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電子メールの未来を拓く: Kutools の AI Mail Assistant で Outlook の効率を向上

著者: ズーマンディ 最終更新日:2024年04月12日

変革の旅に乗り出しましょう クツール' AIメールアシスタントでは、Outlook が単なる電子メール クライアントではなく、効率性、明瞭さ、洞察力の指標となります。この先駆的なツールは従来の電子メール管理を超え、コミュニケーションを再定義する洗練さとシンプルさの融合を提供します。 GPT-3.5 や GPT-4 などの高度な AI モデルの力を利用することで、AI Mail Assistant は電子メール エクスペリエンスのあらゆる側面を向上させます。これにより、次の XNUMX つの主要な機能が強調されます。 メールに返信する、非常に微妙な返答があり、あなたが個人的に作成したように感じられます。 メールの最適化、最大限の効果を得るためにメッセージを洗練します。 電子メールの概要、複雑なスレッドを簡潔な概要に抽出します。そして メールを翻訳する、言語の壁を楽々と打ち破ります。これは単にメールのルーチンを強化するだけではありません。それは完全な見直しです。

Kutools for OutlookのAIメールアシスタントとは何ですか?

Outlook に AI Mail Assistant を選ぶ理由?

電子メールの効率を高めるために AI Mail Assistant をセットアップするにはどうすればよいですか?

ワークフローで AI Mail Assistant を使用する例を示します

AI Mail Assistant の効率を最大化するためのヒント


Kutools for OutlookのAIメールアシスタントとは何ですか?

クツール' AIメールアシスタント、その中でも傑出したもの 100+ の高度な機能 Kutools for Outlookによって作られた傑作です。 拡張オフィス。これは電子メール イノベーションの頂点を表しており、GPT-3.5 や GPT-4 などの AI モデルの機能と Outlook ユーザーの日常のニーズを融合しています。の AIメールアシスタント は、次の 4 つの主要な機能で Outlook エクスペリエンスを変革します。

  • メールに返信する: 深層学習機能のおかげで、あなたの個人的なスタイルや口調を反映した応答を作成し、すべての応答があなたから直接来たものであるかのように見せます。
  • メールの最適化: 高度な言語モデルを適用してメッセージを洗練し、洗練させて、電子メールを強化して明確さと専門性を確保します。
  • 電子メールの概要: 自然言語処理を使用して重要なポイントを抽出して提示することで、長い電子メール スレッドの簡潔な要約を提供し、時間と労力を節約します。
  • メールを翻訳する: 正確で文脈に即した翻訳を実現する洗練された言語モデルを使用して、電子メールを複数の言語に翻訳することで言語の壁を取り除きます。

これらの機能を毎日の電子メール ルーチンに統合することで、 AIメールアシスタント ワークフローを合理化するだけでなく、コミュニケーションを豊かにし、送受信するすべてのメールが最高の効率性と有効性の基準を満たしていることを保証します。

メールエクスペリエンスをアップグレードしてください Kutools for Outlook!受信トレイの可能性を解き放つ 100以上の便利なツール 電子メールのルーチンを簡素化し、基本的なニーズと高度なニーズの両方に対応できるように設計されています。リスクを負わずにすべての機能を試して、革新的なメール エクスペリエンスを実現してください。 今すぐダウンロードして、メールのタスクを効率化しましょう!

Outlook に AI Mail Assistant を選ぶ理由?

今日のペースの速いデジタル世界では、効果的なコミュニケーションが鍵となります。の AIメールアシスタント は最先端の AI テクノロジーを活用して、メールがただ読まれるだけでなく、感じられ、理解され、評価されることを保証します。それは、電子メール ゲームを向上させ、あらゆるやり取りをより有意義で影響力のあるものにすることです。毎日大量のメールを管理している場合でも、1 つの重要なメッセージに集中している場合でも、AI メール アシスタントは戦略的なパートナーとして、コミュニケーション ゲームで確実に優位に立つことができます。その一部をご紹介します 主な利点 この機能は以下を提供します:

⚙️ Outlook とのシームレスな統合: Outlook 専用に設計されているため、使い慣れた環境での電子メール エクスペリエンスが向上し、直感的で効率的なワークフローが保証されます。

📧 パーソナライズされた電子メール応答: GPT-3.5、GPT-4、Gemini などの AI モデルを活用して、ユーザーの独自のスタイルと口調を反映した返信を作成し、すべてのメールがユーザーによって個人的に書かれたものであると感じられるようにします。

会<XNUMXxEXNUMX><XNUMXxXNUMXF>️️<XNUMXxXNUMXF>️️ 明瞭さとプロフェッショナリズムの強化: 高度な言語モデルを利用して電子メールを最適化し、送信するすべてのメッセージの明瞭さと専門性を保証します。

📄 効率的なメールの要約: 自然言語処理を採用して、長い電子メール スレッドの簡潔な要約を提供し、重要な情報のみを抽出して表示します。

🌍 言語翻訳機能: 正確な翻訳のための洗練されたモデルで言語の壁を取り除き、グローバルなコミュニケーションを容易にします。

🔄 アダプティブラーニング: ユーザーの電子メールの行動や設定から継続的に学習してユーザーのニーズに合わせ、時間の経過とともに支援を改善し、電子メールへの返信機能を使用する際のさらにパーソナライズされたサポートを実現します。このシステムは、対話パターンに基づいて返信の精度を高めるように適応し、返信がより正確になり、コミュニケーション スタイルに合わせて調整され、最終的にはより効率的かつ効果的な電子メール管理エクスペリエンスにつながります。

時間を節約する自動化: メールの整理やフォローアップのスケジュール設定など、日常的なメール タスクを自動化して、より重要なタスクに時間を確保し、全体的な生産性を向上させます。

甘いもの<XNUMXxXNUMX><XNUMXxXNUMX><XNUMXxAXNUMX><XNUMXxAXNUMX>️️ ユーザーフレンドリーなインターフェース: 直感的で操作しやすいインターフェイスを備えており、あらゆる技術レベルのユーザーが簡単に電子メールの管理とコミュニケーションを強化できます。

🔐 強化されたプライバシーとセキュリティ: 最新の暗号化およびセキュリティ プロトコルを使用して電子メール データが確実に保護され、通信の安全性が確保されます。


電子メールの効率を高めるために AI Mail Assistant をセットアップするにはどうすればよいですか?

を使用して電子メール エクスペリエンスを変革する AIメールアシスタント はほんの数歩先にあります。ここでは、セットアップ方法に関するステップバイステップのガイドを示します。 AIメールアシスタント Outlook で。

ステップ 1: AI メール アシスタントをインストールする

に移動します ダウンロードのページ ダウンロードしてインストールする Kutools for Outlook.


ステップ 2: AI メール アシスタント機能を有効にする

1.インストール後 Kutools for Outlook、に行きます クツール タブをクリックして AIメールアシスタント.

2。 ザ AIメールアシスタント Outlook ウィンドウの右側にペインが表示されます。

3. そして同時に、 AIメールアシスタントガイド ダイアログがポップアップ表示されます。 AIメールアシスタントが提供する4つの機能を紹介します。クリック Next 続行するにはボタンを押します。

Note: このポップアップ ダイアログは、AI Mail Assistant を初めて起動したときにのみ表示されます。今後このガイドに再度アクセスしたい場合は、

4.別の AIメールアシスタントガイド ダイアログがポップアップ表示されます。を紹介します。 利用規約 このツールの。クリック OK をクリックしてダイアログを閉じます。またはクリックしてください 戻る をクリックして、前の [AI Mail Assistant Guide] ダイアログに戻ります。

ヒント:
  • 現時点では、中間の Al サーバー サービスや、カスタマイズされた Al モデルの提供は行っておりません。 ExtendOffice。 Al Mail Assistant を使用するには、アカウントを登録し、サポートされている Al プロバイダーから API キーを取得する必要があります。
  • 当社は 3 種類の Al プロバイダーを提供しています。
    OpenAI (推奨)、 GoogleAI (無料)、および AzureAI.
    各 AI プロバイダーの API キーを取得する方法がわからない場合は、 方法を学びます 上のダイアログのリンクをクリックしてチュートリアル ページに移動します。
    または、API キーをすぐに取得したい場合は、 APIキーをすぐに取得してください 上のダイアログで OpenAI と GoogleAI のリンクを選択し、API キーを直接作成します。
  • プライバシーとセキュリティ
    ExtendOffice 個人のプライバシーを厳格に保護し、個人データを収集しません。 API キーなどの機密情報は暗号化され、お使いのコンピューターにのみ保存されます。 Al とのすべてのデータ交換は、Al プロバイダーとユーザーのコンピュータ間で制限されており、Al プロバイダーに送信されることはありません。 ExtendOffice.

ステップ 3: AI Mail Assistant をカスタマイズして使用できるように設定する

[AI メール アシスタント] ペインで、 AIの構成 アイコンを開く AI設定 ダイアログボックス。次の 3 つの側面で設定を構成できます。 AIの構成, Action, 知識.

AI構成の設定

に行きます AIの構成 のタブ AI設定 ダイアログ ボックスが表示されたら、次の手順に従ってください。

1. AI プロバイダー (OpenAI, GoogleAIまたは AzureAI)から AIプロバイダー ドロップダウンリスト。

2. API キーをコピーして、 APIキー テキストボックス。

ノート:
  • デフォルトでは、API キーを貼り付けると非表示になります。クリックしたままにします アイコンをクリックして表示します。
  • API キーの作成方法がわからない場合は、対応するをクリックしてください。 OpenAI/GoogleAI/AzureAIでAPIキーを作成する方法 ダイアログボックス内のリンク。

3. モデルを選択します (gpt-3.5-ターボ, gpt-4-ターボプレビューまたは gpt-4)から モデル ドロップダウンリスト。

Notegpt-4-ターボプレビュー モデルは長文メールへの返信をサポートしていますが、gpt-3.5-turbo はサポートしていない可能性があります。

4.最後に、 Save

先端:
  • 設定しない場合は、 AIプロバイダー を使用するときの情報 AIメールアシスタント ユーティリティ、警告ダイアログ Kutools for Outlook ポップアップします。 クリック はい AI設定 AI プロバイダー構成用のインターフェイスなので、ユーティリティを通常どおり使用できます。または、クリックすることもできます いいえ 今のところ設定しないことにします。
アクションの設定

AI プロバイダー情報を構成した後、 Action タブをクリックしてモデルのロールを定義し、そのロール内で実行するタスクを指定します。

Action セクションには 4 つのタブがあります。 メールに返信する, メールの最適化, 電子メールの概要, メールを翻訳する。各タブに移動して、 ロールプロンプト および コマンドプロンプト あなたの好みに応じて。

Note: ロール プロンプトとコマンド プロンプトのデフォルト設定は、使いやすいように事前に構成されています。ニーズに合わせてこれらを自由に変更したり、新しいものを作成したりしてください。

アクション設定例

たとえば、メールをフランスに翻訳したいと考えています。次のようにすることができます。

  1. に移動します メールを翻訳する セクションに Action のセクションから無料でダウンロードできます。
  2. 修正します コマンドプロンプト テキストボックスに。
    ここで、「」というテキストを変更します。次の内容を翻訳してください 中国語:「本文へ」次の内容を翻訳してください フランス :"。
  3. クリック Save

Note:デフォルトを使用する場合 ロールプロンプト および コマンドプロンプト もう一度、 リセット
先端: ロール プロンプトとコマンド プロンプトの意味がわからない場合に備えて、より簡単な用語に分けて説明します。
  • ロールプロンプト: これは、AI にどの帽子をかぶるか、どの靴を履いて歩くべきかを指示するようなものです。「顧客サービス エージェントになりなさい」と言うと、AI は顧客サービスの帽子をかぶって、顧客サービス エージェントのように話し、考えます。顧客サービス担当者が使用するような言葉遣いやアドバイスが使用されています。
  • コマンドプロンプト:これはAIに特定の仕事やタスクを与えるようなものです。たとえば、「このメールにフレンドリーな返信を書いてください」と言うと、AI に何をする必要があるかを正確に伝えることになります。 AI は、あなたの質問どおり、フレンドリーな方法で返信を書くことに重点を置きます。

結論として、ロール プロンプトは AI が誰になりすますかを設定し、コマンド プロンプトはそのロール中に何をすべきかを指示します。

ナレッジの設定

AI の応答の精度とコンテキストの関連性を高めるには、 知識 タブをクリックして履歴メールを追加します。

ナレッジの役割は何ですか?

  知識 集中ローカル データベースとして機能し、電子メールの履歴データを保存します。過去の電子メール通信を分析して学習することで、Al 応答の精度とコンテキストの関連性が向上します。

知識の活用

また、ご購読はいつでも停止することが可能です 過去の電子メールをナレッジに手動で追加する。 または 自動追加機能を有効にする そのため、電子メールは送信後すぐにナレッジに追加され、Al システムがより適切に学習して適応できるようになります。

手動で追加

1。 クリック 手動で追加

2.ポップアップで 手動で追加 ダイアログで、学習したいメールを選択して、 OK.

  • 選ぶ アカウントのすべてのメール、アカウントの前のチェックボックスをオンにします
  • 選ぶ いちいちメールする, メールの前にチェックボックスをオンにします。
  • 選ぶ 最近 1 か月間のメール、クリック 最近 1 か月間のメール リンク;
    または選択するには 最近1年間のメール、クリック 最近 1 年間のメール リンクをクリックします。

3. 学習する必要がある電子メールの数を通知するダイアログがポップアップ表示されます。クリック はい.

4. 別のダイアログがポップアップ表示され、正常に学習された電子メールの数が通知されます。クリック OK.

Note: メールがすでに学習されている場合、重複したメールがある場合、またはメールの内容が長すぎる場合、システムは自動的にスキップします。
自動的に追加
  1. チェック 自動的に追加 チェックボックスをオンにします。
  2. 各アドレスの横にあるチェックボックスをオンにして、電子メールを追加する電子メール アドレスを選択します。
  3. クリック Save

ヒント:
  • 電子メールがナレッジに追加されると、 会話の数 の右上隅に合計で学習したもの 知識 のセクション AI設定 ダイアログ。
  • あなたが選択するかどうかに関係なく、 手動で追加 or 自動的に追加 ナレッジ データベース内の電子メール AI設定 ダイアログでは、電子メールは 送信済みアイテム フォルダにコピーします。
    そして、会話の一部からのみ学習します。つまり、会話が往復することになります。電子メールが返信チェーンの一部ではなく単に送信された場合、その電子メールは学習プロセスには含まれません。

ワークフローで AI Mail Assistant を使用する例を示します

の設定後、 AIメールアシスタント, AI Mail Assistant の 4 つの主要な機能を使用できるようになりました。

メールへの返信: 過去のメール通信を分析して返信を作成する

数週間前に話し合ったプロジェクトに関する詳細情報を求めるメールをクライアントから受け取ったと想像してください。メールを手動で精査する代わりに、 AIメールアシスタント's メールに返信する 特徴。 AI は、ユーザーの過去の電子メール コミュニケーションを分析することで、プロジェクトに関する必要な詳細をすべて捉えた包括的で一貫した返信を作成し、ユーザーの個人的な口調を反映し、コミュニケーションの継続性を確保します。

1. 返信したい電子メールまたは電子メール内のテキストを選択した後、 メールに返信する のアイコン AIメールアシスタント ペイン。

Note:メールの本文を選択すると、選択した内容に返信します。それ以外の場合は、電子メール全体に返信されます。

2。 クリック 生成する

Note: 生成プロセス中に、コンテンツを生成したくない場合は、 Force Stop

3. 生成された返信がメール本文に下書きとして自動的に挿入されていることがわかります。

ヒント:
  • あなたがクリックすることができます コピー ボタンをクリックしてコンテンツ全体をコピーします。
  • あなたがクリックすることができます Refresh ボタンをクリックして新しい返信を再生成します。
  • テキストの選択した部分をコピーすることもできます。コピーしたいテキストを強調表示した後、 を押すだけです。 Ctrlキー+ C キーを押すか、強調表示されたセクションを右クリックして選択します コピー Ctrl+C コンテキストメニューから選択します。
  • AIによって生成された内容は間違っている可能性がありますので、返信する前に重要な情報を確認することを検討してください。
  • クリック オプション ボタンで直接アクセスできます アクションの設定 メールに返信する に特徴 AI設定 ページで見やすくするために変数を解析したりすることができます。
    クリック 知識 ボタンで直接アクセスできます ナレッジの設定 セクションに AI設定 ページで見やすくするために変数を解析したりすることができます。

メールの最適化: わかりやすくするためにメールを言い換える

重要な電子メールを送信する前に、より明瞭さと影響力を高めるためにその内容を調整することにしました。下書きを選択して、 メールの最適化 アイコン、 AIメールアシスタント メッセージを言い換えて、より簡潔で説得力のある、プロフェッショナルなものにします。これにより、あなたの提案が十分に受け入れられるだけでなく、完全に理解されるようになり、肯定的な反応が得られる可能性が高まります。

1. 下書きメールまたは書き換えたい下書きメール内のテキストを選択した後、 メールの最適化 のアイコン AIメールアシスタント ペイン。

Note: メール内のテキストを選択すると、選択した内容が最適化されます。それ以外の場合は、メール全体が最適化されます。

2。 クリック 生成する

Note: 生成プロセス中に、コンテンツを生成したくない場合は、 Force Stop

3. 最適化されたコンテンツが生成されたら、 インセット ボタンをクリックしてメール本文に挿入します。

ヒント:
  • あなたがクリックすることができます コピー ボタンをクリックしてコンテンツをコピーします。
  • あなたがクリックすることができます Refresh ボタンをクリックして新しい返信を再生成します。
  • テキストの選択した部分をコピーすることもできます。コピーしたいテキストを強調表示した後、 を押すだけです。 Ctrlキー+ C キーを押すか、強調表示されたセクションを右クリックして選択します コピー Ctrl+C コンテキストメニューから選択します。
  • AIによって生成された内容は間違っている可能性がありますので、返信する前に重要な情報を確認することを検討してください。
  • クリック オプション ボタンで直接アクセスできます アクションの設定 メールの最適化 に特徴 AI設定 ページで見やすくするために変数を解析したりすることができます。

メールの概要: 長いメール スレッドを簡単に理解できるように要約します。

さまざまな参加者や議論された論点が含まれる長い電子メール スレッドに直面したとき、あなたは AIメールアシスタント's 電子メールの概要 特徴。ワンクリックで、このツールはスレッドを簡潔な要約に抽出し、重要な決定事項と実行項目を強調表示します。この要約を使用すると、長いメール全体を精査しなくても、ディスカッションの本質をすぐに把握できます。

1. 要約したい電子メールまたは電子メール内のテキストを選択した後、 電子メールの概要 のアイコン AIメールアシスタント ペイン。

Note:メール内のテキストを選択すると、選択した内容の要約が表示されます。それ以外の場合は、メール全体の要約が表示されます。

2。 クリック 生成する

Note: 生成プロセス中に、コンテンツを生成したくない場合は、 Force Stop

3. 電子メールの概要が正常に生成されたことがわかります。

ヒント:
  • あなたがクリックすることができます コピー ボタンをクリックしてコンテンツをコピーします。
  • あなたがクリックすることができます Refresh ボタンをクリックして新しい返信を再生成します。
  • テキストの選択した部分をコピーすることもできます。コピーしたいテキストを強調表示した後、 を押すだけです。 Ctrlキー+ C キーを押すか、強調表示されたセクションを右クリックして選択します コピー Ctrl+C コンテキストメニューから選択します。
  • AIによって生成された内容は間違っている可能性がありますので、返信する前に重要な情報を確認することを検討してください。
  • クリック オプション ボタンで直接アクセスできます アクションの設定 電子メールの概要 に特徴 AI設定 ページで見やすくするために変数を解析したりすることができます。

電子メールの翻訳: 外国のクライアントからの電子メールを希望の言語に翻訳します。

外国のクライアントから、よくわからない言語で書かれた重要な電子メールを受信した場合、 メールを翻訳する の特徴 AIメールアシスタント。テキストを選択して翻訳を開始すると、AI が正確で文脈に即した翻訳を好みの言語に提供します。これにより、言葉の壁がなくなるだけでなく、適切な対応が可能になり、スムーズなコミュニケーションが維持できます。

1. 翻訳する電子メールまたは電子メール内のテキストを選択した後、 メールを翻訳する のアイコン AIメールアシスタント ペイン。

Note:メール内のテキストを選択すると、選択した内容が翻訳されます。それ以外の場合は、メール全体が翻訳されます。

2。 クリック 生成する

Note: 生成プロセス中に、コンテンツを生成したくない場合は、 Force Stop

3. 翻訳されたコンテンツが正常に生成されたことがわかります。

ヒント:
  • あなたがクリックすることができます コピー ボタンをクリックしてコンテンツをコピーします。
  • あなたがクリックすることができます Refresh ボタンをクリックして新しい返信を再生成します。
  • テキストの選択した部分をコピーすることもできます。コピーしたいテキストを強調表示した後、 を押すだけです。 Ctrlキー+ C キーを押すか、強調表示されたセクションを右クリックして選択します コピー Ctrl+C コンテキストメニューから選択します。
  • AIによって生成された内容は間違っている可能性がありますので、返信する前に重要な情報を確認することを検討してください。
  • クリック オプション ボタンで直接アクセスできます アクションの設定 メールを翻訳する に特徴 AI設定 ページで見やすくするために変数を解析したりすることができます。

AI Mail Assistant の効率を最大化するためのヒント

  • すべての機能をよく理解する
    AI Mail Assistant の各機能を時間をかけて調べて、AI Mail Assistant の機能とニーズに最適に応える方法を完全に理解してください。
  • 個人使用向けに設定をカスタマイズする
    各アクション タブのロール プロンプトとコマンド プロンプトの設定を、コミュニケーション スタイルと設定に合わせて調整します。このカスタマイズにより、AI はよりパーソナライズされた効果的な支援を提供できるようになります。
  • ナレッジデータベースを定期的に更新する
    手動であれ自動であれ、ナレッジ データベースを最新の状態に保つことで、AI によるコミュニケーション スタイルの理解を強化し、応答の関連性を向上させることができます。
  • AI が生成したコンテンツを確認する
    AI が生成した返信、要約、翻訳は、送信する前に必ず確認し、場合によっては調整してください。これにより、通信の正確性が確保され、品質が維持されます。
  • アップデートに関する最新情報を入手する
    メール管理の効率を継続的に向上させるために、AI Mail Assistant に追加されたアップデートや新機能に注目してください。

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