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Kutools for Office — 1つのスイート、5つのツールで、もっと多くのことを成し遂げましょう。

Outlookでのメールスケジュールをマスター：最適なタイミングで手軽に送信

Author Xiaoyang Last modified

メールのスケジュール送信は、特に異なるタイムゾーンの人々とコミュニケーションを取る場合、効率を大幅に向上させます。メッセージが受信箱に最適なタイミングで届くことを保証し、その可視性と効果を高めます。「Kutools for Outlook」は、強力な「Schedule Email」機能によりこの能力をさらに強化し、希望するタイミングで簡単にメールのスケジュールを設定できるようにします。

schedule Emails

なぜメールをスケジュールするのか？

メールのスケジュールにより以下を実現できます：

  • 最適なタイミングでメールを送信することで効果を最大化。
  • 事前にメールを作成して後でスケジュール送信し、ワークフローを管理可能。
  • 非営業時間中にメッセージを送信しないことでプロフェッショナルな境界線を維持。

Kutools for OutlookのSchedule Email機能を使用する利点

📅 タイムゾーン対応の柔軟なスケジューリング

時間ベースや日付ベースのプリセットオプション（例：「1時間後」、「明日」）から選択するか、カスタム日時とタイムゾーンを手動で設定できます。タイムゾーンの取り扱いは透明で、Kutoolsは選択したタイムゾーンとローカル時間を両方表示するため、地域を超えて正確に配信されます。

🧠 スマートな時間解釈

プリセットされた時間は、選択したオプションに基づいてローカル時間または選択したタイムゾーンに基づいて知的に計算されます。相対的な時間（「3時間後」）や固定の日時（「次の月曜日の午前9時」）を選んでも、Kutoolsはどのようにメールがスケジュールされるかを明確に表示します。

⚙️ 保存および再利用可能な送信時間

作成したカスタム送信時間は保存され、すぐに再利用可能です。上に移動、下に移動、削除など簡単なクリック操作で整理できます。

🔔 アクションオプション付き即時送信確認

[送信]をクリックすると、通知バーが表示され、元に戻す、すぐに送信、了解の3つのオプションが提供されます。これにより、スケジュール確定前に最後の変更や意図の確認が可能です。

🖱️ 遅延配信とのシームレスな統合

KutoolsはOutlookの組み込み機能である「遅延配信」とスムーズに統合されています。両方の機能は自動的に同期され、いずれかのツールで設定した時間がもう一方にも即座に反映され、一貫性のある予測可能なスケジュールが保証されます。

Kutools for OutlookでOutlookのメールをスケジュールする手順

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ステップ1: スケジュールメール機能を開く

1. Outlookを開き、「Kutools」>「Schedule Email」をクリックします。

shot of the Scheduled Email button

2. 新しいメールウィンドウが自動的に開き、同時に「Schedule Email」ダイアログが表示されます。

ステップ2: スケジュール送信時間を選択または作成

1. 「Schedule Email」ダイアログボックスで、以下の2つの方法のいずれかを使用して希望の送信時間を選びます：

オプションA: 提供されたリストから既存のスケジュール送信時間を選択します。

shot of the existing scheduled send times

オプションB: 「追加」ボタンをクリックしてカスタムスケジュール送信時間を作成します。

shot of the Add button

次に「Set Time Zone and Scheduled Send Time」ダイアログボックスで：

1). 「Please select a time zone for scheduled send」ドロップダウンリストから希望のタイムゾーンを選択します。

💡 ヒント: タイムゾーンを選択すると、そのタイムゾーンの現在時刻が表示されます。スケジュール送信時間がその時刻より後であることを確認してください。
shot of the current time of the selected time zone

2). 「Please set the scheduled send time」で送信時間を指定します：

  • カスタム時間: 「カスタム」を選択し、提供された「カレンダー」、「日付」、「時刻」フィールドを使用して任意の日時を手動で設定します。
  • プリセットオプション: 「1時間後」、「明日」などの定義済みオプションから選択します。日付ベースのプリセットでは、「時刻」ボックスを使って送信時間を指定することも可能です。

3). 「OK」をクリックしてスケジュール時間を確定します。

shot of the Set Time Zone and Scheduled Send Time dialog box

注意：

  • 「Local Time Zone」以外のタイムゾーン（例：「(UTC-12:00) 国際日付変更線西」）を選択すると、ダイアログには選択したタイムゾーンのスケジュール送信時間と、コンピュータのローカルタイムゾーンでの同等の時間が表示されます。
    ❗ 重要: メールは常にローカルコンピュータの時間に基づいて送信されます。選択したタイムゾーンは参照用であり、実際の送信動作には影響しません。
    shot of the scheduled send time
  • 非ローカルタイムゾーンを選択し、「カスタム」を選んで日時を手動で指定すると、システムはその日時を指定されたタイムゾーンに基づいて解釈し、ローカルタイムゾーンに変換します。両方の時間（選択したタイムゾーンでのカスタム日時とローカルタイムゾーンでの等価時間）が表示されます。
  • 「1時間後」、「3時間後」、「6時間後」、「12時間後」、「24時間後」などの時間ベースのプリセットオプションを選択した場合、非ローカルタイムゾーンでは、まずローカル時間に基づいて計算され、その後選択されたタイムゾーンに変換されて表示されます。
  • 「明日」、「明後日」、「3日後」、「次の土曜日」、「次の日曜日」、「次の月曜日」などの日付ベースのプリセットオプションを使用する場合、送信時間は「時刻」ボックスで指定できます。実際の日付は選択したタイムゾーンの現在日付に基づいて自動的に計算され、ローカル時間には基づきません。最終的なスケジュール送信時間は選択したタイムゾーンの当該日時に合わせて表示され、それに相当するローカル時間も表示されます。

🕒 タイムゾーン変換の例

選択されたタイムゾーン スケジュール方法 ユーザー入力 （選択されたタイムゾーン内での解釈結果） （ローカルタイムゾーン: UTC+8へ変換結果） 最終送信時間（ローカル時間基準）
UTC+1:00 （中央ヨーロッパ時間） カスタム 2025年4月20日 午前10:00 UTC+1内で2025年4月20日 午前10:00と解釈 2025年4月20日 午後5:00 （UTC+8） ✅ 2025年4月20日 午後5:00
UTC+1:00 （中央ヨーロッパ時間） プリセット（時間ベース） 3時間後 — 例：2025年4月16日 午前11:00 ➝ 午後2:00 （UTC+8） ✅ 2025年4月16日 午後2:00
UTC+1:00 （中央ヨーロッパ時間） プリセット（日付ベース） 明日 + 午前9:00 UTC+1の「明日」に基づいて2025年4月17日 午前9:00と解釈 2025年4月17日 午後4:00 （UTC+8） ✅ 2025年4月17日 午後4:00

2. スケジュール送信時間を設定したら、「Scheduled Email」ダイアログボックスで「OK」をクリックしてダイアログを閉じます。

ステップ3: メールメッセージを作成する

1. 通常通り、宛先、件名、本文コンテンツを入力します。

2. メッセージを完成させたら、「送信」ボタンをクリックします。

shot of the Send button

ステップ4: 確認通知

Outlookウィンドウの右下隅に通知バーが表示され、次の3つのアクションが提供されます：

  • 元に戻す: スケジュール送信をキャンセルし、メールを編集モードに戻します。
  • すぐに送信: スケジュールを無視して直ちにメールを送信します。
  • 了解しました: スケジュール送信を確認し、通知を閉じます。

shot of the notification bar

💡 ヒント: どのボタンもクリックしなかった場合、通知バーは数秒後に自動的に消え、スケジュール送信は有効のままです。

結果

スケジュール送信時間までメールは「送信箱」フォルダに留まります。スケジュール時間が来ると、自動的に送信されます。

shot of the email in the Outbox folder

📖 追加のヒント & 重要な注意点

以下のヒントは、スケジュールメール機能の高度な使用法や実用的な提案をカバーしており、詳細は次の通りです：

📋 スケジュール時間の管理

カスタム送信時間を作成すると、それらはスケジュール時間リストに表示され、迅速に再利用可能です。必要に応じて自由に削除したり、上に移動、下に移動できます。

shot of the Scheduled Times list

⚙️ 「送信」ボタン下の「スケジュール」ボタンの有効化

1. 「Kutools」>「Schedule Email」>「Sendボタン下にSchedule Emailボタンを表示」に移動します。

Show Scheduled Email button below the Send button

2. このオプションを有効にすると、新しいメールを作成したり返信や転送を行うたびに、「送信」ボタンのすぐ下に「スケジュール」ボタンが表示されます。その横の下矢印をクリックして、ドロップダウンメニューから次の3つのオプションにアクセスできます：

Options from drop-down menu

  • スケジュールメール: 「Schedule Email」ダイアログボックスを開き、現在のメールのスケジュール送信時間を設定します。
  • このOutlookセッションではSchedule Emailボタンを表示しない: 一時的に現在のセッションでのScheduleボタンを非表示にします。Outlookを再起動すると再表示されます。
  • Sendボタン下にSchedule Emailボタンを表示: 確認ダイアログを開きます。[OK]をクリックして非表示にするか、[キャンセル]をクリックして表示を継続します。
    Confirmation dialog

💡 ヒント: 「Sendボタン下にSchedule Emailボタンを表示」オプションを有効にしていない場合、メール作成中に「送信」ボタンの下に「スケジュール」ボタンは表示されません。ただし、リボンから「Kutools」>「スケジュールメール」をクリックすることでいつでも「スケジュールメール」機能にアクセスできます。

📩 Outlookの遅延配信機能との互換性

「Kutools for Outlook」の「スケジュールメール」機能は、Outlookの組み込み機能である「遅延配信」と完全に互換性があります。目的の時間に確実にメールが送信されるよう、シームレスに連携します。

  • メールを作成、返信、転送している際に、次のいずれかが当てはまる場合：
    • 「送信」ボタンの下に「スケジュール」ボタンが表示されている。
    • そのセッション中に一度「スケジュールメール」ダイアログが開かれたことがある。

    この場合、メールを送信する前に「遅延配信」機能を使用すると、[送信]をクリックした後、Outlookウィンドウの右下隅に「Kutools通知バー」が表示されます。このバーは「スケジュールメール」が送信スケジュールを監視中であることを確認します。

    Notification bar screenshot

  • まずOutlookの「遅延配信」機能で「これ以前に配信しない」時間を設定し、その後「スケジュールメール」ダイアログを開くと、その時間が自動的にスケジュール時間リストに表示されます。
  • まず「スケジュールメール」ダイアログでスケジュール送信時間を設定し、その後「遅延配信」ダイアログを開くと、「これ以前に配信しない」フィールドが自動的にそのスケジュール時間を反映します。

この双方向の同期により、どちらの機能を最初に設定しても一貫した送信動作が保証されます。

⚠️ 重要なリマインダー

スケジュールメールが正しい時間に送信されるようにするには、Outlookが開いている必要があります。スケジュール送信時間にOutlookが閉じている場合、次にOutlookを開いたときにメールが即座に送信されます。