急速に変化するデジタルコミュニケーションの世界では、効率が鍵となります。メールを効果的に管理することで、時間と労力を大幅に節約できます。 クツールAI Outlook 向けの強力なツールは、ワークフローを効率化するインテリジェントなスキルを導入することで、メールエクスペリエンスを向上させるように設計されています。メールの下書き、コンテンツの翻訳、メッセージへの返信など、 クツールAI は、メールのやり取りを変革するさまざまな機能を提供します。このチュートリアルでは、 クツールAI Outlook の新機能、それが必須ツールである理由、設定方法、生産性を最大限に高めるために毎日のメール ルーチンに統合する方法について説明します。

• Kutools AIの使用例 入ってきます 電子メール：
  • 電子メールの概要
  • 素早い返信
• Kutools AIの使用例 出ていきます 電子メール：
  • メール作成
  • 書き続ける

• カスタマイズしてスキルを追加し、パーソナライズされた使用を実現します
• メール履歴からの洞察に基づいて返信をカスタマイズ
• 手動/自動モードを制御し、表示設定をカスタマイズします

• Kutools AIパネルでのクイックコントロールとアクセス
• スキルボックスで生成されたコンテンツを管理する
• Kutools AI の使用に関するベストプラクティス

Kutools AI for Outlook とは何ですか?

クツールAI Outlookの高度な機能は、 ExtendOffice、次のような主要モデルのAIテクノロジーをシームレスに統合します。 OpenAI と GoogleAI 毎日のメールルーチンに組み込むことができます。 100オーバー Kutools for Outlookのツールは、メールの管理とやり取りの方法を変革します。直感的なインターフェースで、 クツールAI 電子メールの読み取りと書き込みの両方で生産性を向上させる強力な機能を提供します。

読解スキルパネル（受信したメールを分析して返信する）

• まとめ : 簡潔な要約を入手して、長いメールの要点をすぐに理解します。
• 返信: AI を活用して、メールに効率的かつ詳細に返信します。 (送信されたメールから関連情報を取得する機能をサポートします。)
• 素早い返信: さまざまな返信オプションを提示し、選択した方向に基づいて応答を生成します。 (送信されたメールから関連情報を取得する機能をサポートします。)
• ありがとう返信: 感謝の気持ちをすぐに表現できるように、簡潔な感謝状を作成します。
• 翻訳します: 受信したメールを希望の言語に即座に翻訳し、シームレスなコミュニケーションを実現します。
• 解析: メール コンテンツの感情的傾向を分析して、感情が肯定的か、否定的か、中立的かを判断します。
• エキス: メールから名前、場所、日付、金額などの構造化された情報を抽出し、コンテンツ内の重要なデータをすばやく理解できるようにします。
• カスタムスキル : ロール プロンプト、コマンド プロンプトをカスタマイズし、独自の電子メール管理ニーズを満たすオプションを追加することで、独自のスキルを作成します。

ライティングスキルパネル（送信メールの作成と修正用）

• 構成する: AI アシスタンスを使用して、カスタマイズされた提案により電子メールの下書きプロセスを高速化します。
• ポーランド語: メールの下書きの文法、語調、スタイルを自動的に強化し、プロフェッショナルな仕上がりを実現します。
• 書き続ける: AI がコンテキストベースの提案と補完を提供し、下書きの執筆を継続できるようにします。
• 翻訳します: メールの下書きを他の言語に簡単に翻訳し、世界中の読者に届けられるようにします。
• チェック: 言語の正確性を確保するために、メール内のスペルや文法の誤りをチェックして修正します。
• 詳細: メールの重要な情報を拡張し、より包括的なコンテンツのために詳細な説明を提供します。
• 示唆する: 論理的分析またはコンテンツのレビューを通じて、論理的な改善や機密性の高いコンテンツに関する提案を提供します。
• カスタムスキル : ロール プロンプト、コマンド プロンプトをカスタマイズし、独自の電子メール管理ニーズを満たすオプションを追加することで、独自のスキルを作成します。

Outlook に Kutools AI を選択する理由

今日の急速に変化するデジタル世界では、効果的なコミュニケーションが鍵となります。 クツールAI 最先端のAIテクノロジーを活用して、メールが読まれるだけでなく、感じられ、理解され、評価されるようにします。メールのゲームを向上させ、すべてのやり取りをより有意義で影響力のあるものにします。毎日大量のメールを管理する場合でも、重要なメッセージ1つに集中する場合でも、 クツールAI は、コミュニケーションゲームで常に一歩先を行くための戦略的パートナーです。 主な利点 それ クツールAI 提供しています：

⏰ 時間を節約する自動化: 電子メールの要約やクイック返信などの日常的な電子メール タスクを自動化し、より重要なタスクに時間を割けるようにして、全体的な生産性を向上させます。

🌐 多用途のAI統合: クツールAI OpenAI、GoogleAI、ZhipuAI、DashScopeAI、BaiduAI、SenseNovaAI など、幅広い AI プラットフォームをサポートしており、正確で効率的な電子メール管理に最適な AI モデルを柔軟に選択できます。

甘いもの<XNUMXxXNUMX><XNUMXxXNUMX><XNUMXxAXNUMX><XNUMXxAXNUMX>️️ ユーザーフレンドリーなインターフェース： 直感的で操作しやすいインターフェイスを備えており、あらゆる技術レベルのユーザーが簡単に電子メールの管理とコミュニケーションを強化できます。

🌓 デュアルモード機能: クツールAI オファー マニュアルモード と AUTOモード自動モードでは、電子メールの要約やクイック返信などのタスクが自動的に生成されます。モード間の切り替えは 1 回のクリックでシームレスに実行でき、ワークフローに合わせてツールをカスタマイズできます。

💡 カスタムスキル: テイラー クツールAI 独自のスキルを作成して、特定の電子メール管理ニーズに対応します。ロール プロンプト、コマンド プロンプト、その他のオプションをカスタマイズして、AI が希望どおりに動作するようにし、電子メールの処理における柔軟性と効率を最大限に高めます。

📚 メール履歴の学習: 返信を生成する際、 クツールAI 過去のメールのやり取り（履歴メールを追加した場合）を使用して、コンテキスト認識型の応答を提供し、以前のディスカッションに基づいて正確な回答を提供します。時間が経つにつれて、返信はより正確になり、パーソナライズされたやり取りのためにコミュニケーション スタイルに合わせて調整されます。

🌍 言語翻訳機能: 正確な翻訳のための洗練されたモデルで言語の壁を取り除き、グローバルなコミュニケーションを容易にします。

⚙️ Outlook とのシームレスな統合: Outlook 専用に設計されているため、使い慣れた環境での電子メール エクスペリエンスが向上し、直感的で効率的なワークフローが保証されます。

会<XNUMXxEXNUMX><XNUMXxXNUMXF>️️<XNUMXxXNUMXF>️️ 明瞭さとプロフェッショナリズムの強化: 高度な言語モデルを利用して電子メールを最適化し、送信するすべてのメッセージの明瞭さと専門性を保証します。

🔐 強化されたプライバシーとセキュリティ: 最新の暗号化およびセキュリティ プロトコルを使用して電子メール データが確実に保護され、通信の安全性が確保されます。

メールの効率を高めるために Outlook 用 Kutools AI を設定するにはどうすればいいですか?

メール体験を変革する クツールAI はほんの数歩先にあります。ここでは、セットアップ方法をステップバイステップで説明します。 クツールAI Outlook で。

ステップ1: Kutools AIをインストールする

に移動します ダウンロードのページ ダウンロードしてインストールする Kutools for Outlook 取得するため クツールAI.

ステップ2：Kutools AIを有効化する

1.インストール後 Kutools for Outlook、に行きます クツール タブをクリックして AI.

2。 ザ Kutools AIガイド ダイアログがポップアップします。 クツールAI オファー。 次へ 続行するにはボタンを押します。

3。 ザ 利用規約 現れる。 クリック 次へ.

4.これで、 クツールAI を選択することで AIプロバイダー 対応する APIキー。 完了したら、をクリックします OK.

クリックした後 OK クツールAI 次に示すように、Outlook ウィンドウの右側にウィンドウが表示されます。使用方法の例については、引き続きお読みください。

例を使ってワークフローで Kutools AI を使用する

メール要約: 長いメッセージから重要なポイントを抽出する

受信トレイを開くと、クライアントからのさまざまなプロジェクトの最新情報やリクエストをまとめた長いメールが届いています。その分厚い文章を読む代わりに、 クツールAI's まとめ スキル。メールを開くと、AI が簡潔な要約をすばやく生成し、最も重要な情報を強調します。これにより、要点をすばやく把握して次のステップに優先順位を付けることができるため、貴重な時間を節約し、重要な詳細を見逃すことがなくなります。

1. クツールAI ペインで、 読書パネル.
2. 要約したいメールを選択します。

この まとめ ボックスでは、以下に示すように、電子メールの要点の簡潔な要約が自動的に生成されます。

クイック返信: コンテキストに応じた即時返信を生成

最初から回答を書くのに時間を費やすよりも、 クツールAI's 素早い返信 このスキルは、電子メールのコンテキストを分析し、詳細な返信のためのいくつかの応答基準を提案するのに役立ちます。

1. クツールAI ペインで、 読書パネル.
2. 返信したいメールを選択します。 素早い返信 スキルは、以下に示すように、いくつかの返信基準を自動的に生成します。

   

   ヒント:

   • メール内のテキストを選択した場合は、選択したコンテンツに返信します。それ以外の場合は、メール全体に返信します。
   • 回答の根拠が適切でない場合は、「適していませんか?「」リンクをクリックして、希望する基準を入力してください。

3. 返信を生成するには、返信基準の 1 つを選択します。

4. クリック 返信 ボタンをクリックしてください。返信はメールの下書きに挿入され、確認、編集、送信できるようになります。

   

メール作成: AI ガイダンスによる最初のメッセージの作成

会議後にクライアントにフォローアップする必要があるが、どのように始めればよいかわからない場合は、 クツールAI's 構成する スキルが介入し、文脈に基づいた提案を提供して、メッセージの作成を手助けします。 クツールAI 重要なポイントを押さえた上で、ニーズに合わせたフレーズや構成を提案し、プロフェッショナルで明確なメールを素早く作成できます。

1. クツールAI ペインで、 ライティングパネル.
2. 構成する ボックスにキーポイントを入力し、 生成する
3. クリック インセット 生成された下書きをメール本文に追加します。

メールの書き方を続ける: 中断したところから再開する

詳細なメールを書き始めましたが、途中で中断され、未完成のまま放置しなければなりませんでした。戻ってみると、 クツールAI's 書き続ける スキルは、中断したところから再開するのを手伝います。AI は未完成の下書きの文脈を確認し、メッセージの続行と完了のための提案を提供します。

「書き続ける」スキルは次のように機能します。 受信トレイのメールに返信すると、 読書パネル 自動的に切り替わります ライティングパネル回答を書き始めると、 書き続ける スキルが自動的に下書きを続行します。コンテンツが生成されたら、 インセット ボタンをクリックすると、下書きにすぐに挿入されます。

Kutools AIをパーソナルアシスタントに変身させましょう

スキルの追加やパーソナライズから、AIがメール履歴から学習できるようにすることで、最適化することができます。 クツールAI あなたのパーソナル アシスタントになります。これらの機能により、より正確で状況に応じた応答が得られ、特定のニーズに合わせて AI のスキルを微調整できるようになります。

• カスタマイズとスキルの追加でパーソナライズされた使用が可能
• メール履歴からの洞察で返信をカスタマイズ
• 手動/自動モードを制御し、表示設定をカスタマイズする

カスタマイズとスキルの追加でパーソナライズされた使用が可能

下部に クツールAI ペインには スキルライブラリ管理 ボタンをクリックすると、 スキルライブラリ管理 クリックするとダイアログボックスが表示されます。

スキルライブラリ管理 ダイアログボックスでは、 読書パネル と ライティングパネル:

1. 選択 読書パネル or ライティングパネル そのパネル内のスキルを管理します。
2. スキルの横にあるチェックボックスをオンにすると、スキルが有効になり、 クツールAI ペイン。チェックボックスをオフにすると、スキルが無効になり、ペインから非表示になります。
3. スキルを選択して、以下の設定をカスタマイズします。
   • ロールプロンプト: AI に特定の動作とスタイルを採用するように指示します。
   • コマンドプロンプト: AI に特定のタスクを実行するよう指示します。
   • 追加オプション: さらにカスタマイズが可能で、オプションで設定を追加することもできます。 オプションの追加
4. 新しいスキルを追加するには、 スキルを追加 ボタンをクリックすると、特定のニーズに合わせてカスタマイズしたものを作成できます。

メール履歴からの洞察で返信をカスタマイズ

返信 のスキル クツールAI 過去の電子メールの会話からの学習をサポートします。過去の電子メール データを保存するローカル データベースを作成することで、AI は以前の通信を分析し、応答の精度とコンテキストの関連性を高めて、より正確でコンテキストを認識した返信を行うことができます。

また、ご購読はいつでも停止することが可能です 過去のメールを手動でメール学習に追加する。 または 自動追加機能を有効にする 電子メールは送信後すぐに電子メール学習に追加され、AI システムの学習と適応が向上します。

手動追加

1。 クリック メール学習 ボタンの 返信 or 素早い返信 内箱 クツールAI ペイン。

2。 クリック 手動追加

3.ポップアップで 手動追加 ダイアログで、学習したいメールを選択して、 OK.

• 選ぶ アカウントのすべてのメールアカウントの前のチェックボックスをオンにします。
• 選ぶ いちいちメールする, メールの前にチェックボックスをオンにします。
• 選ぶ 最近 1 か月間のメール、クリック 先月のメール リンクをクリックします。
• 選ぶ 最近1年間のメール、クリック 昨年のメール リンクをクリックします。

4. 学習する必要がある電子メールの数を通知するダイアログがポップアップ表示されます。クリック はい.

5. 別のダイアログがポップアップ表示され、正常に学習された電子メールの数が通知されます。クリック OK.

自動追加

クリック メール学習 ボタンの 返信 or 素早い返信 内箱 クツールAI ペインで、次のように実行します。

1. チェック 自動追加 チェックボックスをオンにします。
2. 各アドレスの横にあるチェックボックスをオンにして電子メール アカウントを選択すると、そのアカウントから送信された電子メールが自動的に Email Learning に追加されます。
3. クリック Save

手動/自動モードを制御し、表示設定をカスタマイズする

クツールAI 個人の好みやワークフローに合わせて操作とビジュアル インターフェースをカスタマイズできます。

• いくつかのスキルは、最初は AUTOモード、他のものは マニュアルモード特定のスキルの手動モードと自動モードを切り替えるには、 スイッチ スキル ボックスの右上隅にあるボタンをクリックします。
  

  自動化スキルの違いは次のとおりです。 読書パネル と ライティングパネル:

  • 読書パネル: スキル設定 AUTOモード 新しいメールに切り替えるたびに自動的に実行されます。
  • 執筆パネル: のスキル AUTOモード 下書きの選択内容が変更されると自動的に実行されます。ただし、「書き込みを続ける」スキルはコンテンツ自体が変更された場合にのみ実行されます。
  ヒント：

  スキルを切り替えた後 マニュアルモード、クリック 生成する ボタンをクリックして結果を取得します。電子メールでテキストが選択されている場合、スキルは選択されたコンテンツのみを処理します。それ以外の場合は、電子メール全体を処理します。 In AUTOモード、スキルはメールを選択するとメール全体を処理します。メールの一部だけを処理したい場合は、目的のセクションをハイライトし、 再生する 左下隅のアイコン。

• 表示をカスタマイズするには、以下のいずれかを選択します。 単一ページ表示 すべてのスキルを見るには クツールAI 一度にペインを表示するか、 タブ表示 スキルを個別のタブに整理します。
  

Kutools AIの効率を最大化するためのヒント

使用上のヒントとコツをご紹介します クツールAI Outlookの場合:

Kutools AIパネルで素早く制御およびアクセスできるもの

切り替えるには 読書パネル と ライティングパネル、トグル 読み書きパネル 切り替えるには 単一ページ表示 と タブ表示、トグル 単一ページ/タブ表示 Kutools AIパネルで異なるAIプロバイダーとモデルを簡単に切り替えるには、 使用されるAIモデル ドロップダウンをクリックし、リストから希望するオプションを選択します。 特定のスキルの手動モードと自動モードを切り替えるには、 スイッチ そのスキルボックスのボタンをクリックします。 必要に応じて、 コンテンツを展開 結果の完全な内容を表示するには、ボタンをクリックします。 スキルで使用する言語は、デフォルトではOutlookの設定と一致します。 言語 スキルボックスのドロップダウン。 拡大することで 追加オプション ドロップダウンでは、AI がより具体的な結果を生成できるようにガイドするオプションを選択できます。 AIによって生成されたコンテンツは不正確な場合がありますので、重要な情報を確認することを検討してください。

スキルボックスで生成されたコンテンツでできること