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Outlook で不在時の自動返信をすばやく作成する

作者: シルヴィア 最終更新日:2024年06月26日

時々、オフィスを離れたり、休暇で休んだりする必要があるのですが、その間にOutlookでメールを受信しなければなりません。メールを受け取ったら返信するのが礼儀です。そのため、通常どおり、Outlookでオフィス外の自動返信を作成する必要があります。通常、Outlookで自動返信を設定するのは複雑すぎて面倒です。しかし、 Kutools for Outlook's 自動応答オプション 返信 このユーティリティを使用すると、Outlook でオフィスを離れているときに、各アカウントの自動応答テンプレートを簡単に設定できます。

Outlook で不在時の自動返信を作成する


Outlook で不在時に Exchange Server を使用せずに自動返信を作成する

次のようにして、Outlook で不在時の自動返信を簡単に設定できます。

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1.有効にしてください 自動返信 クリックしてユーティリティ クツール > 返信 > 自動返信を有効にする、スクリーンショットを参照してください:

2.飛び出した状態で 自動返信 ウィンドウで、次の操作を設定します。

  • 小切手口座 ペインで、自動返信を設定するアカウントを XNUMX つクリックしてオンにします。
  • 件名のプレフィックスを 件名の接頭辞 テキストボックスに入力すると、このテキストが返信メッセージの件名の前に追加されます。
  • 電子メールの内容を次のように作成します。 テキスト 編集ボックス; (デフォルトでは、自動応答メッセージがすでに提供されています。 テキスト 編集ボックス。 ただし、必要に応じて独自のメッセージを作成できます。)
  • 最後に、 申し込む このテンプレートを保存するには、

3. これで、指定したアカウントに対して電子メール テンプレートが正常に作成されました。

4. Outlookで自動返信を設定する必要がある他のメールアカウントがある場合は、次の手順に従ってください。 ステップ 2 他のアカウントの電子メール テンプレートの構成を続行するには、

ヒント: Outlook に複数の電子メール アカウントがある場合は、右クリック メニューを使用して特定のアカウントをすばやく選択できます。
  • すべてを選択します。: Outlook 内のすべてのアカウントを選択します。
  • すべての選択を解除: Outlook 内のすべてのアカウントの選択を解除します。
  • リバース: 現在の選択のステータスを反転します。 たとえば、現在 XNUMX つのアカウントがチェックされている場合、[反転] をクリックすると、このアカウントのチェックが解除され、代わりに他のすべてのアカウントがチェックされます。
  • 選択する: 現在選択されているアカウントの上のアカウント(現在のアカウントを含む)を選択します。
  • 下を選択: 以下のアカウント、現在選択されているアカウント(現在のアカウントを含む)を選択します。

5. 各アカウントの電子メール テンプレートを設定した後、 OKプロンプトボックスが表示されるので、 YES これを有効にするボタン 自動返信 特徴。

自動返信が有効になっているアカウントが電子メールを受信すると、事前に設定されたテンプレートに基づいて自動的に返信されるようになりました。

ヒント:

テンプレートのインポート:

別のメールテンプレートをインポートしたい場合は、 テンプレート ボックスでアカウントを XNUMX つ選択し、クリックします 重要なテンプレート 上部のリボンに テンプレート セクション。 の中に ファイルを選択 ウィンドウで、インポートするメールテンプレートを選択し、 Open ボタン、スクリーンショットを参照してください:

これで、指定した電子メール テンプレート (件名のプレフィックスとメッセージ本文を含む) が選択したアカウントにインポートされました。スクリーンショットを参照してください。

テンプレートのエクスポート:

将来使用するためにテンプレートをエクスポートして保存するには、必要に応じてテンプレートをエクスポートします。 クリック テンプレートのエクスポート テンプレート セクション。 の中に ファイルを選択 ウィンドウで、エクスポートした電子メール テンプレートを配置する場所を選択し、ファイル名を ファイル名 テキストボックスをクリックし、 Save ボタンをクリックして現在の電子メール テンプレートを保存します。 スクリーンショットを参照してください:

次に、プロンプト ボックスがポップアップ表示され、テンプレートが正常にエクスポートされたことが通知されます。 エクスポートされたテンプレートが含まれるフォルダーを開く場合は、 OK; それ以外の場合は、クリックしてください キャンセル。 スクリーンショットを参照してください:

適用先:

現在のメール テンプレートを他のアカウントに適用する場合は、をクリックしてください 適用する テンプレート セクション。 の中に 適用するには ダイアログ ボックスで、テンプレートを適用する電子メール アカウントをオンにします。 次にクリックします OK ボタン、スクリーンショットを参照してください:

現在のテンプレートが他のアカウントに正常に適用されたことを通知するプロンプト ボックスが表示されます。 スクリーンショットを参照してください:

注意:
  1. 誰かが同じ日に複数のメールを送り続ける場合、 Kutools for Outlookさん 返信 ユーティリティは最初の電子メールにのみ返信することを選択します。 つまり、その人から何通のメールを受信して​​も、あなたからの自動返信メールは XNUMX 通しか受信されません。
  2. これをオフにしたい場合は、 自動応答オプション 返信 機能、クリックしてください クツール > 返信 > 自動返信を有効にする もう一度、ユーティリティがオフになることを知らせるプロンプトボックスが表示されます。 YES ボタン。 スクリーンショットを参照してください:

デモ:Kutools for Outlookを使用して不在(自動返信)を設定する

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