Outlookで受信時にすべてのメールまたは特定のメールを自動転送する
Kutools for Outlook
休暇中に外出する場合、休暇中に時間通りに返信が必要なメールがいくつかあるかもしれません。効率的な方法は、これらのメールを他の人に自動的に転送して、代わりに返信してもらうことです。特に、煩わしいメールによって休暇が中断されるのが嫌な場合です。Outlookの組み込み機能を使用すると、受信時にメールを自動転送するためには時間がかかるルールを設定する必要があります。しかし今では、Kutools for Outlookの「Auto Forward」機能により、自動転送が簡単に行えるようになりました。これにより、受信時にすべてのメールを自動転送することも、特定の基準に基づいて簡単に特定のメールを転送することもできます。
Outlookで受信アカウントに基づいて特定のメールを自動転送する
- AI技術を使用してメールの生産性を向上させ、迅速な返信、新規作成、メッセージの翻訳などをより効率的に行えます。
- 自動CC/BCCやルールによる自動転送でメールを自動化し、Exchangeサーバーなしで自動返信(外出中)を送信...
- BCCに自分が含まれている場合に全員に返信する際のBCC警告や、添付ファイルを忘れた場合の「添付ファイルがない場合のリマインダー」などの通知を受け取れます...
- 添付ファイル付きでの返信(全員)、挨拶または日時を署名または件名に自動追加、複数のメールへの返信などにより、メールの効率を向上させます...
- メール取り消し、添付ファイルツール(すべて圧縮、自動保存)、重複したメールの削除、クイックレポートなどでメール業務を合理化します...
Outlookで受信時にすべてのメールを自動転送する
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Kutools for Outlookの「Auto Forward」機能を使用すると、すべての到着メールが次のように特定の人へ自動的に転送されます。
1. 「Kutools Plus」>「転送」>「自動転送を有効にする」をクリックして、自動転送機能を有効にしてください。スクリーンショットをご覧ください:
注意: すでに自動転送ルールがある場合は、「Kutools」>「転送」>「自動転送を有効にする」をクリックして自動転送機能をまずアクティブ化し、その後「Kutools」>「転送」>「ルール管理」をクリックして「自動転送の管理」ダイアログを開きます。
2. 次に「自動転送の管理」ダイアログが表示されます。「新規」ボタンをクリックしてください。注意: 初めてこの機能を使用する場合、ダイアログにいくつかの例がリストされているので参考にしてください。不要であれば削除できます。
3. 「ルールウィザード」ダイアログの最初のインターフェースでは、すべてのチェックボックスをオフにしたまま「次へ」をクリックすると、受信するすべてのメッセージに適用されることを知らせるダイアログが表示されます。スクリーンショットをご覧ください:
4. 次のインターフェースでもすべてのチェックボックスをオフにしたまま「次へ」をクリックします。スクリーンショットをご覧ください:
5. 最後のステップでは、ルールに名前と説明を付け、「 宛先」をクリックして転送先のメールアドレスを選択または指定し、「 ルールオプションの設定」で必要なオプションを選択します。注意: ルールの備考 を空白にすると、 ルールリストにその一部情報が備考として表示されます。
6. 「OK」をクリックすると、「自動転送の管理」に新しいルールが作成されたことが確認できます。「OK」をクリックして設定を保存します。
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Outlookで受信アカウントに基づいて特定のメールを自動転送する
受信時にすべてのメールを自動転送するだけでなく、Outlookで受信アカウントに基づいて特定のメールを自動転送することもできます。
たとえば、Outlookに2つ以上のメールアカウントがあり、すべてのメールアカウントに自動転送機能を適用したくない場合、特定の受信アカウントに基づいてメールを自動転送するように設定することができます。
1. 「KutoolsPlus」>「転送」>「自動転送を有効にする」をクリックして、自動転送機能を有効にしてください。スクリーンショットをご覧ください:
注意: すでに自動転送ルールがある場合は、「Kutools」>「転送」>「自動転送を有効にする」をクリックして自動転送機能をまずアクティブ化し、その後「Kutools」>「 転送」>「ルール管理」をクリックして「自動転送の管理」ダイアログを開きます。
2. 「 自動転送の管理」ダイアログで、「新規」ボタンをクリックしてください。
3. 最初に表示されるインターフェースで、「指定されたアカウント」のチェックボックスをオンにし、「ルールの説明を編集」セクションで「指定」をクリックして「テキストを含む」ダイアログを表示させ、転送したいアカウントを選択します。
4. 「OK」>「次へ」をクリックして「ルールウィザード」の次のインターフェースに進みます。このステップでは例外ルールを設定できますが、今回はそのまま「次へ」をクリックします。
5. ウィザードの最後のステップでは、ルールに名前と説明を付け、「宛先」をクリックして転送先のメールアドレスを選択または指定し、「ルールオプションの設定」で必要なオプションを選択します。注意: ルールの備考 を空白にすると、 ルールリストにその一部情報が備考として表示されます。
6. 「OK」>「OK」をクリックしてルール設定を完了します。
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カスタムルールに基づいて特定のメールを自動転送する
このユーティリティを使用すると、Outlookでカスタムルールに基づいて特定のメールを自動転送することもできます。例えば、件名や添付ファイル名に基づいてメールを自動転送できます。
件名に基づいてメールを自動転送するには、以下のように操作してください。
1. 「Kutools Plus」>「転送」>「自動転送を有効にする」をクリックして、自動転送機能を有効にしてください。スクリーンショットをご覧ください:
注意: すでに自動転送ルールがある場合は、「Kutools」>「転送」>「自動転送を有効にする」をクリックして自動転送機能をまずアクティブ化し、その後「Kutools」>「転送」>「ルール管理」をクリックして「自動転送の管理」ダイアログを開きます。
2. 「自動転送の管理」ダイアログで、「新規」ボタンをクリックしてください。
3. 最初のインターフェースで、「件名に特定の単語を含む」チェックボックスをオンにし、「ルールの説明を編集」セクションで「特定の単語」をクリックして「テキストを含む」ダイアログを開き、「新規」をクリックして検索テキストに追加したいテキストを入力します。
4. 「OK」をクリックしてテキストを追加します。1つのテキストルール内では、複数のテキスト間の関係は「AND」になります。「OR」の関係にしたい場合は、「新規」をクリックして新しいテキストを追加します。
5. 「OK」をクリックして「 ルールウィザード」に戻り、「次へ」をクリックして次のインターフェースに進みます。このステップでは例外を設定できます。例えば、本文に「ジョーク」という単語が含まれるメールは転送しないように設定できます。
6. 「次へ」をクリックし、ウィザードの最後のステップでルール名、備考、宛先、オプションを設定します。「OK」>「OK」をクリックして設定を完了します。注意: ルールの備考 を空白にすると、ルールリストにその一部情報が備考として表示されます。
これで、到着するメールが設定した条件に合致する場合、自動転送が動作します。
注意:
1. 必要がなければ、自動転送機能を無効にできます。以下のスクリーンショットに示すように、オンとオフの状態が確認できます。
自動転送ルールを有効にする:
自動転送ルールを無効にする:
自動転送機能を有効または無効にすると、確認用のダイアログが表示されます。
2. 条件が長すぎて「自動転送の管理」ダイアログのルール説明セクションに表示できない場合は、「ルールの説明を折り返す」チェックボックスをオンにすると、説明が折り返されて表示されます。
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3. 「Kutools」>「転送」>「ルール管理」をクリックして「自動転送の管理」ダイアログに入り、作成したルールを簡単に管理できます。
4. 複数のルールを一括で削除またはコピーするには、 自動転送の管理 ダイアログで、 Shift および/または Ctrl キーを使ってルールを選択し、選択範囲を右クリックして下記のようなメニューを表示させ、必要なオプションを選択します。
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