタンをクリックしてダイアログを閉じます。

これ以降、送信するすべての返信は自動的にccになります。

ノート:
(1)このルールは、すべての受信者に返信するCc返信だけでなく、送信者のみに返信するCc返信も適用します。
(2)Outlookに複数の電子メールアカウントがある場合でも、ルールは電子メールがどの電子メールアカウントにあるかを識別できず、指定された電子メールアカウントへの応答のみをCcします。

9.2素晴らしいツールで私を含むすべての人に返信する

サードパーティのアドインを使用することもできます。 Outlook用Kutools、を有効にするには すべて返信するときに自分自身を含める 機能、および返信メッセージの宛先受信者として常に私の電子メールアカウントを追加します。

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1。 インストール後 Outlook用Kutools、クリック クツール > オプション.

2。 これで、[オプション]ダイアログが表示されます。 有効にする 返信 タブ、チェックマーク すべて返信するときに自分自身を含める オプションをクリックし、 OK

これから、メールを選択してクリックすると ホーム > 全員に返信、私たちのメールアドレスは、返信メッセージに自動的に宛先受信者として追加されます。

ノート:Outlookに複数の電子メールアカウントがある場合、現在返信されている電子メールが残っている電子メールアカウントのみが、返信メッセージの宛先受信者として追加されます。


10. HTMLまたはプレーンテキストで返信する

通常、さまざまなメッセージ形式でメールを受信します。返信には、デフォルトで元のメールのメッセージ形式が継承されます。 ただし、XNUMXつの返信メッセージのメッセージ形式を変更することも、常に固定メッセージ形式でメールに返信することもできます。 これらの問題については他のトピックで説明されており、対応するリンクをクリックして詳細情報を入手してください。

10.1つの返信メッセージのメッセージ形式を変更します。
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a2

10.2常にプレーンテキスト形式で返信します。
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a5

10.3常にHTML形式で返信します。
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a6


11. 別の署名で返信する

私たちが知る限り、電子メールアカウントにさまざまな署名を指定できます。また、新しい電子メールや返信/転送にさまざまな署名を指定することもできます。 詳細情報を表示するには、以下のハイパーリンクをクリックしてください。
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/email-signatures.html#insert-automatically


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