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受信トレイを合理化する: Outlook の重複メール削除機能の Kutools の力

作者: シルヴィア 最終更新日:2024年06月21日

Outlook で電子メールを処理する場合、多数の重複した電子メールに遭遇することがあります。これらの重複は、誤ったコピーと貼り付け、複数の送受信サイクル、電子メールの同期の問題などによって発生する可能性があります。 重複したメールが多すぎるとメールボックスが過負荷になる可能性があります、開く速度が遅くなり、管理が困難になります。この時点で、これらの重複を削除することが不可欠になります。しかし、 Outlook には、重複メールを一括削除する組み込みツールはありませんが、手動で削除します。。受信トレイを迅速かつ簡単に整理整頓した状態に保つために、私たちは次のことに頼っています。 Kutools for Outlook。 この機能 3 つの異なるオプションを提供します 特定のユーザーのニーズに合わせてカスタマイズ 重複を削除する 選択したメール, 指定されたフォルダーまたは カスタム ルールを適用して重複を削除、移動、または分類する.


重複メールの削除を使用する利点

 
改善された効率: 受信トレイを合理化し、ナビゲーションと管理を容易にします。
簡素化された受信箱: メール環境をクリーンな状態に保ち、重要なメールに集中しやすくなります。
ストレージの削減: 重複を削除すると、Outlook アカウントの全体的なストレージ要件が軽減されます。
使いやすさ: ユーザーフレンドリーなインターフェイスにより、手間のかからない重複管理が可能です。
複数の削除オプション:選択したメールの素早いクリーンアップを希望する場合でも、特定のフォルダーの徹底的なスイープを希望する場合でも、重複にカスタムアクションを適用する必要がある場合でも、Outlook 用 Kutools はすべてに対応します。
安全性: 重複を排除しながら重要なメールを保護する安全なプロセスを保証します。
包括的なスキャン: 詳細なスキャンを実行して受信トレイ全体の重複を特定し、冗長性が残らないようにします。
一括処理能力: 時間と労力がかかる手動削除とは異なり、この機能を使用すると、複数のフォルダーにまたがる重複を一括削除できるため、時間を大幅に節約できます。
ワンクリック削除: ワンクリックで選択したメールから重複したメールをすべて削除できるため、時間と労力を節約できます。
インテリジェントな識別: 手動で検索することなく、重複したメールをインテリジェントに識別できます。
リアルタイムのフィードバック: 完了後に削除結果がすぐにフィードバックされるため、ユーザーは削除結果を明確に理解できます。
カテゴリの追加のサポート: すべての重複メールをすばやく検索し、すべての重複メールに 1 つ以上のカテゴリを追加して、重複アイテムを削除したり移動したりせずに簡単に特定できるようにします。

Kutools for Outlook - Outlook を強化する 100 以上の強力な機能。


重複メール削除の適用方法

 

Kutools for Outlook は、重複メールを排除する際のさまざまなニーズに応えるように設計された 3 つの特殊な機能を提供します。このガイドを読み続けて、各機能を効果的に利用して受信トレイをクリーンアップする方法について、明確で段階的なアプローチを学びましょう。

🔵選択したメール内の重複したメールを削除します

特定のメールを特定し、簡単にクリーンアップしたい場合に最適です。

プロのヒント: この機能を使用すると、同じ件名、本文、添付ファイル名を共有する電子メールは重複として識別されます。
ステップ 1: メールを選択するだけです
  • 複数の連続メールを選択する: 最初のメールを選択し、長押しします。 シフト キーを押して、最後のものを選択します。
  • 複数の非連続メールを選択: 保留 Ctrlキー キーを押して、メールを 1 つずつ選択します。
ステップ 2: 選択したメールから重複メールを削除機能を適用する

アクセス クツールズプラス タブをクリックして 重複するメール > 選択したメールから重複したメールを削除… 選択範囲内の重複を削除します。

ステップ 3: 重複したメールを削除する
  1. [重複] ダイアログ ボックスが表示され、選択した電子メール内のすべての重複がリストされます。 削除 ボタンをクリックして、重複メールのすべての削除を開始します。

  2. 次に、削除されたアイテムの数を表示するダイアログが表示されます。 OK.

  3. これで、重複した電子メールはすべて削除され、コピーが 1 つだけ残されました (電子メール アイコンの右下隅に赤い点が表示されている電子メール)。をクリックすると、 終了 ボタンをクリックしてダイアログボックスを閉じます。

このサーフェスに関するヒント:
  1. デフォルトでは、最初に表示されるメールを除き、すべての重複メールが各グループでチェックされます。すべての重複を削除したくない場合は、重複グループを展開して、削除する必要がある重複のみをチェックできます。
  2. 右クリックメニューが利用可能です。 
    • デフォルトの選択を復元: 各重複グループの最初の項目を除くすべての重複項目をチェックするには、このオプションを選択します。
    • すべてチェック: 各グループ内のすべての重複アイテムをチェックするには、このオプションを選択します。
    • すべてのチェックを外す: 各グループ内のすべての重複アイテムのチェックを外すには、このオプションを選択します。
  3. 今回スキャンしたすべてのメールの合計数を表示します。
  4. 今回見つかったすべての重複アイテムの数を表示します。

🔵指定したフォルダーから重複したメールを削除します

より広範なクリーンアップが必要な場合、このオプションを使用するとフォルダー全体を対象にすることができます。

プロのヒント: この機能を使用すると、同じ件名、本文、添付ファイル名を共有する電子メールは重複として識別されます。
ステップ 1: クイック スキャンと重複メールの削除機能を適用する

に移動します クツールズプラス タブをクリックします。 重複するメール > クイックスキャンして重複メールを削除….

ステップ 2: スキャンして重複を削除するフォルダーを確認します。

このサーフェスに関するヒント:
  1. 右クリックメニューが利用可能です。
  2. ファイル間フィルタリング: このオプションを選択すると、選択したすべてのフォルダーにわたって重複アイテムを検索するようにツールに指示されます。チェックを外した場合、選択した 1 つのフォルダー内の重複のみを比較および検索します。
  3. 選択されているフォルダーの数を表示します。
ステップ 3: 重複したメールを削除する
  1. 重複するメール ダイアログ ボックスが表示され、選択したフォルダー内のすべての重複がリストされます。 削除 ボタンをクリックして、重複メールのすべての削除を開始します。

  2. 次に、削除されたアイテムの数を表示するダイアログが表示されます。 OK.

  3. これで、重複した電子メールはすべて削除され、コピーが 1 つだけ残されました (電子メール アイコンの右下隅に赤い点が表示されている電子メール)。をクリックすると、 閉じる ボタンをクリックしてダイアログボックスを閉じます。

このサーフェスに関するヒント:
  1. 最初に表示されるメールを除き、重複するメールはすべてデフォルトでチェックされます。すべての重複を削除したくない場合は、重複グループを展開して、削除する必要がある重複のみをチェックできます。
  2. 右クリックメニューが利用可能です。
    • 折りたたまれたノード: すべての重複グループを表示しますが、各グループ内の重複アイテムは表示しない場合は、このオプションを選択します。
    • すべて展開: すべての重複グループを展開し、各グループ内のすべての重複アイテムを表示するには、このオプションを選択します。
    • すべて折りたたみます: 重複するグループをすべて折りたたんでフォルダー名のみを表示するには、このオプションを選択します。
    • デフォルトを復元 選択: 各重複グループの最初の項目を除くすべての重複項目をチェックするには、このオプションを選択します。
    • すべてチェック: 各グループ内のすべての重複アイテムをチェックするには、このオプションを選択します。
    • すべてのチェックを外す: 各グループ内のすべての重複アイテムのチェックを外すには、このオプションを選択します。
  3. 今回見つかったすべての重複アイテムの数を表示します。

🔵指定したフォルダーから重複したメールを削除、移動、または分類する

ステップ 1: 高度なスキャンと重複メールの削除機能を適用する

クツールズプラス タブをクリックします。 重複するメール > 高度なスキャンと重複メールの削除….

ステップ 2: 重複したメールを削除するフォルダーを選択する

ポッピングで 重複したメール - ステップ 1 窓、

  1. 重複メールを検索したいフォルダー名を確認し、

  2. 次に、をクリックします。 次へ:重複するメールをフィルタリングするフィールドを選択します ボタンを押して次のステップに進みます。

このサーフェスに関するヒント:
  1. 右クリックメニューが利用可能です。
    • すべてチェック: サブフォルダーを含むすべてのフォルダーにチェックを入れるには、このオプションを選択します。
    • すべてのチェックを外す: サブフォルダーを含むすべてのフォルダーのチェックを外すには、このオプションを選択します。
    • 現在のフォルダーのすべてのサブフォルダーを選択します: 選択したフォルダーのすべてのサブフォルダーをチェックするには、このオプションを選択します。
    • 現在のフォルダーのすべてのサブフォルダーの選択を解除します: 選択したフォルダーのすべてのサブフォルダーのチェックを外すには、このオプションを選択します。
    • すべて展開: 各アカウントのサブフォルダーを含むすべてのフォルダーを展開するには、このオプションを選択します。
    • すべて折りたたみます: すべてのアカウントのサブフォルダーを含むすべてのフォルダーを折りたたむには、このオプションを選択します。
  2. 選択したフォルダーがこのペインにリストされ、上のフォルダー内のメッセージが優先的に保持されます。フォルダの順序を調整したり、フォルダを選択してリストからフォルダを削除したりできます。 , , または ボタン。
  3. 選択されているフォルダーの数を表示します。
ステップ 3: 重複電子メールを識別するためのフィルタリング基準を指定する

重複したメール – ステップ 2 窓、

  1. 重複メールをフィルタリングする基準を確認します。

  2. クリック 次へ: 結果にリストされるフィールドを選択します

このサーフェスに関するヒント:
  1. クリック デフォルト ボタンをクリックすると、本文、添付ファイル、件名がフィルタリング基準として自動的に選択されます。
  2. チェック フォルダ間で重複メッセージを検索 このオプションは、選択したすべてのフォルダーにわたって重複アイテムを比較および検索します。このオプションのチェックを外すと、単一フォルダー内の重複アイテムを比較して検索します。
  3. あなたがクリックした場合 フィルタリングを開始します ボタンをクリックして重複電子メールを直接フィルタリングすると、結果ウィンドウにデフォルトのフィールドが表示されます。
ステップ 4: 結果にリストされるフィールドを特定する

重複したメール – ステップ 3 窓、

  1. 必要に応じて表示モードを 1 つ選択します。

  2. 「フィルタリングの開始」ボタンをクリックします。

このサーフェスに関するヒント
  •   デフォルト このオプションはデフォルトで選択されており、ファイル パス、件名、および本文のフィールドがフィルター結果にリストされます。
  •   カスタム オプションを使用すると、フィルター結果に表示する必要があるフィールドを指定できます。
    1. 現在地に最も近い カスタム オプション
    2. クリック ユーザー定義の (Comma Separated Values) ボタンをクリックして、各々のジョブ実行の詳細(開始/停止時間、変数値など)のCSVファイルをダウンロードします。
    3. 次に、必要なフィールドをチェックします。 重複メール - 設定 ダイアログボックス
    4. 設定を保存します
  • チェックする場合 選択された重複基準 オプションを使用すると、フィルター結果には手順 3 で指定した条件フィールドがリストされます。
ステップ 5: 必要に応じて、重複したメールを削除、移動、または分類します。

重複したメール – ステップ 4 ウィンドウでは、カスタマイズしてリストした条件に基づいて、すべての重複電子メールがフィルタリングされていることを確認できます。

重複メールを撮影 35 1

そして、次のことができます 削除, or 分類する これらの重複アイテム。


重複したメールを削除します ([削除済みアイテム] フォルダーに移動します)。

  1. 横にあるドロップダウン リストをクリックします。 重複するメールを処理する方法を選択してください 削除([削除済みアイテム]フォルダーに移動) オプションをクリックしてから、 今すぐ申込む (Comma Separated Values) ボタンをクリックして、各々のジョブ実行の詳細(開始/停止時間、変数値など)のCSVファイルをダウンロードします。

  2. 次に、削除されたアイテムの数を通知するダイアログが表示されます。 OK それを閉じる。

  3. ウィザードでは、削除された重複電子メールが取り消し線付きで表示されますが、予約電子メールは除きます。予約電子メールは、電子メール アイコンの右下隅に赤い点で示されています。クリック クリックします ウィザードを終了します。


重複したメールをフォルダーに移動する

  1. 横にあるドロップダウン リストをクリックします。 重複するメールを処理する方法を選択してください チェックしたメールをすべて移動する オプションをクリックしてから、 今すぐ申込む

    プロのヒント: デフォルトでは、最初のメールを除くすべての重複メールがチェックされます。

  2. フォルダを選択してください ダイアログで、重複した電子メールを配置するフォルダーを選択するか、新しいフォルダーを作成して、 OK.

  3. 次に、移動したアイテムの数を通知するダイアログが表示されます。 OK それを閉じる。

  4. ウィザードでは、削除された重複電子メールが取り消し線付きで表示されますが、予約電子メールは除きます。予約電子メールは、電子メール アイコンの右下隅に赤い点で示されています。クリック クリックします ウィザードを終了します。


重複するメールにカテゴリを追加する

  1. 横にあるドロップダウン リストをクリックします。 重複を処理する方法 メールを選択してください カテゴリの追加(予約済みを含む) オプションをクリックしてから、 今すぐ申込む

  2. カラーカテゴリ ダイアログで、必要に応じて 1 つ以上のカテゴリを選択し (新しい色カテゴリを作成することもできます)、クリックします。 OK.

  3. 次に、完了した項目の数を通知するダイアログが表示されます。 OK それを閉じる。

  4. クリック クリックします ウィザードを終了します。

重複メールに関するヒント - ステップ 4:

ウィザードにリストされているすべての重複電子メールの削除、移動、または分類を除き、右クリック メニューを使用して選択した特定の項目を管理することもできます。

  • 重複グループ内のすべての重複を削除、移動、または分類する

    特定の重複グループ内のすべての重複を処理する場合は、グループ名を右クリックし、必要なオプションを選択します。

    右クリック メニューでオプションを選択すると、アクションを確認するプロンプト ボックスが表示されます。続行する場合は [続行] ボタンをクリックするか、[キャンセル] をクリックします。

    次に、次のことに注意する必要があります

    • 現在のグループ内のすべてのチェックされたアイテムを分類することを選択した場合、アクションを確認した後、カラー カテゴリを割り当てるための [カラー カテゴリ] ダイアログ ボックスが表示されます。
    • 現在のグループ内のすべてのチェックされたアイテムを移動することを選択した場合は、アクションを確認した後、宛先フォルダーを選択するための [フォルダーを選択してください] ダイアログ ボックスが表示されます。
    • 現在のグループ内のすべてのチェック済みアイテムを削除することを選択した場合、アクションを確認した後、予約された電子メールを除くすべての重複がすぐに削除されます。
  • 重複グループ内の特定の重複を削除、移動、または分類する

    重複グループ内の特定の重複電子メールのみを処理したい場合は、その重複を右クリックし、必要なオプションを選択します。

    右クリック メニューで任意のオプション ([予約済み電子メールとして設定] オプションを除く) を選択すると、アクションを確認するプロンプト ボックスが表示されます。続行する場合は [続行] ボタンをクリックするか、[キャンセル] をクリックします。

    次に、次のことに注意する必要があります

    • このアイテムを移動することを選択した場合、アクションを確認した後、宛先フォルダーを選択するための [フォルダーを選択してください] ダイアログ ボックスが表示されます。
    • このアイテムを分類することを選択した場合、アクションを確認した後、カラー カテゴリを割り当てるための [カラー カテゴリ] ダイアログ ボックスが表示されます。
    • このアイテムを削除することを選択した場合、アクションを確認した後、予約された電子メールを除くすべての重複がすぐに削除されます。
  • 予約したメールアドレスを変更する

    予約済み電子メールを変更する必要がある場合は、新しい予約済み電子メールとして設定する重複電子メールを右クリックし、コンテキスト メニューから [予約済み電子メールとして設定] オプションを選択します。


その他のヒント:
  • 次回重複メールを検索するときに同じ設定を簡単に使用できます

    高度なスキャンと重複電子メールの削除機能を適用すると、最後の構成が保持されるため、次回重複電子メールを検索するときに同じ設定を簡単に使用できます。これを行うには、「Kutools」>「Duplicate Emails」>「Advanced Scan and Remove Duplicate Emails」を選択し、「Duplicate Emails – Step 1」ウィザードで「Start Filtering」ボタンをクリックするだけです。

これで、Outlook の Kutools の重複メールの削除機能を使用するためのステップバイステップのガイドと説明が終わりました。

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ご不明な点がございましたら、下のコメント欄にメッセージを残してください。

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