メールの未来を解き放つ：Kutools AIでOutlookの効率を向上

デジタルコミュニケーションの急速な世界では、効率が鍵であり、メールを効果的に管理することで、時間と労力を大幅に節約できます。Kutools AI for Outlookを導入しましょう。これは、ワークフローを効率化するインテリジェントなスキルを提供することで、メール体験を向上させる強力なツールです。メールの作成、コンテンツの翻訳、メールへの返信など、Kutools AIはメールとのやり取りを変革するさまざまな機能を提供します。このチュートリアルでは、Kutools AI for Outlookについて学び、なぜ必須のツールなのか、設定方法、そして日常のメールルーチンに統合して最大限の生産性を得る方法を紹介します。

• Kutools AIを使用する例 受信 メール：
  • メール概要
  • クイック返信
• Kutools AIを使用する例 送信 メール：
  • メール作成
  • 執筆を続ける

• カスタムスキルを追加して個人用に使用
• メール履歴からの洞察で返信を調整
• 手動/自動モードを制御し、表示設定をカスタマイズ

• Kutools AIペインでのクイックコントロールとアクセス
• スキルボックスで生成されたコンテンツを管理
• Kutools AIを使用するためのベストプラクティス

Kutools AI for Outlookとは何ですか？

Kutools AI for Outlookは、ExtendOfficeによって開発された高度な機能で、OpenAIやGoogleAIなどの主要なモデルのAI技術を日常のメールルーチンにシームレスに統合します。100以上のツールの包括的なスイートの一部として、メールの管理とやり取りの方法を変革します。直感的なインターフェースを備えたKutools AIは、メールの読み書きの両方で生産性を向上させる強力な機能を提供します。

Reading Panelのスキル（受信メールの分析と返信用）

• 概要：長いメールの主なポイントを迅速に理解するための簡潔な要約を取得します。
• 返信：AIを利用して、メールへの効率的で詳細な返信を行います。 （送信済みメールから関連情報を引き出すことをサポートします。）
• クイック返信：異なる返信オプションを提示し、選択した方向に基づいて返信を生成します。 （送信済みメールから関連情報を引き出すことをサポートします。）
• 感謝の返信：感謝の意を迅速に表現するための簡潔な感謝状を生成します。
• 翻訳：受信メールを即座に希望の言語に翻訳し、シームレスなコミュニケーションを確保します。
• 分析：メール内容の感情傾向を分析し、感情がポジティブ、ネガティブ、またはニュートラルであるかを判断するのに役立ちます。
• 抽出：メールから名前、場所、日付、金額などの構造化情報を抽出し、コンテンツの主要データを迅速に理解するのに役立ちます。
• カスタムスキル：役割プロンプト、コマンドプロンプトをカスタマイズし、追加のオプションを追加して、独自のメール管理ニーズに応じたスキルを作成します。

Writing Panelのスキル（送信メールの作成と洗練用）

• 作成：AIの支援を利用して、カスタマイズされた提案でメールの作成プロセスを加速します。
• ポーランド語：文法、トーン、スタイルを自動的に向上させ、プロフェッショナルな仕上がりを保証します。
• 執筆を続ける：AIが文脈に基づいた提案と完了を提供し、ドラフトの執筆を続けるのを支援します。
• 翻訳：メールドラフトを他の言語に簡単に翻訳し、グローバルなオーディエンスに対応します。
• チェック：メールのスペルと文法の誤りをチェックして修正し、言語の正確性を確保します。
• 拡張：メールの主要情報を拡張し、より包括的なコンテンツのために詳細な説明を提供します。
• 提案：論理分析やコンテンツレビューを通じて、論理的な改善や敏感なコンテンツに関する提案を提供します。
• カスタムスキル：役割プロンプト、コマンドプロンプトをカスタマイズし、追加のオプションを追加して、独自のメール管理ニーズに応じたスキルを作成します。

なぜKutools AIをOutlookに選ぶのか？

今日の急速なデジタル世界では、効果的なコミュニケーションが鍵です。Kutools AIは最先端のAI技術を活用し、メールが単に読まれるだけでなく、感じられ、理解され、評価されることを保証します。それはあなたのメールゲームを向上させ、すべてのやり取りをより意味のあるものにし、影響力を持たせることです。日々の大量のメールを管理する場合でも、重要なメッセージに集中する場合でも、Kutools AIはコミュニケーションゲームで先を行くための戦略的パートナーです。Kutools AIが提供する主な利点をいくつか紹介します。

⏰ 時間節約の自動化： メールの要約やクイック返信などのルーチンタスクを自動化し、より重要なタスクに時間を割くことで、全体的な生産性を向上させます。

🌐 多用途なAI統合： Kutools AIは、OpenAI、GoogleAI、ZhipuAI、DashScopeAI、BaiduAI、SenseNovaAIなど、幅広いAIプラットフォームをサポートし、正確で効率的なメール管理のために最適なAIモデルを選択する柔軟性を提供します。

🖥️ ユーザーフレンドリーなインターフェース： 直感的でナビゲートしやすいインターフェースを備え、すべての技術レベルのユーザーがメール管理とコミュニケーションを向上させるのを簡単にします。

🌓 デュアルモード機能： Kutools AIは手動モードと自動モードを提供します。自動モードでは、メールの要約やクイック返信などのタスクが自動的に生成されます。モード間の切り替えはワンクリックでシームレスに行え、ワークフローに合わせてツールをカスタマイズできます。

💡 カスタムスキル：Kutools AIを特定のメール管理ニーズに合わせてカスタマイズし、独自のスキルを作成します。役割プロンプト、コマンドプロンプト、追加オプションをカスタマイズして、AIがあなたの望む通りに動作するようにし、メール処理の柔軟性と効率を最大限に高めます。

📚 メール履歴学習：返信を生成する際、Kutools AIは過去のメールのやり取りを利用して、文脈に応じた返信を提供し、以前のディスカッションに基づいた正確な回答を提供します。時間が経つにつれて、返信はより正確で、あなたのコミュニケーションスタイルに合わせたものになります。

🌍 言語翻訳機能： 高度なモデルを使用して正確な翻訳を行い、グローバルなコミュニケーションを容易にします。

⚙️ Outlookとのシームレスな統合： Outlook専用に設計されており、慣れ親しんだ環境内でメール体験を向上させ、直感的で効率的なワークフローを確保します。

✏️ 明確さとプロフェッショナリズムの向上： 高度な言語モデルを利用してメールを最適化し、送信するすべてのメッセージで明確さとプロフェッショナリズムを保証します。

🔐 プライバシーとセキュリティの強化： 最新の暗号化とセキュリティプロトコルを使用してメールデータを保護し、通信の安全性に安心感を与えます。

Kutools AI for Outlookを設定してメール効率を向上させる方法

Kutools AIでメール体験を変えるのは、ほんの数ステップです。ここでは、OutlookでKutools AIを設定するためのステップバイステップガイドを紹介します。

ステップ1：Kutools AIをインストール

ダウンロードページに移動してKutools for Outlookをダウンロードおよびインストールし、Kutools AIを入手します。

ステップ2：Kutools AIをアクティブ化

1. Kutools for Outlookをインストールした後、Kutoolsタブに移動し、AIをクリックします。

2. Kutools AI Guide ダイアログが表示されます。Kutools AIが提供するスキルを紹介します。次へボタンをクリックして続行します。

3. 使用前の注意 が表示されます。 次へをクリックします。

4. AIプロバイダーを選択し、対応するAPIキーを入力してKutools AIをアクティブ化できます。完了したら、OKをクリックします。

OKをクリックすると、Kutools AIペインがOutlookウィンドウの右側に表示されます。使用例については、引き続きお読みください！

Kutools AIをワークフローで使用する方法と例

メール概要：長いメッセージから主要なポイントを抽出

クライアントからのプロジェクトの更新やリクエストを含む長いメールを受信トレイで開いたばかりです。密集したテキストを読み進める代わりに、Kutools AIの概要スキルに頼ることができます。メールを開くと、AIが迅速に簡潔な要約を生成し、最も重要な情報を強調します。これにより、主要なポイントを迅速に把握し、次のステップを優先することができ、貴重な時間を節約し、重要な詳細を見逃さないようにします。

1. Kutools AIペインで、Reading Panelにいることを確認してください。
2. 要約したいメールを選択します。

要約ボックスは、メールの主なポイントの簡潔な要約を自動的に生成します。以下に示すように：

クイック返信：即座に文脈に応じた返信を生成

最初から返信を作成するのに時間を費やす代わりに、Kutools AIのクイック返信スキルがメールの文脈を分析し、詳細な返信のためのいくつかの返信基準を提案します。

1. Kutools AIペインで、Reading Panelにいることを確認してください。
2. 返信したいメールを選択します。 クイック返信 スキルは、以下に示すように、いくつかの返信基準を自動的に生成します。

   

   ヒント:

   • メール内でテキストを選択すると、選択されたコンテンツに返信します。それ以外の場合は、メール全体に返信します。
   • 返信基準が適していない場合は、「適していない？」リンクをクリックして、希望する基準を入力できます。

3. 返信基準の1つを選択して返信を生成します。

4. 返信ボタンをクリックします。返信はメールドラフトに挿入され、レビュー、編集、送信の準備が整います。

   

メール作成：AIガイダンスで初期メッセージを作成

会議後にクライアントにフォローアップする必要があるが、どのように始めるか分からない場合、Kutools AIの作成スキルが役立ちます。文脈に基づいた提案を提供し、メッセージを作成するのを支援します。Kutools AIに主要なポイントを提供すると、ニーズに合わせたフレーズや構造を提案し、プロフェッショナルで明確なメールを迅速に作成できます。

1. Kutools AIペインで、Writing Panelにいることを確認してください。
2. 作成ボックスに主要なポイントを入力し、生成ボタンをクリックします。
3. 生成されたドラフトをメール本文に挿入するには、クリックします。

メールの執筆を続ける：中断したところから再開

詳細なメールのドラフトを開始しましたが、途中で中断され、未完成のままにしておく必要がありました。戻ってきたとき、Kutools AIの執筆を続けるスキルが、途中から再開するのを手助けします。AIは未完成のドラフトの文脈をレビューし、メッセージを続けて完成させるための提案を提供します。

執筆を続けるスキルは次のように機能します：受信トレイのメールに返信を開始すると、Reading Panelが自動的にWriting Panelに切り替わります。返信のドラフトを開始すると、執筆を続けるスキルが自動的にドラフトを続けます。コンテンツが生成されたら、挿入ボタンをクリックしてドラフトに迅速に挿入します。

Kutools AIをあなたのパーソナルアシスタントに変える

スキルの追加とパーソナライズから、メール履歴からの学習を有効にするまで、Kutools AIを最適化してパーソナルアシスタントにすることができます。これらの機能により、より正確で文脈に応じた返信を受け取り、AIのスキルを特定のニーズに合わせて微調整する能力を持つことができます。

• カスタムスキルを追加して個人用に使用
• メール履歴からの洞察で返信を調整
• 手動/自動モードを制御し、表示設定をカスタマイズ

カスタムスキルを追加して個人用に使用

Kutools AIペインの下部に スキルライブラリ管理ボタンがあり、クリックすると スキルライブラリ管理ダイアログボックスが開きます。

スキルライブラリ管理ダイアログボックスでは、Reading PanelとWriting Panelの両方のスキルを設定できます。

1. Reading PanelまたはWriting Panelを選択して、そのパネルのスキルを管理します。
2. スキルの横にあるボックスをチェックして、Kutools AIペインに表示されるようにスキルを有効にします。ボックスのチェックを外すと、スキルが無効になり、ペインから非表示になります。
3. スキルを選択して、その設定をカスタマイズします。
   • 役割プロンプト：AIに特定の行動とスタイルを採用させます。
   • コマンドプロンプト：AIに特定のタスクを実行させます。
   • 追加オプション：さらにカスタマイズを可能にし、追加オプションボタンを使用して設定を追加できます。
4. 新しいスキルを追加するには、追加スキルボタンをクリックして、特定のニーズに合わせたスキルを作成します。

メール履歴からの洞察で返信を調整

返信スキルは、過去のメール会話から学習をサポートします。Kutools AIの

手動でメール履歴をEmail Learningに追加することができます。または、 自動追加機能を有効にして 、送信後にメールが即座にEmail Learningに追加されるようにし、AIシステムがより良く学習し適応するのを助けます。

手動追加

1. Kutools AIペインの返信またはクイック返信ボックスでEmail Learningボタンをクリックします。

2. 手動追加ボタンをクリックします。

3. ポップアップする手動追加ダイアログで、学習したいメールを選択し、OKをクリックします。

• アカウントのすべてのメールを選択するには、アカウントの前のチェックボックスをチェックします。
• メールを1つずつ選択するには、メールの前のチェックボックスをチェックします。
• 最近1か月のメールを選択するには、「 先月のメール 」リンクをクリックします。
• 最近1年のメールを選択するには、「 昨年のメール 」リンクをクリックします。

4. 学習が必要なメール数を知らせるダイアログが表示されます。はいをクリックします。

5. 学習が成功したメール数を知らせる別のダイアログが表示されます。OKをクリックします。

自動追加

Kutools AIペインの返信またはクイック返信ボックスでEmail Learningボタンをクリックし、次の手順を実行します。

1. 自動追加 チェックボックスをチェックします。
2. 各アドレスの横にあるチェックボックスをマークしてメールアカウントを選択し、それらから送信されたメールが自動的にEmail Learningに追加されるようにします。
3. 保存ボタンをクリックします。

手動/自動モードを制御し、表示設定をカスタマイズ

Kutools AIは、個々の好みやワークフローに合わせて操作とビジュアルインターフェースをカスタマイズすることができます。

• 一部のスキルは最初に 自動モードに設定されており、他のスキルは 手動モードで動作します。特定のスキルの手動モードと自動モードを切り替えるには、単に スイッチ ボタンをそのスキルボックスの右上隅にクリックします。
  

  Reading PanelとWriting Panelの自動化スキルの違いは次のとおりです。

  • Reading Panel：自動モードに設定されたスキルは、新しいメールに切り替えるたびに自動的に実行されます。
  • Writing Panel：自動モードのスキルは、ドラフトの選択が変更されたときに自動的に実行されます。ただし、「執筆を続ける」スキルは、コンテンツ自体が変更されたときにのみ実行されます。
  ヒント：

  スキルを手動モードに切り替えた後、生成ボタンをクリックして結果を取得します。メール内でテキストが選択されている場合、スキルは選択されたコンテンツのみを処理します。それ以外の場合は、メール全体を処理します。 自動モードでは、メールを選択した後にスキルがメール全体を処理します。メールの一部のみを処理したい場合は、希望するセクションをハイライトし、左下隅の再生成アイコンをクリックしてください。

• 表示を個別に選択してカスタマイズできます。 シングルページビュー で、 Kutools AI ペインで一度にすべてのスキルを表示するか、 タブビュー でスキルを個別のタブに整理します。
  

Kutools AIの効率を最大化するためのヒント

OutlookでKutools AIを使用するためのヒントとトリックをいくつか紹介します。

Kutools AIペインで迅速に制御およびアクセスできること

Reading PanelとWriting Panelを切り替えるには、Reading/Writing Panelボタンを切り替えます。 シングルページビューとタブビューを切り替えるには、シングルページ/タブビューボタンを切り替えます。 Kutools AIペインで異なるAIプロバイダーとモデルを簡単に切り替えるには、使用するAIモデルのドロップダウンをクリックし、リストから希望のオプションを選択します。 特定のスキルの手動モードと自動モードを切り替えるには、単に スイッチ ボタンをそのスキルボックスでクリックします。 必要に応じて、展開コンテンツボタンをクリックして結果の全コンテンツを表示します。 スキルが使用する言語はデフォルトでOutlookの設定に一致します。スキルボックスの言語ドロップダウンを選択して変更できます。 追加オプションのドロップダウンを展開することで、AIがより具体的な結果を生成するためのオプションを選択できます。 AIによって生成されたコンテンツが不正確である可能性があるため、重要な情報を検証することを検討してください。

スキルボックスで生成されたコンテンツでできること