Outlookでクイックパーツ(定型句)をすばやく作成、削除、および再利用する
Kutools for Outlook
メールを作成する際、特定のフレーズを繰り返し入力することがよくあるかもしれません。クイックパーツ機能を使えば、毎回入力し直すことなく、これらのフレーズを簡単に挿入できます。「Kutools for Outlook」の「定型句パネル」は、すべてのクイックパーツ(定型句)とクイックパーツのカテゴリーを内蔵パネルに一覧表示することで、この機能を強化します。これにより、ワンクリックでクイックパーツや定型句を再利用でき、メール作成をより効率的かつスムーズに行うことができます。
- Kutoolsのオートテキストパネルの利点
- 選択範囲を定型句としてすばやく作成して挿入する (クイック パーツ)
- カテゴリまたは自動テキストを削除または名前変更する
- 自動テキストのエクスポートとインポート(クイックパート)
- 自動テキストパネルを移動または調整する
- その他の便利なオプション
「Kutools」>「リソース」をクリックして「Kutoolsパネル」を開きます。「定型句」パネルはOutlookウィンドウの右側に表示されます。スクリーンショットをご覧ください。
Outlook の「リソース」パネルは、新規メッセージ、返信、転送用の閲覧パネルとポップアップウィンドウの両方をサポートしています。「リソース」ボタンをクリックすると、デフォルトで 4 種類すべてが有効になります。また、リソースパネルを自動的に表示する場所を選択することもできます。「Kutools」>「リソース」ドロップダウンリストをクリックし、リソースパネルを表示するパネルまたはウィンドウを選択してください。
Kutoolsのオートテキストパネルの利点
直感的なユーザーインターフェース 🖥️
Kutools は、よりユーザーフレンドリーなインターフェース設計を特徴としており、ユーザーは必要なテキスト スニペットを簡単に見つけて利用できます。インターフェースは直感的で操作が簡単なので、電子メールの作成プロセスがより効率的になります。
強力な管理機能⚙️
Kutools はより豊富な管理オプションを提供し、ユーザーはテキスト スニペットをすばやく削除、名前変更、分類できます。ユーザーはこれらのスニペットを一括管理できるため、管理の効率と利便性が大幅に向上します。
多様なコンテンツの挿入 🖼️
Kutools はテキストに加えて、画像、表、グラフなどのさまざまな形式の挿入をサポートしており、電子メールのコンテンツをより豊かでプロフェッショナルなものにすることができます。この機能により、ユーザーはより多様で視覚的に魅力的な電子メールを作成できます。
インポートとエクスポート機能 🔄
Kutools を使用すると、ユーザーは定型句のスニペットをインポートおよびエクスポートできます。この機能により、ユーザーはテキスト スニペットをバックアップしたり、異なるデバイスや Outlook のバージョン間で移行したりすることができ、柔軟性とデータ セキュリティが向上します。
選択範囲を定型句としてすばやく作成して挿入する (クイック パーツ)
- メッセージ本文に定型文として保存するコンテンツを選択します。そして、
ボタン、スクリーンショットを参照してください:
- 「新しい定型句」ダイアログボックスで、次の操作を行います。
- (1)「名前」ボックスに新しい定型句の名前を入力します。
- (2)次に、ドロップダウンリストから新しい定型句を配置するカテゴリを指定します。「新しいカテゴリ」ボタンをクリックしてカテゴリ名を入力することで、新しいカテゴリを直接作成できます。
- (3)「追加」ボタンをクリックします。
- 自動テキストはすぐに作成されました。「定型句」パネルでプレビューできます。スクリーンショットをご覧ください。
- 必要なメッセージに定型句を挿入するには、挿入するメッセージ本文をクリックするだけです。
- 定型句ウィンドウで、まず挿入する定型句が属するカテゴリをクリックして選択し、次に定型句エントリをクリックして電子メールに直接挿入します。
ヒント:
オートテキストエントリのドロップダウン リストから希望のオプションを選択して、オートテキストエントリを「リッチ テキスト」、「プレーン テキスト」、または「画像」として挿入できます。
カテゴリまたは自動テキストを削除または名前変更する
カテゴリを削除または名前を変更するには:
削除したいカテゴリ項目を選択し、 カテゴリ リスト ボックスのドロップダウンで、必要な「カテゴリの削除」または「カテゴリの名前変更」を選択します。
オートテキスト レコードを削除または名前を変更するには:
削除または名前を変更したい定型句項目にカーソルを置き、 アイコンをクリックします。次に、必要な「名前の変更」または「削除」オプションを選択します。
ヒント:
カテゴリ内のすべての定型句を削除する場合は、 定型句リスト ボックスでドロップダウンし、「すべてクリア」を選択します。
自動テキストのエクスポートとインポート(クイックパート)
Kutools for Outlook の定型句ペイン ユーティリティを使用すると、数回クリックするだけで、Microsoft Outlook のすべてのクイック パーツを簡単にインポートおよびエクスポートできます。
自動テキストエントリをエクスポート:
クリック カテゴリリストボックスのドロップダウンから「定型句のエクスポート」を選択し、「定型句のエクスポート」ダイアログボックスで
ボタンをクリックして、エクスポートしたファイルの保存先フォルダを選択します。「OK」をクリックします。
自動テキストエントリをインポート:
クリック カテゴリリストボックスのドロップダウンから「定型句のインポート」を選択し、「定型句のインポート」ダイアログボックスで
ボタンをクリックしてインポートするファイルを選択します。「OK」をクリックします。
自動テキストパネルを移動または調整する
オート テキスト ウィンドウを別の場所に移動したり、オート テキスト ウィンドウを調整したりする場合は、[閉じる] ボタンの横にある矢印をクリックし、ドロップダウン リストから [移動] または [サイズ変更] をクリックします。
- 「移動」オプションをクリックすると、カーソルが十字になります
、および現在のメッセージウィンドウの任意の場所に[定型句]ペインを移動できます。
- 「サイズ変更」オプションをクリックすると、カーソルは
、カーソルをドラッグして、定型句のサイズを簡単に調整できます。
その他の便利なオプション
カテゴリ リスト ボックスで:
更新: この更新ボタンをクリックすると、Outlook の定型句エントリが Kutools の定型句ペインと同期されます。
定型句リスト ボックスで次の操作を行います。
フローティング プレビューを有効にする: このボタンをクリックすると、定型句エントリのフローティング プレビューが表示または非表示になります。
リスト ペインのプレビューを有効にする: このボタンをクリックすると、定型句エントリのペイン プレビューが表示または非表示になります。
フォント サイズを大きくする / フォント サイズを小さくする: これら 2 つのオプションを使用すると、必要に応じて定型句のエントリのフォントを大きくしたり小さくしたりできます。
デモ:Outlookでクイックパーツ(定型句)を作成、再利用、削除する
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