Outlookでのメールスケジュールをマスター：最適なタイミングで簡単にメールを送信

Author: Xiaoyang Last Modified: 2025-05-23

メールのスケジュール設定は、特に異なるタイムゾーンの人々とコミュニケーションを取る際に、通信効率を大幅に向上させます。これにより、メッセージが受信者のインボックスに最適なタイミングで届き、その可視性と効果が増します。「Kutools for Outlook」は、強力な「予約送信メール」機能によってこの能力をさらに向上させ、あなたが望む正確なタイミングでメールをスケジュールすることができます。

なぜメールをスケジュールするのか？
Kutools for Outlookの予約送信メール機能を使用する利点
Kutools for Outlookを使用してOutlookでメールをスケジュールする手順
追加のヒントと重要な注意点

なぜメールをスケジュールするのか？

メールのスケジュール設定により、以下が可能になります：

最適なタイミングでメールを送ることで、メールの効果を高めます。
事前にメールを作成し、後で送信するようにスケジュールすることで、ワークフローを管理します。
非営業時間中にメッセージを送らないことで、プロフェッショナルな境界を維持します。

Kutools for Outlookの予約送信メール機能を使用する利点

📅 タイムゾーン対応の柔軟なスケジュール設定

時間ベースおよび日付ベースのプリセットオプション（例：「1時間後」、「明日」）から選択するか、カスタムの日付、時刻、タイムゾーンを手動で設定できます。タイムゾーンの処理は透明で、Kutoolsは選択したタイムゾーンとローカルタイムの両方を表示し、地域間でも正確な配信を保証します。

🧠 スマートな時間解釈

プリセットされた時間は、選択したオプションに基づいてローカル時間または選択したタイムゾーンに基づいて知的に計算されます。相対的な時間（「3時間後」）や固定された日付と時間（「次の月曜日の9時」）を選んでも、Kutoolsはどのようにメールがスケジュールされるかを明確に表示します。

⚙️ 保存され再利用可能な送信時間

作成したカスタムの予定送信時間は保存され、後で簡単に再利用できます。それらを整理するには、数回のクリックで上に移動、下に移動、削除が可能です。

🔔 アクションオプション付き即時送信確認

送信ボタンをクリックすると、通知バーに3つのオプションが表示されます：元に戻す、すぐに送信、了解しました。これにより、メールがスケジュールされる前に最後の変更や意図の確認を行うことができます。

🖱️ 遅延配信とのシームレスな統合

Kutoolsは、Outlookの組み込み機能である「遅延配信」機能とスムーズに統合されています。これらの機能は自動的に同期され、一方のツールで設定した時間はもう一方のツールにも瞬時に反映され、一貫性のある予測可能なスケジュールが保証されます。

Kutools for Outlookを使用してOutlookでメールをスケジュールする手順

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ステップ1: 予約送信メール機能を開く

1. Outlookを開き、「Kutools」>「予約送信メール」をクリックします。

2. 新しいメールウィンドウが自動的に開き、「予約送信メール」ダイアログも同時に表示されます。

ステップ2: 予定送信時間を選択または作成する

1. 「予約送信メール」ダイアログボックスで、以下の2つの方法のいずれかを使用して希望の送信時間を選択します：

オプションA: 提供されたリストから既存の予定送信時間を選択します。

オプションB: 「追加」ボタンをクリックして、カスタムの予定送信時間を作成します。

次に、「タイムゾーンと予定送信時間を設定」ダイアログボックスで：

1). 「予約送信のタイムゾーンを選択してください」ドロップダウンリストから希望のタイムゾーンを選択します。

💡 ヒント: タイムゾーンを選択すると、そのタイムゾーンの現在時間が表示されます。予定送信時間がその時間以降であることを確認してください。

shot of the current time of the selected time zone

2). 「予約送信時間を設定してください」で送信時間を指定します：

カスタム時間: 「カスタム」を選択し、提供されている「カレンダー」、「日付」、「時刻」フィールドを使用して任意の日付と時刻を手動で選択します。
プリセットオプション: 「1時間後」、「明日」などの事前定義されたオプションから選択します。日付ベースのプリセットの場合、「時刻」ボックスを使用して送信時間を指定することもできます。

3). 「OK」をクリックして予定時間を確定します。

注意：

「ローカルタイムゾーン」以外のタイムゾーン（例：「(UTC-12:00) 国際日付変更線西」）を選択した場合、ダイアログには選択したタイムゾーンでの予定送信時間と、コンピュータのローカルタイムゾーンでの同等の時間が表示されます。
❗ 重要: メールは常にローカルコンピュータの時間に基づいて送信されます。選択したタイムゾーンは参照用であり、実際の送信動作には影響しません。
ローカル以外のタイムゾーンを選択し、「カスタム」を選んで日付と時刻を手動で指定した場合、システムはその日時を指定されたタイムゾーンのものとして解釈し、それをローカルタイムゾーンに変換します。両方の時間—選択したタイムゾーンでのカスタム日時と、ローカルタイムゾーンでの同等の時間—が表示されます。
「1時間後」、「3時間後」、「6時間後」、「12時間後」、「24時間後」などの時間ベースのプリセットオプションを選択した場合、かつ非ローカルタイムゾーンの場合、時間はまずローカル時間に基づいて計算され、その後選択したタイムゾーンに変換されて表示されます。
「明日」、「明後日」、「3日後」、「次の土曜日」、「次の日曜日」、「次の月曜日」などの日付ベースのプリセットオプションを使用する場合、「時刻」ボックスで送信時間を指定できます。実際の日付は、選択したタイムゾーンの現在日付に基づいて自動的に計算され、ローカル時間ではありません。最終的な予定送信時間は、選択したタイムゾーンでのその日と時間、およびローカルタイムゾーンでの対応する時間が表示されます。

🕒 タイムゾーン変換の例

選択されたタイムゾーン	スケジュール方法	ユーザー入力	（選択されたタイムゾーンで解釈される）	（ローカルタイムゾーン：UTC+8に変換される）	最終送信時間（ローカルに基づく）
UTC+1:00（中央ヨーロッパ時間）	カスタム	2025年4月20日午前10:00	UTC+1で2025年4月20日午前10:00として解釈される	2025年4月20日午後5:00（UTC+8）	✅ 2025年4月20日午後5:00
UTC+1:00（中央ヨーロッパ時間）	プリセット（時間ベース）	3時間後	—	例えば、2025年4月16日午前11:00 ➝ 午後2:00（UTC+8）	✅ 2025年4月16日午後2:00
UTC+1:00（中央ヨーロッパ時間）	プリセット（日付ベース）	明日 + 午前9:00	UTC+1の「明日」に基づいて2025年4月17日午前9:00として解釈される	2025年4月17日午後4:00（UTC+8）	✅ 2025年4月17日午後4:00

2. 予定送信時間を設定したら、「予約送信メール」ダイアログボックスで「OK」をクリックしてダイアログを閉じます。

ステップ3: メールメッセージを作成する

1. 受信者、件名、本文コンテンツを通常通りに入力します。

2. メッセージを完成させたら、「送信」ボタンをクリックします。

ステップ4: 確認通知

Outlookウィンドウの右下隅に通知バーが表示され、次の3つのアクションが提供されます：

元に戻す: 予約送信を取り消し、メールを編集モードに戻します。
すぐに送信: スケジュールを無視してメールを直ちに送信します。
了解しました: 予約送信を確認し、通知を閉じます。

💡 ヒント: どのボタンもクリックしない場合、通知バーは数秒後に自動的に消え、予約送信は有効のままです。

結果

メールは予定送信時間まで「送信箱」フォルダに留まり、予定時間になると自動的に送信されます。

📖 追加のヒントと重要な注意点

以下のヒントでは、高度な使用法や実用的な提案について説明し、予約送信メール機能の体験を向上させるための詳細を提供します。内容は次の通りです：

予定送信時間の管理
「スケジュール」ボタンの有効化
Outlookの遅延配信機能との互換性
重要なリマインダー

📋 予定送信時間の管理

カスタム送信時間を作成すると、予定送信時間リストに表示され、素早く再利用できます。必要に応じて、これらのエントリを自由に削除したり、上に移動、下に移動できます。

⚙️ 「送信」ボタンの下に「スケジュール」ボタンを有効にする

1. 「Kutools」>「予約送信メール」>「送信ボタンの下に予約送信メールボタンを表示」に移動します。

2. このオプションを有効にすると、新しいメールを作成するとき、返信するとき、またはメッセージを転送するときに、「送信」ボタンのすぐ下に「スケジュール」ボタンが表示されます。その横の下矢印をクリックして、ドロップダウンメニューから次の3つのオプションにアクセスします：

予約送信メール: 「予約送信メール」ダイアログボックスを開き、現在のメールの予定送信時間を設定します。
このOutlookセッションでは予約送信メールボタンを表示しない: 現在のセッション中は一時的にスケジュールボタンを隠します。次回Outlookを再起動すると再び表示されます。
送信ボタンの下に予約送信メールボタンを表示: 確認ダイアログが開きます。「OK」をクリックしてスケジュールボタンを隠すか、「キャンセル」をクリックしてそのまま保持します。

💡 ヒント: 「送信ボタンの下に予約送信メールボタンを表示」オプションを有効にしていない場合、メール作成中に「スケジュール」ボタンは「送信」ボタンの下に表示されません。ただし、リボンの「Kutools」>「予約送信メール」をクリックすることで、いつでも「予約送信メール」機能にアクセスできます。

📩 Outlookの遅延配信機能との互換性

「Kutools for Outlook」の「予約送信メール」機能は、Outlookの組み込み機能である「遅延配信」機能と完全に互換性があります。これらはシームレスに連携し、メールが意図した時間に送信されることを保証します。

メールを作成、返信、または転送する際に、次のいずれかが当てはまる場合：
- 「送信」ボタンの下に「スケジュール」ボタンが表示されている。
- そのセッション中に一度「予約送信メール」ダイアログが開かれたことがある。
その後、「遅延配信」機能を使用してメールを送信する前に、「送信」をクリックすると、Outlookウィンドウの右下隅に「Kutools通知バー」が表示されます。このバーは、「予約送信メール」が送信スケジュールを監視していることを確認します。
最初にOutlookの「遅延配信」機能を使用して「この時間以前に配信しない」時間を設定し、その後「予約送信メール」ダイアログを開くと、その時間が自動的に予定時間リストに表示されます。
最初に「予約送信メール」ダイアログを使用して予定送信時間を設定し、その後「遅延配信」ダイアログを開くと、「この時間以前に配信しない」フィールドにその予定時間が自動的に反映されます。