不在時にOutlookで自動返信を迅速に作成

Author: Siluvia Last Modified: 2025-05-23

Kutools for Outlook

時々、オフィスを離れるか休暇で不在にする必要がありますが、その間もOutlookでメールを受け取る必要があります。受信したメールに返信するのは礼儀正しい行為です。そのため、通常は不在時にOutlookで自動返信を作成する必要があります。通常、Outlookで自動返信を設定するのは非常に複雑で面倒です。しかし、Kutools for Outlookの自動返信機能を使用すると、オフィスを離れている間に各アカウントに対して簡単に自動応答テンプレートを設定できます。

不在時にOutlookで自動返信を作成

Exchangeサーバーなしで不在時にOutlookで自動返信を作成

以下のように、不在時にOutlookで簡単に自動返信を設定できます。

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1. Kutools Plus > 返信 > 自動返信を有効化 をクリックして、自動返信ユーティリティを有効にしてください。スクリーンショットをご覧ください：

click auto reply feature

2. 表示された自動返信ウィンドウで、次の操作を設定します：

アカウントの確認ペインで、自動返信を設定したいアカウントをクリックしてチェックしてください；
件名の接頭辞を件名接頭辞テキストボックスに入力し、このテキストは返信メッセージの件名の前に追加されます；
本文編集ボックスにメールの内容を作成します。（デフォルトでは、自動返信メッセージが既に本文編集ボックスに提供されています。ただし、必要に応じて独自のメッセージを作成することもできます。）
最後に、適用をクリックしてこのテンプレートを保存します。

configure the operations in the dialog box

3. これで、指定されたアカウント用のメールテンプレートが正常に作成されました。

4. Outlook内の他のメールアカウントにも自動返信を設定する必要がある場合は、ステップ2に従って他のアカウント用のメールテンプレートの設定を続けてください。

ヒント：Outlookに複数のメールアカウントがある場合、右クリックメニューを使用して特定のアカウントをすばやく選択できます。

すべて選択：Outlook内のすべてのアカウントを選択します。
すべて選択解除：Outlook内のすべてのアカウントの選択を解除します。
反転：現在の選択状態を反転させます。例えば、あるアカウントが現在チェックされている場合、反転をクリックするとそのアカウントのチェックが外れ、他のすべてのアカウントがチェックされます。
上を選択：現在選択されているアカウント（現在のアカウントを含む）より上のアカウントを選択します。
下を選択：現在選択されているアカウント（現在のアカウントを含む）より下のアカウントを選択します。

5. 各アカウントのメールテンプレートを設定したら、OKをクリックします。その後、プロンプトボックスが表示されるので、はいボタンをクリックして自動返信機能を有効化してください。

click the Yes button to enable this Auto Reply feature

これで、自動返信が有効になっているアカウントがメールを受信すると、事前に設定されたテンプレートに基づいて自動的に応答します。

ヒント：

テンプレートのインポート：

別のメールテンプレートを テンプレート ボックスにインポートしたい場合、一つのアカウントを選択してから、 重要なテンプレート を上部リボンから テンプレート セクションでクリックします。 ファイルを選択 ウィンドウでインポートしたいメールテンプレートを選択し、開くボタンをクリックします。スクリーンショットをご覧ください：開くボタンをクリックします。スクリーンショットをご覧ください：
select the template to import

これで、指定したメールテンプレート（件名接頭辞と本文を含む）が選択したアカウントにインポートされました。スクリーンショットをご覧ください：
the email template is imported into the selected account

テンプレートのエクスポート：

将来使用するためにテンプレートをエクスポートして保存したい場合、必要なときにエクスポートできます。 テンプレートのエクスポート を テンプレート セクションからクリックします。 ファイルを選択 ウィンドウで、エクスポートしたメールテンプレートを保存する場所を選択し、ファイル名を入力します。 ファイル名 テキストボックスにファイル名を入力し、保存ボタンをクリックして現在のメールテンプレートを保存します。スクリーンショットをご覧ください：保存ボタンをクリックして現在のメールテンプレートを保存します。スクリーンショットをご覧ください：
choose a folder to export the template

その後、テンプレートが正常にエクスポートされたことを知らせるプロンプトボックスが表示されます。エクスポートされたテンプレートを含むフォルダを開きたい場合は、 OKをクリックします。それ以外の場合は、 キャンセルをクリックします。スクリーンショットをご覧ください：
a prompt box to remind if to open the folder or not

適用対象：

現在のメールテンプレートを他のアカウントに適用したい場合は、 適用対象 を テンプレート セクションからクリックします。 適用対象 ダイアログボックスで、テンプレートを適用したいメールアカウントをチェックします。次に、 OK ボタンをクリックします。スクリーンショットをご覧ください：
apply the teplate to other accounts

プロンプトボックスが表示され、現在のテンプレートが他のアカウントに正常に適用されたことが通知されます。スクリーンショットをご覧ください：
A prompt box popped out to remind the current template has been applied to other accounts successfully

注意：

誰かがあなたに同じ日に複数のメールを送り続ける場合、Kutools for Outlookの返信機能は最初のメールのみに返信します。つまり、その人から何通のメールを受け取ったとしても、あなたからの自動返信メールは1通しか受け取りません。
この自動返信機能を無効にしたい場合は、 Kutools Plus > 返信 > 自動返信を有効化 を再度クリックすると、ユーティリティが無効になることを知らせるプロンプトボックスが表示されますので、はいボタンをクリックします。スクリーンショットをご覧ください：